8 formas de organizar el evento de agradecimiento definitivo a los donantes

Imagine organizar un evento en el que no venda boletos ni solicite donaciones, sino que simplemente le brinde a sus prospectos de primer nivel una noche para recordar. Es una reunión exclusiva, despierta interés y, si se hace bien, es una excelente manera de revivir su lista de donantes. Este tipo de evento de agradecimiento a los donantes se conoce como evento de cultivo, una oportunidad para resaltar la misión y las necesidades de su organización de una manera creativa, sin salir directamente a pedir donaciones.

Un evento de cultivo se lleva a cabo en un ambiente cómodo y divertido, generalmente en forma de fiesta en casa o un cóctel de recepción, para participar en interacciones de misión de alto nivel que harán que sus invitados se sientan emocionalmente gratificados y más involucrados en su misión. Su equipo de liderazgo, voluntarios, miembros de la junta, personal y un cliente al que haya impactado asistirán a este evento con el objetivo de hacer que los donantes medianos y principales se sientan como si estuvieran asistiendo a una fiesta en lugar de un evento de recaudación de fondos. Al compartir su impacto e iniciar conversaciones en un ambiente cómodo y relajado, sus donantes se irán sintiéndose emocionalmente gratificados y más comprometidos con su misión.

Un evento de cultivo bien planificado puede ser una de las formas más poderosas de marketing sin fines de lucro. Un evento de cultivo no solo tiene el potencial de asegurar importantes obsequios, sino que también ayuda a construir una conexión más fuerte entre su organización y sus donantes más grandes.

En una sesión de la conferencia filantrópica de BBCON, Penelope Burke, autora de Donor-Centered Fundraising and Donor-Centered Leadership, señaló los hallazgos de la investigación para compartir el potencial de los eventos de cultivo, citando las siguientes estadísticas reveladoras:

• Entre los donantes que asistieron a eventos de cultivo de donantes en una escala de 1 a 7, siendo 7 el más satisfecho, los donantes se clasificaron a sí mismos en 5 a 7.
• El 33 por ciento de los donantes que asistieron hizo un regalo no solicitado.
• El 35 por ciento de los donantes solicitados que hicieron un obsequio acreditaron el evento con el motivo por el cual hicieron el obsequio.

Aquí hay ocho consejos para tener en cuenta al organizar un evento de cultivo.

1. Especificaciones de clavado

Una vez que haya determinado la fecha de su cultivo, deberá agregar el evento al calendario de su empresa, encontrar una ubicación y establecer una hora de inicio. A continuación, querrá crear una línea de tiempo del proyecto para cuándo debería suceder todo y qué pasos deben suceder entre ahora y el evento.

A medida que finaliza los detalles de su evento, aquí hay algunos otros pasos que deberá seguir:

• Reserve invitados especiales con la mayor anticipación posible. Este podría ser un cliente que se ha visto afectado por su causa y que puede compartir su historia de éxito.
• Decida qué roles desempeñarán el personal, los voluntarios y los miembros de la junta.
• Confirme a todos los asistentes mientras confirman su asistencia.
  • En general, una tasa de respuesta promedio está entre el 10 y el 30 por ciento de los invitados. Debido a que las tasas de respuesta para los eventos pueden ser bajas, invite a más personas de las que espera que asistan a su evento de cultivo.

2. Convierte tu evento en una fiesta

Sus donantes esperarán tener una experiencia divertida y placentera sin sentirse presionados a dar. A diferencia de otros eventos, un evento de cultivación es una oportunidad para entablar conversaciones significativas que no son demasiado pesadas ni serias. Su objetivo es crear un ambiente relajado para sus invitados y ayudarlos a profundizar su conexión con su organización, para que, en última instancia, estén más inclinados a dar por su propia cuenta.

Una simple palabra puede cambiar tu evento por completo: fiesta. La palabra fiesta tiene una connotación más divertida, cómoda y relajada, lo que podría atraer a más donantes a asistir. En sus invitaciones, comunicaciones por correo electrónico y materiales de marketing, use la palabra "fiesta" en lugar de "evento" para describir su reunión.

3. Organice un evento de calidad

Un evento de cultivo es una extensión de su marca, por lo que desea una gran atención a los detalles. Es probable que sus invitados tengan mucho dinero y estén acostumbrados a asistir a eventos y reuniones lujosas. No están acostumbrados a beber vino de caja ni a comer bocadillos. El truco es apelar a sus gustos y al mismo tiempo tener en cuenta su presupuesto.

También es importante que su partido refleje la personalidad y la cultura de su organización. Por ejemplo, si su organización sin fines de lucro tiene su sede en California y apoya a los orfanatos de niños en México, puede optar por tener un puesto de tacos en su evento. Solo asegúrese de que sea un puesto de tacos que ofrezca comidas de alta calidad.

Consejo profesional: anime a su personal a ayudar con el servicio para que estén en condiciones de entablar conversaciones personales con los invitados.

4. Ponga a trabajar a los miembros de su junta

Los miembros de su junta deben desempeñar un papel activo en su evento de cultivo. Una forma de hacer esto es dar a los miembros de la junta un papel oficial de bienvenida. Esto significa que los miembros de su junta serán la primera cara que vean sus donantes cuando lleguen. Otras formas de involucrar a los miembros de la junta es hacer que se presenten a los invitados entre sí para iniciar conversaciones y buscar personas que se sientan atraídas por ellas para entablar una conversación.

Si los miembros de la junta están preparados, también pueden ser asignados a un par de invitados de alto perfil para una conversación de cultivo. Esto puede ser tan simple como: “¡Me alegro de que hayas venido! ¿Cuál es su impresión inicial de nuestra organización?” Tenga cuidado de mantener la conversación informal sin aludir a una pregunta. En cambio, debería ser una oportunidad para conocer genuinamente a la persona y, al mismo tiempo, aportar información importante sobre su organización sin fines de lucro.

Diferencie a los miembros de su junta de otros invitados y hágalos fácilmente reconocibles con una etiqueta de nombre codificada por colores.

5. Clasifique su lista de invitados

Si bien todos los invitados que asistirán a su evento de cultivo tienen un propósito, sin duda habrá algunos invitados en su lista VIP.

Estas personas muy importantes pueden incluir:

• Donantes a largo plazo
• Donantes con mucho dinero
• Personas que estás cultivando para un regalo futuro.

Estos invitados prioritarios no solo deben recibir atención especial, sino que también debe haber un plan sobre cómo involucrarlos. Antes del evento de cultivación, averigüe quiénes son, por qué vienen y cualquier información de fondo que pueda usarse para iniciar una conversación, como un pasatiempo que les interese. Asigne estos prospectos a su personal y miembros de la junta para que asegúrese de hablar con ellos durante la noche.

6. Determina tu presupuesto

Estos tipos de eventos deben incluirse en su presupuesto para el año para que sepa exactamente cuánto tendrá que gastar.

Costos a considerar al planificar un evento de cultivo:

• • Alimentos y bebidas: catering, barra libre, aperitivos
    • Ahorro de dinero: compre su alcohol en una tienda de comestibles local.
  • Lugar: tarifas de alquiler del espacio
    • Ahorro de dinero: Realice el evento en la casa de un miembro de la junta.
  • Flores: contratación de un florista para crear y entregar centros de mesa
    • Ahorro de dinero: Compre ramos de flores ya preparados en el supermercado o en una floristería local.
  • Alquiler de equipos: sillas y mesas adicionales
    • Ahorro de dinero: Omita las fundas de las sillas.
  • Entretenimiento: es posible que deba pagar o proporcionar gastos de viaje para invitados especiales
    • Ahorro de dinero: contrate talento local.
  • Diseño gráfico: invitaciones, materiales de marketing, folletos
    • Ahorro de dinero: si su oficina tiene la tecnología y el personal, diseñe internamente.
  • Impresión/materiales: costos de impresión profesional para pancartas, letreros, carteles, material de marketing, actividades.
    • Ahorro de dinero: imprima lo que pueda con su propia impresora de oficina y guarde los proyectos más grandes para un profesional.

7. Sorprende el día del evento

El día de tu evento de cultivo finalmente ha llegado. Sus invitados están ansiosos y emocionados de mezclarse entre sí y con su personal. No los hagas esperar. Abra las puertas 15 minutos antes de la hora de inicio del evento para los madrugadores. Luego prepara la escena colocando estratégicamente a los miembros de la junta para que sean las primeras personas que vean tus invitados. Debe haber una mesa de bienvenida con etiquetas con los nombres de los invitados. Tal vez tenga un miembro del personal o de la junta parado allí también.

Debe haber una persona de contacto (si no es usted) que esté a cargo de asegurarse de que la noche transcurra sin problemas. El objetivo general es hacer que sus invitados se sientan especiales. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a lograr esto:

• Dé la bienvenida a cada donante mientras recogen su etiqueta con el nombre y marcan su nombre en la lista de asistentes.
• Haga que los miembros clave del personal y los miembros de la junta se mezclen e interactúen con los donantes durante todo el evento.
• Asegúrese de que los alimentos y las bebidas estén completamente abastecidos y disponibles en todo momento.
• Toma fotos durante el evento.
  • Estos se pueden usar en materiales de marketing, como boletines por correo electrónico, eventos de cultivo futuros, publicaciones en redes sociales y el tablón de anuncios de su oficina para inspirar y motivar a los empleados.
• Tener un cronometrador. Asigne a uno de sus empleados para que sea el cronometrador del evento para asegurarse de cumplir con su horario durante toda la noche.
• Mantenga un registro de los pequeños detalles. Esto podría incluir asegurarse de que haya suficientes asientos para todos sus invitados durante la presentación del orador, asegurarse de que cada invitado reciba un folleto sobre su organización o verificar que el micrófono funcione antes de que comience el evento.

8. Seguimiento con los asistentes

Dentro de una semana de su evento de cultivo, envíe una carta de agradecimiento a cada persona que asistió, ya sea que haya hecho una donación o no. Al agradecer rápidamente a sus asistentes, no solo está siendo cortés, sino que también está cultivando la relación que estableció en el evento. Esta es también otra oportunidad para comunicarse y conectarse con sus donantes actuales y potenciales.

Germaine Frechette de WGBH dice: “La mayoría de las personas no esperan un seguimiento del evento, por lo que tiene la oportunidad de destacarse entre otras organizaciones. Tal vez tenga una foto atractiva del donante en el evento; esta siempre es una excelente razón para escribir y decir: 'Gracias por asistir, fue un placer conocerlo y aquí tiene un lindo recuerdo'”.

Incluso los que no se presenten deben recibir cartas de seguimiento. Esta es una oportunidad para desarrollar una relación que podría resultar en la asistencia a su próximo evento o incluso en una donación. Dígales a los que no se presentaron que lamenta que no hayan podido asistir, haga un breve resumen del evento, incluya cualquier material pertinente entregado en el evento y diga que espera verlos en el próximo.

Conclusión

En última instancia, el objetivo debe ser conocer a sus donantes a un nivel más personal. Este tipo de relación es lo que genera confianza y una mayor lealtad de los donantes. Frechette agrega,