舉辦終極捐助者答謝活動的 8 種方式

想像一下，舉辦一場活動，您不出售門票或要求捐款，而只是讓您的頂級潛在客戶度過一個難忘的夜晚。 這是一次獨家聚會，它激發了人們的興趣，如果做得好，這是恢復你的捐贈者名單的好方法。 這種類型的捐助者感謝活動被稱為培養活動，這是一個以創造性的方式突出您組織的使命和需求的機會，而不是直接出來要求捐款。

培養活動在一個有趣、舒適的環境中舉行，通常以家庭聚會或雞尾酒會的形式進行，以參與高層次的使命互動，讓您的客人在情感上感到滿足，並更加投入到您的使命中。 您的領導團隊、志願者、董事會成員、員工和您影響的客戶都將參加此活動，目的是讓中大型捐助者感覺好像他們正在參加派對而不是籌款活動。 通過在舒適、輕鬆的環境中分享您的影響並開始對話，您的捐贈者將在情感上感到滿足並為您的使命投入更多精力。

精心策劃的種植活動可能是最強大的非營利營銷形式之一。 培養活動不僅有可能獲得重大禮物，而且還有助於在您的組織和更大的捐助者之間建立更牢固的聯繫。

在 BBCON 慈善會議上，《以捐贈者為中心的籌款和以捐贈者為中心的領導力》一書的作者佩內洛普·伯克（Penelope Burke）指出了分享培養活動潛力的研究結果，並引用了以下富有洞察力的統計數據：

• 在參加捐贈者培育活動的捐贈者中，以 1-7 為評分標準，其中 7 人最滿意，捐贈者對自己的評分為 5-7。
• 33% 出席的捐贈者主動贈送禮物
• 35% 的捐贈者將捐贈的原因歸功於此次活動

以下是舉辦修煉活動時要牢記的八個技巧。

1. 確定細節

確定培養日期後，您需要將活動添加到公司日曆中，找到地點並設置開始時間。 接下來，您將要創建一個項目時間表，說明一切應該在什麼時候發生，以及從現在到事件發生之間需要執行哪些步驟。

當您最終確定活動的具體細節時，您還需要採取以下幾個步驟：

• 盡可能提前預訂特殊客人。 這可能是受您的事業影響的客戶，可以分享他們的成功故事。
• 決定員工、志願者和董事會成員將扮演什麼角色。
• 確認所有與會者的回复。
  • 一般來說，平均響應率在受邀者的 10% 到 30% 之間。 因為活動的響應率可能很低，所以邀請比您預期的更多的人參加您的修煉活動。

2.把你的活動變成派對

您的捐贈者將期望獲得有趣、愉快的體驗，而不會感到有捐贈的壓力。 與其他活動不同，修煉活動是一個進行有意義的對話的機會，這些對話不是太沉重或太嚴肅。 您的目標是為您的客人營造一個輕鬆的氛圍，並幫助加深他們與您的組織的聯繫，以便他們最終更傾向於自願付出。

一個簡單的詞可以徹底改變你的活動：派對。 派對這個詞有一個更有趣、更舒適、更輕鬆的內涵，可以吸引更多的捐贈者參加。 在您的邀請函、電子郵件通訊和營銷材料中，使用“聚會”一詞而不是“活動”來描述您的聚會。

3. 舉辦優質活動

培育活動是您品牌的延伸，這就是為什麼您要關注細節。 您的受邀者可能財大氣粗，習慣於參加奢華的活動和聚會。 他們不習慣喝盒裝酒和吃手指三明治。 訣竅是迎合他們的口味，同時牢記您的預算。

同樣重要的是，您的政黨反映了您組織的個性和文化。 例如，如果您的非營利組織位於加利福尼亞州並支持墨西哥的兒童孤兒院，您可能會選擇在您的活動中設置一個炸玉米餅攤位。 只要確保它是一個提供高品質食物的炸玉米餅攤。

專業提示：鼓勵您的員工幫助服務，以便他們能夠與客人進行私人對話。

4.讓你的董事會成員工作

您的董事會成員應該在您的培養活動中發揮積極作用。 一種方法是給你的董事會成員一個正式的歡迎角色。 這意味著您的董事會成員將是您的捐助者到達時看到的第一張臉。 讓您的董事會成員參與的其他方法是讓他們互相介紹客人以引發對話，並尋找壁花進行對話。

如果董事會成員願意，還可以分配給幾個高調的客人進行修煉談話。 這可以很簡單，“很高興你來了！ 您對我們組織的初步印像如何？” 注意保持談話隨意，不要暗示詢問。 相反，這應該是一個真正了解個人的機會，同時還可以提供有關您的非營利組織的重要信息。

將您的董事會成員與其他客人區分開來，並使用顏色編碼的姓名標籤使他們易於識別。

5. 分類您的賓客名單

雖然你所有的客人來參加你的修煉活動都是有目的的，但毫無疑問，你的貴賓名單上有一些客人。

這些非常重要的人可能包括：

• 長期捐助者
• 財大氣粗的捐助者
• 你為未來的禮物而培養的人

這些優先客人不僅應該受到特別關注，還應該制定如何吸引他們的計劃。 在培訓活動之前，找出他們是誰，他們為什麼來，以及任何可以用作對話開始的背景信息，例如他們感興趣的愛好。將這些潛在客戶分配給您的員工和董事會成員，以便他們一定要在晚上與他們交談。

6. 確定你的預算

這些類型的活動應該納入您的年度預算，這樣您就可以確切地知道您需要花費多少。

計劃種植活動時要考慮的成本：

• • 食品和飲料——餐飲、開放式酒吧、開胃菜
    • 省錢：從當地雜貨店購買酒精。
  • 場地——場地租用費
    • 省錢：在董事會成員家中舉辦活動。
  • 鮮花——聘請花店製作和交付中心件
    • 省錢：在雜貨店或當地花店購買現成的花束。
  • 設備租賃——額外的椅子、桌子
    • 省錢：跳過椅套。
  • 娛樂——您可能需要為特殊客人支付或提供差旅費用
    • 省錢：僱用當地人才。
  • 平面設計——邀請函、營銷材料、小冊子
    • 省錢：如果您的辦公室有技術和人員，請自行設計。
  • 印刷/材料——橫幅、標誌、海報、營銷材料、活動的專業印刷成本。
    • 省錢：使用您自己的辦公室打印機打印您可以打印的內容，並為專業人士保存較大的項目。

7. 活動當天哇

你修煉的日子終於到了。 您的客人渴望和興奮地與彼此和您的員工交流。 不要讓他們等待。 在活動開始時間前 15 分鐘開門，以便早起的鳥兒。 然後通過戰略性地放置您的董事會成員來設置場景，使他們成為您的客人首先看到的人。 應該有一張帶有客人姓名標籤的歡迎表。 也許您也有一名員工或董事會成員站在那裡。

應該有一個人（如果不是你）負責確保夜晚順利進行。 總體目標是讓您的客人感到特別。 這裡有一些技巧可以幫助您實現這一目標：

• 歡迎每位捐贈者收集他們的姓名標籤並在與會者名單上核對他們的名字。
• 在整個活動期間，讓主要工作人員和董事會成員與捐助者交流和互動。
• 確保食物和飲料儲備充足並且隨時可用。
• 活動期間拍照。
  • 這些可用於營銷材料，例如電子郵件通訊、未來的培養活動、社交媒體帖子和辦公室公告欄，以激勵和激勵員工。
• 有一個計時員。 指定您的一名員工擔任活動的計時員，以確保您整晚都遵守您的日程安排。
• 跟踪小細節。 這可能包括確保在演講者演示期間為所有客人提供足夠的座位，確保每位客人都收到有關您組織的小冊子，或者在活動開始前仔細檢查麥克風是否正常工作。

8. 跟進與會者

在你修煉活動的一周內，給每一位參加的人發送一封感謝信，無論他們是否捐款。 通過及時感謝您的與會者，您不僅有禮貌，而且還培養了您在活動中建立的關係。 這也是與您當前和潛在捐助者交流和聯繫的另一個機會。

WGBH 的 Germaine Frechette 說：“大多數人不期望事件跟進，因此您有機會在其他組織中脫穎而出。 也許你在活動中有一張捐贈者的迷人照片——這總是一個很好的理由寫下並說，'謝謝你的出席，很高興見到你，這是一個美好的回憶。'”

即使沒有出現也應該發送後續信件。 這是一個發展關係的機會，可能會導致您參加下一次活動甚至捐款。 告訴你沒有演出你很抱歉他們沒能參加，簡要回顧一下活動，包括在活動中分發的任何相關材料，並說你希望在下一次看到他們。

結論

最終，目標應該是在更個人的層面上了解您的捐贈者。 這種關係可以建立信任和更深的捐助者忠誠度。 弗雷切特補充道，