Un ghid în 12 pași pentru implementarea unui sistem de management al activelor digitale

Lansarea unui program de management al activelor digitale (DAM) la nivel de întreprindere nu este un lucru ușor. WL Gore and Associates, cel mai bine cunoscut pentru țesătura și produsele sale Gore-Tex, s-a trezit nevoit să facă exact asta. La conferința MarTech, Rachel Edwards, bibliotecarul Enterprise DAM al companiei, ne-a explicat cum au procedat. Ea a explicat, de asemenea, de ce strategia de produs minim viabil (MVP) pe care au ales-o a fost cheia lansării sale de succes. (Există un videoclip cu discursul ei la sfârșitul acestui articol.)

Problema. Gore avea nevoie de un DAM pentru că activele sale erau peste tot. Unități partajate, hard disk-uri externe, site-uri SharePoint, foldere pe computere individuale. Nu a existat un depozit centralizat de active, niciun proces standardizat pentru găsirea activelor și nicio guvernare a conținutului. Fiecare diviziune, și chiar în unele cazuri, subdiviziuni mai mici din cadrul acelor diviziuni primare, avea propriul mod de a face lucrurile. Nu a fost consecvență. Acest lucru a fost mai ales dureros pentru utilizatorii care lucrau în mai multe divizii.

Ce este MVP ? „Este versiunea unui produs care are suficiente funcții pentru a atrage și a fi utilizabil de cei care adoptă timpuriu”, a spus Edwards. „Acei primitori pot valida apoi produsul și pot oferi feedback și idei pentru îmbunătățiri și dezvoltare viitoare. Folosirea abordării MVP pentru lansarea DAM-ului dvs. are multe beneficii, mai ales dacă compania dvs. nu a avut niciodată un DAM înainte.”

1: Aflați cerințele

Edwards spune că nu întrebați părțile interesate ce vor, ci de ce au nevoie. Faptul este că s-ar putea să nu aibă nicio idee despre ce vor. „Este posibil să nu aibă niciun context pentru a formula întrebarea dacă tocmai au aflat ce este un DAM și au doar o înțelegere la nivel înalt a modului în care le-ar putea beneficia pe termen lung”, a spus ea.

Atunci când acesta este cazul, ei tind adesea să greșească pe partea de a dori tot ceea ce cred că poate face un sistem DAM, indiferent de ceea ce au nevoie de el să facă. „Acest lucru vă poate conduce rapid pe calea periculoasă a personalizării excesive”, a spus ea. „Personalizarea excesivă nu numai că poate afecta negativ performanța site-ului dvs., dar vă poate împiedica semnificativ capacitatea de a face upgrade și de a îmbunătăți DAM-ul în continuare.”

2: Separați nevoile de dorințe

Începeți cu filtrarea cerințelor până la nevoi versus dorințe. MVP este în esență cea mai mică unitate de livrare care oferă valoare cuiva. „Concentrează-ți energia în crearea DAM-ului pe mulțumirea inovatorilor și a primilor adoptatori ai tehnologiei, care vor fi minoritatea ta zgomotoasă și grupul tău de utilizatori finali”, a spus ea. „Vă rog, minoritatea voastră zgomotoasă și lăsați-i să-i atragă treptat pe ceilalți, cu entuziasmul lor pentru succesul DAM. Vor fi cele mai mari majorete ale tale și unul dintre cele mai mari atuuri ale tale de PR.”

Minimul pentru un DAM . În esență, un DAM de bază este un depozit pentru a stoca activele care au metadate atașate. Aceste metadate vă permit să găsiți activele printr-un mecanism de căutare odată ce sunt în DAM, astfel încât să le puteți scoate înapoi atunci când aveți nevoie de ele pentru utilizare. „Dacă aveți aceste trei funcții de bază – încărcarea, căutarea și descărcarea – aveți DAM de pornire”, a spus Edwards. „Aveți și opțiunea de a instala versiunea directă din cutie a oricărui sistem DAM pe care l-ați achiziționat. Vedeți ce poate face sistemul imediat de la intrare, fără să vă faceți griji cu privire la personalizări.”

A fost nevoie de aproximativ șase luni pentru a alege furnizorul și platforma DAM potrivite. O mare parte din acest timp a fost petrecut analizând nevoile generale de afaceri pe care PZU trebuie să le satisfacă. Deoarece acesta a fost un efort la nivel de întreprindere, soluția trebuia să fie suficient de robustă pentru a se potrivi cerințelor celor patru divizii diverse ale companiei: Fabric, Apparel, Medical și Performance Solutions.

Citiți în continuare: 20 de întrebări pe care să le adresați furnizorilor de platforme de management al activelor digitale în timpul demonstrației

3: Definiți rolul părților interesate

Apoi, echipa a determinat cine sunt părțile interesate din fiecare divizie. Era esențial ca aceștia să-și înțeleagă rolurile în cadrul proiectului și timpul implicat. „Trebuia să ne asigurăm că ar putea și vor rămâne pe deplin angajați pe toată durata lucrării”, a spus Edwards. „Participarea părților interesate poate ajuta sau afecta semnificativ progresul și calendarul proiectului dumneavoastră. Așa că stabilește-ți așteptări clare chiar de la început. Și nu vă fie teamă să eliminați sau să înlocuiți părțile interesate care nu vă îndeplinesc așteptările.”

Scopul întâlnirii de lansare cu părțile interesate a fost evaluarea nevoilor specifice fiecărei divizii. „Știam că baza noastră de utilizatori nu era sofisticată când a fost vorba de utilizarea sistemelor DAM, așa că am menținut conversația la un nivel relativ ridicat”, a spus ea. „Am folosit asta și ca o oportunitate de a explica procesul MVP și de a stabili așteptări. Am fost foarte clari că produsul pe care îl vor primi în prima zi nu era produsul final.”

Te-ai mutat de la aplicații moștenite de acasă la soluții comerciale (sau invers)? Anunță-ne!

Participați la sondajul MarTech Replacement 2022 astăzi!

MVP nu a fost singurul lucru nou încercat în acest proiect. Aceasta a fost, de asemenea, prima dată când compania a folosit metodologia agilă de împărțire a sarcinilor în mai multe faze scurte și de a livra munca în trepte mai mici. „Proiectul DAM este acum frecvent apreciat ca fiind primul succes agil al Gore”, a spus Edwards. „În cele din urmă, a încurajat alte echipe de proiect din companie să adopte stilul agil de lucru.”

Cheia succesului : Comunicarea clară chiar de la întâlnirea de lansare a fost un factor major al acestui succes. Edwards a spus că i-a determinat pe părțile interesate să se gândească în termeni de livrabile mai mici. explicând că vom oferi funcționalități actualizate mai rapid, dar în pachete mai mici.

• SFAT : Crearea unui plan de comunicare este vitală. Definiți modul în care veți informa părțile interesate atât despre progres, cât și despre blocanții.

4: Stabiliți ce nevoi sunt la nivelul întregii întreprinderi

Odată ce aveți cerințele, împărțiți-le în două grupe, cele specifice unei divizii și cele care se aplică tuturor diviziilor.

Echipa Gore a decis să facă o lansare în etape începând cu divizia Medicală. Au fost două motive pentru aceasta. Una a fost pentru că Medical avea cea mai bună înțelegere a locului în care se aflau activele lor și începuse deja să folosească unele convenții de denumire pentru ei. Celălalt era faptul că aveau cerințe de conformitate legale și de reglementare foarte specifice în jurul conținutului lor, care trebuiau luate în considerare chiar de la început. „Ne-am dat seama că dacă luăm în considerare cel mai strict caz de gestionare a drepturilor chiar de la început”, a spus Edwards. „Am putea fi încrezători că, dacă ar funcționa pentru Medical, va funcționa pentru toți ceilalți.” Acest lucru a determinat instrumentul de bază de management al activelor pe care celelalte divizii l-ar putea folosi și pe care îl puteau construi mai târziu.

5: Prioritizează timp, bani sau rezultate

Echipa lui Edward a stabilit un interval de timp de 13 săptămâni pentru construirea acestei prime versiuni a DAM. Au bugetat 25.000 de dolari pe săptămână pentru munca din fiecare săptămână. „Luând în considerare timpul, banii și producția, știam că nu le putem maximiza pe toate trei”, a spus Edwards. Deci, după ce au stabilit timpul și bugetul, au redus rezultatul la ceea ce aveau absolut nevoie.

• SFAT: Obțineți sfaturi de la cei care adoptă timpuriu. „Din cei 10.000 de angajați ai noștri, am avut o minoritate zgomotoasă de 13 primitori implicați în divizia medicală și ne-am sprijinit pe ei pentru a defini elementele obligatorii față de cele bune pentru MVP.”

6: Întâlniți-vă cu părțile interesate în timpul construcției

De-a lungul acestor 13 săptămâni, echipa s-a întâlnit în mod regulat cu părțile interesate pentru a ajusta, recalibra în mod continuu și convine asupra schimbării priorităților. Asta insemna:

• Întâlniri zilnice stand-up cu echipa principală a proiectului și partenerul de implementare.
• Întâlniri săptămânale de status cu părțile interesate.
• Demonstrațiile care afișează progresul și actualizările au avut loc aproximativ o dată la două săptămâni.

Deoarece cerințele, planurile și rezultatele au fost reevaluate frecvent, acest lucru a permis echipei să răspundă rapid la schimbări și blocaje.

Primiți buletinul informativ zilnic pe care se bazează agenții de marketing digital.

Se procesează... Vă rugăm să așteptați.

ABONATI-VA

Vezi termenii.

7: Începeți antrenamentul imediat ce vă lansați

Odată ce au lansat oficial MVP DAM, echipa a început pregătirea utilizatorilor finali. „În fiecare dintre aceste sesiuni, nu numai că am explicat ce este exact un DAM pentru cei care poate nu fuseseră expuși la unul înainte, dar subliniem și faptul că aceasta a fost versiunea MVP”, a spus Edwards.

8: Fă tot ce poți pentru a obține feedback de la utilizatori

Era esențial ca utilizatorii să înțeleagă că DAM-ul era o lucrare în curs. Funcționalitatea sa va continua să crească și să se extindă în timp. Echipa a subliniat, de asemenea, că utilizatorii vor ajuta la determinarea acestui lucru prin feedback-ul lor. Echipa a clarificat cui utilizatorii pot contacta cu întrebări și sugestii și le-a oferit mai multe metode pentru a face acest lucru. Au spus clar că doresc orice feedback, mare sau mic, bun sau rău.

9: Lăsați să fiarbă

„Odată ce MVP DAM este live, lăsați utilizatorii să trăiască cu el pentru o perioadă și nu doar pentru câteva săptămâni”, a spus Edwards. „Este nevoie de luni de zile pentru ca utilizatorii să caute cu adevărat și pentru ca dvs. să culegeți statistici de utilizare care vă oferă o imagine suficient de precisă a modului în care este utilizat DAM-ul pentru a fi util. Rugați utilizatorii să vadă cum se potrivește în munca lor și cum le satisface nevoile, apoi pot începe să se gândească la cum ar putea face aceste lucruri mai bine.”

Întrebări de adresat utilizatorilor. Pe măsură ce folosesc DAM, consultați-vă în mod regulat cu utilizatorii. Întrebările tale inițiale:

• Ce merge?
• Ce nu merge?
• Ce funcții ți-ar plăcea să ai și care nu sunt disponibile momentan?

10: Aflați ce nu fac utilizatorii

Un sistem DAM bun vă va oferi date despre ceea ce fac utilizatorii cu el. Asta vă va spune, de asemenea, ce nu fac ei, ceea ce ar putea fi. Întrebați-i despre asta.

• SFAT: „Când utilizatorii dvs. sunt încurajați în mod activ să ofere feedback atunci când știu că feedbackul lor este ascultat și că sunt o piesă valoroasă în procesul de planificare a îmbunătățirii, acest lucru ajută cu adevărat să stimuleze implicarea utilizatorilor și utilizatorii fericiți și implicați. poate ajuta la atragerea de utilizatori mai fericiți și implicați.”

11: Aflați de unde mai primesc active

DAM-ul tău este depozitul tău central pentru toate activele companiei tale. Pentru ca acesta să aibă succes, trebuie să fie singura sursă de adevăr pentru tot conținutul tău. Dacă utilizatorii dvs. nu își primesc activele de la DAM, aflați de unde le obțin. Cum se pot integra acele alte sisteme cu DAM-ul tău? Poate DAM să înlocuiască acele sisteme? Dacă a existat un sistem pe care l-au folosit ca pseudo-DAM înainte, dezactivați-l. Dacă dezactivarea acestuia nu este posibilă, asigurați-vă că toate activele care se află acum în DAM au fost eliminate din acesta.

„Probabil că există mai multe locuri acolo unde utilizatorii obțin active decât vă dați seama”, a spus Edwards. „Continuați să puneți întrebările. Răspunsurile pe care ți le dau astăzi despre cum funcționează sau nu DAM-ul pentru ei s-ar putea să nu fie răspunsul pe care ți-l dau săptămâna viitoare, luna viitoare sau chiar anul viitor. La Gore rămân în contact regulat cu părțile interesate și avem întâlniri lunare cu super-utilizatorii noștri.”

12: Rugați unitățile de afaceri să facă sondaje

În anul care a urmat lansării MVP DAM, diviziile au trimis sondaje trimestriale utilizatorilor lor, întrebându-i ce le-a plăcut și ce nu le-a plăcut la DAM, când l-au folosit și când nu, dar ar fi trebuit. Acest feedback a fost folosit atât pentru a îmbunătăți funcționalitatea DAM, cât și pentru a ajuta diviziile să-și eficientizeze și să își îmbunătățească conținutul și metadatele. „Avem un tablou de bord de analiză care ne permite să măsuram utilizarea și eficacitatea activelor, astfel încât să putem îmbunătăți continuu procesul de producție a activelor”, a spus Edwards. „Putem vedea ce funcționează și scăpăm de ceea ce nu funcționează.”

Informații care ar trebui să furnizeze tabloul de bord al sistemului dvs .:

• Cum caută utilizatorii fiecărei unități de afaceri?
• Folosesc doar caseta de căutare cu text liber, doar filtrele de căutare furnizate pentru ei sau o combinație a ambelor pentru a-și găsi activele? „Dacă nu folosesc filtrele de căutare, putem discuta cum le putem îmbunătăți.”
• Descărcări în funcție de tipul de material și o listă a materialelor descărcate cel mai frecvent din fiecare unitate.
• Termenii de căutare introduși de utilizatori nu au returnat rezultate. Acest lucru ajută la determinarea dacă metadatele necesită ajustare sau dacă ar putea fi create elemente noi pentru a satisface nevoile utilizatorilor.

Un DAM nu este un sistem set-it-and-forget-it. Noii utilizatori vor aduce noi întrebări și noi nevoi. Munca ta nu este niciodată terminată. Păstrați-vă ochii pe valorile dvs. și rămâneți implicat activ cu utilizatorii dvs. pentru a vă asigura că DAM-ul dvs. rămâne de succes ca acea sursă unică de adevăr pentru toate activele companiei dvs. astăzi, mâine și nu numai.

„Programul DAM este în desfășurare și susținut”, a spus Edwards. „Întotdeauna există ceva ce poți face pentru a îmbunătăți modul în care oamenii lucrează. De ce conținut au nevoie și cum obțin acel conținut evoluează mereu.”