8 maneiras de sediar o evento final de apreciação do doador

Imagine organizar um evento onde você não vende ingressos ou pede doações – em vez disso, você simplesmente dá aos seus clientes potenciais de primeira linha uma noite inesquecível. É um encontro exclusivo, desperta interesse e, se bem feito, é uma ótima maneira de reviver sua lista de doadores. Esse tipo de evento de reconhecimento de doadores é conhecido como evento de cultivo, uma oportunidade de destacar a missão e as necessidades de sua organização de forma criativa, sem sair direto e pedir doações.

Um evento de cultivo é realizado em um ambiente divertido e confortável, geralmente na forma de uma festa em casa ou um coquetel de recepção, a fim de se envolver em interações de missão de alto nível que deixarão seus convidados se sentindo emocionalmente gratificados e mais investidos em sua missão. Sua equipe de liderança, voluntários, membros do conselho, funcionários e um cliente que você impactou participarão deste evento com o objetivo de fazer com que os doadores médios a grandes se sintam como se estivessem participando de uma festa em vez de um evento de arrecadação de fundos. Ao compartilhar seu impacto e iniciar conversas em um ambiente confortável e descontraído, seus doadores se sentirão emocionalmente gratificados e mais investidos em sua missão.

Um evento de cultivo bem planejado pode ser uma das formas mais poderosas de marketing sem fins lucrativos. Não apenas um evento de cultivo tem potencial para garantir grandes doações, mas também ajuda a construir uma conexão mais forte entre sua organização e seus doadores maiores.

Em uma sessão de conferência filantrópica da BBCON, Penelope Burke, autora de Donor-Centered Fundraising and Donor-Centered Leadership, apontou resultados de pesquisas para compartilhar o potencial de eventos de cultivo, citando as seguintes estatísticas perspicazes:

• Entre os doadores que foram a eventos de cultivo de doadores em uma escala de 1 a 7, sendo 7 o mais satisfeito, os doadores se classificaram de 5 a 7.
• 33% dos doadores que compareceram fizeram uma doação não solicitada
• 35% dos doadores solicitados que fizeram um presente creditaram o evento com o motivo pelo qual fizeram o presente

Aqui estão oito dicas para ter em mente ao organizar um evento de cultivo.

1. Especifique os detalhes

Depois de determinar a data da sua data de cultivo, você precisará adicionar o evento ao calendário da sua empresa, encontrar um local e definir um horário de início. Em seguida, você desejará criar uma linha do tempo do projeto para quando tudo deve acontecer e quais etapas precisam acontecer entre agora e o evento.

À medida que você finaliza as especificidades do seu evento, aqui estão algumas outras etapas que você precisará seguir:

• Reserve convidados especiais com a maior antecedência possível. Este pode ser um cliente que foi impactado por sua causa que pode compartilhar sua história de sucesso.
• Decida quais funções a equipe, os voluntários e os membros do conselho desempenharão.
• Confirme todos os participantes enquanto eles respondem.
  • Em geral, uma taxa média de resposta está entre 10 e 30 por cento dos convidados. Como as taxas de resposta para eventos podem ser baixas, convide mais pessoas do que você espera para participar de seu evento de cultivo.

2. Transforme seu evento em uma festa

Seus doadores esperam ter uma experiência divertida e agradável sem se sentirem pressionados a doar. Ao contrário de outros eventos, um evento de cultivo é uma chance de se envolver em conversas significativas que não são muito pesadas ou sérias. Seu objetivo é criar um ambiente descontraído para seus convidados e ajudar a aprofundar sua conexão com sua organização, para que eles estejam mais inclinados a doar por conta própria.

Uma simples palavra pode mudar completamente o seu evento: festa. A palavra festa tem uma conotação mais divertida, confortável e descontraída, o que poderia atrair mais doadores para participar. Em seus convites, comunicações por e-mail e materiais de marketing, use a palavra “festa” em vez de “evento” para descrever sua reunião.

3. Organize um evento de qualidade

Um evento de cultivo é uma extensão da sua marca, e é por isso que você deseja uma atenção especial aos detalhes. Seus convidados provavelmente têm bolsos cheios e estão acostumados a participar de eventos e encontros luxuosos. Eles não estão acostumados a beber vinho de caixa e comer sanduíches de dedo. O truque é apelar para os gostos deles e, ao mesmo tempo, manter seu orçamento em mente.

Também é importante que sua festa reflita a personalidade e a cultura de sua organização. Por exemplo, se sua organização sem fins lucrativos estiver sediada na Califórnia e apoiar orfanatos infantis no México, você pode optar por ter um estande de tacos em seu evento. Apenas certifique-se de que é um suporte de taco que oferece refeições de alta qualidade.

Dica profissional: Incentive sua equipe a ajudar a servir, para que eles estejam em posição de iniciar conversas pessoais com os convidados.

4. Coloque os membros do conselho para trabalhar

Os membros do seu conselho devem desempenhar um papel ativo em seu evento de cultivo. Uma maneira de fazer isso é dar aos membros do seu conselho um papel oficial de boas-vindas. Isso significa que os membros do seu conselho serão o primeiro rosto que seus doadores verão quando chegarem. Outras maneiras de envolver os membros do conselho é fazer com que eles apresentem os convidados uns aos outros para iniciar conversas e procurem pessoas invisíveis para conversar.

Se os membros do conselho quiserem, eles também podem ser designados a alguns convidados de alto nível para uma conversa de cultivo. Isso pode ser tão simples quanto: “Que bom que você veio! Qual é a sua impressão inicial da nossa organização?” Esteja atento para manter a conversa casual sem fazer alusão a uma pergunta. Em vez disso, deve ser uma oportunidade de conhecer genuinamente o indivíduo, ao mesmo tempo em que fornece informações importantes sobre sua organização sem fins lucrativos.

Diferencie os membros do seu conselho de outros convidados e torne-os facilmente reconhecíveis com uma etiqueta de nome codificada por cores.

5. Faça uma triagem da sua lista de convidados

Embora todos os seus convidados que comparecerão ao seu evento de cultivo sirvam a um propósito, sem dúvida haverá alguns convidados que estarão na sua lista VIP.

Essas pessoas muito importantes podem incluir:

• Doadores de longo prazo
• Doadores com bolsos fundos
• Pessoas que você está cultivando para um presente futuro

Esses convidados prioritários não devem apenas receber atenção especial, mas também deve haver um plano sobre como envolvê-los. Antes do evento de cultivo, descubra quem eles são, por que eles estão vindo e qualquer informação de fundo que possa ser usada para iniciar uma conversa, como um hobby no qual eles estão interessados. faça questão de conversar com eles durante a noite.

6. Determine seu orçamento

Esses tipos de eventos devem ser incluídos em seu orçamento para o ano, para que você saiba exatamente quanto terá que gastar.

Custos a serem considerados ao planejar um evento de cultivo:

• • Comida e bebida—Catering, open bar, aperitivos
    • Economia de dinheiro: Compre seu álcool em uma mercearia local.
  • Local—Taxas de aluguel de espaço
    • Economia de dinheiro: Realize o evento na casa de um membro da diretoria.
  • Flores—Contratando um florista para criar e entregar peças centrais
    • Economia de dinheiro: compre buquês prontos no supermercado ou em uma floricultura local.
  • Aluguel de equipamentos - cadeiras extras, mesas
    • Economia de dinheiro: pule as capas das cadeiras.
  • Entretenimento—Você pode precisar pagar ou fornecer despesas de viagem para convidados especiais
    • Economia de dinheiro: contrate talentos locais.
  • Design Gráfico—Convites, materiais de marketing, panfletos
    • Economia de dinheiro: se o seu escritório tem tecnologia e equipe, projete em casa.
  • Impressão/materiais—Custos de impressão profissional para banners, letreiros, pôsteres, material de marketing, atividades.
    • Economia de dinheiro: Imprima o que puder usando sua própria impressora de escritório e salve os projetos maiores para um profissional.

7. Uau no dia do evento

O dia do seu evento de cultivo finalmente chegou. Seus convidados estão ansiosos e animados para se misturar uns com os outros e com sua equipe. Não os faça esperar. Abra as portas 15 minutos antes do horário de início do evento para os madrugadores. Em seguida, defina o cenário colocando estrategicamente os membros do conselho para que sejam as primeiras pessoas que seus convidados vejam. Deve haver uma mesa de boas-vindas com etiquetas de nome de convidados. Talvez você tenha um membro da equipe ou do conselho lá também.

Deve haver uma pessoa pontual (se não você) responsável por garantir que a noite corra bem. O objetivo geral é fazer com que seus convidados se sintam especiais. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a conseguir isso:

• Dê as boas-vindas a cada doador enquanto eles coletam seu crachá e marcam seu nome na lista de participantes.
• Faça com que os principais membros da equipe e membros do conselho se misturem e interajam com os doadores durante todo o evento.
• Certifique-se de que alimentos e bebidas estejam totalmente abastecidos e disponíveis o tempo todo.
• Tire fotos durante o evento.
  • Eles podem ser usados ​​em materiais de marketing, como boletins informativos por e-mail, futuros eventos de cultivo, postagens de mídia social e o quadro de avisos do escritório para inspirar e motivar os funcionários.
• Tenha um guardião do tempo. Designe um de seus funcionários para ser o cronometrista do evento para garantir que você cumpra sua programação durante a noite.
• Acompanhe os pequenos detalhes. Isso pode incluir garantir que haja assentos suficientes para todos os convidados durante a apresentação do orador, garantir que cada convidado receba um panfleto sobre sua organização ou verificar novamente se o microfone está funcionando antes do início do evento.

8. Acompanhamento com os participantes

Dentro de uma semana do seu evento de cultivo, envie uma carta de agradecimento a cada pessoa que compareceu, tenha feito uma doação ou não. Ao agradecer prontamente seus participantes, você não está apenas sendo educado, mas também cultivando o relacionamento que estabeleceu no evento. Esta é também outra oportunidade de comunicar e conectar-se com seus doadores atuais e potenciais.

Germaine Frechette, do WGBH, diz: “A maioria das pessoas não espera o acompanhamento do evento, então você tem a oportunidade de se destacar entre outras organizações. Talvez você tenha uma foto atraente do doador no evento – esse é sempre um ótimo motivo para escrever e dizer: 'Obrigado por participar, prazer em conhecê-lo e aqui está uma boa lembrança.'”

Mesmo os não comparecimentos devem receber cartas de acompanhamento. Esta é uma oportunidade de desenvolver um relacionamento que pode resultar na participação em seu próximo evento ou até mesmo em uma doação. Diga aos seus não comparecimentos que sente muito por eles não terem comparecido, faça uma breve recapitulação do evento, inclua quaisquer materiais pertinentes distribuídos no evento e diga que espera vê-los no próximo.

Conclusão

Em última análise, o objetivo deve ser conhecer seus doadores em um nível mais pessoal. Esse tipo de relacionamento é o que cria confiança e lealdade mais profunda do doador. Frechette acrescenta,