8 Cara Menjadi Tuan Rumah Acara Apresiasi Donor Terbaik

Bayangkan menyelenggarakan acara di mana Anda tidak menjual tiket atau meminta sumbangan—sebaliknya, Anda hanya memberikan malam yang diingat oleh calon pelanggan papan atas Anda. Ini adalah pertemuan eksklusif, memicu minat, dan jika dilakukan dengan benar, ini adalah cara yang bagus untuk menghidupkan kembali daftar donor Anda. Jenis acara apresiasi donatur ini dikenal sebagai acara kultivasi, sebuah kesempatan untuk menonjolkan misi dan kebutuhan organisasi Anda dengan cara yang kreatif, tanpa datang langsung dan meminta sumbangan.

Acara budidaya diadakan di lingkungan yang menyenangkan dan nyaman, biasanya dalam bentuk pesta rumah atau resepsi koktail, untuk terlibat dalam interaksi misi tingkat tinggi yang akan membuat tamu Anda merasa terpuaskan secara emosional dan lebih banyak berinvestasi dalam misi Anda. Tim kepemimpinan Anda, sukarelawan, anggota dewan, staf, dan klien yang Anda pengaruhi semuanya akan menghadiri acara ini dengan tujuan membuat donor menengah hingga besar merasa seolah-olah mereka menghadiri pesta daripada acara penggalangan dana. Dengan membagikan pengaruh Anda dan memulai percakapan dalam lingkungan yang nyaman dan santai, para donor Anda akan merasa terpuaskan secara emosional dan lebih banyak berinvestasi dalam misi Anda.

Acara budidaya yang terencana dengan baik dapat menjadi salah satu bentuk pemasaran nirlaba yang paling kuat. Tidak hanya acara kultivasi memiliki potensi untuk mendapatkan hadiah besar, tetapi juga membantu membangun hubungan yang lebih kuat antara organisasi Anda dan donor Anda yang lebih besar.

Pada sesi konferensi filantropi BBCON, Penelope Burke, Penulis Donor-Centered Fundraising and Donor-Centered Leadership, menunjukkan temuan penelitian untuk berbagi potensi acara budidaya, mengutip statistik mendalam berikut:

• Di antara donor yang pergi ke acara budidaya donor pada skala 1-7 dengan 7 yang paling puas, donor memberi peringkat 5-7.
• 33 persen donatur yang hadir memberikan hadiah yang tidak diminta
• 35 persen donatur yang diminta yang membuat hadiah mengkredit acara tersebut dengan alasan mereka membuat hadiah

Berikut adalah delapan tips yang perlu diingat saat menyelenggarakan acara kultivasi.

1. Spesifik Nail Down

Setelah Anda menentukan tanggal kultivasi Anda, Anda harus menambahkan acara ke kalender perusahaan Anda, menemukan lokasi, dan mengatur waktu mulai. Selanjutnya, Anda ingin membuat garis waktu proyek kapan semuanya harus terjadi dan langkah apa yang perlu dilakukan antara sekarang dan acara.

Saat Anda menyelesaikan spesifikasi acara Anda, berikut adalah beberapa langkah lain yang perlu Anda ambil:

• Pesan tamu istimewa sedini mungkin. Ini mungkin klien yang terpengaruh oleh tujuan Anda yang dapat membagikan kisah sukses mereka.
• Putuskan peran apa yang akan dimainkan oleh staf, sukarelawan, dan anggota dewan.
• Konfirmasikan semua peserta saat mereka RSVP.
  • Secara umum, tingkat respons rata-rata adalah antara 10 dan 30 persen dari mereka yang diundang. Karena tingkat respons untuk acara bisa rendah, undang lebih banyak orang daripada yang Anda harapkan akan menghadiri acara kultivasi Anda.

2. Ubah Acara Anda Menjadi Pesta

Donor Anda akan mengharapkan pengalaman yang menyenangkan dan menyenangkan tanpa merasa tertekan untuk memberi. Tidak seperti acara lainnya, acara kultivasi adalah kesempatan untuk terlibat dalam percakapan bermakna yang tidak terlalu berat atau serius. Tujuan Anda adalah untuk menciptakan suasana santai bagi tamu Anda, dan membantu memperdalam hubungan mereka dengan organisasi Anda, sehingga mereka pada akhirnya lebih cenderung memberi atas kemauan mereka sendiri.

Satu kata sederhana dapat mengubah acara Anda sepenuhnya: pesta. Kata pesta memiliki konotasi yang lebih menyenangkan, nyaman, dan santai sehingga dapat menarik lebih banyak donatur untuk hadir. Pada undangan, komunikasi email, dan materi pemasaran Anda, gunakan kata "pesta" daripada "acara" untuk menggambarkan pertemuan Anda.

3. Panggung Acara Berkualitas

Acara kultivasi adalah perpanjangan dari merek Anda, itulah sebabnya Anda menginginkan perhatian yang tajam pada detailnya. Orang-orang yang Anda undang kemungkinan besar memiliki kantong yang dalam dan terbiasa menghadiri acara dan pertemuan mewah. Mereka tidak terbiasa minum anggur kotak dan makan sandwich jari. Triknya adalah untuk menarik selera mereka sambil tetap mempertimbangkan anggaran Anda.

Penting juga bahwa pesta Anda mencerminkan kepribadian dan budaya organisasi Anda. Misalnya, jika organisasi nonprofit Anda berbasis di California dan mendukung panti asuhan anak-anak di Meksiko, Anda dapat memilih untuk memiliki kios taco di acara Anda. Pastikan itu adalah kedai taco yang menyajikan makanan berkualitas tinggi.

Kiat pro: Dorong staf Anda untuk membantu melayani sehingga mereka dapat memulai percakapan pribadi dengan tamu.

4. Tempatkan Anggota Dewan Anda untuk Bekerja

Anggota dewan Anda harus memainkan peran aktif di acara kultivasi Anda. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan memberi anggota dewan Anda peran sambutan resmi. Ini berarti anggota dewan Anda akan menjadi wajah pertama yang dilihat donor Anda ketika mereka tiba. Cara lain untuk melibatkan anggota dewan Anda adalah dengan meminta mereka memperkenalkan tamu satu sama lain untuk memicu percakapan, dan mencari orang yang tidak bertanggung jawab untuk terlibat dalam percakapan.

Jika anggota dewan bersedia, mereka juga dapat ditugaskan ke beberapa tamu terkenal untuk percakapan kultivasi. Ini bisa sesederhana, “Sangat senang Anda datang! Apa kesan awal Anda tentang organisasi kami?” Berhati-hatilah untuk menjaga percakapan tetap santai tanpa menyinggung pertanyaan. Sebaliknya, ini harus menjadi kesempatan untuk benar-benar mengenal individu tersebut sambil juga membumbui informasi penting tentang organisasi nirlaba Anda.

Bedakan anggota dewan Anda dari tamu lain dan buat mereka mudah dikenali dengan label nama berkode warna.

5. Triase Daftar Tamu Anda

Sementara semua tamu Anda yang akan menghadiri acara kultivasi Anda memiliki tujuan, pasti akan ada beberapa tamu yang ada di daftar VIP Anda.

Orang-orang yang sangat penting ini mungkin termasuk:

• Donor jangka panjang
• Donor berkantong tebal
• Orang yang Anda budidayakan untuk hadiah masa depan

Tamu prioritas ini tidak hanya harus diberi perhatian khusus tetapi juga harus ada rencana tentang bagaimana melibatkan mereka. Sebelum acara kultivasi, cari tahu siapa mereka, mengapa mereka datang, dan informasi latar belakang apa saja yang dapat digunakan sebagai pembuka percakapan, seperti hobi yang mereka minati. Tetapkan prospek ini kepada staf dan anggota dewan Anda sehingga mereka pastikan untuk berbicara dengan mereka di malam hari.

6. Tentukan Anggaran Anda

Jenis acara ini harus dimasukkan ke dalam anggaran Anda untuk tahun ini sehingga Anda tahu persis berapa banyak yang harus Anda keluarkan.

Biaya yang perlu dipertimbangkan saat merencanakan acara budidaya:

• • Makanan dan minuman—Katering, bar terbuka, makanan pembuka
    • Penghemat uang: Beli alkohol Anda dari toko kelontong lokal.
  • Tempat—Biaya sewa tempat
    • Penghemat uang: Mengadakan acara di rumah anggota dewan.
  • Bunga—Mempekerjakan toko bunga untuk membuat dan mengirimkan barang pusat
    • Penghemat uang: Ambil karangan bunga yang sudah jadi di toko kelontong atau dari toko bunga setempat.
  • Penyewaan Peralatan—Kursi tambahan, meja
    • Penghemat uang: Lewati sarung kursi.
  • Hiburan—Anda mungkin perlu membayar atau menyediakan biaya perjalanan untuk tamu istimewa
    • Penghemat uang: Pekerjakan talenta lokal.
  • Desain Grafis—Undangan, materi pemasaran, pamflet
    • Penghemat uang: Jika kantor Anda memiliki teknologi dan staf, desainlah di rumah.
  • Pencetakan/bahan—Biaya pencetakan profesional untuk spanduk, tanda, poster, jaminan pemasaran, aktivitas.
    • Penghemat uang: Cetak apa yang Anda dapat menggunakan printer kantor Anda sendiri dan simpan proyek yang lebih besar untuk seorang profesional.

7. Wow di Hari Acara

Hari acara kultivasi Anda akhirnya tiba. Tamu Anda bersemangat dan bersemangat untuk berbaur satu sama lain dan staf Anda. Jangan buat mereka menunggu. Buka pintu 15 menit sebelum waktu mulai acara untuk early bird. Kemudian atur suasana dengan menempatkan anggota dewan Anda secara strategis sehingga mereka adalah orang pertama yang dilihat tamu Anda. Harus ada meja selamat datang dengan tag nama tamu. Mungkin Anda memiliki staf atau anggota dewan yang berdiri di sana juga.

Harus ada satu orang titik (jika bukan Anda) yang bertugas memastikan malam berjalan lancar. Tujuan keseluruhannya adalah untuk membuat tamu Anda merasa istimewa. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda mencapai hal ini:

• Sambut setiap donor saat mereka mengumpulkan label nama mereka dan memeriksa nama mereka di daftar peserta.
• Mintalah anggota staf kunci dan anggota dewan untuk berbaur dan berinteraksi dengan para donor selama acara berlangsung.
• Pastikan makanan dan minuman lengkap dan tersedia setiap saat.
• Mengambil foto selama acara.
  • Ini dapat digunakan dalam materi pemasaran seperti buletin email, acara budidaya masa depan, posting media sosial, dan papan buletin kantor Anda untuk menginspirasi dan memotivasi karyawan.
• Memiliki pengatur waktu. Tetapkan salah satu karyawan Anda untuk menjadi pengatur waktu acara untuk memastikan Anda mematuhi jadwal Anda sepanjang malam.
• Melacak detail kecil. Ini mungkin termasuk memastikan ada cukup kursi untuk semua tamu Anda selama presentasi pembicara, memastikan setiap tamu menerima pamflet tentang organisasi Anda, atau memeriksa ulang apakah mikrofon berfungsi sebelum acara dimulai.

8. Tindak Lanjut Dengan Peserta

Dalam seminggu setelah acara kultivasi Anda, kirimkan surat terima kasih kepada setiap orang yang hadir, apakah mereka memberikan sumbangan atau tidak. Dengan segera berterima kasih kepada peserta Anda, Anda tidak hanya bersikap sopan, tetapi juga memupuk hubungan yang Anda bangun di acara tersebut. Ini juga merupakan kesempatan lain untuk berkomunikasi dan terhubung dengan donor Anda saat ini dan calon donor.

Germaine Frechette dari WGBH mengatakan, “Kebanyakan orang tidak mengharapkan tindak lanjut acara, jadi Anda memiliki kesempatan untuk menonjol di antara organisasi lain. Mungkin Anda memiliki foto donor yang menarik di acara tersebut — ini selalu menjadi alasan yang bagus untuk menulis dan berkata, 'Terima kasih telah hadir, senang bertemu dengan Anda dan ini adalah kenangan yang indah.'”

Bahkan ketidakhadiran harus dikirimi surat tindak lanjut. Ini adalah kesempatan untuk mengembangkan hubungan yang dapat menghasilkan kehadiran di acara Anda berikutnya atau bahkan sumbangan. Sampaikan ketidakhadiran Anda bahwa Anda menyesal mereka tidak dapat hadir, berikan rekap acara singkat, sertakan materi terkait yang dibagikan pada acara tersebut, dan katakan Anda berharap dapat melihatnya di acara berikutnya.

Kesimpulan

Pada akhirnya, tujuannya adalah untuk mengenal donor Anda pada tingkat yang lebih pribadi. Hubungan semacam inilah yang membangun kepercayaan dan loyalitas donor yang lebih dalam. Frechette menambahkan,