Eine 12-Schritte-Anleitung zur Implementierung eines Digital-Asset-Management-Systems

Die Einführung eines unternehmensweiten Digital Asset Management (DAM)-Programms ist keine einfache Sache. WL Gore and Associates, bekannt für seine Gore-Tex-Stoffe und -Produkte, musste genau das tun. Auf der MarTech-Konferenz führte uns Rachel Edwards, die Enterprise DAM-Bibliothekarin des Unternehmens, durch, wie sie es gemacht haben. Sie erklärte auch, warum die von ihnen gewählte Minimum Viable Product (MVP)-Strategie der Schlüssel zu ihrer erfolgreichen Einführung war. (Am Ende dieses Artikels gibt es ein Video ihres Vortrags.)

Das Problem. Gore brauchte einen DAM, weil seine Vermögenswerte überall verstreut waren. Gemeinsame Laufwerke, externe Festplatten, SharePoint-Sites, Ordner auf einzelnen PCs. Es gab kein zentralisiertes Repository für Assets, keinen standardisierten Prozess zum Auffinden von Assets und keine Content-Governance. Jede Abteilung und in einigen Fällen sogar kleinere Unterabteilungen innerhalb dieser Hauptabteilungen hatten ihre eigene Vorgehensweise. Es gab keine Konstanz. Dies war besonders schmerzhaft für Benutzer, die in mehreren Abteilungen arbeiteten.

Was ist MVP ? „Es ist die Version eines Produkts, die gerade genug Funktionen hat, um Early Adopters anzuziehen und von ihnen verwendet werden zu können“, sagte Edwards. „Diese Early Adopters können dann das Produkt validieren und Feedback und Ideen für zukünftige Verbesserungen und Entwicklungen geben. Die Verwendung des MVP-Ansatzes zur Einführung Ihres DAM hat viele Vorteile, insbesondere wenn Ihr Unternehmen noch nie zuvor ein DAM hatte.“

1: Informieren Sie sich über die Anforderungen

Edwards sagt, fragen Sie die Beteiligten nicht, was sie wollen, fragen Sie, was sie brauchen. Tatsache ist, dass sie möglicherweise keine Ahnung haben, was sie wollen. „Sie haben möglicherweise keinen Kontext, um die Frage zu formulieren, wenn sie gerade herausgefunden haben, was ein DAM ist, und haben nur ein allgemeines Verständnis dafür, wie es ihnen langfristig zugute kommen könnte“, sagte sie.

Wenn das der Fall ist, tendieren sie oft dazu, alles zu wollen, was ein DAM-System ihrer Meinung nach leisten kann, unabhängig davon, wofür sie es tatsächlich benötigen. „Dies kann Sie schnell auf den gefährlichen Weg der Überanpassung führen“, sagte sie. „Eine übermäßige Anpassung kann sich nicht nur negativ auf die Leistung Ihrer Website auswirken, sondern auch Ihre Fähigkeit, Ihr DAM später zu aktualisieren und zu verbessern, erheblich beeinträchtigen.“

2: Trennen Sie die Bedürfnisse von den Wünschen

Beginnen Sie mit der Filterung der Anforderungen nach den Bedürfnissen im Vergleich zu den Wünschen. Das MVP ist im Wesentlichen die kleinste Liefereinheit, die jemandem einen Mehrwert bietet. „Konzentrieren Sie Ihre Energie bei der Erstellung Ihres DAM darauf, die Innovatoren und die frühen Anwender von Technologie zufrieden zu stellen, die Ihre lautstarke Minderheit und Ihr Pool von Endbenutzern sein werden“, sagte sie. „Freut eure lautstarke Minderheit und lasst sie nach und nach die anderen mit ihrer Begeisterung für den Erfolg des DAM mitreißen. Sie werden Ihre größten Cheerleader und einer Ihrer größten PR-Ressourcen sein.“

Das Minimum für ein DAM . Im Kern ist ein einfaches DAM ein Repository zum Speichern von Assets, an die Metadaten angehängt sind. Diese Metadaten ermöglichen es Ihnen, die Assets über einen Suchmechanismus zu finden, sobald sie sich im DAM befinden, sodass Sie sie wieder herausholen können, wenn Sie sie zur Verwendung benötigen. „Wenn Sie diese drei Grundfunktionen – Hochladen, Suchen und Herunterladen – haben, haben Sie Ihr Starter-DAM“, sagte Edwards. „Sie haben auch die Möglichkeit, die direkt einsatzbereite Version des von Ihnen erworbenen DAM-Systems zu installieren. Sehen Sie, was das System von Anfang an leisten kann, ohne sich Gedanken über Anpassungen machen zu müssen.“

Es dauerte ungefähr sechs Monate, um den richtigen DAM-Anbieter und die richtige Plattform auszuwählen. Ein Großteil dieser Zeit wurde damit verbracht, die allgemeinen Geschäftsanforderungen zu analysieren, die das DAM erfüllen muss. Da es sich um eine Aufgabe auf Unternehmensebene handelte, musste die Lösung robust genug sein, um den Anforderungen der vier verschiedenen Unternehmensbereiche gerecht zu werden: Stoff, Bekleidung, Medizin und Leistungslösungen.

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3: Definieren Sie die Rolle der Stakeholder

Als nächstes bestimmte das Team, wer die Stakeholder in den einzelnen Abteilungen waren. Es war wichtig, dass sie ihre Rolle im Projekt und den damit verbundenen Zeitaufwand verstanden. „Wir mussten sicherstellen, dass sie für die Dauer der Arbeiten voll engagiert bleiben konnten und würden“, sagte Edwards. „Die Beteiligung Ihrer Stakeholder kann den Fortschritt und die Zeitplanung Ihres Projekts erheblich unterstützen oder beeinträchtigen. Setzen Sie also von Anfang an klare Erwartungen. Und haben Sie keine Angst, Stakeholder zu entfernen oder zu ersetzen, die Ihre Erwartungen nicht erfüllen.“

Im Mittelpunkt des Kickoff-Meetings mit den Stakeholdern stand die Einschätzung der spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Divisionen. „Wir wussten, dass unsere Benutzerbasis in Bezug auf die Verwendung von DAM-Systemen nicht erfahren war, also hielten wir das Gespräch auf einem relativ hohen Niveau“, sagte sie. „Wir haben dies auch als Gelegenheit genutzt, den MVP-Prozess zu erläutern und Erwartungen zu formulieren. Uns war sehr klar, dass das Produkt, das sie am ersten Tag erhalten würden, nicht das Endprodukt war.“

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MVP war nicht die einzige neue Sache, die bei diesem Projekt ausprobiert wurde. Dies war auch das erste Mal, dass das Unternehmen die agile Methodik verwendete, Aufgaben in mehrere kurze Phasen aufzuteilen und Arbeit in häufig kleineren Schritten zu liefern. „Das DAM-Projekt wird jetzt häufig als Gores erster agiler Erfolg gelobt“, sagte Edwards. „Letztendlich hat es auch andere Projektteams im Unternehmen ermutigt, den agilen Arbeitsstil zu übernehmen.“

Schlüssel zum Erfolg : Eine klare Kommunikation direkt ab dem Kickoff-Meeting war ein wesentlicher Faktor für diesen Erfolg. Edwards sagte, es habe die Beteiligten dazu gebracht, in kleineren Ergebnissen zu denken. erklärt, dass wir aktualisierte Funktionen schneller, aber in kleineren Paketen bereitstellen würden.

• TIPP : Das Erstellen eines Kommunikationsplans ist von entscheidender Bedeutung. Definieren Sie, wie Sie Stakeholder über Fortschritte und Blocker informieren.

4: Bestimmen Sie, welche Anforderungen unternehmensweit gelten

Sobald Sie die Anforderungen haben, teilen Sie sie in zwei Gruppen auf, diejenigen, die für eine Abteilung spezifisch sind, und diejenigen, die für alle Abteilungen gelten.

Das Gore-Team entschied sich für eine schrittweise Einführung, beginnend mit der medizinischen Abteilung. Dafür gab es zwei Gründe. Einer war, weil Medical am besten wusste, wo sich ihre Vermögenswerte befanden, und bereits damit begonnen hatte, einige Namenskonventionen für sie zu verwenden. Die andere war, dass sie sehr spezifische gesetzliche und behördliche Compliance-Anforderungen rund um ihre Inhalte hatten, die von Anfang an berücksichtigt werden mussten. „Wir haben das erkannt, wenn wir von Anfang an den strengsten Rechteverwaltungsfall berücksichtigt haben“, sagte Edwards. „Wir konnten zuversichtlich sein, dass es für alle anderen funktionieren würde, wenn es für Medical funktionierte.“ Dadurch wurde das Basis-Asset-Management-Tool festgelegt, das die anderen Abteilungen später verwenden und auf dem sie aufbauen konnten.

5: Priorisieren Sie Zeit, Geld oder Leistung

Edwards Team legte einen 13-wöchigen Zeitrahmen für die Erstellung dieser ersten Version des DAM fest. Sie budgetierten 25.000 Dollar pro Woche für die Arbeit jeder Woche. „Unter Berücksichtigung von Zeit, Geld und Leistung wussten wir, dass wir nicht alle drei maximieren konnten“, sagte Edwards. Nachdem sie also die Zeit und das Budget festgelegt hatten, reduzierten sie den Output auf das, was sie unbedingt brauchten.

• TIPP: Lassen Sie sich von Early Adopters beraten. „Von unseren 10.000 Mitarbeitern hatten wir eine lautstarke Minderheit von 13 engagierten Early Adopters in der Medical Division, und wir stützten uns auf sie, um Must-haves und Nice-to-haves für den MVP zu definieren.“

6: Treffen Sie sich mit Stakeholdern während des Baus

Während dieser 13 Wochen traf sich das Team regelmäßig mit den Stakeholdern, um die Prioritäten kontinuierlich anzupassen, neu zu kalibrieren und zu vereinbaren. Das bedeutete:

• Tägliche Stand-up-Meetings mit dem Kernprojektteam und dem Implementierungspartner.
• Wöchentliche Statusmeetings mit Stakeholdern.
• Etwa alle zwei Wochen fanden Demos statt, die den Fortschritt und Updates zeigten.

Da Anforderungen, Pläne und Ergebnisse häufig neu bewertet wurden, konnte das Team schnell auf Änderungen und Blockaden reagieren.

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Siehe Bedingungen.

7: Beginnen Sie mit dem Training, sobald Sie starten

Nach der offiziellen Markteinführung des MVP DAM begann das Team mit der Endbenutzerschulung. „In jeder dieser Sitzungen haben wir nicht nur denjenigen erklärt, was genau ein DAM ist, sondern wir betonen auch die Tatsache, dass dies die MVP-Version war“, sagte Edwards.

8: Tun Sie alles, um Benutzerfeedback zu erhalten

Es war wichtig, dass die Benutzer verstehen, dass das DAM noch in Arbeit ist. Seine Funktionalität würde im Laufe der Zeit weiter wachsen und erweitert werden. Das Team betonte auch, dass die Benutzer durch ihr Feedback dazu beitragen würden, dies festzustellen. Das Team stellte klar, an wen sich die Benutzer mit Fragen und Vorschlägen wenden konnten, und stellte ihnen mehrere Methoden zur Verfügung, um dies zu tun. Sie machten deutlich, dass sie jedes Feedback wollten, ob groß oder klein, gut oder schlecht.

9: Lassen Sie es köcheln

„Sobald Ihr MVP-DAM live ist, lassen Sie die Benutzer eine Weile damit leben und nicht nur ein paar Wochen“, sagte Edwards. „Es dauert Monate, bis sich die Benutzer wirklich einarbeiten und Sie Nutzungsstatistiken sammeln, die Ihnen ein genaues Bild davon vermitteln, wie das DAM verwendet wird, um nützlich zu sein. Lassen Sie Ihre Benutzer sehen, wie es in ihre Arbeit passt und wie es ihre Bedürfnisse erfüllt, und dann können sie darüber nachdenken, wie es diese Dinge besser machen könnte.“

Fragen an Benutzer. Da sie das DAM verwenden, schauen Sie regelmäßig bei Ihren Benutzern vorbei. Ihre ersten Fragen:

• Was funktioniert?
• Was funktioniert nicht?
• Welche Funktionen würden Sie gerne haben, die derzeit nicht verfügbar sind?

10: Finden Sie heraus, was Benutzer nicht tun

Ein gutes DAM-System liefert Ihnen Daten darüber, was Ihre Benutzer damit machen. Das wird Ihnen auch sagen, was sie nicht tun, was sie sein könnten. Fragen Sie sie danach.

• TIPP: „Wenn Ihre Benutzer aktiv dazu ermutigt werden, Feedback zu geben, wenn sie wissen, dass ihr Feedback gehört wird und dass sie ein wertvolles Element im Verbesserungsplanungsprozess sind, hilft dies wirklich, das Benutzerengagement und zufriedene, engagierte Benutzer zu fördern kann dazu beitragen, mehr zufriedene, engagierte Benutzer zu gewinnen.“

11: Finden Sie heraus, woher sie sonst noch Vermögenswerte bekommen

Ihr DAM ist Ihr zentrales Repository für alle Assets Ihres Unternehmens. Damit es erfolgreich ist, muss es die einzige Quelle der Wahrheit für alle Ihre Inhalte sein. Wenn Ihre Benutzer ihre Assets nicht aus dem DAM beziehen, finden Sie heraus, woher sie sie bekommen. Wie können diese anderen Systeme in Ihr DAM integriert werden? Kann das DAM diese Systeme ersetzen? Wenn es ein System gab, das sie zuvor als Pseudo-DAM verwendet haben, schalten Sie es aus. Wenn das Deaktivieren nicht möglich ist, stellen Sie sicher, dass alle Assets, die sich jetzt im DAM befinden, daraus entfernt wurden.

„Es gibt wahrscheinlich mehr Orte, an denen Benutzer Assets erhalten, als Sie denken“, sagte Edwards. „Stellen Sie die Fragen weiter. Die Antworten, die sie Ihnen heute darüber geben, wie das DAM für sie funktioniert oder nicht funktioniert, sind möglicherweise nicht die Antworten, die sie Ihnen nächste Woche, nächsten Monat oder sogar nächstes Jahr geben. Bei Gore bleibe ich in regelmäßigem Kontakt mit unseren Stakeholdern und wir haben monatliche Meetings mit unseren Super Usern.“

12: Lassen Sie die Geschäftsbereiche Umfragen durchführen

Im Jahr nach der Einführung des MVP DAM schickten die Abteilungen ihren Benutzern vierteljährliche Umfragen, in denen sie gefragt wurden, was ihnen am DAM gefiel und was nicht, wann sie es benutzten und wann nicht, aber sollten. Dieses Feedback wurde verwendet, um sowohl die Funktionalität des DAM zu verbessern als auch die Abteilungen bei der Rationalisierung und Verbesserung ihrer Inhalte und Metadaten zu unterstützen. „Wir haben ein Analyse-Dashboard, mit dem wir die Nutzung und Effektivität von Assets messen können, sodass wir den Asset-Produktionsprozess kontinuierlich verbessern können“, sagte Edwards. „Wir können sehen, was funktioniert, und loswerden, was nicht funktioniert.“

Informationen, die das Dashboard Ihres Systems bereitstellen sollte :

• Wie suchen die Benutzer der einzelnen Geschäftsbereiche?
• Verwenden sie nur das Freitext-Suchfeld, nur die für sie bereitgestellten Suchfilter oder eine Kombination aus beidem, um ihre Assets zu finden? „Wenn sie die Suchfilter nicht verwenden, können wir besprechen, wie wir sie verbessern können.“
• Downloads nach Asset-Typ und eine Liste der am häufigsten heruntergeladenen Assets in jeder Einheit.
• Suchbegriffe, die von Benutzern eingegeben wurden, ergaben keine Ergebnisse. Dies hilft festzustellen, ob Metadaten angepasst werden müssen oder ob neue Assets erstellt werden könnten, um die Anforderungen der Benutzer zu erfüllen.

Ein DAM ist kein Set-it-and-forget-it-System. Neue Benutzer bringen neue Fragen und neue Bedürfnisse mit sich. Ihre Arbeit ist nie getan. Behalten Sie Ihre Metriken im Auge und bleiben Sie aktiv mit Ihren Benutzern in Kontakt, um sicherzustellen, dass Ihr DAM heute, morgen und darüber hinaus als Single Source of Truth für alle Assets Ihres Unternehmens erfolgreich bleibt.

„Das DAM-Programm läuft und wird fortgesetzt“, sagte Edwards. „Man kann immer etwas tun, um die Arbeitsweise der Menschen zu verbessern. Welche Inhalte sie benötigen und wie sie diese Inhalte erhalten, entwickelt sich ständig weiter.“