实施数字资产管理系统的 12 步指南

启动企业范围的数字资产管理 (DAM) 计划并非易事。 WL Gore and Associates 以其 Gore-Tex 面料和产品而闻名，它发现自己不得不这样做。 在 MarTech 会议上，该公司的 Enterprise DAM 图书馆员 Rachel Edwards 向我们介绍了他们是如何做到的。 她还解释了为什么他们选择的最小可行产品 (MVP) 策略是其成功推出的关键。 （本文末尾有一段她的演讲视频。）

问题。 Gore 需要一个 DAM，因为它的资产无处不在。 共享驱动器、外部硬盘驱动器、SharePoint 站点、个人电脑上的文件夹。 没有集中的资产存储库，没有用于查找资产的标准化流程，也没有内容治理。 每个部门，甚至在某些情况下，这些主要部门中的较小部门，都有自己的做事方式。 没有一致性。 这对于跨多个部门工作的用户来说尤其痛苦。

什么是MVP ？ “这是一个产品的版本，它具有足够的功能来吸引早期采用者并可供早期采用者使用，”Edwards 说。 “然后，这些早期采用者可以验证产品并为未来的改进和开发提供反馈和想法。 使用 MVP 方法来启动您的 DAM 有很多好处，特别是如果您的公司以前从未有过 DAM。”

1：了解需求

爱德华兹说，不要问利益相关者他们想要什么，而要问他们需要什么。 事实是他们可能不知道自己想要什么。 她说：“如果他们刚刚发现 DAM 是什么，并且对它如何从长远来看使他们受益只有一个高层次的理解，他们可能没有任何背景来提出这个问题。”

在这种情况下，他们往往倾向于错误地想要他们认为 DAM 系统可能做的一切，而不管他们实际需要它做什么。 “这会很快导致你走上过度定制的危险道路，”她说。 “过度定制不仅会对您的网站性能产生负面影响，还会严重阻碍您在未来进一步升级和增强 DAM 的能力。”

2：将需求与需求分开

首先将需求过滤为需求与需求。 MVP 本质上是为某人提供价值的最小交付单元。 “把你的精力集中在创建你的 DAM 上，取悦创新者和技术的早期采用者，他们将成为你嘈杂的少数群体和你的最终用户群，”她说。 “请你们吵闹的少数派，让他们以对 DAM 成功的热情逐渐拉拢其他人。 他们将成为你最大的啦啦队员，也是你最大的公关资产之一。”

DAM 的最小值。 基本 DAM 的核心是一个存储库，用于存储附加了元数据的资产。 该元数据允许您在 DAM 中通过搜索机制找到资产，因此您可以在需要使用它们时将它们取回。 “如果你有这三个基本功能——上传、搜索和下载——你就有了你的入门 DAM，”Edwards 说。 “您还可以选择安装您购买的任何 DAM 系统的开箱即用版本。 看看系统一开始就可以做什么，而不必担心定制。”

选择合适的 DAM 供应商和平台花了大约六个月的时间。 大部分时间都花在分析 DAM 必须满足的整体业务需求上。 因为这是企业级的工作，所以该解决方案必须足够强大，以适应公司四个不同部门的要求：面料、服装、医疗和性能解决方案。

阅读下一篇：演示期间向数字资产管理平台供应商提出的 20 个问题

3：定义利益相关者的角色

接下来，团队确定每个部门的利益相关者。 他们必须了解他们在项目中的角色以及所涉及的时间承诺。 “我们需要确保他们能够并且将在工作期间保持充分参与，”爱德华兹说。 “利益相关者的参与可以极大地帮助或损害项目的进度和时间表。 因此，从一开始就设定明确的期望。 并且不要害怕移除或替换不符合您期望的利益相关者。”

与利益相关者的启动会议的重点是评估每个部门的具体需求。 “我们知道，在使用 DAM 系统时，我们的用户群并不复杂，因此我们将对话保持在相对较高的水平，”她说。 “我们还以此为契机来解释 MVP 流程并设定期望。 我们非常清楚，他们在第一天收到的产品并不是最终产品。”

您是否从本土的遗留应用程序转移到商业解决方案（反之亦然）？ 让我们知道！

立即参加 2022 年 MarTech 替代调查！

MVP 并不是这个项目中唯一尝试的新事物。 这也是该公司首次使用敏捷方法将任务分解为多个短阶段并以频繁的较小增量交付工作。 “DAM 项目现在经常被称赞为 Gore 的第一个敏捷成功，”Edwards 说。 “它最终鼓励了公司的其他项目团队采用敏捷的工作方式。”

成功的关键：从启动会议开始就进行清晰的沟通是成功的主要因素。 爱德华兹说，它让利益相关者考虑到较小的可交付成果。 解释说我们将更快地提供更新的功能，但包更小。

• 提示：制定沟通计划至关重要。 定义您将如何告知利益相关者进展和阻碍。

4：确定哪些需求是企业范围的

一旦你有了需求，就将它们分成两组，一组特定于一个部门，另一组适用于所有部门。

戈尔团队决定从医疗部门开始分阶段推出。 这有两个原因。 一是因为 Medical 最了解他们的资产所在的位置，并且已经开始为他们使用一些命名约定。 另一个是他们对他们的内容有非常具体的法律和监管合规要求，必须从一开始就考虑到这些要求。 “我们意识到，如果我们从一开始就考虑到最严格的权限管理案例，”爱德华兹说。 “我们可以有信心向前迈进，如果它适用于医疗，它就会适用于其他所有人。” 这决定了其他部门以后可以使用和构建的基线资产管理工具。

5：优先考虑时间、金钱或产出

Edward 的团队为构建 DAM 的第一个版本设定了 13 周的时间框架。 他们每周为每周的工作预算 25,000 美元。 “考虑到时间、金钱和产出，我们知道我们无法最大化这三者，”Edwards 说。 因此，在确定了时间和预算后，他们将产出削减到他们绝对需要的水平。

• 提示：从早期采用者那里获得建议。 “在我们的 10,000 名员工中，我们在医疗部门有 13 名参与的早期采用者中的一小部分，我们依靠他们来定义 MVP 的必备品与必备品。”

6：在构建期间与利益相关者会面

在这 13 周中，团队定期与利益相关者会面，以不断调整、重新校准并就不断变化的优先事项达成一致。 这意味着：

• 与核心项目团队和实施合作伙伴的每日站立会议。
• 与利益相关者的每周状态会议。
• 大约每两周举行一次展示进度和更新的演示。

由于经常重新评估需求、计划和结果，这使团队能够快速响应变化和阻碍。

7：一启动就开始训练

一旦他们正式启动了 MVP DAM，团队就开始了最终用户培训。 “在每一次会议中，我们不仅为那些以前可能没有接触过 DAM 的人解释了 DAM 究竟是什么，而且我们还强调这是 MVP 版本，”Edwards 说。

8：尽你所能获得用户反馈

用户必须了解 DAM 是一项正在进行的工作。 随着时间的推移，它的功能将继续增长和扩展。 该团队还强调，用户将通过他们的反馈来帮助确定这一点。 该团队明确了用户可以向谁提出问题和建议，并为他们提供了几种方法。 他们明确表示，他们想要任何和所有的反馈，无论大小，好或坏。

9：让它煨一下

“一旦你的 MVP DAM 上线，让用户使用它一段时间，而不仅仅是几周，”Edwards 说。 “用户需要几个月的时间才能真正深入了解并收集使用统计数据，这些统计数据可以让你足够准确地了解 DAM 的使用情况。 让您的用户了解它如何融入他们的工作以及它如何满足他们的需求，然后他们就可以开始思考它如何才能更好地完成这些事情。”

要问用户的问题。 当他们使用 DAM 时，请定期与您的用户联系。 您最初的问题：

• 什么在起作用？
• 什么不工作？
• 您希望拥有哪些当前不可用的功能？

10：找出用户没有做什么

一个好的 DAM 系统将为您提供有关您的用户正在使用它的数据。 这也将告诉您他们没有做的事情。 问他们。

• 提示： “当您的用户被积极鼓励提供反馈时，他们知道他们的反馈正在被倾听，并且他们是改进计划过程中的重要部分，这确实有助于推动用户参与和快乐、参与的用户可以帮助吸引更多快乐、参与的用户。”

11：找出他们在哪里获得资产

您的 DAM 是您公司所有资产的中央存储库。 为了使其成功，它需要成为您所有内容的唯一真实来源。 如果您的用户没有从 DAM 获得他们的资产，请找出他们从哪里获得这些资产。 这些其他系统如何与您的 DAM 集成？ DAM 可以取代那些系统吗？ 如果他们以前使用过一个系统作为伪 DAM，请将其关闭。 如果无法关闭它，请确保 DAM 中的所有资产都已从其中移除。

“用户获取资产的地方可能比你想象的要多，”爱德华兹说。 “继续问问题。 他们今天给你的关于 DAM 如何为他们工作或不为他们工作的答案可能不是他们下周、下个月甚至明年给你的答案。 在戈尔，我与我们的利益相关者保持定期联系，我们每月与超级用户举行会议。”

12：让业务部门做调查

在 MVP DAM 推出后的一年中，各部门向其用户发送季度调查，询问他们喜欢和不喜欢 DAM 的哪些方面，他们何时使用它，何时不使用它，但应该使用它。 该反馈用于增强 DAM 的功能，并帮助各部门精简和改进其内容和元数据。 “我们有一个分析仪表板，使我们能够衡量资产使用情况和有效性，因此我们可以不断改进资产生产流程，”Edwards 说。 “我们可以看到什么是有效的，并摆脱什么是无效的。”

您的系统仪表板应提供的信息：

• 各业务单位的用户搜索情况如何？
• 他们只是使用自由文本搜索框，仅使用为他们提供的搜索过滤器，还是两者结合来查找他们的资产？ “如果他们没有使用搜索过滤器，我们可以讨论如何改进它们。”
• 按资产类型下载和每个单元中最常下载的资产列表。
• 用户输入的搜索词返回零结果。 这有助于确定是否需要调整元数据，或者是否可以创建新资产以满足用户的需求。

DAM 不是一劳永逸的系统。 新用户会带来新的问题和新的需求。 你的工作永远不会完成。 密切关注您的指标并与您的用户保持积极互动，以确保您的 DAM 作为您公司今天、明天及以后所有资产的单一事实来源保持成功。

“DAM 项目正在持续进行中，”Edwards 说。 “总有一些事情可以改善人们的工作方式。 他们需要什么内容以及他们如何获得这些内容总是在不断变化。”