8 façons d'organiser l'événement ultime d'appréciation des donateurs

Imaginez que vous organisez un événement où vous ne vendez pas de billets ou ne demandez pas de dons. Au lieu de cela, vous offrez simplement à vos meilleurs prospects une soirée inoubliable. C'est un rassemblement exclusif, cela suscite de l'intérêt et, s'il est bien fait, c'est un excellent moyen de raviver votre liste de donateurs. Ce type d'événement d'appréciation des donateurs est connu sous le nom d'événement de culture, une occasion de mettre en évidence la mission et les besoins de votre organisation de manière créative, sans sortir tout de suite et demander des dons.

Un événement de cultivation se déroule dans un environnement amusant et confortable, généralement sous la forme d'une fête à la maison ou d'un cocktail, afin de s'engager dans des interactions de mission de haut niveau qui laisseront vos invités se sentir émotionnellement gratifiés et plus investis dans votre mission. Votre équipe de direction, les bénévoles, les membres du conseil d'administration, le personnel et un client que vous avez touché participeront tous à cet événement dans le but de faire en sorte que les donateurs moyens à majeurs aient l'impression d'assister à une fête plutôt qu'à un événement de collecte de fonds. En partageant votre impact et en entamant des conversations dans un environnement confortable et détendu, vos donateurs repartiront en se sentant émotionnellement gratifiés et plus investis dans votre mission.

Un événement de cultivation bien planifié peut être l'une des formes les plus puissantes de marketing à but non lucratif. Non seulement un événement de cultivation a le potentiel d'obtenir des dons importants, mais il aide également à établir un lien plus fort entre votre organisation et vos plus grands donateurs.

Lors d'une session de conférence philanthropique BBCON, Penelope Burke, auteur de Donor-Centered Fundraising and Donor-Centered Leadership, a souligné les résultats de la recherche pour partager le potentiel des événements de culture, citant les statistiques perspicaces suivantes :

• Parmi les donateurs qui sont allés à des événements de culture des donateurs sur une échelle de 1 à 7, 7 étant le plus satisfait, les donateurs se sont classés 5 à 7.
• 33 % des donateurs présents ont fait un don non sollicité
• 35 % des donateurs sollicités qui ont fait un don ont crédité l'événement de la raison pour laquelle ils ont fait le don

Voici huit conseils à garder à l'esprit lors de l'organisation d'un événement de cultivation.

1. Clouez les détails

Une fois que vous avez déterminé la date de votre date de culture, vous devrez ajouter l'événement au calendrier de votre entreprise, trouver un lieu et définir une heure de début. Ensuite, vous souhaiterez créer un calendrier de projet indiquant quand tout doit se passer et quelles étapes doivent se dérouler entre maintenant et l'événement.

Au fur et à mesure que vous finalisez les détails de votre événement, voici quelques autres étapes que vous devrez suivre :

• Réservez les invités spéciaux aussi longtemps à l'avance que possible. Il peut s'agir d'un client qui a été touché par votre cause et qui peut partager son histoire de réussite.
• Décidez des rôles que joueront le personnel, les bénévoles et les membres du conseil d'administration.
• Confirmez tous les participants lorsqu'ils RSVP.
  • En général, un taux de réponse moyen se situe entre 10 et 30 % des personnes invitées. Étant donné que les taux de réponse aux événements peuvent être faibles, invitez plus de personnes que vous ne le pensez pour assister à votre événement de cultivation.

2. Transformez votre événement en fête

Vos donateurs s'attendront à vivre une expérience amusante et agréable sans se sentir obligés de donner. Contrairement à d'autres événements, un événement de cultivation est une chance de s'engager dans des conversations significatives qui ne sont pas trop lourdes ou sérieuses. Votre objectif est de créer une atmosphère détendue pour vos invités et d'aider à approfondir leur lien avec votre organisation, afin qu'ils soient finalement plus enclins à donner de leur propre chef.

Un simple mot peut complètement changer votre événement : fête. Le mot fête a une connotation plus amusante, confortable et détendue, ce qui pourrait inciter davantage de donateurs à y assister. Sur vos invitations, vos communications par e-mail et vos supports marketing, utilisez le mot « fête » plutôt que « événement » pour décrire votre rassemblement.

3. Organisez un événement de qualité

Un événement de culture est une extension de votre marque, c'est pourquoi vous voulez une attention particulière aux détails. Vos invités ont probablement des poches profondes et sont habitués à assister à des événements et des rassemblements somptueux. Ils ne sont pas habitués à boire du vin en boîte et à manger des sandwichs. L'astuce consiste à faire appel à leurs goûts tout en gardant à l'esprit votre budget.

Il est également important que votre fête reflète la personnalité et la culture de votre organisation. Par exemple, si votre organisation à but non lucratif est basée en Californie et soutient des orphelinats pour enfants au Mexique, vous pouvez choisir d'avoir un stand de tacos lors de votre événement. Assurez-vous simplement qu'il s'agit d'un stand de tacos qui propose des repas de haute qualité.

Conseil de pro : encouragez votre personnel à aider au service afin qu'il soit en mesure d'engager des conversations personnelles avec les invités.

4. Faites travailler les membres de votre conseil d'administration

Les membres de votre conseil d'administration devraient jouer un rôle actif lors de votre événement de cultivation. Une façon d'y parvenir est de donner aux membres de votre conseil d'administration un rôle d'accueil officiel. Cela signifie que les membres de votre conseil d'administration seront le premier visage que vos donateurs verront lorsqu'ils arriveront. D'autres façons d'impliquer les membres de votre conseil d'administration consistent à leur demander de se présenter les invités les uns aux autres pour susciter des conversations et de rechercher des giroflées pour engager la conversation.

Si les membres du conseil d'administration sont à la hauteur, ils peuvent également être affectés à quelques invités de haut niveau pour une conversation de culture. Cela peut être aussi simple que : « Tellement content que tu sois venu ! Quelle est votre première impression de notre organisation ? Veillez à garder la conversation décontractée sans faire allusion à une demande. Au lieu de cela, cela devrait être l'occasion de véritablement connaître la personne tout en lui donnant des informations importantes sur votre organisation à but non lucratif.

Différenciez les membres de votre tableau des autres invités et rendez-les facilement reconnaissables avec une étiquette de nom à code couleur.

5. Triez votre liste d'invités

Bien que tous vos invités qui assisteront à votre événement de cultivation aient un but, il y aura sans aucun doute des invités qui figureront sur votre liste VIP.

Ces personnes très importantes peuvent inclure :

• Donateurs à long terme
• Donneurs aux poches profondes
• Les personnes que vous cultivez pour un futur cadeau

Ces invités prioritaires ne doivent pas seulement faire l'objet d'une attention particulière, mais il doit également y avoir un plan sur la façon de les engager. Avant l'événement de cultivation, découvrez qui ils sont, pourquoi ils viennent et toute information de fond qui pourrait être utilisée pour lancer la conversation, comme un passe-temps qui les intéresse. Attribuez ces prospects à votre personnel et aux membres du conseil d'administration afin qu'ils faites en sorte de leur parler pendant la soirée.

6. Déterminez votre budget

Ces types d'événements doivent être intégrés à votre budget pour l'année afin que vous sachiez exactement combien vous devrez dépenser.

Coûts à prendre en compte lors de la planification d'un événement de cultivation :

• • Nourriture et boissons - Restauration, open bar, apéritifs
    • Économisez de l'argent : achetez votre alcool dans une épicerie locale.
  • Lieu—Frais de location d'espace
    • Économisez de l'argent : organisez l'événement dans la maison d'un membre du conseil d'administration.
  • Fleurs—Engagez un fleuriste pour créer et livrer des centres de table
    • Économisez de l'argent : Procurez-vous des bouquets prêts à l'emploi à l'épicerie ou chez un fleuriste local.
  • Location d'équipement—Chaises et tables supplémentaires
    • Économisez de l'argent : évitez les housses de chaise.
  • Divertissement - Vous devrez peut-être payer ou fournir des frais de voyage pour des invités spéciaux
    • Économisez de l'argent : embauchez des talents locaux.
  • Conception graphique—Invitations, matériel de marketing, dépliants
    • Économisez de l'argent : si votre bureau dispose de la technologie et du personnel, concevez en interne.
  • Impression/matériel—Coûts d'impression professionnelle pour bannières, enseignes, affiches, supports marketing, activités.
    • Économisez de l'argent : imprimez ce que vous pouvez en utilisant votre propre imprimante de bureau et enregistrez les projets les plus importants pour un professionnel.

7. Wow le jour de l'événement

Le jour de votre événement de cultivation est enfin arrivé. Vos invités sont impatients et ravis de se mêler les uns aux autres et à votre personnel. Ne les faites pas attendre. Ouvrez les portes 15 minutes avant le début de l'événement pour les lève-tôt. Ensuite, plantez le décor en plaçant stratégiquement les membres de votre conseil d'administration afin qu'ils soient les premières personnes que vos invités voient. Il devrait y avoir une table d'accueil avec des étiquettes de nom d'invité. Peut-être avez-vous également un membre du personnel ou du conseil d'administration.

Il devrait y avoir une personne (si ce n'est pas vous) chargée de s'assurer que la nuit se passe bien. L'objectif général est de faire en sorte que vos invités se sentent spéciaux. Voici quelques conseils pour vous aider à y parvenir :

• Accueillez chaque donateur alors qu'il récupère son insigne d'identité et cochez son nom sur la liste des participants.
• Demandez aux membres clés du personnel et aux membres du conseil de se mêler et d'interagir avec les donateurs tout au long de l'événement.
• Assurez-vous que la nourriture et les boissons sont bien approvisionnées et disponibles à tout moment.
• Prenez des photos pendant l'événement.
  • Ceux-ci peuvent être utilisés dans des supports marketing tels que des newsletters par e-mail, de futurs événements de culture, des publications sur les réseaux sociaux et le babillard de votre bureau pour inspirer et motiver les employés.
• Ayez un chronométreur. Attribuez à l'un de vos employés le chronométreur de l'événement afin de vous assurer que vous respectez votre horaire tout au long de la nuit.
• Gardez une trace des petits détails. Cela peut inclure de s'assurer qu'il y a suffisamment de sièges pour tous vos invités lors de la présentation du conférencier, de s'assurer que chaque invité reçoit une brochure sur votre organisation ou de vérifier que le microphone est fonctionnel avant le début de l'événement.

8. Suivi avec les participants

Dans la semaine qui suit votre événement de cultivation, envoyez une lettre de remerciement à chaque personne qui a participé, qu'elle ait fait un don ou non. En remerciant rapidement vos participants, vous êtes non seulement poli, mais vous cultivez également la relation que vous avez établie lors de l'événement. C'est aussi une autre occasion de communiquer et de vous connecter avec vos donateurs actuels et potentiels.

Germaine Frechette de WGBH déclare : « La plupart des gens ne s'attendent pas à un suivi de l'événement, vous avez donc la possibilité de vous démarquer des autres organisations. Peut-être avez-vous une photo attrayante du donateur lors de l'événement - c'est toujours une bonne raison d'écrire et de dire : « Merci d'avoir participé, ravi de vous rencontrer et voici un beau souvenir. »

Même les non-présentations doivent recevoir des lettres de suivi. C'est l'occasion de développer une relation qui pourrait se traduire par une participation à votre prochain événement ou même un don. Dites à vos absents que vous regrettez de ne pas avoir pu venir, récapitulez brièvement l'événement, incluez tout matériel pertinent distribué lors de l'événement et dites que vous espérez les voir au prochain.

Conclusion

En fin de compte, l'objectif devrait être d'apprendre à connaître vos donateurs à un niveau plus personnel. Ce type de relation est ce qui renforce la confiance et la fidélité des donateurs. Fréchette ajoute,