궁극적인 기부자 감사 이벤트를 주최하는 8가지 방법

티켓을 판매하거나 기부를 요청하지 않고 단순히 최고의 잠재 고객에게 기억할 수 있는 밤을 제공하는 이벤트를 주최한다고 상상해 보십시오. 이것은 독점적인 모임이고 관심을 불러일으키며 올바르게 완료되면 기증자 목록을 되살릴 수 있는 좋은 방법입니다. 이러한 기부자 감사행사는 직접 찾아가 기부금을 요구하지 않고 조직의 사명과 필요를 창의적으로 부각시킬 수 있는 기회인 육성행사로 알려져 있다.

재배 이벤트는 손님이 감정적으로 만족하고 임무에 더 많이 투자할 수 있도록 높은 수준의 임무 상호 작용에 참여하기 위해 일반적으로 하우스 파티 또는 칵테일 리셉션의 형태로 재미 있고 편안한 환경에서 개최됩니다. 귀하의 리더십 팀, 자원 봉사자, 이사회 구성원, 직원 및 귀하가 영향을 준 고객은 모두 중대형 기부자가 기금 마련 행사가 아니라 파티에 참석하는 것처럼 느끼게 하는 것을 목표로 이 행사에 참석할 것입니다. 편안하고 편안한 환경에서 영향력을 공유하고 대화를 시작함으로써 기부자들은 감정적으로 만족감을 느끼고 선교 사업에 더 많이 투자하게 될 것입니다.

잘 계획된 재배 이벤트는 비영리 마케팅의 가장 강력한 형태 중 하나가 될 수 있습니다. 재배 이벤트는 고액 기부를 확보할 수 있을 뿐만 아니라 귀하의 조직과 더 큰 기부자 간의 더 강력한 연결을 구축하는 데 도움이 됩니다.

BBCON 자선 회의 세션에서 Donor-Centered Fundraising and Donor-Centered Leadership의 저자인 Penelope Burke는 다음 통찰력 있는 통계를 인용하면서 재배 이벤트의 잠재력을 공유하기 위한 연구 결과를 지적했습니다.

• 1~7점 만점에 7점 만점의 기증자 재배 행사에 다녀온 기증자 중 5~7위는 기증자였다.
• 참석한 기부자의 33%가 원치 않는 선물을 했습니다.
• 기부를 요청한 기부자 중 35%가 기부를 한 이유를 이벤트에 반영했습니다.

다음은 재배 행사를 주최할 때 염두에 두어야 할 8가지 팁입니다.

1. 네일 다운 사양

재배 날짜를 결정했으면 회사 캘린더에 이벤트를 추가하고 위치를 찾고 시작 시간을 설정해야 합니다. 다음으로, 언제 모든 일이 일어나야 하고 지금과 이벤트 사이에 어떤 단계가 일어나야 하는지에 대한 프로젝트 타임라인을 만들고 싶을 것입니다.

이벤트의 세부 사항을 완료할 때 수행해야 하는 몇 가지 다른 단계는 다음과 같습니다.

• 특별 손님은 가능한 한 미리 예약하십시오. 이것은 성공 사례를 공유할 수 있는 귀하의 대의에 영향을 받은 고객일 수 있습니다.
• 직원, 자원 봉사자 및 이사회 구성원이 수행할 역할을 결정합니다.
• 모든 참석자를 RSVP로 확인합니다.
  • 일반적으로 평균 응답률은 초대된 사람의 10~30%입니다. 이벤트 응답률이 낮을 수 있으므로 예상보다 많은 사람들을 초대하여 재배 이벤트에 참석할 수 있습니다.

2. 이벤트를 파티로 만드세요

기부자는 기부에 대한 압박감 없이 재미있고 즐거운 경험을 하기를 기대합니다. 다른 행사와 달리 수양 행사는 너무 무겁거나 진지하지 않은 의미 있는 대화를 나눌 수 있는 기회다. 귀하의 목표는 손님을 위해 편안한 분위기를 조성하고 귀하의 조직과의 관계를 심화하여 궁극적으로 자발적으로 제공하려는 경향이 더 커지도록 돕는 것입니다.

간단한 단어 하나로 이벤트가 완전히 바뀔 수 있습니다. 바로 파티입니다. 파티라는 단어는 더 재미있고 편안하며 편안한 의미를 내포하고 있어 더 많은 기부자가 참석하도록 유도할 수 있습니다. 초대장, 이메일 커뮤니케이션 및 마케팅 자료에서 모임을 설명하기 위해 "이벤트"가 아닌 "파티"라는 단어를 사용하십시오.

3. 품질 이벤트 개최

재배 이벤트는 브랜드의 확장이므로 세부 사항에 세심한주의를 기울여야합니다. 초대받은 사람들은 주머니가 넉넉하고 호화로운 행사와 모임에 참석하는 데 익숙할 것입니다. 그들은 박스 와인을 마시고 핑거 샌드위치를 ​​먹는 것에 익숙하지 않습니다. 비결은 예산을 염두에 두면서 그들의 취향에 호소하는 것입니다.

파티가 조직의 성격과 문화를 반영하는 것도 중요합니다. 예를 들어, 비영리 조직이 캘리포니아에 있고 멕시코에 있는 어린이 고아원을 지원하는 경우 이벤트에서 타코 가판대를 선택할 수 있습니다. 고품질 식사를 제공하는 타코 가판대인지 확인하십시오.

전문가 팁: 직원이 손님과 개인적인 대화를 나눌 수 있도록 서빙을 돕도록 권장하십시오.

4. 이사회 구성원을 일하게 하라

귀하의 이사회 구성원은 귀하의 육성 행사에서 적극적인 역할을 해야 합니다. 이를 수행하는 한 가지 방법은 이사회 구성원에게 공식 환영 역할을 부여하는 것입니다. 이것은 이사회 구성원이 기부자가 도착했을 때 가장 먼저 보게 되는 얼굴이 될 것임을 의미합니다. 이사회 구성원을 참여시키는 다른 방법은 게스트를 서로 소개하여 대화를 촉발하고 대화에 참여할 월플라워를 찾는 것입니다.

이사회 구성원이 그 일을 할 수 있다면 그들은 두 명의 유명 손님에게 배정되어 대화를 나눌 수도 있습니다. 이것은 다음과 같이 간단할 수 있습니다. “오셔서 정말 기쁩니다! 우리 조직의 첫인상은 무엇입니까?” 질문을 암시하지 않고 대화를 캐주얼하게 유지하는 데 주의하십시오. 대신, 비영리 단체에 대한 중요한 정보를 제공하면서 개인에 대해 진정으로 알 수 있는 기회가 되어야 합니다.

이사회 구성원을 다른 손님과 구별하고 색상으로 구분된 이름표로 쉽게 알아볼 수 있도록 하십시오.

5. 게스트 목록 분류

당신의 수련행사에 참석할 당신의 모든 손님은 목적을 위해 봉사하지만 의심할 여지 없이 당신의 VIP 목록에 있는 몇몇 손님이 있을 것입니다.

다음과 같은 매우 중요한 사람들이 포함될 수 있습니다.

• 장기 기증자
• 주머니가 많은 기부자
• 미래의 선물을 위해 키우고 있는 사람들

이러한 우선 순위 손님은 특별한 관심을 기울여야 할 뿐만 아니라 그들을 참여시키는 방법에 대한 계획도 있어야 합니다. 육성 행사에 앞서 그들이 누구인지, 왜 오는지, 관심 있는 취미와 같이 대화를 시작할 수 있는 배경 정보를 파악하십시오. 이러한 잠재 고객을 직원과 이사회 구성원에게 할당하여 그들이 저녁 시간에 그들과 이야기하는 것이 중요합니다.

6. 예산 결정

이러한 유형의 이벤트는 지출해야 할 금액을 정확히 알 수 있도록 해당 연도의 예산에 포함되어야 합니다.

재배 이벤트를 계획할 때 고려해야 할 비용:

• • 식음료 - 케이터링, 오픈 바, 에피타이저
    • 돈 절약: 지역 식료품점에서 알코올을 구입하십시오.
  • 장소 - 공간 대여료
    • 돈 절약: 이사회 구성원의 집에서 이벤트를 개최합니다.
  • 꽃 - 꽃집을 고용하여 센터 피스를 만들고 전달합니다.
    • 돈 절약: 식료품점이나 지역 꽃집에서 기성품 꽃다발을 구입하십시오.
  • 장비 대여 - 추가 의자, 테이블
    • 돈 절약: 의자 덮개를 건너뛰십시오.
  • 접대—특별 손님을 위한 여행 경비를 지불하거나 제공해야 할 수 있습니다.
    • 돈 절약: 지역 인재를 고용하십시오.
  • 그래픽 디자인 - 초대장, 마케팅 자료, 팜플렛
    • 비용 절감: 사무실에 기술과 직원이 있다면 사내에서 설계하십시오.
  • 인쇄/재료 - 배너, 사인, 포스터, 마케팅 자료, 활동에 대한 전문 인쇄 비용.
    • 비용 절약: 사무실 프린터를 사용하여 인쇄할 수 있는 것을 인쇄하고 전문가를 위해 더 큰 프로젝트를 저장하십시오.

7. 이벤트 당일 와우

당신의 재배 이벤트의 날이 마침내 도착했습니다. 당신의 손님들은 서로 그리고 당신의 직원들과 어울리기를 열망하고 흥분합니다. 기다리게 하지 마세요. 얼리버드 이벤트 시작시간 15분전에 문을 열어주세요. 그런 다음 이사회 구성원을 전략적으로 배치하여 손님이 가장 먼저 보게 되는 장면을 설정하십시오. 손님 이름표가 있는 환영 테이블이 있어야 합니다. 아마도 거기에 직원이나 이사가 서있을 것입니다.

밤이 순조롭게 흘러가도록 하는 1인(당신이 아니라면)이 있어야 합니다. 전반적인 목표는 손님이 특별하다고 느끼게 하는 것입니다. 다음은 이를 달성하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다.

• 이름표를 수집하고 참석자 목록에서 이름을 확인할 때 각 기증자를 환영합니다.
• 주요 직원과 이사회 구성원이 이벤트 기간 내내 기부자와 어울리고 상호 작용하도록 합니다.
• 음식과 음료가 가득 차 있고 항상 사용할 수 있는지 확인하십시오.
• 행사 중 사진을 찍습니다.
  • 이메일 뉴스레터, 향후 재배 이벤트, 소셜 미디어 게시물 및 사무실 게시판과 같은 마케팅 자료에 사용하여 직원에게 영감을 주고 동기를 부여할 수 있습니다.
• 시간을 지키는 사람이 있습니다. 직원 중 한 명을 이벤트의 시간 관리인으로 지정하여 밤새 일정을 준수하도록 하십시오.
• 작은 세부 사항을 추적하십시오. 여기에는 연사 프레젠테이션 중에 모든 참석자에게 충분한 좌석이 있는지 확인하고, 모든 참석자에게 조직에 대한 팜플렛을 받도록 하거나, 이벤트가 시작되기 전에 마이크가 작동하는지 다시 확인하는 것이 포함될 수 있습니다.

8. 참석자 후속 조치

재배행사 일주일 이내에 기부 여부와 관계없이 참석한 모든 사람에게 감사 편지를 보내십시오. 참석자들에게 즉시 감사를 표함으로써 예의 바르게 행동할 뿐만 아니라 행사에서 맺은 관계도 돈독해질 수 있습니다. 이것은 또한 현재 및 장래의 기증자와 의사 소통하고 연결할 수 있는 또 다른 기회입니다.

WGBH의 Germaine Frechette는 다음과 같이 말했습니다. 아마도 행사에 참석한 기증자의 매력적인 사진이 있을 것입니다. 이것이 항상 '참석해주셔서 감사합니다. 만나서 반가워요. 좋은 추억이 있습니다.'라고 쓰는 좋은 이유입니다.”

노쇼(no-show)라도 후속 편지를 보내야 합니다. 이것은 다음 행사에 참석하거나 기부로 이어질 수 있는 관계를 발전시킬 수 있는 기회입니다. 노쇼에 참석하지 못해 죄송하다는 말을 하고, 이벤트를 간략하게 요약하고, 이벤트에서 나눠준 관련 자료를 포함하고, 다음 이벤트에서 볼 수 있기를 희망한다고 말하십시오.

결론

궁극적으로 목표는 기증자를 보다 개인적인 수준에서 알게 되는 것이어야 합니다. 이러한 종류의 관계는 신뢰와 더 깊은 기증자 충성도를 구축하는 것입니다. 프레셰트가 덧붙인다.