دليل من 12 خطوة لتطبيق نظام إدارة الأصول الرقمية

إن إطلاق برنامج إدارة الأصول الرقمية (DAM) على مستوى المؤسسة ليس بالأمر السهل. وجدت شركة WL Gore and Associates ، المشهورة بنسيجها ومنتجاتها Gore-Tex ، نفسها مضطرة للقيام بذلك. في مؤتمر MarTech ، قامت راشيل إدواردز ، أمينة مكتبة Enterprise DAM التابعة للشركة ، بإطلاعنا على كيفية قيامهم بذلك. كما أوضحت سبب كون استراتيجية الحد الأدنى من المنتجات القابلة للتطبيق (MVP) التي اختاروها هي المفتاح لإطلاقها بنجاح. (يوجد مقطع فيديو من حديثها في نهاية هذا المقال).

المشكلة. احتاج جور إلى سد لأن أصوله كانت في كل مكان. محركات الأقراص المشتركة ومحركات الأقراص الصلبة الخارجية ومواقع SharePoint والمجلدات على أجهزة الكمبيوتر الفردية. لم يكن هناك مستودع مركزي للأصول ، ولا عملية موحدة للعثور على الأصول ولا إدارة المحتوى. كان لكل قسم ، وحتى في بعض الحالات ، التقسيمات الفرعية الأصغر داخل تلك التقسيمات الأولية ، طريقته الخاصة في القيام بالأشياء. لم يكن هناك اتساق. كان هذا مؤلمًا بشكل خاص للمستخدمين الذين عملوا عبر أقسام متعددة.

ما هو MVP ؟ قال إدواردز: "إنه إصدار المنتج الذي يحتوي فقط على ميزات كافية لجذب المستخدمين الأوائل وجعلهم قابلين للاستخدام". "يمكن لهؤلاء المستخدمين الأوائل بعد ذلك التحقق من صحة المنتج وتقديم التعليقات والأفكار الخاصة بالتحسينات والتطوير في المستقبل. إن استخدام نهج MVP لإطلاق DAM الخاص بك له العديد من الفوائد ، خاصة إذا لم يكن لدى شركتك DAM من قبل. "

1: تعرف على المتطلبات

يقول إدواردز لا تسأل أصحاب المصلحة عما يريدون ، اسأل عما يحتاجون إليه. الحقيقة هي أنهم قد لا يكون لديهم أي فكرة عما يريدون. وقالت: "قد لا يكون لديهم أي سياق لتأطير السؤال إذا اكتشفوا للتو ماهية السد ولديهم فقط فهم رفيع المستوى لكيفية استفادتهم منه على المدى الطويل".

عندما يكون الأمر كذلك ، فإنهم يميلون غالبًا إلى جانب الرغبة في كل شيء يعتقدون أنه يمكن لنظام DAM القيام به ، بغض النظر عما يحتاجون إليه بالفعل. قالت: "هذا يمكن أن يقودك بسرعة إلى المسار الخطير للتخصيص المفرط". "لا يمكن أن يؤثر التخصيص الزائد سلبًا على أداء موقعك فحسب ، بل يمكن أن يعيق بشكل كبير قدرتك على ترقية DAM وتحسينه بشكل أكبر في المستقبل."

2: افصل الحاجات عن الرغبات

ابدأ بتصفية المتطلبات وصولاً إلى الاحتياجات مقابل الرغبات. يعد MVP في الأساس أصغر وحدة تسليم تقدم قيمة لشخص ما. قالت: "ركز طاقتك في إنشاء DAM الخاص بك على إرضاء المبتكرين والمتبنين الأوائل للتكنولوجيا الذين سيكونون أقلية صاخبة لديك ومجموعة المستخدمين النهائيين لديك". "يرجى إرضاء الأقلية الصاخبة الخاصة بك والسماح لهم بالتدريج في جذب الآخرين بحماسهم لنجاح دام. سيكونون أكبر المشجعين وأحد أكبر أصولك في العلاقات العامة ".

الحد الأدنى لسد . في جوهرها ، يعد DAM الأساسي مستودعًا لتخزين الأصول التي تحتوي على بيانات وصفية مرتبطة بها. تسمح لك هذه البيانات الوصفية بالعثور على الأصول من خلال آلية بحث بمجرد وجودها في DAM ، بحيث يمكنك استعادتها مرة أخرى عندما تحتاج إليها للاستخدام. قال إدواردز: "إذا كانت لديك هذه الوظائف الأساسية الثلاث - التحميل والبحث والتنزيل - فلديك DAM المبدئي". "لديك أيضًا خيار تثبيت الإصدار المباشر من الصندوق لأي نظام DAM اشتريته. تعرف على ما يمكن أن يفعله النظام مباشرة خارج البوابة دون القلق بشأن التخصيصات. "

استغرق الأمر حوالي ستة أشهر لاختيار بائع ومنصة DAM المناسبين. تم قضاء الكثير من ذلك الوقت في تحليل احتياجات العمل الإجمالية التي يجب أن تلبيها دام. نظرًا لأن هذا كان جهدًا على مستوى المؤسسة ، كان يجب أن يكون الحل قويًا بما يكفي لاستيعاب متطلبات الأقسام الأربعة المتنوعة للشركة: النسيج والملابس والحلول الطبية والأداء.

اقرأ التالي: 20 سؤالًا لطرحها على بائعي منصات إدارة الأصول الرقمية أثناء العرض التوضيحي

3: تحديد دور أصحاب المصلحة

بعد ذلك ، حدد الفريق من هم أصحاب المصلحة في كل قسم. كان من الضروري أن يفهموا أدوارهم في المشروع والوقت الذي يستغرقه الالتزام. قال إدواردز: "لقد احتجنا إلى التأكد من أنهم يستطيعون وسيظلون مشاركين بشكل كامل طوال مدة العمل". "يمكن أن تساعد مشاركة أصحاب المصلحة بشكل كبير أو تضر بالتقدم والجدول الزمني لمشروعك. لذا ضع توقعات واضحة منذ البداية. ولا تخف من إزالة أو استبدال أصحاب المصلحة الذين لا يفون بتوقعاتك ".

كان التركيز في الاجتماع الافتتاحي مع أصحاب المصلحة هو تقييم الاحتياجات المحددة لكل قسم. قالت: "علمنا أن قاعدة مستخدمينا لم تكن معقدة عندما يتعلق الأمر باستخدام أنظمة DAM ، لذلك أبقينا المحادثة على مستوى عالٍ نسبيًا". "لقد استخدمنا هذا أيضًا كفرصة لشرح عملية MVP وتحديد التوقعات. كنا واضحين جدًا أن المنتج الذي سيحصلون عليه في اليوم الأول لم يكن المنتج النهائي ".

هل انتقلت من التطبيقات القديمة المحلية إلى الحلول التجارية (أو العكس)؟ دعنا نعرف!

شارك في استبيان الاستبدال 2022 MarTech اليوم!

لم يكن MVP هو الشيء الجديد الوحيد الذي تمت تجربته في هذا المشروع. كانت هذه أيضًا المرة الأولى التي تستخدم فيها الشركة المنهجية الرشيقة لتقسيم المهام إلى عدة مراحل قصيرة وتقديم العمل بزيادات صغيرة متكررة. قال إدواردز: "كثيرًا ما يتم الإشادة بمشروع DAM باعتباره أول نجاح رشيق لآل جور". "لقد شجعت في النهاية فرق المشروع الأخرى في الشركة على تبني أسلوب العمل المرن."

مفتاح النجاح : كان التواصل الواضح منذ الاجتماع الافتتاحي عاملاً رئيسياً في هذا النجاح. قال إدواردز إنه جعل أصحاب المصلحة يفكرون فيما يتعلق بالمخرجات الأصغر. موضحًا أننا سنقدم وظائف محدثة بشكل أسرع ولكن في حزم أصغر.

• تلميح : يعد إنشاء خطة اتصال أمرًا حيويًا. حدد كيف ستبلغ أصحاب المصلحة بكل من التقدم والمانع.

4: تحديد الاحتياجات على مستوى المؤسسة

بمجرد حصولك على المتطلبات ، قم بتقسيمها إلى مجموعتين ، تلك الخاصة بقسم واحد وتلك التي تنطبق على جميع الأقسام.

قرر فريق Gore القيام بعملية طرح تدريجي بدءًا من القسم الطبي. كان هناك سببان لهذا. كان أحدهما هو أن Medical كان لديها أفضل فهم لمكان وجود أصولها وبدأت بالفعل في استخدام بعض اصطلاحات التسمية لها. كان الآخر هو أن لديهم متطلبات امتثال قانونية وتنظيمية محددة للغاية حول المحتوى الخاص بهم والتي يجب أن يتم حسابها منذ البداية. قال إدواردز: "لقد أدركنا أننا إذا أخذنا في الاعتبار قضية إدارة الحقوق الأكثر صرامة منذ البداية". "يمكننا أن نكون واثقين من المضي قدمًا في أنه إذا نجح في المجال الطبي ، فسوف يعمل مع أي شخص آخر." حدد هذا أداة إدارة الأصول الأساسية التي يمكن للأقسام الأخرى استخدامها والبناء عليها لاحقًا.

5: إعطاء الأولوية للوقت أو المال أو الإخراج

حدد فريق إدوارد إطارًا زمنيًا مدته 13 أسبوعًا لبناء هذا الإصدار الأول من سد. لقد وضعوا ميزانية قدرها 25000 دولار في الأسبوع لكل عمل أسبوع. قال إدواردز: "مع الأخذ في الاعتبار الوقت والمال والإنتاج ، علمنا أننا لا نستطيع تعظيم الثلاثة". لذلك ، بعد أن حددوا الوقت والميزانية ، قاموا بعد ذلك بتقليص الناتج إلى ما يحتاجون إليه تمامًا.

• نصيحة: احصل على نصيحة من أوائل المتبنين. "من بين 10000 موظف لدينا ، كانت لدينا أقلية صاخبة مكونة من 13 شخصًا متفاعلًا في وقت مبكر في القسم الطبي ، واعتمدنا عليهم لتحديد الأشياء الضرورية في مقابل الأشخاص اللطفاء الذين يمتلكون لأفضل لاعب."

6: لقاء مع أصحاب المصلحة أثناء البناء

خلال هذه الأسابيع الثلاثة عشر ، التقى الفريق بانتظام مع أصحاب المصلحة من أجل التعديل المستمر وإعادة المعايرة والاتفاق على الأولويات المتغيرة. هذا يعني:

• اجتماعات يومية مع فريق المشروع الأساسي وشريك التنفيذ.
• اجتماعات حالة أسبوعية مع أصحاب المصلحة.
• تم عقد العروض التوضيحية التي تعرض التقدم والتحديثات كل أسبوعين تقريبًا.

نظرًا لإعادة تقييم المتطلبات والخطط والنتائج بشكل متكرر ، فقد سمح ذلك للفريق بالاستجابة للتغييرات والموانع بسرعة.

احصل على النشرة الإخبارية اليومية التي يعتمد عليها المسوقون الرقميون.

جارى المعالجة .. انتظر من فضلك.

يشترك

انظر الشروط.

7: ابدأ التدريب بمجرد أن تبدأ

بمجرد إطلاق MVP DAM رسميًا ، بدأ الفريق في تدريب المستخدم النهائي. قال إدواردز: "في كل جلسة من هذه الجلسات ، لم نوضح فقط ماهية DAM بالضبط لأولئك الذين ربما لم يتعرضوا لواحد من قبل ، ولكننا نشدد أيضًا على حقيقة أن هذه كانت نسخة MVP".

8: افعل كل ما في وسعك للحصول على تعليقات المستخدمين

كان من الضروري للمستخدمين أن يفهموا أن DAM كان عملاً قيد التنفيذ. ستستمر وظائفها في النمو والتوسع بمرور الوقت. أكد الفريق أيضًا أن المستخدمين سيساعدون في تحديد ذلك من خلال ملاحظاتهم. أوضح الفريق من الذي يمكن للمستخدمين التواصل معه بأسئلة واقتراحات وقدم لهم عدة طرق للقيام بذلك. أوضحوا أنهم يريدون أي وجميع الملاحظات ، كبيرة كانت أم صغيرة ، جيدة أم سيئة.

9: دعها تنضج

قال إدواردز: "بمجرد تفعيل MVP DAM الخاص بك ، اجعل المستخدمين يعيشون معها لفترة من الوقت وليس لبضعة أسابيع فقط". "يستغرق الأمر شهورًا حتى يتمكن المستخدمون من البحث حقًا ولكي تجمع إحصاءات الاستخدام التي تمنحك صورة دقيقة كافية عن كيفية استخدام DAM ليكون مفيدًا. اجعل المستخدمين يرون كيف يتناسب مع عملهم وكيف يفي باحتياجاتهم وبعد ذلك يمكنهم البدء في التفكير في كيفية القيام بهذه الأشياء بشكل أفضل ".

أسئلة لطرحها على المستخدمين. أثناء استخدامهم لـ DAM ، تحقق مع المستخدمين بانتظام. أسئلتك الأولية:

• ما الذي يعمل؟
• ما الذي لا يعمل؟
• ما هي الميزات التي تحب أن تكون غير متوفرة حاليًا؟

10: اكتشف ما لا يفعله المستخدمون

سيوفر لك نظام DAM الجيد بيانات حول ما يفعله المستخدمون به. سيخبرك هذا أيضًا بما لا يفعلونه. اسألهم عن ذلك.

• تلميح: "عندما يتم تشجيع المستخدمين بنشاط على تقديم ملاحظات عندما يعلمون أنه يتم الاستماع إلى تعليقاتهم ، وأنهم جزء مهم في عملية التخطيط للتحسين ، فإنه يساعد حقًا في جذب تفاعل المستخدمين ومستخدمين سعداء ومتفاعلين يمكن أن تساعد في جذب المزيد من المستخدمين السعداء والمتفاعلين ".

11: اكتشف من أين يحصلون على الأصول

DAM الخاص بك هو المستودع المركزي لجميع أصول شركتك. لكي تنجح ، يجب أن تكون المصدر الوحيد للحقيقة لكل المحتوى الخاص بك. إذا كان المستخدمون لا يحصلون على أصولهم من DAM ، فاكتشف من أين يحصلون عليها. كيف يمكن لهذه الأنظمة الأخرى أن تتكامل مع DAM الخاص بك؟ هل يمكن للسد أن يحل محل تلك الأنظمة؟ إذا كان هناك نظام كانوا يستخدمونه كسد زائف من قبل ، فقم بإيقاف تشغيله. إذا لم يكن إيقاف تشغيله ممكنًا ، فتأكد من إزالة جميع الأصول الموجودة الآن في DAM منه.

قال إدواردز: "من المحتمل أن يكون هناك المزيد من الأماكن التي يحصل فيها المستخدمون على أصول أكثر مما تدرك". "استمر في طرح الأسئلة. قد لا تكون الإجابات التي يقدمونها لك اليوم حول كيفية عمل DAM أو عدم عملهم هي الإجابة التي يقدمونها لك الأسبوع المقبل أو الشهر المقبل أو حتى العام المقبل. في Gore ، أبقى على اتصال منتظم مع أصحاب المصلحة لدينا ولدينا اجتماعات شهرية مع مستخدمينا المتميزين ".

12: اطلب من وحدات الأعمال إجراء استطلاعات الرأي

في العام الذي أعقب إطلاق MVP DAM ، أرسلت الأقسام استطلاعات ربع سنوية إلى مستخدميها ، تسألهم عما أعجبهم وما لم يعجبهم في DAM ، ومتى استخدموه ومتى لم يفعلوا ذلك ، ولكن ينبغي عليهم ذلك. تم استخدام هذه التعليقات لتعزيز وظائف DAM ومساعدة الأقسام في تبسيط وتحسين المحتوى والبيانات الوصفية. قال إدواردز: "لدينا لوحة تحكم تحليلية تمكننا من قياس استخدام الأصول وفعاليتها حتى نتمكن من تحسين عملية إنتاج الأصول باستمرار". "يمكننا رؤية ما ينجح والتخلص مما لا يصلح."

المعلومات التي يجب أن توفرها لوحة معلومات نظامك :

• كيف يبحث مستخدمو كل وحدة عمل؟
• هل يستخدمون فقط مربع البحث عن النص المجاني ، أم فقط عوامل تصفية البحث المتوفرة لهم ، أم مزيجًا من الاثنين للعثور على أصولهم؟ "إذا لم يستخدموا عوامل تصفية البحث ، فيمكننا مناقشة كيف يمكننا تحسينها."
• التنزيلات حسب نوع الأصل وقائمة بالأصول التي يتم تنزيلها بشكل متكرر في كل وحدة.
• لم تعط مصطلحات البحث التي أدخلها المستخدمون أية نتائج. يساعد هذا في تحديد ما إذا كانت البيانات الوصفية بحاجة إلى تعديل ، أو إذا كان من الممكن إنشاء أصول جديدة لتلبية احتياجات المستخدمين.

إن السد ليس نظامًا محددًا وننسى. سيأتي المستخدمون الجدد بأسئلة واحتياجات جديدة. عملك لم ينته أبدا. ضع عينيك على مقاييسك واستمر في المشاركة بنشاط مع المستخدمين لديك للتأكد من أن DAM الخاص بك يظل ناجحًا كمصدر وحيد للحقيقة لجميع أصول شركتك اليوم وغدًا وما بعده.

قال إدواردز: "إن برنامج دام مستمر ومتواصل". "هناك دائمًا شيء يمكنك القيام به لتحسين طريقة عمل الأشخاص. ما المحتوى الذي يحتاجون إليه وكيف يحصلون عليه يتطور دائمًا ".