Dijital varlık yönetim sistemi uygulamak için 12 adımlık bir kılavuz

Kurumsal çapta bir dijital varlık yönetimi (DAM) programı başlatmak kolay bir şey değil. Gore-Tex kumaşı ve ürünleri ile tanınan WL Gore and Associates, kendisini tam da bunu yapmak zorunda buldu. MarTech Konferansında, şirketin Enterprise DAM kütüphanecisi Rachel Edwards, bunu nasıl yaptıkları konusunda bize yol gösterdi. Ayrıca seçtikleri minimum uygulanabilir ürün (MVP) stratejisinin neden başarılı lansmanının anahtarı olduğunu da açıkladı. (Bu makalenin sonunda konuşmasının bir videosu var.)

Sorun. Gore'un bir BARAJ'a ihtiyacı vardı çünkü varlıkları her yerdeydi. Paylaşılan sürücüler, harici sabit sürücüler, SharePoint siteleri, bireysel bilgisayarlardaki klasörler. Merkezi bir varlık deposu, varlık bulmak için standart bir süreç ve içerik yönetimi yoktu. Her bölüm ve hatta bazı durumlarda, bu birincil bölümler içindeki daha küçük alt bölümler, kendi işlerini yapma yöntemlerine sahipti. Tutarlılık yoktu. Bu, özellikle birden fazla departmanda çalışan kullanıcılar için acı vericiydi.

MVP nedir? Edwards, “Bu, erken benimseyenler tarafından cezbedecek ve kullanılabilecek yeterli özelliklere sahip bir ürünün versiyonu” dedi. "Bu erken benimseyenler daha sonra ürünü doğrulayabilir ve gelecekteki iyileştirmeler ve geliştirmeler için geri bildirim ve fikirler sağlayabilir. DAM'inizi başlatmak için MVP yaklaşımını kullanmanın birçok faydası vardır, özellikle de şirketiniz daha önce hiç DAM'e sahip olmadıysa."

1: Gereksinimleri öğrenin

Edwards, paydaşlara ne istediklerini değil, neye ihtiyaçları olduğunu sorun diyor. Gerçek şu ki, ne istedikleri hakkında hiçbir fikirleri olmayabilir. “Bir DAM'nin ne olduğunu yeni öğrendilerse ve uzun vadede kendilerine nasıl fayda sağlayabileceğine dair yalnızca üst düzey bir anlayışa sahiplerse, soruyu çerçevelemek için herhangi bir bağlamları olmayabilir” dedi.

Durum böyle olduğunda, gerçekte ne yapmaları gerektiğine bakılmaksızın, bir DAM sisteminin yapabileceğini düşündükleri her şeyi istemek konusunda genellikle hata yapma eğiliminde olurlar. “Bu, sizi hızlı bir şekilde aşırı kişiselleştirmenin tehlikeli yoluna götürebilir” dedi. "Aşırı özelleştirme, yalnızca site performansınızı olumsuz yönde etkilemekle kalmaz, aynı zamanda yolun ilerisinde DAM'nizi yükseltme ve geliştirme yeteneğinizi önemli ölçüde engelleyebilir."

2: İhtiyaçları isteklerden ayırın

Gereksinimleri, ihtiyaçlara karşı isteklere göre filtrelemekle başlayın. MVP, esasen birine değer sağlayan en küçük teslimat birimidir. “Enerjinizi, gürültücü azınlığınız ve son kullanıcı havuzunuz olacak yenilikçileri ve teknolojiyi ilk benimseyenleri memnun etmeye odaklanın” dedi. “Lütfen gürültülü azınlığınızı ve BARAJ'ın başarısı için coşkuyla diğerlerini yavaş yavaş çekmelerine izin verin. Onlar sizin en büyük amigo kızlarınız ve en büyük halkla ilişkiler varlıklarınızdan biri olacaklar.”

Bir DAM için minimum . Temelde, temel bir DAM, meta verileri eklenmiş varlıkları depolamak için bir havuzdur. Bu meta veriler, varlıkları DAM'a girdikten sonra bir arama mekanizması aracılığıyla bulmanızı sağlar, böylece kullanım için ihtiyaç duyduğunuzda onları geri alabilirsiniz. Edwards, "Bu üç temel işleve (yükleme, arama ve indirme) sahipseniz, başlangıç ​​DAM'niz vardır" dedi. “Ayrıca, satın aldığınız DAM sisteminin kutudan çıktığı haliyle kurma seçeneğiniz de var. Sistemin özelleştirmeler konusunda endişelenmeden hemen neler yapabileceğini görün.”

Doğru DAM satıcısını ve platformunu seçmek yaklaşık altı ay sürdü. Bu zamanın çoğu, DAM'ın karşılaması gereken genel iş ihtiyaçlarını analiz etmek için harcandı. Bu, kurumsal düzeyde bir çaba olduğundan, çözümün şirketin dört farklı bölümünün gereksinimlerini karşılayacak kadar sağlam olması gerekiyordu: Kumaş, Giyim, Medikal ve Performans Çözümleri.

Demo sırasında dijital varlık yönetimi platformu satıcılarına sorulacak 20 soru

3: Paydaşların rolünü tanımlayın

Daha sonra ekip, her bir bölümdeki paydaşların kim olduğunu belirledi. Projedeki rollerini ve ilgili zaman taahhüdünü anlamaları çok önemliydi. Edwards, “Çalışma süresince tamamen meşgul olabileceklerinden ve kalacaklarından emin olmamız gerekiyordu” dedi. “Paydaşlarınızın katılımı, projenizin ilerlemesine ve zaman çizelgesine önemli ölçüde yardımcı olabilir veya zarar verebilir. Bu nedenle, en başından itibaren net beklentiler belirleyin. Beklentilerinizi karşılamayan paydaşları kaldırmaktan veya değiştirmekten korkmayın.”

Paydaşlarla yapılan başlangıç ​​toplantısının odak noktası, her bölümün özel ihtiyaçlarının değerlendirilmesiydi. "Konu DAM sistemlerini kullanmaya geldiğinde kullanıcı tabanımızın karmaşık olmadığını biliyorduk, bu yüzden konuşmayı nispeten yüksek seviyede tuttuk" dedi. “Bunu ayrıca MVP sürecini açıklamak ve beklentileri belirlemek için bir fırsat olarak kullandık. İlk gün alacakları ürünün nihai ürün olmadığı konusunda çok nettik.”

Ev yapımı eski uygulamalardan ticari çözümlere mi geçtiniz (veya tam tersi)? Bilmemize izin ver!

2022 MarTech Değiştirme Anketine bugün katılın!

Bu projede denenen tek yeni şey MVP değildi. Bu aynı zamanda şirketin, görevleri birden çok kısa aşamaya ayırma ve işleri sık sık daha küçük artışlarla teslim etme çevik metodolojisini ilk kez kullanmasıydı. Edwards, “DAM projesi artık Gore'un ilk çevik başarısı olarak sık sık övülüyor” dedi. “Sonuçta şirketteki diğer proje ekiplerini çevik çalışma tarzını benimsemeye teşvik etti.”

Başarının anahtarı : Başlangıç ​​toplantısından itibaren net iletişim, bu başarıda önemli bir faktördü. Edwards, paydaşların daha küçük çıktılar açısından düşünmesini sağladığını söyledi. güncellenmiş işlevleri daha hızlı ancak daha küçük paketler halinde sunacağımızı açıklıyor.

• İPUCU : Bir iletişim planı oluşturmak çok önemlidir. Paydaşları hem ilerleme hem de engelleyiciler hakkında nasıl bilgilendireceğinizi tanımlayın.

4: Hangi ihtiyaçların kuruluş çapında olduğunu belirleyin

Gereksinimleri belirledikten sonra, bunları bir bölüme özel olanlar ve tüm bölümler için geçerli olanlar olmak üzere iki gruba ayırın.

Gore ekibi, Tıbbi bölümle başlayarak aşamalı bir sunum yapmaya karar verdi. Bunun için iki sebep vardı. Birincisi, Medical'in varlıklarının nerede olduğunu en iyi şekilde kavraması ve onlar için bazı adlandırma kurallarını kullanmaya başlamış olmasıydı. Diğeri, içerikleriyle ilgili en başından itibaren dikkate alınması gereken çok özel yasal ve düzenleyici uyumluluk gereksinimlerine sahip olmalarıydı. Edwards, “En baştan en katı hak yönetimi davasını hesaba katarsak, bunu fark ettik” dedi. "Medikal için işe yararsa diğer herkes için de işe yarayacağından emin olabiliriz." Bu, diğer bölümlerin kullanabileceği ve daha sonra geliştirebileceği temel varlık yönetimi aracını belirledi.

5: Zamana, paraya veya çıktıya öncelik verin

Edward'ın ekibi, DAM'nin bu ilk versiyonunu oluşturmak için 13 haftalık bir zaman dilimi belirledi. Her haftanın çalışması için haftada 25.000 dolar bütçe ayırdılar. Edwards, “Zaman, para ve çıktıyı göz önünde bulundurarak, üçünü de en üst düzeye çıkaramayacağımızı biliyorduk” dedi. Böylece, zamanı ve bütçeyi belirledikten sonra çıktıyı kesinlikle ihtiyaçları olana indirdiler.

• İPUCU: Erken benimseyenlerden tavsiye alın. "10.000 çalışanımızdan, Medikal bölümünde erken benimseyen 13 kişilik gürültülü bir azınlığa sahibiz ve MVP için olması gerekenler ve olması gerekenleri tanımlamak için onlara güvendik."

6: Yapım sırasında paydaşlarla tanışın

Bu 13 hafta boyunca ekip, sürekli olarak uyum sağlamak, yeniden kalibre etmek ve değişen öncelikler üzerinde anlaşmak için paydaşlarla düzenli olarak bir araya geldi. Bu şu anlama geliyordu:

• Çekirdek proje ekibi ve uygulama ortağı ile günlük stand-up toplantıları.
• Paydaşlarla haftalık durum toplantıları.
• İlerleme ve güncellemeleri gösteren demolar yaklaşık iki haftada bir yapıldı.

Gereksinimler, planlar ve sonuçlar sık ​​sık yeniden değerlendirildiğinden, bu, ekibin değişikliklere ve engelleyicilere hızlı bir şekilde yanıt vermesini sağladı.

Dijital pazarlamacıların güvendiği günlük bültenleri alın.

İşleniyor .. Lütfen bekleyin.

ABONE

Şartlara bakın.

7: Başladığınız anda eğitime başlayın

MVP DAM'ı resmi olarak başlattıklarında, ekip son kullanıcı eğitimine başladı. Edwards, "Bu oturumların her birinde, daha önce DAM'a maruz kalmamış olanlar için tam olarak bir DAM'nin ne olduğunu açıklamakla kalmadık, aynı zamanda bunun MVP versiyonu olduğu gerçeğini de vurguladık" dedi.

8: Kullanıcı geri bildirimi almak için elinizden gelen her şeyi yapın

Kullanıcıların DAM'ın devam eden bir çalışma olduğunu anlamaları çok önemliydi. İşlevselliği zamanla büyümeye ve genişlemeye devam edecekti. Ekip ayrıca kullanıcıların geri bildirimleri aracılığıyla bunu belirlemeye yardımcı olacağını vurguladı. Ekip, kullanıcıların soru ve önerileriyle kimlere ulaşabileceğini açıkça belirtti ve bunu yapmaları için çeşitli yöntemler sağladı. Büyük ya da küçük, iyi ya da kötü her türlü geri bildirimi istediklerini açıkça belirttiler.

9: Kaynamaya bırakın

Edwards, "MVP DAM'niz yayınlandığında, kullanıcıların yalnızca birkaç hafta değil, bir süre onunla yaşamasını sağlayın" dedi. "Kullanıcıların gerçekten derine inmesi ve sizin, DAM'ın nasıl yararlı olmak için kullanıldığının yeterince doğru bir resmini veren kullanım istatistiklerini toplamanız aylar alıyor. Kullanıcılarınızın işlerine nasıl uyduğunu ve ihtiyaçlarını nasıl karşıladığını görmelerini sağlayın ve ardından bu şeyleri nasıl daha iyi yapabileceğini düşünmeye başlayabilirler."

Kullanıcılara sorulacak sorular. DAM'yi kullandıklarından, kullanıcılarınızla düzenli olarak görüşün. İlk sorularınız:

• Ne çalışıyor?
• Ne çalışmıyor?
• Şu anda mevcut olmayan hangi özelliklere sahip olmak isterdiniz?

10: Kullanıcıların ne yapmadığını öğrenin

İyi bir DAM sistemi, kullanıcılarınızın onunla ne yaptığı hakkında size veri sağlayacaktır. Bu aynı zamanda onların ne yapmadıklarını, olabileceklerini de söyleyecektir. Bunu onlara sorun.

• İPUCU: “Kullanıcılarınız, geri bildirimlerinin dinlendiğini ve iyileştirme planlama sürecinde değerli bir parça olduklarını bildiklerinde geri bildirim sağlamaya aktif olarak teşvik edildiğinde, bu, kullanıcı katılımını ve mutlu, ilgili kullanıcıları yönlendirmeye gerçekten yardımcı olur. daha mutlu ve etkileşimde bulunan kullanıcıları çekmeye yardımcı olabilir.”

11: Varlıkları başka nereden aldıklarını öğrenin

DAM'niz, şirketinizin tüm varlıkları için merkezi deponuzdur. Başarılı olması için, tüm içeriğiniz için tek gerçek kaynağı olması gerekir. Kullanıcılarınız varlıklarını DAM'den almıyorsa, bunları nereden aldıklarını öğrenin. Bu diğer sistemler DAM'inizle nasıl entegre olabilir? DAM bu sistemleri değiştirebilir mi? Daha önce sözde DAM olarak kullandıkları bir sistem varsa kapatın. Kapatmak mümkün değilse, şu anda DAM'de bulunan tüm varlıkların ondan kaldırıldığından emin olun.

Edwards, "Kullanıcıların sizin tahmin ettiğinizden daha fazla varlık elde ettiği yerler muhtemelen daha fazla" dedi. "Soruları sormaya devam et. DAM'ın onlar için nasıl çalışıp çalışmadığına dair bugün size verdikleri cevaplar, gelecek hafta, gelecek ay ve hatta gelecek yıl size verecekleri cevap olmayabilir. Gore'da paydaşlarımızla düzenli olarak iletişim halinde kalıyorum ve süper kullanıcılarımızla aylık toplantılar yapıyoruz.”

12: İş birimlerine anket yaptırın

MVP BARAJ'ın lansmanını takip eden yıl, bölümler kullanıcılarına üç ayda bir anketler göndererek, DAM hakkında neyi sevdiklerini ve neyi sevmediklerini, ne zaman kullandıklarını ve ne zaman kullanmadıklarını, ancak sahip olmaları gerektiğini sordu. Bu geri bildirim, hem DAM'ın işlevselliğini geliştirmek hem de bölümlere içeriklerini ve meta verilerini düzene sokma ve iyileştirme konusunda yardımcı olmak için kullanıldı. Edwards, “Varlık üretim sürecini sürekli olarak iyileştirebilmemiz için varlık kullanımını ve etkinliğini ölçmemizi sağlayan bir analitik panomuz var” dedi. "Neyin işe yaradığını görebilir ve neyin işe yaramadığını görebiliriz."

Sisteminizin kontrol panelinin sağlaması gereken bilgiler :

• Her bir iş biriminin kullanıcıları nasıl arama yapıyor?
• Varlıklarını bulmak için yalnızca serbest metin arama kutusunu mı, yalnızca kendileri için sağlanan arama filtrelerini mi yoksa her ikisinin bir kombinasyonunu mu kullanıyorlar? "Arama filtrelerini kullanmıyorlarsa, onları nasıl iyileştirebileceğimizi tartışabiliriz."
• Varlık türüne göre indirmeler ve her birimde en sık indirilen varlıkların listesi.
• Kullanıcılar tarafından girilen arama terimleri sıfır sonuç verdi. Bu, meta verilerin ayarlanması gerekip gerekmediğini veya kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılamak için yeni varlıkların oluşturulup oluşturulamayacağını belirlemeye yardımcı olur.

BARAJ, kur ve unut sistemi değildir. Yeni kullanıcılar yeni sorular ve yeni ihtiyaçlar getirecektir. Senin işin asla bitmez. Gözünüz metrikleriniz üzerinde olsun ve DAM'nizin bugün, yarın ve ötesinde şirketinizin tüm varlıkları için tek bir gerçek kaynağı olarak başarılı kalmasını sağlamak için kullanıcılarınızla aktif olarak etkileşimde kalın.

Edwards, “DAM programı devam ediyor ve sürdürülüyor” dedi. “İnsanların çalışma şeklini geliştirmek için her zaman yapabileceğiniz bir şeyler vardır. Hangi içeriğe ihtiyaç duydukları ve bu içeriği nasıl elde ettikleri her zaman gelişmektedir.”