举办终极捐助者答谢活动的 8 种方式

想象一下，举办一场活动，您不出售门票或要求捐款，而只是让您的顶级潜在客户度过一个难忘的夜晚。 这是一次独家聚会，它激发了人们的兴趣，如果做得好，这是恢复你的捐赠者名单的好方法。 这种类型的捐助者感谢活动被称为培养活动，这是一个以创造性的方式突出您组织的使命和需求的机会，而不是直接出来要求捐款。

培养活动在一个有趣、舒适的环境中举行，通常以家庭聚会或鸡尾酒会的形式进行，以参与高层次的使命互动，让您的客人在情感上感到满足，并更加投入到您的使命中。 您的领导团队、志愿者、董事会成员、员工和您影响的客户都将参加此活动，目的是让中大型捐助者感觉好像他们正在参加派对而不是筹款活动。 通过在舒适、轻松的环境中分享您的影响并开始对话，您的捐赠者将在情感上感到满足并为您的使命投入更多精力。

精心策划的种植活动可能是最强大的非营利营销形式之一。 培养活动不仅有可能获得重大礼物，而且还有助于在您的组织和更大的捐助者之间建立更牢固的联系。

在 BBCON 慈善会议上，《以捐赠者为中心的筹款和以捐赠者为中心的领导力》一书的作者佩内洛普·伯克（Penelope Burke）指出了分享培养活动潜力的研究结果，并引用了以下富有洞察力的统计数据：

• 在参加捐赠者培育活动的捐赠者中，以 1-7 为评分标准，其中 7 人最满意，捐赠者对自己的评分为 5-7。
• 33% 出席的捐赠者主动赠送礼物
• 35% 的捐赠者将捐赠的原因归功于此次活动

以下是举办修炼活动时要牢记的八个技巧。

1. 确定细节

确定培养日期后，您需要将活动添加到公司日历中，找到地点并设置开始时间。 接下来，您将要创建一个项目时间表，说明一切应该在什么时候发生，以及从现在到事件发生之间需要执行哪些步骤。

当您最终确定活动的具体细节时，您还需要采取以下几个步骤：

• 尽可能提前预订特殊客人。 这可能是受您的事业影响的客户，可以分享他们的成功故事。
• 决定员工、志愿者和董事会成员将扮演什么角色。
• 确认所有与会者的回复。
  • 一般来说，平均响应率在受邀者的 10% 到 30% 之间。 因为活动的响应率可能很低，所以邀请比您预期的更多的人参加您的修炼活动。

2.把你的活动变成派对

您的捐赠者将期望获得有趣、愉快的体验，而不会感到有捐赠的压力。 与其他活动不同，修炼活动是一个进行有意义的对话的机会，这些对话不是太沉重或太严肃。 您的目标是为您的客人营造一个轻松的氛围，并帮助加深他们与您的组织的联系，以便他们最终更倾向于自愿付出。

一个简单的词可以彻底改变你的活动：派对。 派对这个词有一个更有趣、更舒适、更轻松的内涵，可以吸引更多的捐赠者参加。 在您的邀请函、电子邮件通讯和营销材料中，使用“聚会”一词而不是“活动”来描述您的聚会。

3. 举办优质活动

培育活动是您品牌的延伸，这就是为什么您要关注细节。 您的受邀者可能财大气粗，习惯于参加奢华的活动和聚会。 他们不习惯喝盒装酒和吃手指三明治。 诀窍是迎合他们的口味，同时牢记您的预算。

同样重要的是，您的政党反映了您组织的个性和文化。 例如，如果您的非营利组织位于加利福尼亚州并支持墨西哥的儿童孤儿院，您可能会选择在您的活动中设置一个炸玉米饼摊位。 只要确保它是一个提供高品质食物的炸玉米饼摊。

专业提示：鼓励您的员工帮助服务，以便他们能够与客人进行私人对话。

4.让你的董事会成员工作

您的董事会成员应该在您的培养活动中发挥积极作用。 一种方法是给你的董事会成员一个正式的欢迎角色。 这意味着您的董事会成员将是您的捐助者到达时看到的第一张脸。 让您的董事会成员参与的其他方法是让他们互相介绍客人以引发对话，并寻找壁花进行对话。

如果董事会成员愿意，还可以分配给几个高调的客人进行修炼谈话。 这可以很简单，“很高兴你来了！ 您对我们组织的初步印象如何？” 注意保持谈话随意，不要暗示询问。 相反，这应该是一个真正了解个人的机会，同时还可以提供有关您的非营利组织的重要信息。

将您的董事会成员与其他客人区分开来，并使用颜色编码的姓名标签使他们易于识别。

5. 分类您的宾客名单

虽然你所有的客人来参加你的修炼活动都是有目的的，但毫无疑问，你的贵宾名单上有一些客人。

这些非常重要的人可能包括：

• 长期捐助者
• 财大气粗的捐助者
• 你为未来的礼物而培养的人

这些优先客人不仅应该受到特别关注，还应该制定如何吸引他们的计划。 在培训活动之前，找出他们是谁，他们为什么来，以及任何可以用作对话开始的背景信息，例如他们感兴趣的爱好。将这些潜在客户分配给您的员工和董事会成员，以便他们一定要在晚上与他们交谈。

6. 确定你的预算

这些类型的活动应该纳入您的年度预算，这样您就可以确切地知道您需要花费多少。

计划种植活动时要考虑的成本：

• • 食品和饮料——餐饮、开放式酒吧、开胃菜
    • 省钱：从当地杂货店购买酒精。
  • 场地——场地租用费
    • 省钱：在董事会成员家中举办活动。
  • 鲜花——聘请花店制作和交付中心件
    • 省钱：在杂货店或当地花店购买现成的花束。
  • 设备租赁——额外的椅子、桌子
    • 省钱：跳过椅套。
  • 娱乐——您可能需要为特殊客人支付或提供差旅费用
    • 省钱：雇用当地人才。
  • 平面设计——邀请函、营销材料、小册子
    • 省钱：如果您的办公室有技术和人员，请自行设计。
  • 印刷/材料——横幅、标志、海报、营销材料、活动的专业印刷成本。
    • 省钱：使用您自己的办公室打印机打印您可以打印的内容，并为专业人士保存较大的项目。

7. 活动当天哇

你修炼的日子终于到了。 您的客人渴望和兴奋地与彼此和您的员工交流。 不要让他们等待。 在活动开始时间前 15 分钟开门，以便早起的鸟儿。 然后通过战略性地放置您的董事会成员来设置场景，使他们成为您的客人首先看到的人。 应该有一张带有客人姓名标签的欢迎表。 也许您也有一名员工或董事会成员站在那里。

应该有一个人（如果不是你）负责确保夜晚顺利进行。 总体目标是让您的客人感到特别。 这里有一些技巧可以帮助您实现这一目标：

• 欢迎每位捐赠者收集他们的姓名标签并在与会者名单上核对他们的名字。
• 在整个活动期间，让主要工作人员和董事会成员与捐助者交流和互动。
• 确保食物和饮料储备充足并且随时可用。
• 活动期间拍照。
  • 这些可用于营销材料，例如电子邮件通讯、未来的培养活动、社交媒体帖子和办公室公告栏，以激励和激励员工。
• 有一个计时员。 指定您的一名员工担任活动的计时员，以确保您整晚都遵守您的日程安排。
• 跟踪小细节。 这可能包括确保在演讲者演示期间为所有客人提供足够的座位，确保每位客人都收到有关您组织的小册子，或者在活动开始前仔细检查麦克风是否正常工作。

8. 跟进与会者

在你修炼活动的一周内，给每一位参加的人发送一封感谢信，无论他们是否捐款。 通过及时感谢您的与会者，您不仅有礼貌，而且还培养了您在活动中建立的关系。 这也是与您当前和潜在捐助者交流和联系的另一个机会。

WGBH 的 Germaine Frechette 说：“大多数人不期望事件跟进，因此您有机会在其他组织中脱颖而出。 也许你在活动中有一张捐赠者的迷人照片——这总是一个很好的理由写下并说，'谢谢你的出席，很高兴见到你，这是一个美好的回忆。'”

即使没有出现也应该发送后续信件。 这是一个发展关系的机会，可能会导致您参加下一次活动甚至捐款。 告诉你没有演出你很抱歉他们没能参加，简要回顾一下活动，包括在活动中分发的任何相关材料，并说你希望在下一次看到他们。

结论

最终，目标应该是在更个人的层面上了解您的捐赠者。 这种关系可以建立信任和更深的捐助者忠诚度。 弗雷切特补充道，