Una guía de 12 pasos para implementar un sistema de gestión de activos digitales

Lanzar un programa de gestión de activos digitales (DAM) para toda la empresa no es fácil. WL Gore and Associates, mejor conocido por su tela y productos Gore-Tex, se vio obligado a hacer precisamente eso. En The MarTech Conference, Rachel Edwards, la bibliotecaria de Enterprise DAM de la compañía, nos explicó cómo lo hicieron. También explicó por qué la estrategia de producto mínimo viable (MVP) que eligieron fue clave para su exitoso lanzamiento. (Hay un video de su charla al final de este artículo).

El problema. Gore necesitaba un DAM porque sus activos estaban por todas partes. Unidades compartidas, discos duros externos, sitios de SharePoint, carpetas en PC individuales. No había un depósito centralizado de activos, ningún proceso estandarizado para encontrar activos y ningún control de contenido. Cada división, e incluso en algunos casos, subdivisiones más pequeñas dentro de esas divisiones primarias, tenían su propia forma de hacer las cosas. No hubo consistencia. Esto fue especialmente doloroso para los usuarios que trabajaban en varias divisiones.

¿Qué es MVP ? “Es la versión de un producto que tiene las características suficientes para atraer y ser utilizado por los primeros usuarios”, dijo Edwards. “Los primeros usuarios pueden luego validar el producto y proporcionar comentarios e ideas para mejoras y desarrollos futuros. Usar el enfoque MVP para lanzar su DAM tiene muchos beneficios, especialmente si su empresa nunca antes ha tenido un DAM”.

1: Infórmate de los requisitos

Edwards dice que no pregunte a las partes interesadas qué quieren, pregunte qué necesitan. El hecho es que pueden no tener idea de lo que quieren. “Es posible que no tengan ningún contexto para formular la pregunta si acaban de descubrir qué es un DAM y solo tienen una comprensión de alto nivel de cómo podría beneficiarlos a largo plazo”, dijo.

Cuando ese es el caso, a menudo tienden a equivocarse y quieren todo lo que creen que un sistema DAM puede hacer, independientemente de lo que realmente necesitan que haga. “Esto puede llevarlo rápidamente por el peligroso camino de la personalización excesiva”, dijo. "La personalización excesiva no solo puede afectar negativamente el rendimiento de su sitio, sino que también puede obstaculizar significativamente su capacidad para actualizar y mejorar su DAM en el futuro".

2: Separar las necesidades de los deseos

Comience filtrando los requisitos hasta las necesidades frente a los deseos. El MVP es esencialmente la unidad de entrega más pequeña que proporciona valor a alguien. “Concentre su energía en la creación de su DAM para complacer a los innovadores y los primeros en adoptar la tecnología que serán su minoría ruidosa y su grupo de usuarios finales”, dijo. “Agradece a tu ruidosa minoría y deja que poco a poco atraiga a los demás con su entusiasmo por el éxito del DAM. Serán sus mayores animadores y uno de sus mayores activos de relaciones públicas”.

El mínimo para un DAM . En esencia, un DAM básico es un repositorio para almacenar activos que tienen metadatos adjuntos. Esos metadatos le permiten encontrar los activos a través de un mecanismo de búsqueda una vez que están en el DAM, para que pueda recuperarlos cuando los necesite para su uso. “Si tiene estas tres funciones básicas (cargar, buscar y descargar), tiene su DAM inicial”, dijo Edwards. “También tiene la opción de instalar la versión lista para usar de cualquier sistema DAM que haya comprado. Vea lo que el sistema puede hacer desde el principio sin preocuparse por las personalizaciones”.

Tomó alrededor de seis meses elegir el proveedor y la plataforma de DAM correctos. Gran parte de ese tiempo se dedicó a analizar las necesidades comerciales generales que debe satisfacer el DAM. Debido a que se trataba de un esfuerzo a nivel empresarial, la solución tenía que ser lo suficientemente robusta para adaptarse a los requisitos de las cuatro divisiones diversas de la empresa: soluciones de telas, prendas de vestir, médicas y de rendimiento.

Lea a continuación: 20 preguntas para los proveedores de plataformas de gestión de activos digitales durante la demostración

3: Definir el papel de las partes interesadas

A continuación, el equipo determinó quiénes eran las partes interesadas en cada división. Era esencial que entendieran sus roles en el proyecto y el compromiso de tiempo involucrado. “Necesitábamos asegurarnos de que pudieran y permanecerían completamente comprometidos durante la duración del trabajo”, dijo Edwards. “La participación de sus partes interesadas puede ayudar o perjudicar significativamente el progreso y el cronograma de su proyecto. Así que establezca expectativas claras desde el principio. Y no tenga miedo de eliminar o reemplazar a las partes interesadas que no cumplan con sus expectativas”.

El enfoque de la reunión inicial con las partes interesadas fue evaluar las necesidades específicas de cada división. “Sabíamos que nuestra base de usuarios no era sofisticada cuando se trataba de usar sistemas DAM, por lo que mantuvimos la conversación en un nivel relativamente alto”, dijo. “También usamos esto como una oportunidad para explicar el proceso de MVP y establecer expectativas. Teníamos muy claro que el producto que recibirían el primer día no era el producto final”.

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MVP no fue lo único nuevo que se probó en este proyecto. Esta fue también la primera vez que la empresa utilizó la metodología ágil de dividir las tareas en múltiples fases cortas y entregar el trabajo en incrementos frecuentes más pequeños. “El proyecto DAM ahora se elogia con frecuencia como el primer éxito ágil de Gore”, dijo Edwards. “En última instancia, animó a otros equipos de proyectos de la empresa a adoptar el estilo de trabajo ágil”.

La clave del éxito : La comunicación clara desde la reunión inicial fue un factor importante en ese éxito. Edwards dijo que hizo que las partes interesadas pensaran en términos de entregables más pequeños. explicando que estaríamos entregando la funcionalidad actualizada más rápido pero en paquetes más pequeños.

• CONSEJO : Crear un plan de comunicación es vital. Defina cómo informará a las partes interesadas sobre el progreso y los obstáculos.

4: Determine qué necesidades son de toda la empresa

Una vez que tenga los requisitos, divídalos en dos grupos, los específicos de una división y los que se aplican a todas las divisiones.

El equipo de Gore decidió hacer un lanzamiento por etapas comenzando con la división Médica. Hubieron dos razones para esto. Una fue porque Medical tenía la mejor comprensión de dónde estaban ubicados sus activos y ya había comenzado a usar algunas convenciones de nomenclatura para ellos. La otra era que tenían requisitos de cumplimiento normativo y legal muy específicos en torno a su contenido que debían tenerse en cuenta desde el principio. “Nos dimos cuenta de que si teníamos en cuenta el caso de gestión de derechos más estricto desde el principio”, dijo Edwards. “Podríamos estar seguros de que, si funcionaba para Medical, funcionaría para todos los demás”. Esto determinó la herramienta de gestión de activos de referencia que las otras divisiones podrían usar y desarrollar más adelante.

5: Prioriza el tiempo, el dinero o la producción

El equipo de Edward fijó un plazo de 13 semanas para construir esta primera versión del DAM. Ellos presupuestaron $25,000 por semana para el trabajo de cada semana. “Teniendo en cuenta el tiempo, el dinero y la producción, sabíamos que no podíamos maximizar los tres”, dijo Edwards. Entonces, habiendo establecido el tiempo y el presupuesto, redujeron la producción a lo que realmente necesitaban.

• SUGERENCIA: obtenga consejos de los primeros usuarios. “De nuestros 10 000 empleados, teníamos una minoría ruidosa de 13 usuarios pioneros comprometidos en la división médica, y nos apoyamos en ellos para definir los elementos imprescindibles frente a los agradables para el MVP”.

6: Reúnase con las partes interesadas durante la construcción

A lo largo de estas 13 semanas, el equipo se reunió regularmente con las partes interesadas para ajustar, recalibrar y acordar continuamente las prioridades cambiantes. Eso significó:

• Reuniones diarias de pie con el equipo central del proyecto y el socio de implementación.
• Reuniones de estado semanales con las partes interesadas.
• Cada dos semanas se realizaron demostraciones que mostraban el progreso y las actualizaciones.

Debido a que los requisitos, los planes y los resultados se reevaluaban con frecuencia, esto permitió al equipo responder rápidamente a los cambios y obstáculos.

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7: Comience a entrenar tan pronto como se lance

Una vez que lanzaron oficialmente el MVP DAM, el equipo comenzó la capacitación de los usuarios finales. “En cada una de esas sesiones, no solo explicamos qué es exactamente un DAM para aquellos que tal vez no habían estado expuestos a uno antes, sino que también enfatizamos el hecho de que esta era la versión MVP”, dijo Edwards.

8: Haz todo lo que puedas para obtener comentarios de los usuarios

Era fundamental que los usuarios entendieran que el DAM era un trabajo en progreso. Su funcionalidad continuaría creciendo y expandiéndose con el tiempo. El equipo también enfatizó que los usuarios ayudarían a determinar esto a través de sus comentarios. El equipo dejó en claro a quién podían contactar los usuarios con preguntas y sugerencias y proporcionó varios métodos para que lo hicieran. Dejaron en claro que querían todos y cada uno de los comentarios, grandes o pequeños, buenos o malos.

9: Deja que hierva a fuego lento

“Una vez que su MVP DAM esté activo, haga que los usuarios vivan con él por un tiempo y no solo por unas pocas semanas”, dijo Edwards. “Los usuarios tardan meses en profundizar realmente y recopilar estadísticas de uso que le brinden una imagen lo suficientemente precisa de cómo se utiliza el DAM para que sea útil. Haga que sus usuarios vean cómo encaja en su trabajo y cómo satisface sus necesidades y luego pueden comenzar a pensar en cómo podría hacer mejor esas cosas”.

Preguntas para hacer a los usuarios. Mientras usan el DAM, comuníquese con sus usuarios regularmente. Tus preguntas iniciales:

• ¿Qué está funcionando?
• ¿Qué no funciona?
• ¿Qué características te gustaría tener que no están disponibles actualmente?

10: Descubra lo que los usuarios no están haciendo

Un buen sistema DAM le proporcionará datos sobre lo que hacen sus usuarios con él. Eso también le dirá lo que no están haciendo que podrían estar haciendo. Pregúntales sobre eso.

• SUGERENCIA: "Cuando se alienta activamente a los usuarios a que proporcionen comentarios cuando saben que sus comentarios están siendo escuchados y que son una pieza valiosa en el proceso de planificación de mejoras, realmente ayuda a impulsar la participación de los usuarios y a los usuarios felices y comprometidos. puede ayudar a atraer a usuarios más felices y comprometidos”.

11: Averigüe de dónde más están obteniendo activos

Su DAM es su depósito central para todos los activos de su empresa. Para que tenga éxito, debe ser la única fuente de verdad para todo su contenido. Si sus usuarios no obtienen sus activos del DAM, averigüe de dónde los obtienen. ¿Cómo pueden esos otros sistemas integrarse con su DAM? ¿Puede el DAM reemplazar esos sistemas? Si había un sistema que estaban usando como pseudo-DAM antes, apáguelo. Si no es posible apagarlo, asegúrese de que se hayan eliminado todos los activos que ahora están en el DAM.

“Es probable que haya más lugares donde los usuarios obtengan activos de lo que crees”, dijo Edwards. “Sigue haciendo las preguntas. Las respuestas que le den hoy sobre cómo funciona o no el DAM para ellos pueden no ser las respuestas que le den la próxima semana, el próximo mes o incluso el próximo año. En Gore me mantengo en contacto regular con nuestras partes interesadas y tenemos reuniones mensuales con nuestros superusuarios”.

12: Haga que las unidades de negocio realicen encuestas

En el año siguiente al lanzamiento del MVP DAM, las divisiones enviaron encuestas trimestrales a sus usuarios, preguntándoles qué les gustaba y qué no les gustaba del DAM, cuándo lo usaban y cuándo no, pero deberían haberlo hecho. Esa retroalimentación se utilizó tanto para mejorar la funcionalidad de DAM como para ayudar a las divisiones a optimizar y mejorar su contenido y metadatos. “Tenemos un tablero de análisis que nos permite medir el uso y la efectividad de los activos para que podamos mejorar continuamente el proceso de producción de activos”, dijo Edwards. “Podemos ver lo que funciona y deshacernos de lo que no”.

Información que el tablero de su sistema debe proporcionar :

• ¿Cómo buscan los usuarios de cada unidad de negocio?
• ¿Están usando solo el cuadro de búsqueda de texto libre, solo los filtros de búsqueda proporcionados para ellos o una combinación de ambos para encontrar sus activos? "Si no están utilizando los filtros de búsqueda, podemos discutir cómo podríamos mejorarlos".
• Descargas por tipo de activo y una lista de los activos descargados con más frecuencia en cada unidad.
• Los términos de búsqueda que ingresaron los usuarios arrojaron cero resultados. Esto ayuda a determinar si es necesario ajustar los metadatos o si se pueden crear nuevos activos para satisfacer las necesidades de los usuarios.

Un DAM no es un sistema de configurarlo y olvidarlo. Los nuevos usuarios traerán nuevas preguntas y nuevas necesidades. Tu trabajo nunca termina. Esté atento a sus métricas y manténgase comprometido activamente con sus usuarios para asegurarse de que su DAM siga siendo exitosa como esa única fuente de verdad para todos los activos de su empresa hoy, mañana y más allá.

“El programa DAM es continuo y sostenido”, dijo Edwards. “Siempre hay algo que puedes hacer para mejorar la forma en que trabaja la gente. El contenido que necesitan y cómo obtienen ese contenido siempre está evolucionando”.