تخيل أنك تستضيف حدثًا لا تبيع فيه التذاكر أو تطلب تبرعات - وبدلاً من ذلك ، فإنك ببساطة تمنح العملاء المحتملين من الدرجة الأولى ليلة لتتذكرها. إنه تجمع حصري ، يثير الاهتمام ، وإذا تم القيام به بشكل صحيح ، فهو طريقة رائعة لإحياء قائمة المتبرعين. يُعرف هذا النوع من أحداث تقدير المتبرعين بحدث زراعة ، وهي فرصة لتسليط الضوء على مهمة مؤسستك واحتياجاتها بطريقة إبداعية ، دون الخروج مباشرة وطلب التبرعات.
يقام حدث الزراعة في بيئة ممتعة ومريحة ، عادةً في شكل حفلة منزلية أو حفل استقبال كوكتيل ، من أجل المشاركة في تفاعلات مهمة عالية المستوى ستجعل ضيوفك يشعرون بالرضا العاطفي والمزيد من الاستثمار في مهمتك. سيحضر فريقك القيادي والمتطوعون وأعضاء مجلس الإدارة والموظفون والعميل الذي تأثرت به جميعًا هذا الحدث بهدف جعل المتبرعين من المنتصف إلى الكبار يشعرون كما لو أنهم يحضرون حفلة بدلاً من حدث لجمع التبرعات. من خلال مشاركة تأثيرك وبدء المحادثات في بيئة مريحة وهادئة ، سيغادر المتبرعون شعورًا بالرضا العاطفي والمزيد من الاستثمار في مهمتك.
يمكن أن يكون حدث الزراعة المخطط جيدًا أحد أقوى أشكال التسويق غير الربحي. لا يقتصر دور حدث الزراعة على توفير هدايا كبيرة فحسب ، بل يساعد أيضًا في بناء اتصال أقوى بين مؤسستك والمانحين الأكبر حجمًا.
في جلسة مؤتمر BBCON الخيري ، أشارت بينيلوبي بيرك ، مؤلفة كتاب جمع التبرعات المتمحور حول المانحين والقيادة المتمركزة حول المانحين ، إلى نتائج البحث لمشاركة إمكانات أحداث الزراعة ، مستشهدة بالإحصاءات الثاقبة التالية:
- من بين المتبرعين الذين ذهبوا إلى فعاليات زراعة المانحين على مقياس من 1 إلى 7 وكان الرقم 7 أكثر رضا ، صنف المانحون أنفسهم 5-7.
- 33 في المائة من المتبرعين الذين حضروا قدموا هدية غير مرغوب فيها
- 35 في المائة من المتبرعين الذين تم طلبهم والذين قدموا هدية نسبوا الفضل إلى الحدث بسبب تقديمهم للهدية
فيما يلي ثماني نصائح يجب وضعها في الاعتبار عند استضافة حدث زراعة.
1. مسمار أسفل التفاصيل
بمجرد تحديد تاريخ تاريخ الزراعة ، ستحتاج إلى إضافة الحدث إلى تقويم شركتك ، والعثور على موقع ، وتعيين وقت البدء. بعد ذلك ، سترغب في إنشاء جدول زمني للمشروع للوقت الذي يجب أن يحدث فيه كل شيء والخطوات التي يجب أن تحدث بين الآن والحدث.
عند الانتهاء من تفاصيل الحدث الخاص بك ، إليك بعض الخطوات الأخرى التي ستحتاج إلى اتخاذها:
- احجز ضيوفًا مميزين في وقت مبكر قدر الإمكان. قد يكون هذا العميل قد تأثر بقضيتك ويمكنه مشاركة قصة نجاحه.
- حدد الأدوار التي سيلعبها الموظفون والمتطوعون وأعضاء مجلس الإدارة.
- قم بتأكيد جميع الحاضرين أثناء قيامهم بالرد.
- بشكل عام ، يتراوح متوسط معدل الاستجابة بين 10 و 30 بالمائة من المدعوين. نظرًا لأن معدلات الاستجابة للأحداث يمكن أن تكون منخفضة ، قم بدعوة المزيد من الأشخاص أكثر مما تتوقع لحضور حدث الزراعة الخاص بك.
2. تحويل الحدث الخاص بك إلى حفلة
يتوقع المتبرعون الحصول على تجربة ممتعة وممتعة دون الشعور بالضغط لتقديمها. على عكس الأحداث الأخرى ، فإن حدث التدريب هو فرصة للانخراط في محادثات هادفة ليست ثقيلة أو جادة للغاية. هدفك هو خلق جو مريح لضيوفك ، ومساعدتهم على تعميق ارتباطهم بمؤسستك ، بحيث يكونون في النهاية أكثر ميلًا للعطاء من تلقاء أنفسهم.
كلمة واحدة بسيطة يمكن أن تغير حدثك بالكامل: حفلة. تتميز حفلة الكلمات بدلالة أكثر متعة وراحة واسترخاء ، مما قد يغري المزيد من المتبرعين للحضور. في الدعوات ، والاتصالات عبر البريد الإلكتروني ، والمواد التسويقية ، استخدم كلمة "حفلة" بدلاً من "حدث" لوصف تجمعك.
3. تنظيم حدث جودة
يعتبر حدث الزراعة امتدادًا لعلامتك التجارية ، ولهذا السبب تريد اهتمامًا شديدًا بالتفاصيل. من المحتمل أن يكون لدى المدعوين جيوب عميقة وأنهم معتادون على حضور الأحداث والتجمعات الفخمة. إنهم غير معتادين على شرب النبيذ وتناول شطائر الأصابع. الحيلة هي تلبية أذواقهم مع مراعاة ميزانيتك أيضًا.
من المهم أيضًا أن يعكس حزبك شخصية مؤسستك وثقافتها. على سبيل المثال ، إذا كان مقر منظمتك غير الربحية في كاليفورنيا وتدعم دور الأيتام للأطفال في المكسيك ، فقد تختار أن يكون لديك كشك تاكو في هذا الحدث الخاص بك. فقط تأكد من أنه حامل تاكو يقدم وجبات عالية الجودة.
نصيحة احترافية: شجع موظفيك على المساعدة في الخدمة حتى يكونوا في وضع يسمح لهم بإجراء محادثات شخصية مع الضيوف.
4. ضع أعضاء مجلس الإدارة في العمل
يجب أن يلعب أعضاء مجلس الإدارة دورًا نشطًا في حدث الزراعة الخاص بك. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في منح أعضاء مجلس الإدارة دور ترحيب رسمي. هذا يعني أن أعضاء مجلس إدارتك سيكونون الوجه الأول الذي يراه المتبرعون عند وصولهم. تتمثل الطرق الأخرى لإشراك أعضاء مجلس إدارتك في جعلهم يقدمون الضيوف لبعضهم البعض لإثارة المحادثات ، والبحث عن زهور الجدار للانخراط في محادثة.
إذا كان أعضاء مجلس الإدارة متروكين لذلك ، فيمكن أيضًا تعيينهم إلى اثنين من الضيوف البارزين لإجراء محادثة ترسيخية. يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل ، "سعيد جدًا لأنك أتيت! ما هو انطباعك الأولي عن منظمتنا؟ " كن حريصًا على جعل المحادثة غير رسمية دون الإشارة إلى طلب ذلك. بدلاً من ذلك ، يجب أن تكون فرصة للتعرف على الفرد بصدق مع الإغراق في المعلومات المهمة حول مؤسستك غير الربحية.
ميّز أعضاء مجلس إدارتك عن الضيوف الآخرين واجعل من السهل التعرف عليهم من خلال بطاقة اسم مرمزة بالألوان.
5. فرز قائمة ضيوفك
في حين أن جميع ضيوفك الذين سيحضرون حدث الزراعة الخاص بك يخدمون غرضًا ، سيكون هناك بلا شك بعض الضيوف الموجودين في قائمة الشخصيات المهمة الخاصة بك.
قد يشمل هؤلاء الأشخاص المهمون جدًا:
- الجهات المانحة على المدى الطويل
- المتبرعون بجيوب عميقة
- الأشخاص الذين تربيهم من أجل هدية مستقبلية
لا ينبغي إيلاء هؤلاء الضيوف ذوي الأولوية اهتمامًا خاصًا فحسب ، بل يجب أيضًا أن تكون هناك خطة حول كيفية إشراكهم. قبل حدث الزراعة ، اكتشف من هم ، ولماذا يأتون ، وأي معلومات أساسية يمكن استخدامها كبداية للمحادثة ، مثل هواية يهتمون بها. عيّن هذه الاحتمالات لفريق العمل وأعضاء مجلس الإدارة لديك حتى يتمكنوا من اجعلها نقطة للتحدث معهم خلال المساء.
6. تحديد ميزانيتك
يجب تضمين هذه الأنواع من الأحداث في ميزانيتك للعام حتى تعرف بالضبط المبلغ الذي سيتعين عليك إنفاقه.
التكاليف التي يجب مراعاتها عند التخطيط لحدث زراعة:
- الطعام والشراب - تقديم الطعام وبار مفتوح ومقبلات
- توفير المال: اشترِ الكحول من محل بقالة محلي.
- المكان — رسوم تأجير المساحات
- توفير المال: عقد الفعالية في منزل أحد أعضاء مجلس الإدارة.
- الزهور — الاستعانة ببائع زهور لإنشاء القطع المركزية وتسليمها
- توفير المال: احصل على باقات جاهزة من متجر البقالة أو من بائع الزهور المحلي.
- تأجير المعدات — كراسي وطاولات إضافية
- توفير المال: تخطي أغطية الكرسي.
- الترفيه - قد تحتاج إلى دفع أو توفير نفقات السفر للضيوف المميزين
- توفير المال: توظيف المواهب المحلية.
- تصميم الجرافيك - دعوات ، مواد تسويقية ، كتيبات
- توفير المال: إذا كان مكتبك يحتوي على التكنولوجيا والموظفين ، فقم بالتصميم في المنزل.
- الطباعة / المواد - تكاليف الطباعة الاحترافية للافتات واللافتات والملصقات والضمانات التسويقية والأنشطة.
- توفير المال: اطبع ما يمكنك باستخدام طابعة المكتب الخاصة بك واحفظ المشاريع الأكبر للمحترف.
- الطعام والشراب - تقديم الطعام وبار مفتوح ومقبلات
7. واو في يوم الحدث
وصل يوم حدث الزراعة الخاص بك أخيرًا. ضيوفك متحمسون ومتحمسون للاختلاط ببعضهم البعض ومع موظفيك. لا تجعلهم ينتظرون. افتح الأبواب قبل 15 دقيقة من وقت بدء الحدث للطيور المبكرة. ثم اضبط المشهد عن طريق وضع أعضاء مجلس إدارتك بشكل استراتيجي بحيث يكونون أول من يراه ضيوفك. يجب أن يكون هناك جدول ترحيب به علامات أسماء الضيف. ربما لديك موظف أو عضو مجلس إدارة يقف هناك أيضًا.
يجب أن يكون هناك شخص واحد (إن لم يكن أنت) مسؤول عن التأكد من أن الليل يسير بسلاسة. الهدف العام هو جعل ضيوفك يشعرون بأنهم مميزون. إليك بعض النصائح لمساعدتك في تحقيق ذلك:
- رحب بكل متبرع أثناء قيامه بجمع بطاقة الاسم الخاصة به وتحقق من اسمه في قائمة الحضور.
- اطلب من الموظفين الرئيسيين وأعضاء مجلس الإدارة الاختلاط والتفاعل مع المانحين طوال فترة الحدث.
- تأكد من أن الأطعمة والمشروبات مخزنة بالكامل ومتوفرة في جميع الأوقات.
- التقط الصور أثناء الحدث.
- يمكن استخدامها في المواد التسويقية مثل الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني ، وأحداث الزراعة المستقبلية ، ومنشورات وسائل التواصل الاجتماعي ، ولوحة الإعلانات في مكتبك لإلهام الموظفين وتحفيزهم.
- احصل على حارس للوقت. عيّن أحد موظفيك ليكون حارس الوقت للحدث للتأكد من التزامك بجدولك الزمني طوال الليل.
- تتبع التفاصيل الصغيرة. قد يشمل ذلك التأكد من وجود مقاعد كافية لجميع ضيوفك أثناء العرض التقديمي للمتحدث ، والتأكد من أن كل ضيف يتلقى كتيبًا عن مؤسستك ، أو التحقق مرة أخرى من عمل الميكروفون قبل بدء الحدث.
8. المتابعة مع الحضور
في غضون أسبوع من حدث الزراعة الخاص بك ، أرسل رسالة شكر إلى كل شخص حضر ، سواء قدم تبرعًا أم لا. من خلال شكر الحاضرين على الفور ، فأنت لا تكون مؤدبًا فحسب ، بل تقوم أيضًا بتنمية العلاقة التي أنشأتها في الحدث. هذه أيضًا فرصة أخرى للتواصل والتواصل مع المانحين الحاليين والمحتملين.
تقول Germaine Frechette من WGBH: "لا يتوقع معظم الناس متابعة الحدث ، لذلك لديك فرصة للتميز بين المنظمات الأخرى. ربما لديك صورة جذابة للمتبرع في هذا الحدث - وهذا دائمًا سبب رائع للكتابة والقول ، "شكرًا لك على الحضور ، من الرائع مقابلتك وهنا ذكرى جميلة."
يجب إرسال رسائل متابعة حتى عدم الحضور. هذه فرصة لتطوير علاقة قد تؤدي إلى حضور حدثك القادم أو حتى تبرع. أخبر برامجك بعدم أنك آسف لعدم تمكنهم من تقديمها ، وقدم ملخصًا موجزًا للحدث ، وقم بتضمين أي مواد ذات صلة تم توزيعها في الحدث ، وقل أنك تأمل في رؤيتها في اليوم التالي.
خاتمة
في النهاية ، يجب أن يكون الهدف هو التعرف على المتبرعين على مستوى شخصي أكثر. هذا النوع من العلاقات هو ما يبني الثقة والولاء الأعمق للمانحين. يضيف Frechette ،
تعمل الأحداث الهادفة على إبقاء المحادثة مستمرة بين المنظمة وداعميها. مثل أي علاقة ، كلما تفاعلت مع شخص ما ، زادت معرفتك بما يحفزهم على العمل.
كتيب الاحتفاظ بالمانحين