Nihai Donör Takdir Etkinliğine Ev Sahipliği Yapmanın 8 Yolu

Bilet satmadığınız veya bağış istemediğiniz bir etkinliğe ev sahipliği yaptığınızı hayal edin; bunun yerine en üst düzey potansiyel müşterilerinize hatırlamaları için bir gece verin. Bu özel bir toplantıdır, ilgi uyandırır ve doğru yapılırsa bağış listenizi canlandırmak için harika bir yoldur. Bu tür bağışçı takdir etkinliği, bir uygulama etkinliği olarak bilinir; kuruluşunuzun misyonunu ve ihtiyaçlarını, hemen dışarı çıkıp bağış istemeden yaratıcı bir şekilde vurgulama fırsatı.

Misafirlerinizi duygusal olarak tatmin edecek ve görevinize daha fazla yatırım yapacaklarını hissettirecek üst düzey görev etkileşimlerine katılmak için tipik olarak bir ev partisi veya bir kokteyl resepsiyonu şeklinde eğlenceli ve rahat bir ortamda bir yetiştirme etkinliği düzenlenir. Liderlik ekibiniz, gönüllüleriniz, yönetim kurulu üyeleriniz, personeliniz ve etkilediğiniz bir müşteri, orta ila büyük bağışçıların bir bağış toplama etkinliğinden ziyade bir partiye katılıyormuş gibi hissetmelerini sağlamak amacıyla bu etkinliğe katılacak. Etkinizi paylaşarak ve rahat, rahat bir ortamda görüşmelere başlayarak, bağışçılarınız duygusal olarak tatmin olmuş hissedecek ve görevinize daha fazla yatırım yapacaklardır.

İyi planlanmış bir yetiştirme etkinliği, kar amacı gütmeyen pazarlamanın en güçlü biçimlerinden biri olabilir. Bir xiulian etkinliği yalnızca büyük hediyeler elde etme potansiyeline sahip olmakla kalmaz, aynı zamanda kuruluşunuz ve daha büyük bağışçılarınız arasında daha güçlü bir bağlantı kurulmasına da yardımcı olur.

Bir BBCON hayırsever konferans oturumunda, Donor-Centered Fundraising ve Donor-Centered Leadership'in Yazarı Penelope Burke, aşağıdaki kapsamlı istatistiklere atıfta bulunarak, yetiştirme etkinliklerinin potansiyelini paylaşmak için araştırma bulgularına dikkat çekti:

• Donör yetiştirme etkinliklerine 1-7 arasında ve en çok 7 memnun kalan bağışçılar arasında, bağışçılar kendilerini 5-7 olarak sıraladılar.
• Katılan bağışçıların yüzde 33'ü istenmeyen bir hediye verdi
• Bağışta bulunan bağışçıların yüzde 35'i, hediyeyi neden verdiklerini olayı kredilendirdi

İşte bir yetiştirme etkinliğine ev sahipliği yaparken akılda tutulması gereken sekiz ipucu.

1. Tırnak Aşağı Özellikleri

Yetiştirme tarihinizin tarihini belirledikten sonra, etkinliği şirket takviminize eklemeniz, bir yer bulmanız ve bir başlangıç ​​zamanı belirlemeniz gerekir. Ardından, her şeyin ne zaman olması gerektiğine ve şimdi ile olay arasında hangi adımların gerçekleşmesi gerektiğine ilişkin bir proje zaman çizelgesi oluşturmak isteyeceksiniz.

Etkinliğinizin ayrıntılarını kesinleştirirken, atmanız gereken birkaç adım daha var:

• Özel konukları mümkün olduğunca önceden ayırtın. Bu, başarı hikayelerini paylaşabilecek, amacınızdan etkilenen bir müşteri olabilir.
• Personelin, gönüllülerin ve yönetim kurulu üyelerinin oynayacağı rollere karar verin.
• Tüm katılımcıları yanıtlarken onaylayın.
  • Genel olarak, davet edilenlerin ortalama yanıt oranı yüzde 10 ila 30 arasındadır. Olaylar için yanıt oranları düşük olabileceğinden, uygulama etkinliğinize katılmasını beklediğinizden daha fazla insanı davet edin.

2. Etkinliğinizi Partiye Dönüştürün

Bağışçılarınız, vermek için baskı hissetmeden eğlenceli ve keyifli bir deneyim yaşamayı bekleyecekler. Diğer olaylardan farklı olarak, bir uygulama olayı çok ağır veya ciddi olmayan anlamlı sohbetlere katılma şansıdır. Amacınız, konuklarınız için rahat bir ortam yaratmak ve kuruluşunuzla olan bağlarını derinleştirmeye yardımcı olmak, böylece sonunda kendi istekleriyle vermeye daha yatkın olmalarıdır.

Tek bir kelime etkinliğinizi tamamen değiştirebilir: parti. Parti kelimesinin daha eğlenceli, rahat ve rahat bir çağrışımı vardır, bu da daha fazla bağışçıyı katılmaya ikna edebilir. Davetiyelerinizde, e-posta iletişimlerinizde ve pazarlama malzemelerinizde, toplantınızı tanımlamak için "etkinlik" yerine "parti" kelimesini kullanın.

3. Kaliteli Bir Etkinlik Düzenleyin

Bir yetiştirme etkinliği, markanızın bir uzantısıdır, bu nedenle ayrıntılara çok dikkat etmek istersiniz. Davetlilerinizin büyük ihtimalle cepleri derindir ve gösterişli etkinliklere ve toplantılara katılmaya alışkındır. Kutu şarap içmeye ve parmaklı sandviç yemeye alışık değiller. İşin püf noktası, bütçenizi de göz önünde bulundurarak onların zevklerine hitap etmektir.

Partinizin kuruluşunuzun kişiliğini ve kültürünü yansıtması da önemlidir. Örneğin, kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun merkezi Kaliforniya'daysa ve Meksika'daki çocuk yetimhanelerini destekliyorsa, etkinliğinizde bir taco standı olmasını tercih edebilirsiniz. Sadece yüksek kaliteli yemekler sunan bir taco standı olduğundan emin olun.

Profesyonel ipucu: Personelinizi, konuklarla kişisel konuşmalar başlatabilecek konumda olmaları için hizmet vermeye yardımcı olmaya teşvik edin.

4. Yönetim Kurulu Üyelerinizi Çalıştırın

Yönetim kurulu üyeleriniz uygulama etkinliğinizde aktif bir rol oynamalıdır. Bunu yapmanın bir yolu, yönetim kurulu üyelerinize resmi bir karşılama rolü vermektir. Bu, bağışçılarınızın geldiklerinde gördükleri ilk yüzlerin kurul üyeleriniz olacağı anlamına gelir. Yönetim kurulu üyelerinizi dahil etmenin diğer yolları, sohbetleri ateşlemek için konukları birbirleriyle tanıştırmasını ve sohbete katılmak için duvar çiçekleri aramasını sağlamaktır.

Yönetim kurulu üyeleri buna uygunsa, bir uygulama konuşması için birkaç yüksek profilli misafire de atanabilirler. Bu, “Geldiğinize çok sevindim! Kuruluşumuzla ilgili ilk izleniminiz nedir?” Bir soruyu ima etmeden konuşmayı gündelik tutmaya dikkat edin. Bunun yerine, kar amacı gütmeyen kuruluşunuz hakkında önemli bilgiler verirken aynı zamanda bireyi gerçekten tanımak için bir fırsat olmalıdır.

Yönetim kurulu üyelerinizi diğer misafirlerden farklılaştırın ve renk kodlu bir ad etiketi ile kolayca tanınmalarını sağlayın.

5. Misafir Listenizi Triyage Edin

Xiulian etkinliğinize katılacak olan tüm misafirleriniz bir amaca hizmet ederken, VIP listenizde yer alan bazı misafirler de şüphesiz olacaktır.

Bu çok önemli kişiler şunları içerebilir:

• Uzun vadeli bağışçılar
• Derin cepli bağışçılar
• Gelecekteki bir hediye için yetiştirdiğiniz insanlar

Bu öncelikli misafirlere sadece özel ilgi gösterilmemeli, aynı zamanda onları nasıl meşgul edeceklerine dair bir plan da olmalıdır. Xiulian uygulamasından önce, kim olduklarını, neden geldiklerini ve ilgilendikleri bir hobi gibi bir sohbet başlatıcı olarak kullanılabilecek herhangi bir arka plan bilgisini öğrenin. Bu potansiyelleri personelinize ve yönetim kurulu üyelerinize atayın. Akşamları onlarla konuşmayı bir noktaya getirin.

6. Bütçenizi Belirleyin

Bu tür etkinlikler yıl için bütçenize dahil edilmelidir, böylece tam olarak ne kadar harcamanız gerektiğini bilirsiniz.

Bir yetiştirme etkinliği planlarken dikkate alınması gereken maliyetler:

• • Yiyecek ve içecek—Catering, açık bar, mezeler
    • Para tasarrufu: Alkolünüzü yerel bir marketten satın alın.
  • Mekan—Alan kiralama ücretleri
    • Tasarruf: Etkinliği bir yönetim kurulu üyesinin evinde yapın.
  • Çiçekler—Orta parçaları oluşturmak ve teslim etmek için bir çiçekçi kiralamak
    • Tasarruf: Marketten veya yerel bir çiçekçiden hazır buketler alın.
  • Ekipman Kiralama—Ekstra sandalyeler, masalar
    • Para tasarrufu: Sandalye kılıflarını atlayın.
  • Eğlence—Özel misafirler için seyahat masraflarını ödemeniz veya sağlamanız gerekebilir
    • Para tasarrufu: Yerel yetenekleri işe alın.
  • Grafik Tasarım—Davetler, pazarlama materyalleri, broşürler
    • Tasarruf: Ofisinizde teknoloji ve personel varsa, evde tasarlayın.
  • Baskı/malzemeler—Afişler, tabelalar, posterler, pazarlama malzemeleri, etkinlikler için profesyonel baskı maliyetleri.
    • Tasarruf: Kendi ofis yazıcınızı kullanarak yapabildiklerinizi yazdırın ve daha büyük projeleri bir profesyonel için kaydedin.

7. Etkinlik Günü Vay canına

Uygulama etkinliğinizin günü nihayet geldi. Misafirleriniz, birbirleriyle ve personelinizle kaynaşmak için can atıyor ve heyecanlı. Onları bekletme. Erkenci kuşlar için etkinliğin başlama saatinden 15 dakika önce kapıları açın. Ardından, yönetim kurulu üyelerinizi, misafirlerinizin ilk gördüğü kişiler olacak şekilde stratejik olarak yerleştirerek ortamı hazırlayın. Konuk ad etiketli bir karşılama masası olmalıdır. Belki de orada duran bir çalışanınız veya yönetim kurulu üyeniz var.

Gecenin sorunsuz geçmesini sağlamaktan sorumlu tek bir kişi (siz değilsen) olmalıdır. Genel amaç, misafirlerinizi özel hissettirmektir. Bunu başarmanıza yardımcı olacak bazı ipuçları:

• Ad etiketlerini toplarken ve katılımcı listesinde adlarını kontrol ederken her bağışçıya hoş geldiniz.
• Kilit personelin ve yönetim kurulu üyelerinin etkinliğin tamamı boyunca bağışçılarla kaynaşmasını ve etkileşimde bulunmasını sağlayın.
• Yiyecek ve içeceklerin tam olarak stoklandığından ve her zaman hazır olduğundan emin olun.
• Etkinlik sırasında fotoğraf çekin.
  • Bunlar, çalışanlara ilham vermek ve motive etmek için e-posta bültenleri, gelecekteki yetiştirme etkinlikleri, sosyal medya gönderileri ve ofis bülten panonuz gibi pazarlama materyallerinde kullanılabilir.
• Bir zaman tutucunuz olsun. Gece boyunca programınıza bağlı kaldığınızdan emin olmak için, çalışanlarınızdan birini etkinliğin zaman tutucusu olarak atayın.
• Küçük detayları takip edin. Bu, konuşmacı sunumu sırasında tüm misafirleriniz için yeterli koltuk olduğundan emin olmayı, her konuğa kuruluşunuz hakkında bir broşür almasını sağlamayı veya etkinlik başlamadan önce mikrofonun çalışır durumda olduğunu iki kez kontrol etmeyi içerebilir.

8. Katılımcılarla Takip

Xiulian etkinliğinizden sonraki bir hafta içinde, bağış yapsın ya da yapmasın, katılan her kişiye bir teşekkür mektubu gönderin. Katılımcılarınıza derhal teşekkür ederek, yalnızca kibar olmakla kalmaz, aynı zamanda etkinlikte kurduğunuz ilişkiyi de geliştirirsiniz. Bu aynı zamanda mevcut ve potansiyel bağışçılarınızla iletişim kurmak ve bağlantı kurmak için başka bir fırsattır.

WGBH'den Germaine Frechette, “Çoğu insan olayların takibini beklemiyor, bu nedenle diğer kuruluşlar arasında öne çıkma fırsatınız var. Belki de bağışçının etkinlikteki çekici bir fotoğrafınız vardır - bu her zaman 'Katıldığınız için teşekkürler, tanıştığımıza memnun oldum ve işte güzel bir hatıra' demek için harika bir nedendir.”

No-show'lara bile takip mektupları gönderilmelidir. Bu, bir sonraki etkinliğinize katılım ve hatta bağışla sonuçlanabilecek bir ilişki geliştirmek için bir fırsattır. Hayır şovlarınıza, yapamadıkları için üzgün olduğunuzu söyleyin, kısa bir etkinlik özeti verin, etkinlikte dağıtılan ilgili materyalleri ekleyin ve onları bir sonrakinde görmeyi umduğunuzu söyleyin.

Çözüm

Sonuçta amaç, bağışçılarınızı daha kişisel bir düzeyde tanımak olmalıdır. Bu tür bir ilişki, güven ve daha derin bir bağışçı sadakati oluşturan şeydir. Frechette ekler,