8 moduri de a găzdui evenimentul suprem de apreciere a donatorilor

Imaginați-vă că găzduiți un eveniment în care nu vindeți bilete sau nu cereți donații, ci pur și simplu oferiți clienților potențiali de top o noapte de amintit. Este o adunare exclusivă, trezește interes și, dacă este făcută corect, este o modalitate excelentă de a vă reînvia lista de donatori. Acest tip de eveniment de apreciere a donatorilor este cunoscut ca un eveniment de cultivare, o oportunitate de a evidenția misiunea și nevoile organizației dvs. într-un mod creativ, fără a veni direct și a cere donații.

Un eveniment de cultivare se desfășoară într-un mediu distractiv și confortabil, de obicei sub forma unei petreceri în casă sau a unei recepții de cocktail, pentru a se angaja în interacțiuni de misiune la nivel înalt care îi vor lăsa pe oaspeții tăi să se simtă mulțumiți emoțional și mai investiți în misiunea ta. Echipa dvs. de conducere, voluntarii, membrii consiliului de administrație, personalul și un client pe care l-ați afectat vor participa cu toții la acest eveniment cu scopul de a-i face pe donatorii medii și majori să se simtă ca și cum ar participa la o petrecere, mai degrabă decât la un eveniment de strângere de fonduri. Împărtășindu-vă impactul și inițiind conversații într-un mediu confortabil și relaxat, donatorii tăi se vor simți mulțumiți emoțional și mai investiți în misiunea ta.

Un eveniment de cultivare bine planificat poate fi una dintre cele mai puternice forme de marketing nonprofit. Nu numai că un eveniment de cultivare are potențialul de a asigura cadouri majore, dar ajută și la construirea unei legături mai puternice între organizația dvs. și donatorii dvs. mai mari.

La o sesiune de conferință filantropică BBCON, Penelope Burke, autoarea Strângerii de fonduri centrate pe donatori și a conducerii centrate pe donatori, a subliniat rezultatele cercetării pentru a împărtăși potențialul evenimentelor de cultivare, citând următoarele statistici perspicace:

• Printre donatorii care au participat la evenimentele de cultivare a donatorilor pe o scară de la 1 la 7, 7 fiind cei mai mulțumiți, donatorii s-au clasat pe ei înșiși pe locul 5-7.
• 33% dintre donatorii care au participat au făcut un cadou nesolicitat
• 35% dintre donatorii solicitați care au făcut un cadou au atribuit evenimentului motivul pentru care au făcut cadoul

Iată opt sfaturi de care trebuie să ții cont atunci când găzduiești un eveniment de cultivare.

1. Specificații Nail Down

Odată ce ați determinat data datei de cultivare, va trebui să adăugați evenimentul în calendarul companiei dvs., să găsiți o locație și să setați o oră de începere. Apoi, veți dori să creați o cronologie a proiectului pentru când ar trebui să se întâmple totul și ce pași trebuie să se întâmple între acum și eveniment.

Pe măsură ce finalizați specificul evenimentului dvs., iată câțiva alți pași pe care va trebui să-i faceți:

• Rezervați oaspeți speciali cu cât mai mult timp posibil. Acesta ar putea fi un client care a fost afectat de cauza ta, care poate să-și împărtășească povestea de succes.
• Decideți ce rol vor juca personalul, voluntarii și membrii consiliului.
• Confirmați toți participanții când răspund.
  • În general, o rată medie de răspuns este între 10 și 30 la sută dintre cei invitați. Deoarece ratele de răspuns la evenimente pot fi scăzute, invitați mai mulți oameni decât vă așteptați să participe la evenimentul dvs. de cultivare.

2. Transformă-ți evenimentul într-o petrecere

Donatorii tăi se vor aștepta să aibă o experiență distractivă și plăcută, fără a se simți presați să dăruiască. Spre deosebire de alte evenimente, un eveniment de cultivare este o șansă de a te angaja în conversații semnificative, care nu sunt prea grele sau serioase. Scopul dvs. este de a crea o atmosferă relaxată pentru oaspeții dvs. și de a ajuta la aprofundarea conexiunii lor cu organizația dvs., astfel încât ei să fie în cele din urmă mai înclinați să dea de la sine.

Un cuvânt simplu vă poate schimba complet evenimentul: petrecere. Cuvântul petrecere are o conotație mai distractivă, confortabilă și relaxată, ceea ce ar putea atrage mai mulți donatori să participe. În invitațiile tale, comunicările prin e-mail și materialele de marketing, folosește cuvântul „petrecere” mai degrabă decât „eveniment” pentru a descrie întâlnirea ta.

3. Organizați un eveniment de calitate

Un eveniment de cultivare este o extensie a mărcii dvs., motiv pentru care doriți o atenție deosebită la detalii. Invitații tăi probabil au buzunare adânci și sunt obișnuiți să participe la evenimente și adunări generoase. Nu sunt obișnuiți să bea vin de cutie și să mănânce sandvișuri. Trucul este să apelezi la gusturile lor, ținând totodată cont de bugetul tău.

De asemenea, este important ca partidul tău să reflecte personalitatea și cultura organizației tale. De exemplu, dacă organizația dvs. nonprofit are sediul în California și sprijină orfelinatele pentru copii din Mexic, puteți alege să aveți un stand de taco la evenimentul dvs. Asigurați-vă că este un stand de taco care oferă mâncăruri de înaltă calitate.

Sfat profesionist: încurajează-ți personalul să ajute la servire, astfel încât să fie în măsură să inițieze conversații personale cu oaspeții.

4. Pune-ți membrii consiliului la muncă

Membrii consiliului tău ar trebui să joace un rol activ la evenimentul tău de cultivare. O modalitate de a face acest lucru este să oferiți membrilor consiliului dumneavoastră un rol oficial de bun venit. Aceasta înseamnă că membrii consiliului dvs. vor fi prima față pe care o văd donatorii dvs. când sosesc. Alte modalități de a-ți implica membrii consiliului este să-i faci să-și prezinte oaspeții unul altuia pentru a declanșa conversații și să caute flori de zid pentru a se angaja într-o conversație.

Dacă membrii consiliului sunt la înălțime, aceștia pot fi, de asemenea, alocați unor oaspeți de mare profil pentru o conversație de cultivare. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca: „Atât de fericit că ai venit! Care este impresia dumneavoastră inițială despre organizația noastră?” Aveți grijă să păstrați conversația informală, fără a face aluzie la o întrebare. În schimb, ar trebui să fie o oportunitate de a cunoaște cu adevărat persoana respectivă, oferind și informații importante despre organizația dvs. nonprofit.

Diferențiază-ți membrii consiliului de alți oaspeți și fă-i ușor de recunoscut cu o etichetă de nume cu coduri de culoare.

5. Triați lista de invitați

În timp ce toți oaspeții tăi care vor participa la evenimentul tău de cultivare au un scop, vor fi, fără îndoială, unii invitați care se află pe lista ta VIP.

Aceste persoane foarte importante pot include:

• Donatori pe termen lung
• Donatori cu buzunare adânci
• Oameni pe care îi cultivi pentru un cadou viitor

Acești oaspeți prioritari nu numai că ar trebui să li se acorde o atenție deosebită, dar ar trebui să existe și un plan cu privire la modul în care să-i implice. Înainte de evenimentul de cultivare, aflați cine sunt, de ce vin și orice informații de fundal care ar putea fi folosite ca început de conversație, cum ar fi un hobby de care sunt interesați. Atribuiți aceste perspective personalului și membrilor consiliului dvs. faceți un punct să vorbiți cu ei în timpul serii.

6. Stabiliți-vă bugetul

Aceste tipuri de evenimente ar trebui să fie incluse în bugetul pentru anul, astfel încât să știți exact cât va trebui să cheltuiți.

Costuri de luat în considerare atunci când planificați un eveniment de cultivare:

• • Mâncare și băutură - catering, bar deschis, aperitive
    • Economie de bani: cumpărați alcool de la un magazin alimentar local.
  • Locul de desfășurare—Taxe de închiriere a spațiului
    • Economisire de bani: organizați evenimentul la casa unui membru al consiliului.
  • Flori—Angajarea unui florar pentru a crea și livra piese centrale
    • Economisire de bani: ridicați buchete gata făcute de la magazinul alimentar sau de la o florărie locală.
  • Închiriere de echipamente - scaune, mese suplimentare
    • Economisire de bani: sări peste husele scaunelor.
  • Divertisment—Poate fi necesar să plătiți sau să asigurați cheltuieli de călătorie pentru oaspeții speciali
    • Economisire de bani: angajați talent local.
  • Design grafic—Invitații, materiale de marketing, pamflete
    • Economisire de bani: dacă biroul dvs. are tehnologie și personal, proiectați în casă.
  • Imprimare/materiale — Costuri de imprimare profesională pentru bannere, semne, afișe, colateral de marketing, activități.
    • Economie de bani: imprimați ceea ce puteți folosind propria imprimantă de birou și salvați proiectele mai mari pentru un profesionist.

7. Wow în ziua evenimentului

Ziua evenimentului tău de cultivare a sosit în sfârșit. Oaspeții tăi sunt dornici și încântați să se amestece între ei și cu personalul tău. Nu-i face să aștepte. Deschideți ușile cu 15 minute înainte de ora de începere a evenimentului pentru cei mai devreme. Apoi, puneți scena plasând strategic membrii consiliului dvs., astfel încât să fie primii oameni pe care oaspeții dvs. îi văd. Ar trebui să existe o masă de bun venit cu etichete cu numele oaspeților. Poate că aveți și un membru al personalului sau al consiliului de conducere.

Ar trebui să existe o persoană punctuală (dacă nu tu) care este responsabilă să se asigure că noaptea se desfășoară fără probleme. Scopul general este de a-ți face oaspeții să se simtă speciali. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să realizați acest lucru:

• Bun venit fiecărui donator în timp ce își colectează eticheta cu numele și își bifează numele pe lista de participanți.
• Rugați membrii cheie ai personalului și membrii consiliului de administrație să se amestece și să interacționeze cu donatorii pe toată durata evenimentului.
• Asigurați-vă că alimentele și băuturile sunt complet aprovizionate și disponibile în orice moment.
• Faceți fotografii în timpul evenimentului.
  • Acestea pot fi folosite în materiale de marketing, cum ar fi buletinele informative prin e-mail, evenimentele viitoare de cultivare, postările pe rețelele sociale și buletinul de birou pentru a inspira și motiva angajații.
• Ai un ținător de timp. Atribuiți unuia dintre angajați să fie ținătorul de timp pentru eveniment, pentru a vă asigura că vă respectați programul pe tot parcursul nopții.
• Urmăriți micile detalii. Aceasta ar putea include asigurarea că există suficiente locuri pentru toți oaspeții dvs. în timpul prezentării vorbitorului, asigurarea că fiecare oaspete primește un pamflet despre organizația dvs. sau verificarea de două ori dacă microfonul este funcțional înainte de începerea evenimentului.

8. Urmăriți participanții

În termen de o săptămână de la evenimentul de cultivare, trimiteți o scrisoare de mulțumire fiecărei persoane care a participat, indiferent dacă a făcut sau nu o donație. Mulțumindu-ți prompt participanților, nu numai că fiți politicos, ci și cultivați relația pe care ați stabilit-o la eveniment. Aceasta este, de asemenea, o altă oportunitate de a comunica și de a intra în legătură cu donatorii actuali și potențiali.

Germaine Frechette de la WGBH spune: „Majoritatea oamenilor nu se așteaptă la urmărirea evenimentului, așa că aveți ocazia să vă evidențiați printre alte organizații. Poate că aveți o fotografie atractivă a donatorului la eveniment – ​​acesta este întotdeauna un motiv excelent pentru a scrie și a spune: „Mulțumesc pentru participare, mă bucur să vă cunosc și iată o amintire frumoasă.”

Chiar și neprezentările ar trebui trimise scrisori de continuare. Aceasta este o oportunitate de a dezvolta o relație care ar putea duce la participarea la următorul tău eveniment sau chiar la o donație. Spuneți-vă că nu vă prezentați că vă pare rău că nu au reușit să reușească, faceți o scurtă recapitulare a evenimentului, includeți materialele relevante distribuite la eveniment și spuneți că sperați să le vedeți la următorul eveniment.

Concluzie

În cele din urmă, scopul ar trebui să fie să vă cunoașteți donatorii la un nivel mai personal. Acest tip de relație este ceea ce construiește încredere și o loialitate mai profundă a donatorilor. Frechette adaugă,