8 Möglichkeiten, das ultimative Event zur Wertschätzung von Spendern zu veranstalten

Stellen Sie sich vor, Sie veranstalten eine Veranstaltung, bei der Sie keine Tickets verkaufen oder um Spenden bitten – stattdessen geben Sie Ihren hochkarätigen Interessenten einfach eine unvergessliche Nacht. Es ist ein exklusives Treffen, es weckt Interesse, und wenn es richtig gemacht wird, ist es eine großartige Möglichkeit, Ihre Spenderliste wiederzubeleben. Diese Art von Veranstaltung zur Wertschätzung von Spendern ist als Kultivierungsveranstaltung bekannt, eine Gelegenheit, die Mission und die Bedürfnisse Ihrer Organisation auf kreative Weise hervorzuheben, ohne direkt herauszukommen und um Spenden zu bitten.

Eine Kultivierungsveranstaltung wird in einer unterhaltsamen, komfortablen Umgebung abgehalten, typischerweise in Form einer Hausparty oder eines Cocktailempfangs, um sich an Missionsinteraktionen auf hohem Niveau zu beteiligen, die Ihre Gäste emotional befriedigt und mehr in Ihre Mission investiert fühlen lassen. Ihr Führungsteam, Freiwillige, Vorstandsmitglieder, Mitarbeiter und ein Kunde, auf den Sie Einfluss genommen haben, werden alle an dieser Veranstaltung teilnehmen, mit dem Ziel, mittleren bis großen Spendern das Gefühl zu geben, als würden sie an einer Party und nicht an einer Spendenaktion teilnehmen. Indem Sie Ihre Wirkung teilen und Gespräche in einer angenehmen, entspannten Umgebung beginnen, werden Ihre Spender emotional befriedigt und stärker in Ihre Mission investiert.

Eine gut geplante Kultivierungsveranstaltung kann eine der wirkungsvollsten Formen des gemeinnützigen Marketings sein. Eine Kultivierungsveranstaltung hat nicht nur das Potenzial, große Geschenke zu sichern, sondern hilft auch dabei, eine stärkere Verbindung zwischen Ihrer Organisation und Ihren größeren Spendern aufzubauen.

Auf einer philanthropischen Konferenzsitzung der BBCON wies Penelope Burke, Autorin von Donor-Centered Fundraising and Donor-Centered Leadership, auf Forschungsergebnisse hin, um das Potenzial von Kultivierungsveranstaltungen zu teilen, und zitierte die folgenden aufschlussreichen Statistiken:

• Auf einer Skala von 1-7, wobei 7 am zufriedensten war, stuften sich die Spender auf einer Skala von 1 bis 7, die an Spenderkultivierungsveranstaltungen teilnahmen, auf 5 bis 7 ein.
• 33 Prozent der anwesenden Spender machten eine unaufgeforderte Spende
• 35 Prozent der geworbenen Spender, die eine Spende gemacht haben, haben die Veranstaltung mit dem Grund für die Spende gutgeschrieben

Hier sind acht Tipps, die Sie beachten sollten, wenn Sie eine Kultivierungsveranstaltung veranstalten.

1. Besonderheiten festhalten

Sobald Sie das Datum Ihres Kultivierungstermins bestimmt haben, müssen Sie das Ereignis zu Ihrem Firmenkalender hinzufügen, einen Ort finden und eine Startzeit festlegen. Als Nächstes möchten Sie einen Projektzeitplan erstellen, in dem festgelegt ist, wann alles passieren soll und welche Schritte bis zum Ereignis ausgeführt werden müssen.

Während Sie die Einzelheiten Ihrer Veranstaltung festlegen, müssen Sie noch einige weitere Schritte ausführen:

• Buchen Sie besondere Gäste so früh wie möglich. Dies könnte ein Kunde sein, der von Ihrem Anliegen betroffen ist und der seine Erfolgsgeschichte teilen kann.
• Entscheiden Sie, welche Rollen Mitarbeiter, Freiwillige und Vorstandsmitglieder spielen werden.
• Bestätigen Sie alle Teilnehmer, wenn sie antworten.
  • Im Allgemeinen liegt die durchschnittliche Rücklaufquote zwischen 10 und 30 Prozent der Eingeladenen. Da die Rücklaufquoten für Veranstaltungen niedrig sein können, lade mehr Menschen ein, als du erwartest, an deiner Kultivierungsveranstaltung teilzunehmen.

2. Verwandeln Sie Ihr Event in eine Party

Ihre Spender werden ein lustiges und angenehmes Erlebnis erwarten, ohne sich unter Druck gesetzt zu fühlen. Im Gegensatz zu anderen Veranstaltungen ist eine Kultivierungsveranstaltung eine Gelegenheit, sich an bedeutungsvollen Gesprächen zu beteiligen, die nicht zu schwer oder ernst sind. Ihr Ziel ist es, eine entspannte Atmosphäre für Ihre Gäste zu schaffen und dabei zu helfen, ihre Verbindung zu Ihrer Organisation zu vertiefen, sodass sie letztendlich eher bereit sind, aus eigenem Antrieb zu geben.

Ein einfaches Wort kann Ihre Veranstaltung komplett verändern: Party. Das Wort Party hat eine lustigere, bequemere und entspanntere Konnotation, die mehr Spender zur Teilnahme verleiten könnte. Verwenden Sie auf Ihren Einladungen, E-Mail-Mitteilungen und Marketingmaterialien das Wort „Party“ statt „Veranstaltung“, um Ihre Zusammenkunft zu beschreiben.

3. Veranstalten Sie ein Qualitätsevent

Eine Kultivierungsveranstaltung ist eine Erweiterung Ihrer Marke, weshalb Sie den Details viel Aufmerksamkeit schenken möchten. Ihre Gäste haben wahrscheinlich tiefe Taschen und sind es gewohnt, an verschwenderischen Veranstaltungen und Versammlungen teilzunehmen. Sie sind es nicht gewohnt, Kistenwein zu trinken und Sandwiches zu essen. Der Trick besteht darin, ihren Geschmack anzusprechen und gleichzeitig Ihr Budget im Auge zu behalten.

Es ist auch wichtig, dass Ihre Party die Persönlichkeit und Kultur Ihrer Organisation widerspiegelt. Wenn Ihre gemeinnützige Organisation beispielsweise ihren Sitz in Kalifornien hat und Waisenhäuser für Kinder in Mexiko unterstützt, könnten Sie sich für einen Taco-Stand bei Ihrer Veranstaltung entscheiden. Stellen Sie nur sicher, dass es sich um einen Taco-Stand handelt, der qualitativ hochwertige Mahlzeiten liefert.

Profi-Tipp: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, beim Servieren zu helfen, damit sie in der Lage sind, persönliche Gespräche mit den Gästen zu führen.

4. Setzen Sie Ihre Vorstandsmitglieder an die Arbeit

Ihre Vorstandsmitglieder sollten bei Ihrer Kultivierungsveranstaltung eine aktive Rolle spielen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Ihren Vorstandsmitgliedern eine offizielle Willkommensrolle zu geben. Das bedeutet, dass Ihre Vorstandsmitglieder das erste Gesicht sind, das Ihre Spender sehen, wenn sie ankommen. Andere Möglichkeiten, Ihre Vorstandsmitglieder einzubeziehen, bestehen darin, dass sie Gäste einander vorstellen, um Gespräche anzuregen, und Mauerblümchen suchen, um sich zu unterhalten.

Wenn Vorstandsmitglieder bereit sind, können sie auch ein paar hochkarätigen Gästen für ein Kultivierungsgespräch zugeteilt werden. Das kann so einfach sein wie: „So glücklich, dass du gekommen bist! Wie ist Ihr erster Eindruck von unserer Organisation?“ Achten Sie darauf, das Gespräch locker zu halten, ohne auf eine Frage anzuspielen. Stattdessen sollte es eine Gelegenheit sein, die Person wirklich kennenzulernen und gleichzeitig wichtige Informationen über Ihre gemeinnützige Organisation einzubringen.

Unterscheiden Sie Ihre Vorstandsmitglieder von anderen Gästen und machen Sie sie mit einem farblich gekennzeichneten Namensschild leicht erkennbar.

5. Sichten Sie Ihre Gästeliste

Während alle Ihre Gäste, die an Ihrer Kultivierungsveranstaltung teilnehmen, einen Zweck erfüllen, gibt es zweifellos einige Gäste, die auf Ihrer VIP-Liste stehen.

Zu diesen sehr wichtigen Personen können gehören:

• Langfristige Spender
• Spender mit tiefen Taschen
• Menschen, die Sie für ein zukünftiges Geschenk kultivieren

Diesen vorrangigen Gästen sollte nicht nur besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden, sondern es sollte auch einen Plan geben, wie man sie einbinden kann. Finden Sie vor der Kultivierungsveranstaltung heraus, wer sie sind, warum sie kommen, und alle Hintergrundinformationen, die als Gesprächsstarter verwendet werden könnten, z. B. ein Hobby, an dem sie interessiert sind. Weisen Sie diese Interessenten Ihren Mitarbeitern und Vorstandsmitgliedern zu, damit sie sie erreichen Machen Sie es sich zur Aufgabe, am Abend mit ihnen zu sprechen.

6. Bestimmen Sie Ihr Budget

Diese Arten von Veranstaltungen sollten in Ihr Budget für das Jahr eingebaut werden, damit Sie genau wissen, wie viel Sie ausgeben müssen.

Bei der Planung einer Kultivierungsveranstaltung zu berücksichtigende Kosten:

• • Essen und Trinken – Catering, offene Bar, Häppchen
    • Geld sparen: Kaufen Sie Ihren Alkohol in einem örtlichen Lebensmittelgeschäft.
  • Veranstaltungsort—Gebühren für die Raummiete
    • Geld sparen: Halten Sie die Veranstaltung im Haus eines Vorstandsmitglieds ab.
  • Blumen – Beauftragung eines Floristen mit der Erstellung und Lieferung von Mittelstücken
    • Geld sparen: Holen Sie sich fertige Blumensträuße im Lebensmittelgeschäft oder bei einem Blumenhändler in Ihrer Nähe.
  • Ausrüstungsverleih—Zusätzliche Stühle, Tische
    • Geld sparen: Überspringen Sie die Stuhlbezüge.
  • Bewirtung – Möglicherweise müssen Sie Reisekosten für besondere Gäste bezahlen oder bereitstellen
    • Geld sparen: Stellen Sie lokale Talente ein.
  • Grafikdesign – Einladungen, Marketingmaterialien, Broschüren
    • Geld sparen: Wenn Ihr Büro über die Technologie und das Personal verfügt, entwerfen Sie im eigenen Haus.
  • Druck/Materialien – Professionelle Druckkosten für Banner, Schilder, Poster, Marketingmaterialien, Aktivitäten.
    • Geld sparen: Drucken Sie, was Sie können, mit Ihrem eigenen Bürodrucker und sparen Sie sich die größeren Projekte für einen Profi.

7. Wow am Tag der Veranstaltung

Der Tag deiner Kultivierungsveranstaltung ist endlich gekommen. Ihre Gäste sind begierig und aufgeregt, sich untereinander und mit Ihren Mitarbeitern zu unterhalten. Lass sie nicht warten. Öffnen Sie die Türen 15 Minuten vor Veranstaltungsbeginn für Frühaufsteher. Richten Sie dann die Szene ein, indem Sie Ihre Vorstandsmitglieder strategisch so platzieren, dass sie die ersten Personen sind, die Ihre Gäste sehen. Es sollte einen Begrüßungstisch mit Namensschildern für die Gäste geben. Vielleicht steht dort auch ein Mitarbeiter oder Vorstandsmitglied.

Es sollte eine Person geben (wenn nicht Sie), die dafür verantwortlich ist, dass die Nacht reibungslos verläuft. Das übergeordnete Ziel ist es, Ihren Gästen das Gefühl zu geben, etwas Besonderes zu sein. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, dies zu erreichen:

• Begrüßen Sie jeden Spender, wenn er sein Namensschild abholt, und haken Sie seinen Namen auf der Teilnehmerliste ab.
• Sorgen Sie dafür, dass wichtige Mitarbeiter und Vorstandsmitglieder während der gesamten Veranstaltung mit den Spendern zusammenkommen und interagieren.
• Stellen Sie sicher, dass Speisen und Getränke immer vollständig und verfügbar sind.
• Machen Sie Fotos während der Veranstaltung.
  • Diese können in Marketingmaterialien wie E-Mail-Newslettern, zukünftigen Kultivierungsveranstaltungen, Social-Media-Beiträgen und Ihrem Büro-Schwarzen Brett verwendet werden, um Mitarbeiter zu inspirieren und zu motivieren.
• Haben Sie einen Zeitwächter. Weisen Sie einen Ihrer Mitarbeiter als Zeitnehmer für die Veranstaltung zu, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Zeitplan die ganze Nacht über einhalten.
• Behalten Sie kleine Details im Auge. Dazu kann gehören, sicherzustellen, dass während der Rednerpräsentation genügend Sitzplätze für alle Ihre Gäste vorhanden sind, sicherzustellen, dass jeder Gast eine Broschüre über Ihre Organisation erhält, oder vor Beginn der Veranstaltung zu überprüfen, ob das Mikrofon funktionsfähig ist.

8. Follow-Up mit den Teilnehmern

Schicken Sie innerhalb einer Woche nach Ihrer Kultivierungsveranstaltung einen Dankesbrief an alle Teilnehmer, unabhängig davon, ob sie gespendet haben oder nicht. Indem Sie sich umgehend bei Ihren Teilnehmern bedanken, sind Sie nicht nur höflich, sondern pflegen auch die Beziehung, die Sie bei der Veranstaltung aufgebaut haben. Dies ist auch eine weitere Gelegenheit, mit Ihren aktuellen und potenziellen Spendern zu kommunizieren und in Kontakt zu treten.

Germaine Frechette von WGBH sagt: „Die meisten Leute erwarten keine Nachbereitung der Veranstaltung, also haben Sie die Möglichkeit, sich von anderen Organisationen abzuheben. Vielleicht haben Sie ein attraktives Foto des Spenders bei der Veranstaltung – das ist immer ein guter Grund, ihm zu schreiben und zu sagen: ‚Danke für Ihre Teilnahme, schön, Sie kennenzulernen, und hier ist eine schöne Erinnerung.'“

Auch bei Nichterscheinen sollten Nachfassbriefe verschickt werden. Dies ist eine Gelegenheit, eine Beziehung aufzubauen, die zur Teilnahme an Ihrer nächsten Veranstaltung oder sogar zu einer Spende führen könnte. Sagen Sie Ihren Nichterscheinen, dass es Ihnen leid tut, dass sie es nicht geschafft haben, geben Sie eine kurze Zusammenfassung der Veranstaltung, fügen Sie alle relevanten Materialien bei, die bei der Veranstaltung ausgehändigt wurden, und sagen Sie, dass Sie hoffen, sie bei der nächsten Veranstaltung zu sehen.

Fazit

Letztendlich sollte das Ziel sein, Ihre Spender persönlicher kennenzulernen. Diese Art von Beziehung schafft Vertrauen und eine tiefere Spenderloyalität. Frechette fügt hinzu,