ลองนึกภาพการจัดงานที่คุณไม่ได้ขายตั๋วหรือขอเงินบริจาค—แต่คุณเพียงแค่ให้คืนผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าระดับสูงของคุณ เป็นการรวมตัวแบบพิเศษเฉพาะตัว มันจุดประกายความสนใจ และหากทำถูกต้อง จะเป็นวิธีการที่ยอดเยี่ยมในการชุบชีวิตรายชื่อผู้บริจาคของคุณ งานแสดงขอบคุณผู้บริจาคประเภทนี้เรียกว่างานปลูกฝัง ซึ่งเป็นโอกาสในการเน้นย้ำภารกิจและความต้องการขององค์กรของคุณในแบบที่สร้างสรรค์ โดยไม่ต้องออกมาและขอเงินบริจาค
งานเพาะปลูกจัดขึ้นในสภาพแวดล้อมที่สนุกสนานและสะดวกสบาย โดยทั่วไปแล้วจะอยู่ในรูปแบบของปาร์ตี้ที่บ้านหรืองานเลี้ยงค็อกเทล เพื่อมีส่วนร่วมในภารกิจระดับสูงซึ่งจะทำให้แขกของคุณรู้สึกพึงพอใจทางอารมณ์และลงทุนในภารกิจของคุณมากขึ้น ทีมผู้นำ อาสาสมัคร สมาชิกคณะกรรมการ พนักงาน และลูกค้าที่คุณได้รับผลกระทบจะเข้าร่วมกิจกรรมนี้โดยมีเป้าหมายเพื่อให้ผู้บริจาคระดับกลางถึงรายใหญ่รู้สึกราวกับว่าพวกเขากำลังเข้าร่วมงานปาร์ตี้มากกว่างานระดมทุน ด้วยการแบ่งปันผลกระทบของคุณและเริ่มต้นการสนทนาในสภาพแวดล้อมที่สะดวกสบายและผ่อนคลาย ผู้บริจาคของคุณจะรู้สึกพึงพอใจทางอารมณ์และลงทุนในภารกิจของคุณมากขึ้น
กิจกรรมการเพาะปลูกที่มีการวางแผนมาอย่างดีสามารถเป็นหนึ่งในรูปแบบการตลาดที่ไม่แสวงหาผลกำไรที่ทรงพลังที่สุด งานเพาะปลูกไม่เพียงแต่มีศักยภาพในการได้รับของขวัญชิ้นสำคัญ แต่ยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นระหว่างองค์กรของคุณและผู้บริจาครายใหญ่ของคุณ
ในการประชุมเพื่อการกุศลของ BBCON Penelope Burke ผู้เขียนการระดมทุนที่เน้นผู้บริจาคและความเป็นผู้นำที่เน้นผู้บริจาค ชี้ไปที่ผลการวิจัยเพื่อแบ่งปันศักยภาพของกิจกรรมการเพาะปลูก โดยอ้างถึงสถิติที่ลึกซึ้งต่อไปนี้:
- ในบรรดาผู้บริจาคที่เข้าร่วมกิจกรรมการเพาะปลูกผู้บริจาคในระดับ 1-7 โดย 7 เป็นที่พอใจมากที่สุด ผู้บริจาคจัดอันดับตัวเอง 5-7
- 33 เปอร์เซ็นต์ของผู้บริจาคที่เข้าร่วมทำของขวัญที่ไม่พึงประสงค์
- 35 เปอร์เซ็นต์ของผู้บริจาคที่ได้รับการร้องขอซึ่งทำของขวัญให้เครดิตกับสาเหตุที่พวกเขาทำของขวัญ
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับแปดประการที่ควรทราบเมื่อจัดกิจกรรมการเพาะปลูก
1. เล็บลงเฉพาะ
เมื่อคุณกำหนดวันที่ของการเพาะปลูกได้แล้ว คุณจะต้องเพิ่มกิจกรรมในปฏิทินบริษัทของคุณ ค้นหาสถานที่ และตั้งเวลาเริ่มต้น ถัดไป คุณจะต้องสร้างไทม์ไลน์ของโปรเจ็กต์ว่าเมื่อใดที่ทุกอย่างควรเกิดขึ้น และขั้นตอนใดที่จำเป็นต้องเกิดขึ้นระหว่างตอนนี้กับกิจกรรม
เมื่อคุณสรุปรายละเอียดเฉพาะของกิจกรรมของคุณแล้ว ต่อไปนี้คือขั้นตอนอื่นๆ ที่คุณต้องดำเนินการ:
- จองแขกพิเศษล่วงหน้าให้มากที่สุด นี่อาจเป็นลูกค้าที่ได้รับผลกระทบจากสาเหตุของคุณซึ่งสามารถแบ่งปันเรื่องราวความสำเร็จของพวกเขาได้
- ตัดสินใจว่าบทบาทของเจ้าหน้าที่ อาสาสมัคร และสมาชิกคณะกรรมการจะมีบทบาทอย่างไร
- ยืนยันผู้เข้าร่วมทั้งหมดตามที่พวกเขาตอบรับคำเชิญ
- โดยทั่วไป อัตราการตอบกลับโดยเฉลี่ยอยู่ระหว่าง 10 ถึง 30 เปอร์เซ็นต์ของผู้ที่ได้รับเชิญ เนื่องจากอัตราการตอบกลับสำหรับกิจกรรมอาจต่ำ เชิญผู้คนมากกว่าที่คุณคาดหวังจะเข้าร่วมกิจกรรมการเพาะปลูกของคุณ
2. เปลี่ยนงานของคุณให้เป็นปาร์ตี้
ผู้บริจาคของคุณจะคาดหวังว่าจะได้รับประสบการณ์ที่สนุกสนานและเพลิดเพลินโดยไม่รู้สึกกดดันที่จะให้ แตกต่างจากงานอื่น ๆ กิจกรรมการเพาะปลูกเป็นโอกาสที่จะมีส่วนร่วมในการสนทนาที่มีความหมายที่ไม่หนักเกินไปหรือจริงจัง เป้าหมายของคุณคือการสร้างบรรยากาศที่ผ่อนคลายสำหรับแขกของคุณ และช่วยกระชับความสัมพันธ์ของพวกเขากับองค์กรของคุณ เพื่อให้พวกเขามีความโน้มเอียงที่จะให้ในท้ายที่สุด
คำเดียวสามารถเปลี่ยนงานของคุณได้ทั้งหมด: ปาร์ตี้ คำว่าปาร์ตี้มีความหมายแฝงที่สนุกสนาน สบาย และผ่อนคลายมากขึ้น ซึ่งอาจดึงดูดผู้บริจาคให้เข้าร่วมมากขึ้น ในคำเชิญ การสื่อสารทางอีเมล และเอกสารทางการตลาด ให้ใช้คำว่า "ปาร์ตี้" แทนคำว่า "กิจกรรม" เพื่ออธิบายการรวบรวมของคุณ
3. จัดกิจกรรมคุณภาพ
กิจกรรมการเพาะปลูกเป็นส่วนขยายของแบรนด์ของคุณ ซึ่งเป็นสาเหตุที่คุณต้องการความใส่ใจในรายละเอียด ผู้ได้รับเชิญของคุณมักจะมีกระเป๋าที่ลึกและคุ้นเคยกับการเข้าร่วมงานและการชุมนุมที่ฟุ่มเฟือย พวกเขาไม่ชินกับการดื่มไวน์กล่องและกินฟิงเกอร์แซนด์วิช เคล็ดลับคือการดึงดูดรสนิยมของพวกเขาในขณะเดียวกันก็รักษางบประมาณของคุณไว้ด้วย
สิ่งสำคัญคือปาร์ตี้ของคุณสะท้อนถึงบุคลิกภาพและวัฒนธรรมขององค์กรของคุณ ตัวอย่างเช่น หากองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณตั้งอยู่ในแคลิฟอร์เนียและสนับสนุนสถานเลี้ยงเด็กกำพร้าในเม็กซิโก คุณอาจเลือกร้านทาโก้ที่งานของคุณ เพียงให้แน่ใจว่าเป็นร้านทาโก้ที่ให้บริการอาหารคุณภาพสูง
เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ส่งเสริมให้พนักงานของคุณช่วยในการให้บริการ เพื่อให้พวกเขาสามารถเริ่มการสนทนาส่วนตัวกับแขกได้
4. ให้สมาชิกคณะกรรมการของคุณทำงาน
สมาชิกคณะกรรมการของคุณควรมีบทบาทอย่างแข็งขันในงานเพาะปลูกของคุณ วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือให้สมาชิกคณะกรรมการของคุณมีบทบาทต้อนรับอย่างเป็นทางการ ซึ่งหมายความว่าสมาชิกในคณะกรรมการของคุณจะเป็นคนแรกที่ผู้บริจาคของคุณเห็นเมื่อพวกเขามาถึง วิธีอื่นๆ ในการให้สมาชิกคณะกรรมการของคุณมีส่วนร่วมคือการแนะนำให้แขกรู้จักซึ่งกันและกันเพื่อจุดประกายการสนทนา และค้นหาวอลล์ฟลาวเวอร์เพื่อมีส่วนร่วมในการสนทนา
หากสมาชิกในคณะกรรมการสามารถเข้าร่วมได้ พวกเขายังสามารถมอบหมายให้แขกผู้มีชื่อเสียงสองคนเพื่อสนทนาเรื่องการเพาะปลูกได้ พูดง่ายๆ อย่าง “ดีใจจังที่มา! ความประทับใจแรกเริ่มของคุณที่มีต่อองค์กรของเราคืออะไร?” ตั้งสติให้บทสนทนาเป็นแบบสบายๆ โดยไม่ต้องพาดพิงถึงการถาม แต่ควรเป็นโอกาสในการทำความรู้จักกับบุคคลนั้นอย่างแท้จริง ในขณะเดียวกันก็รวบรวมข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรของคุณ
ทำให้สมาชิกคณะกรรมการของคุณแตกต่างจากแขกคนอื่นๆ และทำให้พวกเขาจดจำได้ง่ายด้วยป้ายชื่อที่มีรหัสสี
5. ทดสอบรายชื่อแขกของคุณ
ในขณะที่แขกของคุณทั้งหมดที่จะเข้าร่วมกิจกรรมการเพาะปลูกของคุณมีจุดประสงค์ แต่ก็มีแขกบางคนที่อยู่ในรายชื่อวีไอพีของคุณอย่างไม่ต้องสงสัย
บุคคลที่สำคัญมากเหล่านี้อาจรวมถึง:
- ผู้บริจาคระยะยาว
- ผู้บริจาคที่มีกระเป๋าลึก
- คนที่คุณกำลังปลูกฝังให้เป็นของขวัญในอนาคต
แขกผู้มีเกียรติเหล่านี้ไม่ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษเท่านั้น แต่ควรมีแผนที่จะมีส่วนร่วมกับพวกเขาด้วย ก่อนกิจกรรมการฝึกฝน ให้ค้นหาว่าพวกเขาเป็นใคร มาทำไม และข้อมูลพื้นฐานใด ๆ ที่สามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นการสนทนาได้ เช่น งานอดิเรกที่พวกเขาสนใจ มอบหมายผู้มุ่งหวังเหล่านี้ให้กับพนักงานและสมาชิกในคณะกรรมการของคุณ ทำให้มันเป็นจุดที่จะพูดคุยกับพวกเขาในตอนเย็น
6. กำหนดงบประมาณของคุณ
กิจกรรมประเภทนี้ควรรวมอยู่ในงบประมาณของคุณสำหรับปี เพื่อให้คุณรู้ว่าจะต้องใช้เงินเท่าไร
ค่าใช้จ่ายที่ต้องพิจารณาเมื่อวางแผนกิจกรรมการเพาะปลูก:
- อาหารและเครื่องดื่ม—จัดเลี้ยง บาร์เปิด อาหารเรียกน้ำย่อย
- ประหยัดเงิน: ซื้อเครื่องดื่มแอลกอฮอล์จากร้านขายของชำในพื้นที่
- สถานที่—ค่าเช่าพื้นที่
- ประหยัดเงิน: จัดงานที่บ้านของสมาชิกคณะกรรมการ
- ดอกไม้—จ้างร้านดอกไม้เพื่อสร้างและส่งมอบชิ้นกลาง
- ประหยัดเงิน: รับช่อดอกไม้สำเร็จรูปที่ร้านขายของชำหรือจากร้านดอกไม้ในท้องถิ่น
- เช่าอุปกรณ์—เก้าอี้เสริม โต๊ะ
- ประหยัดเงิน: ข้ามผ้าคลุมเก้าอี้
- ความบันเทิง—คุณอาจต้องจ่ายหรือจัดเตรียมค่าใช้จ่ายในการเดินทางสำหรับแขกพิเศษ
- ประหยัดเงิน: จ้างคนเก่งในท้องถิ่น
- การออกแบบกราฟิก—คำเชิญ สื่อการตลาด แผ่นพับ
- ประหยัดเงิน: หากสำนักงานของคุณมีเทคโนโลยีและพนักงาน ให้ออกแบบในบ้าน
- การพิมพ์/วัสดุ—ต้นทุนการพิมพ์ระดับมืออาชีพสำหรับแบนเนอร์ ป้าย โปสเตอร์ หลักประกันทางการตลาด กิจกรรม
- ประหยัดเงิน: พิมพ์สิ่งที่คุณสามารถทำได้โดยใช้เครื่องพิมพ์สำนักงานของคุณเองและบันทึกโครงการที่ใหญ่กว่าสำหรับมืออาชีพ
- อาหารและเครื่องดื่ม—จัดเลี้ยง บาร์เปิด อาหารเรียกน้ำย่อย
7. ว้าวในวันงาน
ในที่สุดวันกิจกรรมการเพาะปลูกของคุณก็มาถึง แขกของคุณมีความกระตือรือร้นและตื่นเต้นที่จะพบปะสังสรรค์กันและพนักงานของคุณ อย่าให้พวกเขารอ เปิดประตูก่อนเริ่มกิจกรรม 15 นาทีสำหรับผู้ที่มาแต่เช้า จากนั้นกำหนดฉากโดยวางสมาชิกในบอร์ดของคุณอย่างมีกลยุทธ์เพื่อให้พวกเขาเป็นคนแรกที่แขกของคุณจะเห็น ควรมีโต๊ะต้อนรับพร้อมป้ายชื่อแขก บางทีคุณอาจมีเจ้าหน้าที่หรือสมาชิกคณะกรรมการยืนอยู่ตรงนั้นด้วย
ควรมีบุคคลหนึ่งคะแนน (ถ้าไม่ใช่คุณ) ที่รับผิดชอบดูแลให้ค่ำคืนดำเนินไปอย่างราบรื่น เป้าหมายโดยรวมคือการทำให้แขกของคุณรู้สึกพิเศษ นี่คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายนี้:
- ยินดีต้อนรับผู้บริจาคแต่ละคนในขณะที่พวกเขารวบรวมป้ายชื่อและตรวจสอบชื่อของพวกเขาในรายชื่อผู้เข้าร่วม
- ให้พนักงานคนสำคัญและสมาชิกคณะกรรมการพบปะและโต้ตอบกับผู้บริจาคตลอดงาน
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอาหารและเครื่องดื่มมีครบและพร้อมใช้งานตลอดเวลา
- ถ่ายภาพภายในงาน.
- สิ่งเหล่านี้สามารถนำมาใช้ในสื่อการตลาด เช่น จดหมายข่าวทางอีเมล กิจกรรมการเพาะปลูกในอนาคต โพสต์บนโซเชียลมีเดีย และกระดานข่าวสำนักงานของคุณเพื่อสร้างแรงบันดาลใจและจูงใจพนักงาน
- มีผู้รักษาเวลา มอบหมายให้พนักงานคนหนึ่งของคุณเป็นผู้รักษาเวลาสำหรับงานนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกำหนดการตลอดทั้งคืน
- ติดตามรายละเอียดปลีกย่อย ซึ่งอาจรวมถึงการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีที่นั่งเพียงพอสำหรับแขกของคุณทุกคนในระหว่างการนำเสนอของผู้บรรยาย การตรวจสอบให้แขกทุกคนได้รับแผ่นพับเกี่ยวกับองค์กรของคุณ หรือตรวจสอบซ้ำอีกครั้งว่าไมโครโฟนทำงานได้ก่อนที่จะเริ่มงาน
8. ติดตามผู้เข้าร่วมประชุม
ภายในหนึ่งสัปดาห์ของกิจกรรมการเพาะปลูกของคุณ ส่งจดหมายขอบคุณไปยังทุกคนที่เข้าร่วม ไม่ว่าพวกเขาจะบริจาคหรือไม่ก็ตาม การกล่าวขอบคุณผู้เข้าร่วมงานในทันที แสดงว่าคุณไม่เพียงแต่มีความสุภาพเท่านั้น แต่ยังเป็นการปลูกฝังความสัมพันธ์ที่คุณสร้างขึ้นในงานนี้ด้วย นี่เป็นอีกโอกาสในการสื่อสารและเชื่อมต่อกับผู้บริจาคปัจจุบันและผู้ที่คาดหวังของคุณ
Germaine Frechette จาก WGBH กล่าวว่า "คนส่วนใหญ่ไม่คาดหวังว่าจะมีการติดตามผล ดังนั้นคุณมีโอกาสที่จะโดดเด่นกว่าองค์กรอื่นๆ บางทีคุณอาจมีภาพที่สวยงามของผู้บริจาคที่งาน — นี่เป็นเหตุผลที่ดีเสมอที่จะเขียนและพูดว่า 'ขอบคุณที่เข้าร่วม ยินดีที่ได้พบคุณ และนี่คือความทรงจำที่ดี'”
แม้แต่การไม่ปรากฏตัวก็ควรส่งจดหมายติดตามผล นี่เป็นโอกาสในการพัฒนาความสัมพันธ์ที่อาจส่งผลให้เกิดการเข้าร่วมงานครั้งต่อไปของคุณหรือแม้กระทั่งการบริจาค แจ้งการไม่มาแสดงของคุณว่าคุณเสียใจที่พวกเขาทำไม่ได้ สรุปงานโดยย่อ รวมเอกสารที่เกี่ยวข้องที่แจกในงาน และบอกว่าคุณหวังว่าจะได้พบพวกเขาในครั้งต่อไป
บทสรุป
ในท้ายที่สุด เป้าหมายควรคือการทำความรู้จักผู้บริจาคของคุณในระดับที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น ความสัมพันธ์แบบนี้เป็นสิ่งที่สร้างความไว้วางใจและความภักดีของผู้บริจาคที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น เฟรเชตต์กล่าวเสริม
เหตุการณ์ที่มีความหมายทำให้การสนทนาดำเนินต่อไประหว่างองค์กรและผู้สนับสนุน เช่นเดียวกับความสัมพันธ์ใดๆ ยิ่งคุณมีส่วนร่วมกับใครสักคนมากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งเรียนรู้เกี่ยวกับสิ่งที่กระตุ้นให้พวกเขาลงมือทำมากขึ้นเท่านั้น
คู่มือการเก็บรักษาผู้บริจาค