8 modi per ospitare l'ultimo evento di apprezzamento dei donatori

Immagina di ospitare un evento in cui non vendi biglietti o chiedi donazioni, ma offri semplicemente ai tuoi potenziali clienti di alto livello una notte da ricordare. È un incontro esclusivo, suscita interesse e, se fatto bene, è un ottimo modo per far rivivere la tua lista di donatori. Questo tipo di evento di apprezzamento dei donatori è noto come un evento di coltivazione, un'opportunità per evidenziare la missione e le esigenze della tua organizzazione in modo creativo, senza uscire subito e chiedere donazioni.

Un evento di coltivazione si tiene in un ambiente divertente e confortevole, tipicamente sotto forma di una festa in casa o di un cocktail di benvenuto, al fine di impegnarsi in interazioni di missione di alto livello che lasceranno i tuoi ospiti emotivamente gratificati e più coinvolti nella tua missione. Il tuo gruppo dirigente, i volontari, i membri del consiglio, il personale e un cliente su cui hai avuto un impatto parteciperanno tutti a questo evento con l'obiettivo di far sentire i donatori di dimensioni medio-grandi come se stessero partecipando a una festa piuttosto che a un evento di raccolta fondi. Condividendo il tuo impatto e avviando conversazioni in un ambiente confortevole e rilassato, i tuoi donatori se ne andranno sentendosi emotivamente gratificati e più coinvolti nella tua missione.

Un evento di coltivazione ben pianificato può essere una delle forme più potenti di marketing senza scopo di lucro. Non solo un evento di coltivazione ha il potenziale per garantire grandi doni, ma aiuta anche a costruire una connessione più forte tra la tua organizzazione e i tuoi donatori più grandi.

In una sessione della conferenza filantropica della BBCON, Penelope Burke, autrice di Donor-Centered Fundraising e Donor-Centered Leadership, ha indicato i risultati della ricerca per condividere il potenziale degli eventi di coltivazione, citando le seguenti statistiche approfondite:

• Tra i donatori che sono andati a eventi di coltivazione dei donatori su una scala da 1 a 7 con 7 più soddisfatti, i donatori si sono classificati 5-7.
• Il 33% dei donatori che hanno partecipato ha fatto un regalo non richiesto
• Il 35% dei donatori sollecitati che hanno fatto un regalo ha attribuito all'evento il motivo per cui hanno fatto il regalo

Ecco otto consigli da tenere a mente quando si organizza un evento di coltivazione.

1. Dettagli inchiodati

Una volta determinata la data della tua coltivazione, dovrai aggiungere l'evento al calendario della tua azienda, trovare un luogo e impostare un'ora di inizio. Successivamente, ti consigliamo di creare una sequenza temporale del progetto per quando tutto dovrebbe accadere e quali passaggi devono avvenire da ora all'evento.

Mentre finalizzi le specifiche del tuo evento, ecco alcuni altri passaggi che dovrai eseguire:

• Prenota gli ospiti speciali il più in anticipo possibile. Questo potrebbe essere un cliente che è stato influenzato dalla tua causa e che può condividere la sua storia di successo.
• Decidi quali ruoli svolgeranno il personale, i volontari e i membri del consiglio.
• Conferma tutti i partecipanti mentre rispondono.
  • In generale, un tasso medio di risposta è compreso tra il 10 e il 30 per cento degli invitati. Poiché i tassi di risposta agli eventi possono essere bassi, invita più persone di quante ti aspetti che parteciperanno al tuo evento di coltivazione.

2. Trasforma il tuo evento in una festa

I tuoi donatori si aspetteranno di vivere un'esperienza divertente e piacevole senza sentirsi obbligati a donare. A differenza di altri eventi, un evento di coltivazione è un'opportunità per impegnarsi in conversazioni significative che non sono troppo pesanti o serie. Il tuo obiettivo è creare un'atmosfera rilassata per i tuoi ospiti e aiutare ad approfondire la loro connessione con la tua organizzazione, in modo che alla fine siano più inclini a donare di propria iniziativa.

Una semplice parola può cambiare completamente il tuo evento: festa. La parola festa ha una connotazione più divertente, confortevole e rilassata, che potrebbe invogliare più donatori a partecipare. Sui tuoi inviti, comunicazioni e-mail e materiali di marketing, usa la parola "festa" anziché "evento" per descrivere la tua riunione.

3. Organizza un evento di qualità

Un evento di coltivazione è un'estensione del tuo marchio, motivo per cui desideri una grande attenzione ai dettagli. I tuoi invitati probabilmente hanno tasche profonde e sono abituati a partecipare a eventi e riunioni sontuosi. Non sono abituati a bere vino in scatola e mangiare tramezzini. Il trucco è fare appello ai loro gusti tenendo anche a mente il tuo budget.

È anche importante che la tua festa rifletta la personalità e la cultura della tua organizzazione. Ad esempio, se la tua organizzazione senza scopo di lucro ha sede in California e sostiene orfanotrofi per bambini in Messico, potresti scegliere di organizzare un chiosco di taco al tuo evento. Assicurati solo che sia un chiosco di taco che offra pasti di alta qualità.

Suggerimento per professionisti: incoraggia il tuo personale ad aiutare con il servizio in modo che sia in grado di avviare conversazioni personali con gli ospiti.

4. Metti al lavoro i membri del tuo consiglio

I membri del tuo consiglio dovrebbero svolgere un ruolo attivo nel tuo evento di coltivazione. Un modo per farlo è dare ai membri del consiglio un ruolo di benvenuto ufficiale. Ciò significa che i membri del tuo consiglio saranno la prima faccia che i tuoi donatori vedranno quando arriveranno. Un altro modo per coinvolgere i membri del tuo consiglio è farli presentare gli ospiti l'un l'altro per avviare conversazioni e cercare wallflowers per impegnarsi in una conversazione.

Se i membri del consiglio sono all'altezza, possono anche essere assegnati a un paio di ospiti di alto profilo per una conversazione sulla coltivazione. Questo può essere semplice come: "Sono così felice che sei venuto! Qual è la tua prima impressione sulla nostra organizzazione?" Fai attenzione a mantenere la conversazione informale senza alludere a una domanda. Invece, dovrebbe essere un'opportunità per conoscere veramente l'individuo e allo stesso tempo aggiungere informazioni importanti sulla tua organizzazione senza scopo di lucro.

Differenzia i membri del tuo consiglio dagli altri ospiti e rendili facilmente riconoscibili con una targhetta con codice colore.

5. Valuta la tua lista degli ospiti

Mentre tutti i tuoi ospiti che parteciperanno al tuo evento di coltivazione hanno uno scopo, ci saranno senza dubbio alcuni ospiti che saranno nella tua lista VIP.

Queste persone molto importanti possono includere:

• Donatori a lungo termine
• Donatori con tasche profonde
• Persone che stai coltivando per un regalo futuro

Questi ospiti prioritari non dovrebbero solo ricevere un'attenzione speciale, ma dovrebbe anche esserci un piano su come coinvolgerli. Prima dell'evento di coltivazione, scopri chi sono, perché stanno arrivando e qualsiasi informazione di base che potrebbe essere utilizzata come inizio di conversazione, come un hobby a cui sono interessati. Assegna questi potenziali clienti al tuo staff e ai membri del consiglio in modo che fa' in modo di parlare con loro durante la serata.

6. Determina il tuo budget

Questi tipi di eventi dovrebbero essere integrati nel tuo budget per l'anno in modo da sapere esattamente quanto dovrai spendere.

Costi da considerare quando si pianifica un evento di coltivazione:

• • Cibo e bevande—Ristorazione, open bar, aperitivi
    • Risparmio di denaro: acquista l'alcol in un negozio di alimentari locale.
  • Luogo: canone di locazione dello spazio
    • Risparmio di denaro: organizza l'evento a casa di un membro del consiglio.
  • Fiori: assumere un fiorista per creare e consegnare centrotavola
    • Risparmio di denaro: raccogli i bouquet già pronti al negozio di alimentari o da un fiorista locale.
  • Noleggio attrezzature—Sedie, tavoli extra
    • Risparmio di denaro: salta le fodere per sedie.
  • Intrattenimento: potrebbe essere necessario pagare o fornire spese di viaggio per ospiti speciali
    • Risparmio di denaro: assumi talenti locali.
  • Progettazione grafica: inviti, materiali di marketing, opuscoli
    • Risparmio di denaro: se il tuo ufficio ha la tecnologia e il personale, progetta internamente.
  • Stampa/materiali: costi di stampa professionale per striscioni, insegne, poster, materiale di marketing, attività.
    • Risparmio di denaro: stampa ciò che puoi utilizzando la tua stampante da ufficio e salva i progetti più grandi per un professionista.

7. Wow nel giorno dell'evento

Il giorno del tuo evento di coltivazione è finalmente arrivato. I tuoi ospiti sono desiderosi ed entusiasti di socializzare tra loro e con il tuo staff. Non farli aspettare. Apri le porte 15 minuti prima dell'orario di inizio dell'evento per i mattinieri. Quindi imposta la scena posizionando strategicamente i membri del tuo consiglio in modo che siano le prime persone che i tuoi ospiti vedono. Ci dovrebbe essere un tavolo di benvenuto con le targhette degli ospiti. Forse hai anche un membro dello staff o del consiglio in piedi lì.

Ci dovrebbe essere una persona di riferimento (se non tu) che ha il compito di assicurarsi che la notte scorra senza intoppi. L'obiettivo generale è far sentire speciali i tuoi ospiti. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a raggiungere questo obiettivo:

• Dai il benvenuto a ogni donatore mentre raccolgono la loro targhetta e spuntano il loro nome dall'elenco dei partecipanti.
• Fai in modo che i membri chiave dello staff e i membri del consiglio si mescolino e interagiscano con i donatori durante l'intero evento.
• Assicurati che cibo e bevande siano completamente riforniti e disponibili in ogni momento.
• Scatta foto durante l'evento.
  • Questi possono essere utilizzati in materiali di marketing come newsletter via e-mail, eventi di coltivazione futuri, post sui social media e bacheca del tuo ufficio per ispirare e motivare i dipendenti.
• Avere un cronometrista. Assegna uno dei tuoi dipendenti come cronometrista per l'evento per assicurarti di rispettare il tuo programma per tutta la notte.
• Tieni traccia di piccoli dettagli. Ciò potrebbe includere assicurarti che ci siano abbastanza posti per tutti i tuoi ospiti durante la presentazione del relatore, assicurarti che ogni ospite riceva un opuscolo sulla tua organizzazione o ricontrollare che il microfono sia funzionante prima dell'inizio dell'evento.

8. Segui i partecipanti

Entro una settimana dal tuo evento di coltivazione, invia una lettera di ringraziamento a ogni persona che ha partecipato, indipendentemente dal fatto che abbia fatto una donazione o meno. Ringraziando tempestivamente i partecipanti non solo sei educato, ma stai anche coltivando il rapporto che hai stabilito all'evento. Questa è anche un'altra opportunità per comunicare e connettersi con i tuoi donatori attuali e potenziali.

Germaine Frechette di WGBH afferma: “La maggior parte delle persone non si aspetta il seguito dell'evento, quindi hai l'opportunità di distinguerti dalle altre organizzazioni. Forse hai una foto attraente del donatore all'evento: questo è sempre un ottimo motivo per scrivere e dire: 'Grazie per aver partecipato, è un piacere conoscerti ed ecco un bel ricordo'”.

Anche i no-show dovrebbero ricevere lettere di follow-up. Questa è un'opportunità per sviluppare una relazione che potrebbe comportare la partecipazione al tuo prossimo evento o anche una donazione. Dì ai tuoi no show che sei dispiaciuto che non siano stati in grado di farcela, fai un breve riepilogo dell'evento, includi qualsiasi materiale pertinente distribuito all'evento e dì che speri di vederli al prossimo.

Conclusione

In definitiva, l'obiettivo dovrebbe essere quello di conoscere i tuoi donatori a un livello più personale. Questo tipo di relazione è ciò che crea fiducia e una più profonda lealtà dei donatori. Frechette aggiunge,