8 sposobów na zorganizowanie ostatecznego wydarzenia doceniającego darczyńców

Wyobraź sobie, że organizujesz wydarzenie, w którym nie sprzedajesz biletów ani nie prosisz o darowizny — zamiast tego po prostu zapewniasz swoim najlepszym potencjalnym klientom niezapomnianą noc. To ekskluzywne spotkanie, które wzbudza zainteresowanie, a jeśli zostanie zrobione dobrze, to świetny sposób na ożywienie listy darczyńców. Ten rodzaj wydarzenia doceniającego darczyńców jest znany jako wydarzenie kultywacyjne, okazja do podkreślenia misji i potrzeb Twojej organizacji w twórczy sposób, bez proszenia o darowizny.

Impreza kultywacyjna odbywa się w zabawnym, komfortowym otoczeniu, zwykle w formie przyjęcia domowego lub przyjęcia koktajlowego, aby zaangażować się w interakcje misyjne na wysokim poziomie, które sprawią, że Twoi goście poczują się emocjonalnie zadowoleni i bardziej zainwestowani w Twoją misję. Twój zespół kierowniczy, wolontariusze, członkowie zarządu, personel i klient, na który miałeś wpływ, wszyscy wezmą udział w tym wydarzeniu, a jego celem jest sprawienie, by średni i główni darczyńcy poczuli się tak, jakby brali udział w imprezie, a nie w zbiórce funduszy. Dzieląc się swoim wpływem i rozpoczynając rozmowy w wygodnym, zrelaksowanym środowisku, Twoi darczyńcy odejdą z uczuciem emocjonalnej satysfakcji i będą bardziej zainwestowane w Twoją misję.

Dobrze zaplanowana impreza kultywacyjna może być jedną z najpotężniejszych form marketingu non-profit. Impreza kultywacyjna nie tylko może zapewnić duże dary, ale także pomaga zbudować silniejsze połączenie między twoją organizacją a większymi darczyńcami.

Na filantropijnej sesji konferencji BBCON Penelope Burke, autorka Donor-Centered Fundraising i Donor-Centered Leadership, wskazała wyniki badań, aby podzielić się potencjałem wydarzeń związanych z uprawą, przytaczając następujące wnikliwe statystyki:

• Wśród dawców, którzy udali się na imprezy hodowli dawców w skali 1-7, przy czym 7 było najbardziej zadowolonych, dawcy zajęli miejsca 5-7.
• 33 procent darczyńców, którzy wzięli udział, złożyło niezamówiony prezent
• 35 procent zaproszonych darczyńców, którzy podarowali prezent, podało w wydarzeniu powód, dla którego podarowali prezent

Oto osiem wskazówek, o których należy pamiętać, organizując wydarzenie kultywacyjne.

1. Szczegóły dotyczące gwoździ

Po ustaleniu daty uprawy, musisz dodać wydarzenie do kalendarza firmy, znaleźć lokalizację i ustawić godzinę rozpoczęcia. Następnie będziesz chciał utworzyć oś czasu projektu, określającą, kiedy wszystko powinno się wydarzyć i jakie kroki należy wykonać między chwilą obecną a wydarzeniem.

Po opracowaniu szczegółów wydarzenia, oto kilka innych kroków, które musisz wykonać:

• Rezerwuj gości specjalnych z jak największym wyprzedzeniem. Może to być klient, na który wpłynęła Twoja sprawa, który może podzielić się swoją historią sukcesu.
• Zdecyduj, jakie role będą odgrywać personel, wolontariusze i członkowie zarządu.
• Potwierdź wszystkich uczestników jako RSVP.
  • Ogólnie rzecz biorąc, średni odsetek odpowiedzi wynosi od 10 do 30 procent zaproszonych. Ponieważ wskaźniki odpowiedzi na wydarzenia mogą być niskie, zaproś więcej osób niż oczekujesz, że weźmie udział w wydarzeniu kultywacyjnym.

2. Zmień swoje wydarzenie w imprezę

Twoi darczyńcy będą oczekiwać przyjemnego, przyjemnego doświadczenia bez poczucia presji, by dawać. W przeciwieństwie do innych wydarzeń, wydarzenie kultywacyjne jest szansą na zaangażowanie się w znaczące rozmowy, które nie są zbyt ciężkie ani poważne. Twoim celem jest stworzenie miłej atmosfery dla Twoich gości i pomoc w pogłębieniu ich związku z Twoją organizacją, tak aby ostatecznie byli bardziej skłonni do dawania z własnej woli.

Jedno proste słowo może całkowicie odmienić Twoje wydarzenie: impreza. Słowo impreza ma bardziej zabawne, wygodne i zrelaksowane konotacje, co może zachęcić więcej darczyńców do wzięcia udziału. W swoich zaproszeniach, wiadomościach e-mail i materiałach marketingowych używaj słowa „impreza” zamiast „wydarzenie”, aby opisać swoje spotkanie.

3. Zorganizuj wydarzenie wysokiej jakości

Impreza kultywacyjna jest rozszerzeniem Twojej marki, dlatego chcesz zwracać szczególną uwagę na szczegóły. Twoi zaproszeni prawdopodobnie mają głębokie kieszenie i są przyzwyczajeni do uczestniczenia w wystawnych wydarzeniach i spotkaniach. Nie są przyzwyczajeni do picia wina z pudełka i jedzenia kanapek na paluszki. Sztuka polega na tym, aby trafić w ich gusta, jednocześnie pamiętając o swoim budżecie.

Ważne jest również, aby impreza odzwierciedlała osobowość i kulturę organizacji. Jeśli na przykład Twoja organizacja non-profit ma siedzibę w Kalifornii i wspiera domy dziecka dla dzieci w Meksyku, możesz wybrać stoisko z taco na swoim wydarzeniu. Tylko upewnij się, że jest to stoisko z taco, które dostarcza wysokiej jakości posiłki.

Wskazówka dla profesjonalistów: zachęć swoich pracowników do pomocy w obsłudze, aby mogli nawiązać osobiste rozmowy z gośćmi.

4. Zaangażuj członków zarządu do pracy

Twoi członkowie zarządu powinni odgrywać aktywną rolę podczas wydarzenia kultywacyjnego. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest nadanie członkom zarządu oficjalnej roli powitalnej. Oznacza to, że członkowie zarządu będą pierwszą twarzą, którą zobaczą darczyńcy po przybyciu. Innymi sposobami na zaangażowanie członków zarządu jest poproszenie ich o przedstawienie sobie gości w celu zainicjowania rozmów i wyszukanie kwiatów ściennych, aby zaangażować się w rozmowę.

Jeśli członkowie zarządu są na to przygotowani, mogą być również przypisani do kilku głośnych gości do rozmowy o kultywacji. Może to być tak proste, jak: „Tak szczęśliwy, że przyszedłeś! Jakie jest twoje pierwsze wrażenie na temat naszej organizacji?” Uważaj, aby rozmowa była swobodna, bez nawiązywania do pytania. Zamiast tego powinna być okazją do prawdziwego poznania danej osoby, jednocześnie dostarczając ważnych informacji na temat Twojej organizacji non-profit.

Odróżnij członków zarządu od innych gości i spraw, aby byli łatwo rozpoznawalni dzięki kolorowej plakietce z imionami.

5. Triage listy gości

Podczas gdy wszyscy twoi goście, którzy wezmą udział w twoim wydarzeniu kultywacyjnym, mają swój cel, niewątpliwie będą niektórzy goście, którzy są na twojej liście VIP.

Te bardzo ważne osoby mogą obejmować:

• Darczyńcy długoterminowi
• Dawcy z głębokimi kieszeniami
• Osoby, które kultywujesz na przyszły prezent

Tym priorytetowym gościom należy nie tylko zwrócić szczególną uwagę, ale także zaplanować, jak ich zaangażować. Przed wydarzeniem kultywacyjnym dowiedz się, kim oni są, dlaczego przychodzą, oraz wszelkie dodatkowe informacje, które mogą być wykorzystane jako początek rozmowy, takie jak hobby, którym są zainteresowani. Przydziel te perspektywy do swoich pracowników i członków zarządu, aby postaraj się porozmawiać z nimi wieczorem.

6. Określ swój budżet

Tego typu wydarzenia powinny być wbudowane w Twój budżet na rok, aby dokładnie wiedzieć, ile będziesz musiał wydać.

Koszty do rozważenia przy planowaniu imprezy kultywacyjnej:

• • Jedzenie i picie — catering, open bar, przekąski
    • Oszczędność pieniędzy: Kup alkohol w lokalnym sklepie spożywczym.
  • Miejsce — opłaty za wynajem powierzchni
    • Oszczędność pieniędzy: zorganizuj wydarzenie w domu członka zarządu.
  • Kwiaty — Wynajęcie kwiaciarni do tworzenia i dostarczania centralnych elementów
    • Oszczędność pieniędzy: Kup gotowe bukiety w sklepie spożywczym lub w lokalnej kwiaciarni.
  • Wypożyczalnia sprzętu – dodatkowe krzesła, stoły
    • Oszczędność pieniędzy: Pomiń pokrowce na krzesła.
  • Rozrywka — może być konieczne opłacenie lub pokrycie kosztów podróży dla gości specjalnych
    • Oszczędność pieniędzy: Zatrudnij lokalne talenty.
  • Projektowanie graficzne — zaproszenia, materiały marketingowe, broszury
    • Oszczędność pieniędzy: Jeśli Twoje biuro dysponuje technologią i personelem, zaprojektuj we własnym zakresie.
  • Druk/materiały — koszty profesjonalnego drukowania banerów, znaków, plakatów, materiałów marketingowych i działań.
    • Oszczędność pieniędzy: Drukuj, co możesz, używając własnej drukarki biurowej i zapisuj większe projekty dla profesjonalisty.

7. Wow w dniu wydarzenia!

W końcu nadszedł dzień twojej kultywacji. Twoi goście są chętni i podekscytowani mieszaniem się ze sobą i Twoim personelem. Nie każ im czekać. Otwórz drzwi 15 minut przed rozpoczęciem imprezy dla rannych ptaszków. Następnie ustaw scenę, strategicznie umieszczając członków zarządu, aby byli pierwszymi osobami, które widzą Twoi goście. Powinien być stół powitalny z identyfikatorami gości. Być może masz tam również pracownika lub członka zarządu.

Powinna być jedna osoba (jeśli nie ty), która będzie odpowiedzialna za zapewnienie płynnego przebiegu nocy. Nadrzędnym celem jest sprawienie, aby Twoi goście czuli się wyjątkowo. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci to osiągnąć:

• Powitaj każdego darczyńcę, który odbierze swój identyfikator i odhaczy swoje nazwisko na liście uczestników.
• Niech kluczowi członkowie personelu i członkowie zarządu połączą się i wejdą w interakcję z darczyńcami przez cały czas trwania wydarzenia.
• Upewnij się, że żywność i napoje są w pełni zaopatrzone i dostępne przez cały czas.
• Rób zdjęcia podczas wydarzenia.
  • Można je wykorzystać w materiałach marketingowych, takich jak biuletyny e-mail, przyszłe wydarzenia związane z uprawą, posty w mediach społecznościowych i tablica ogłoszeń w biurze, aby inspirować i motywować pracowników.
• Miej strażnika czasu. Przypisz jednego ze swoich pracowników do pilnowania czasu wydarzenia, aby zapewnić przestrzeganie harmonogramu przez całą noc.
• Śledź drobne szczegóły. Może to obejmować upewnienie się, że podczas prezentacji prelegenta jest wystarczająca liczba miejsc dla wszystkich gości, upewnienie się, że każdy gość otrzyma broszurę o Twojej organizacji lub dwukrotne sprawdzenie, czy mikrofon działa przed rozpoczęciem wydarzenia.

8. Kontynuuj kontakt z uczestnikami

W ciągu tygodnia od wydarzenia kultywacyjnego wyślij list z podziękowaniami do każdej osoby, która uczestniczyła, niezależnie od tego, czy przekazała darowiznę, czy nie. Niezwłocznie dziękując uczestnikom, nie tylko jesteś uprzejmy, ale także pielęgnujesz relacje, które nawiązałeś podczas wydarzenia. Jest to również kolejna okazja do komunikacji i kontaktu z obecnymi i potencjalnymi darczyńcami.

Germaine Frechette z WGBH mówi: „Większość ludzi nie oczekuje kontynuacji wydarzeń, więc masz możliwość wyróżnienia się wśród innych organizacji. Być może masz atrakcyjne zdjęcie darczyńcy z imprezy — to zawsze jest świetny powód, aby napisać i powiedzieć: „Dzięki za udział, miło cię poznać i oto miłe wspomnienie”.

Nawet nie pojawienia się należy wysyłać listy uzupełniające. Jest to okazja do nawiązania relacji, która może zaowocować uczestnictwem w kolejnym wydarzeniu, a nawet darowizną. Powiedz swoim no show, że jest Ci przykro, że nie byli w stanie tego zrobić, przedstaw krótkie podsumowanie wydarzenia, dołącz wszelkie istotne materiały rozdane podczas wydarzenia i powiedz, że masz nadzieję zobaczyć je na następnym.

Wniosek

Ostatecznie celem powinno być poznanie swoich dawców na bardziej osobistym poziomie. Ten rodzaj relacji buduje zaufanie i głębszą lojalność darczyńców. Frechette dodaje: