8 способов провести главное мероприятие в знак признательности донорам

Представьте, что вы проводите мероприятие, на котором вы не продаете билеты и не просите пожертвований — вместо этого вы просто дарите своим потенциальным клиентам ночь, которую они запомнят. Это эксклюзивная встреча, она вызывает интерес, и если все сделано правильно, это отличный способ оживить ваш список доноров. Этот тип мероприятия по признанию доноров известен как мероприятие по совершенствованию, возможность творчески подчеркнуть миссию и потребности вашей организации, не выходя прямо и не прося пожертвований.

Мероприятие по совершенствованию проводится в веселой, комфортной обстановке, как правило, в форме домашней вечеринки или коктейльного приема, чтобы участвовать в миссионерских взаимодействиях высокого уровня, которые заставят ваших гостей чувствовать эмоциональное удовлетворение и больше инвестировать в вашу миссию. Ваша команда лидеров, волонтеры, члены правления, сотрудники и клиент, на которого вы оказали влияние, посетят это мероприятие с целью создать у средних и крупных доноров ощущение, что они присутствуют на вечеринке, а не на мероприятии по сбору средств. Поделившись своим вкладом и начав беседу в комфортной, непринужденной обстановке, ваши спонсоры будут чувствовать эмоциональное удовлетворение и больше инвестировать в вашу миссию.

Хорошо спланированное мероприятие по выращиванию может стать одной из самых мощных форм некоммерческого маркетинга. Мероприятие по совершенствованию может не только обеспечить крупные подарки, но также помогает укрепить связь между вашей организацией и вашими крупными донорами.

На сессии благотворительной конференции BBCON Пенелопа Берк, автор книг «Сбор средств, ориентированный на доноров» и «Лидерство, ориентированное на доноров», указала на результаты исследований, чтобы поделиться потенциалом мероприятий по совершенствованию, сославшись на следующую проницательную статистику:

• Среди доноров, которые посещали мероприятия по культивированию доноров по шкале от 1 до 7, где 7 были наиболее удовлетворены, доноры поставили себя на 5-7 место.
• 33 процента присутствовавших доноров сделали непрошенный подарок.
• 35 процентов приглашенных жертвователей, которые сделали подарок, объяснили, почему они сделали подарок.

Вот восемь советов, которые следует учитывать при проведении мероприятия по совершенствованию.

1. Особенности гвоздя

После того, как вы определили дату своего выращивания, вам нужно добавить событие в календарь вашей компании, найти место и установить время начала. Затем вы захотите создать временную шкалу проекта, чтобы указать, когда все должно произойти, и какие шаги должны быть выполнены между настоящим моментом и событием.

Когда вы окончательно определитесь со спецификой вашего мероприятия, вам нужно будет сделать еще несколько шагов:

• Заказывайте специальных гостей как можно раньше. Это может быть клиент, на которого повлияло ваше дело, и который может поделиться своей историей успеха.
• Решите, какие роли будут играть сотрудники, волонтеры и члены правления.
• Подтвердите всех участников, поскольку они RSVP.
  • В целом средний процент откликающихся составляет от 10 до 30 процентов приглашенных. Поскольку количество откликов на мероприятия может быть низким, пригласите на ваше мероприятие по совершенствованию больше людей, чем вы ожидаете.

2. Превратите ваше мероприятие в вечеринку

Ваши доноры будут ожидать веселого, приятного опыта, не чувствуя при этом давления. В отличие от других событий, событие совершенствования — это возможность участвовать в содержательных разговорах, которые не являются слишком тяжелыми или серьезными. Ваша цель — создать непринужденную атмосферу для ваших гостей и помочь укрепить их связь с вашей организацией, чтобы они в конечном итоге были более склонны жертвовать по собственному желанию.

Одно простое слово может полностью изменить ваше мероприятие: вечеринка. Слово «вечеринка» имеет более веселый, комфортный и непринужденный оттенок, что может привлечь больше спонсоров. В ваших приглашениях, сообщениях электронной почты и маркетинговых материалах используйте слово «вечеринка», а не «мероприятие», чтобы описать ваше собрание.

3. Организуйте качественное мероприятие

Мероприятие по выращиванию — это продолжение вашего бренда, поэтому вам нужно уделять пристальное внимание деталям. Ваши приглашенные, вероятно, имеют глубокие карманы и привыкли посещать щедрые мероприятия и встречи. Они не привыкли пить вино из коробки и есть бутерброды. Хитрость заключается в том, чтобы апеллировать к их вкусам, не забывая при этом о вашем бюджете.

Также важно, чтобы ваша вечеринка отражала индивидуальность и культуру вашей организации. Например, если ваша некоммерческая организация базируется в Калифорнии и поддерживает детские приюты в Мексике, вы можете выбрать стенд с тако на своем мероприятии. Просто убедитесь, что это стойка с тако, которая доставляет высококачественные блюда.

Совет для профессионалов: поощряйте своих сотрудников помогать с обслуживанием, чтобы они могли завязать личные разговоры с гостями.

4. Заставьте членов вашего совета работать

Члены вашего правления должны играть активную роль на вашем мероприятии по совершенствованию. Один из способов сделать это — предоставить членам вашего правления официальную приветственную роль. Это означает, что члены вашего правления будут первым лицом, которое увидят ваши доноры, когда они прибудут. Другие способы привлечь членов совета директоров — это предложить им представить гостей друг другу, чтобы зажечь беседу, и найти слабых людей, чтобы вступить в беседу.

Если члены совета готовы, их также можно назначить к паре высокопоставленных гостей для разговора о совершенствовании. Это может быть так просто, как: «Так счастлив, что ты пришел! Каково ваше первое впечатление о нашей организации?» Будьте внимательны, чтобы поддерживать разговор в непринужденной обстановке, не намекая на вопрос. Вместо этого это должна быть возможность по-настоящему узнать человека, а также добавить важную информацию о вашей некоммерческой организации.

Выделите членов совета директоров среди других гостей и сделайте их легко узнаваемыми с помощью цветной бирки с именем.

5. Сортируйте свой список гостей

В то время как все ваши гости, которые будут присутствовать на вашем мероприятии по совершенствованию, служат определенной цели, несомненно, будут некоторые гости, которые находятся в вашем списке VIP.

Эти очень важные люди могут включать в себя:

• Долгосрочные доноры
• Доноры с глубокими карманами
• Люди, которых вы взращиваете для будущего подарка

Этим приоритетным гостям следует не только уделить особое внимание, но также должен быть план, как их привлечь. Перед мероприятием по совершенствованию узнайте, кто они, почему они приезжают, и любую справочную информацию, которая может быть использована в качестве начала разговора, например, хобби, которым они интересуются. Назначьте этих потенциальных клиентов своим сотрудникам и членам совета, чтобы они обязательно поговорите с ними вечером.

6. Определите свой бюджет

Эти типы мероприятий должны быть встроены в ваш бюджет на год, чтобы вы точно знали, сколько вам придется потратить.

Затраты, которые следует учитывать при планировании мероприятия по выращиванию:

• • Еда и напитки — кейтеринг, открытый бар, закуски
    • Экономия денег: купите алкоголь в местном продуктовом магазине.
  • Площадка — плата за аренду помещения
    • Экономия денег: проведите мероприятие в доме члена правления.
  • Цветы — найм флориста для создания и доставки центральных украшений.
    • Экономия денег: купите готовые букеты в продуктовом магазине или у местного флориста.
  • Аренда оборудования — дополнительные стулья, столы
    • Экономия денег: откажитесь от чехлов на стулья.
  • Развлекательные мероприятия. Возможно, вам придется оплатить или оплатить дорожные расходы для особых гостей.
    • Экономия денег: наймите местных талантов.
  • Графический дизайн — приглашения, маркетинговые материалы, брошюры.
    • Экономия денег: если в вашем офисе есть техника и персонал, проектируйте дома.
  • Печать/материалы — расходы на профессиональную печать баннеров, вывесок, плакатов, маркетинговых материалов, мероприятий.
    • Экономия денег: печатайте все, что можете, на собственном офисном принтере и сохраняйте более крупные проекты для профессионалов.

7. Вау в день мероприятия

День вашего совершенствования наконец настал. Ваши гости с нетерпением ждут возможности пообщаться друг с другом и с вашим персоналом. Не заставляйте их ждать. Откройте двери за 15 минут до начала мероприятия для ранних пташек. Затем подготовьте сцену, стратегически разместив членов совета директоров так, чтобы они были первыми, кого увидят ваши гости. Должен быть приветственный стол с табличками с именами гостей. Возможно, у вас тоже есть сотрудник или член правления.

Должен быть один ответственный человек (если не вы), который отвечает за то, чтобы ночь прошла гладко. Общая цель состоит в том, чтобы ваши гости чувствовали себя особенными. Вот несколько советов, которые помогут вам достичь этого:

• Приветствуйте каждого донора, когда он собирает свою именную бирку и отмечает свое имя в списке участников.
• Пусть ключевые сотрудники и члены правления общаются и взаимодействуют с донорами на протяжении всего мероприятия.
• Убедитесь, что еда и напитки полностью укомплектованы и доступны в любое время.
• Делайте фотографии во время мероприятия.
  • Их можно использовать в маркетинговых материалах, таких как информационные бюллетени по электронной почте, будущие мероприятия по совершенствованию, сообщения в социальных сетях и доска объявлений вашего офиса, чтобы вдохновлять и мотивировать сотрудников.
• Иметь хранителя времени. Назначьте одного из ваших сотрудников хронометристом на мероприятии, чтобы вы придерживались расписания всю ночь.
• Следите за мелкими деталями. Это может включать обеспечение достаточного количества мест для всех ваших гостей во время презентации спикера, обеспечение того, чтобы каждый гость получил брошюру о вашей организации, или двойную проверку работоспособности микрофона перед началом мероприятия.

8. Свяжитесь с участниками

В течение недели после вашего мероприятия по совершенствованию отправьте благодарственное письмо каждому, кто присутствовал, вне зависимости от того, сделали они пожертвование или нет. Своевременно благодарив посетителей, вы не только проявляете вежливость, но и укрепляете отношения, которые установились на мероприятии. Это также еще одна возможность для общения и связи с вашими нынешними и потенциальными донорами.

Жермен Фрешет из WGBH говорит: «Большинство людей не ожидают продолжения мероприятия, поэтому у вас есть возможность выделиться среди других организаций. Возможно, у вас есть привлекательная фотография донора на мероприятии — это всегда отличный повод написать и сказать: «Спасибо за участие, приятно познакомиться, и это приятное воспоминание».

Даже в случае неявки должны быть отправлены последующие письма. Это возможность развить отношения, которые могут привести к посещению вашего следующего мероприятия или даже к пожертвованию. Скажите тем, кто не явился, что сожалеете о том, что они не смогли прийти, сделайте краткий обзор мероприятия, включите все относящиеся к делу материалы, розданные на мероприятии, и скажите, что надеетесь увидеть их на следующем.

Вывод

В конечном счете, цель должна заключаться в том, чтобы узнать своих доноров на более личном уровне. Именно такие отношения укрепляют доверие и укрепляют лояльность доноров. Фрешетт добавляет: