究極のドナー感謝イベントを主催する8つの方法

チケットを販売したり寄付を求めたりしないイベントを主催することを想像してみてください。代わりに、一流の見込み客に思い出に残る夜を提供するだけです。 それは排他的な集まりであり、興味をかき立てます。正しく行われた場合、それはあなたのドナーリストを復活させるための素晴らしい方法です。 この種の寄付者感謝イベントは、育成イベントとして知られています。これは、組織の使命とニーズを創造的な方法で強調する機会であり、すぐに出て寄付を求めることはありません。

栽培イベントは、ゲストが感情的に満足し、ミッションにもっと投資できるようにする高レベルのミッションインタラクションに従事するために、通常はハウスパーティーやカクテルレセプションの形で、楽しく快適な環境で開催されます。 あなたのリーダーシップチーム、ボランティア、理事会メンバー、スタッフ、そしてあなたが影響を与えたクライアントはすべて、中規模から大規模の寄付者が募金イベントではなくパーティーに参加しているように感じさせることを目的として、このイベントに参加します。 あなたの影響を共有し、快適でリラックスした環境で会話を始めることによって、あなたのドナーは感情的に満足し、あなたの使命により多くの投資を感じたままになります。

よく計画された栽培イベントは、非営利マーケティングの最も強力な形態の1つです。 栽培イベントは、主要な贈り物を確保する可能性があるだけでなく、組織と大規模な寄付者との間に強いつながりを築くのにも役立ちます。

BBCON慈善会議セッションで、ドナー中心の資金調達とドナー中心のリーダーシップの著者であるペネロペ・バークは、以下の洞察に満ちた統計を引用して、栽培イベントの可能性を共有するための調査結果を指摘しました。

• 1〜7のスケールでドナー栽培イベントに参加したドナーの中で、7が最も満足しており、ドナーは5〜7にランク付けされました。
• 出席した寄付者の33％が一方的な贈り物をしました
• 贈り物をした勧誘された寄付者の35％は、彼らが贈り物をした理由をイベントにクレジットしました

栽培イベントを主催する際に留意すべき8つのヒントを以下に示します。

1.ネイルダウンの詳細

栽培日が決まったら、会社のカレンダーにイベントを追加し、場所を見つけて、開始時間を設定する必要があります。 次に、すべてがいつ発生するか、そして今からイベントまでの間にどのような手順を実行する必要があるかについて、プロジェクトのタイムラインを作成する必要があります。

イベントの詳細を確定する際に、実行する必要のある他のいくつかの手順を次に示します。

• できるだけ前もって特別ゲストを予約してください。 これは、あなたの大義によって影響を受けたクライアントであり、彼らのサクセスストーリーを共有することができます。
• スタッフ、ボランティア、理事会メンバーが果たす役割を決定します。
• 参加者全員が出欠確認をすることを確認します。
  • 一般的に、平均回答率は招待された人の10〜30パーセントです。 イベントの回答率は低い可能性があるため、予想よりも多くの人を栽培イベントに招待します。

2.イベントをパーティーに変える

あなたのドナーは、与えることへのプレッシャーを感じることなく、楽しく楽しい経験をすることを期待するでしょう。 他のイベントとは異なり、栽培イベントは、重すぎず、深刻でもない有意義な会話をするチャンスです。 あなたの目標は、あなたのゲストのためにリラックスした雰囲気を作り、あなたの組織との彼らのつながりを深めるのを助けることです。

パーティーという簡単な言葉で、イベントを完全に変えることができます。 ことばのパーティは、より楽しく、快適で、リラックスした意味合いを持っており、より多くのドナーを参加させることができます。 招待状、電子メールコミュニケーション、およびマーケティング資料では、「イベント」ではなく「パーティ」という言葉を使用して、集まりを説明します。

3.質の高いイベントを開催する

栽培イベントはあなたのブランドの延長であり、それがあなたが細部に鋭い注意を払うことを望む理由です。 あなたの招待者はおそらく深いポケットを持っており、豪華なイベントや集会に出席することに慣れています。 彼らはボックスワインを飲んだり、フィンガーサンドイッチを食べたりすることに慣れていません。 秘訣は、予算を念頭に置きながら、彼らの好みにアピールすることです。

パーティーが組織の個性と文化を反映していることも重要です。 たとえば、非営利団体がカリフォルニアに拠点を置き、メキシコの児童養護施設を支援している場合は、イベントにタコススタンドを設置することを選択できます。 高品質の食事を提供するタコススタンドであることを確認してください。

プロのヒント：スタッフがゲストとの個人的な会話を開始できるように、サービスを提供するようにスタッフに勧めます。

4.取締役会メンバーを働かせる

理事会メンバーは、栽培イベントで積極的な役割を果たす必要があります。 これを行う1つの方法は、取締役会メンバーに公式の歓迎の役割を与えることです。 これは、理事会メンバーが、ドナーが到着したときに最初に目にする顔になることを意味します。 取締役会のメンバーを巻き込む他の方法は、ゲストを互いに紹介して会話を活発にし、壁の花を探して会話をすることです。

理事会のメンバーがそれに応じている場合は、彼らはまた、栽培の会話のために数人の著名なゲストに割り当てられることができます。 これは、「あなたが来てとても幸せです！ 私たちの組織の第一印象はどうですか？」 質問をほのめかさずに会話をカジュアルに保つように注意してください。 代わりに、非営利団体に関する重要な情報を収集しながら、個人を真に知る機会になるはずです。

ボードメンバーを他のゲストと区別し、色分けされた名前タグで簡単に認識できるようにします。

5.ゲストリストのトリアージ

あなたの栽培イベントに参加するあなたのゲスト全員が目的を果たしますが、あなたのVIPリストに間違いなく何人かのゲストがいるでしょう。

これらの非常に重要な人々には、次のものが含まれます。

• 長期ドナー
• 深いポケットのあるドナー
• あなたが将来の贈り物のために育てている人々

これらの優先ゲストは特別な注意を払うだけでなく、彼らをどのように関与させるかについての計画もあるべきです。 栽培イベントの前に、彼らが誰であるか、なぜ彼らが来るのか、そして彼らが興味を持っている趣味など、会話のスターターとして使用できる背景情報を見つけます。これらの見込み客をスタッフと役員に割り当てて、彼らが夕方に彼らと話すことをポイントにしてください。

6.予算を決定する

これらのタイプのイベントは、年間の予算に組み込む必要があります。そうすれば、いくら費やす必要があるかを正確に知ることができます。

栽培イベントを計画する際に考慮すべきコスト：

• • 食べ物と飲み物-ケータリング、オープンバー、前菜
    • お金の節約：地元の食料品店からアルコールを購入します。
  • 会場-スペースレンタル料金
    • お金の節約：役員の家でイベントを開催します。
  • 花—花屋を雇ってセンターピースを作成し、配達します
    • お金の節約：食料品店または地元の花屋で既製の花束を手に入れましょう。
  • 機器のレンタル-追加の椅子、テーブル
    • お金の節約：椅子のカバーをスキップします。
  • 娯楽—特別ゲストの旅費の支払いまたは提供が必要になる場合があります
    • お金の節約：地元の才能を雇う。
  • グラフィックデザイン-招待状、マーケティング資料、パンフレット
    • コスト削減：オフィスにテクノロジーとスタッフがいる場合は、社内で設計します。
  • 印刷/資料-バナー、看板、ポスター、マーケティング資料、活動の専門的な印刷費用。
    • お金の節約：自分のオフィスプリンターを使用してできることを印刷し、専門家のために大きなプロジェクトを保存します。

7.イベント当日はすごい

いよいよ栽培イベントの日がやってきました。 あなたのゲストはお互いにそしてあなたのスタッフと交流することに熱心で興奮しています。 彼らを待たせないでください。 早起きのイベント開始時間の15分前にドアを開けてください。 次に、取締役会のメンバーを戦略的に配置してシーンを設定し、ゲストが最初に目にするようにします。 ゲスト名タグが付いたウェルカムテーブルがあるはずです。 おそらくあなたにはスタッフや役員も立っています。

夜がスムーズに進むようにするのは、1人の担当者（あなたでない場合）が担当する必要があります。 全体的な目標は、ゲストを特別な気分にさせることです。 これを実現するためのヒントを次に示します。

• 名札を集めて参加者リストで名前を確認しながら、各ドナーを歓迎します。
• イベント全体を通して、主要なスタッフメンバーと理事会メンバーがドナーと交流し、交流するようにします。
• 食べ物や飲み物が完全にストックされていて、いつでも利用できることを確認してください。
• イベント中に写真を撮ります。
  • これらは、電子メールニュースレター、将来の栽培イベント、ソーシャルメディアの投稿、オフィスの掲示板などのマーケティング資料で使用して、従業員に刺激を与え、意欲を高めることができます。
• タイムキーパーがいます。 従業員の1人をイベントのタイムキーパーに割り当てて、夜間のスケジュールを確実に順守してください。
• 細部を追跡します。 これには、スピーカーのプレゼンテーション中にすべてのゲストに十分な座席があることを確認すること、すべてのゲストが組織に関するパンフレットを受け取ることを確認すること、またはイベントが始まる前にマイクが機能していることを再確認することが含まれる場合があります。

8.参加者のフォローアップ

栽培イベントから1週間以内に、寄付の有無にかかわらず、参加した各人に感謝状を送ります。 出席者に迅速に感謝することで、礼儀正しくなるだけでなく、イベントで築いた関係を育むことができます。 これは、現在および将来のドナーとコミュニケーションを取り、つながるもう1つの機会でもあります。

WGBHのGermaineFrechette氏は、次のように述べています。「ほとんどの人はイベントのフォローアップを期待していないため、他の組織の中で目立つ機会があります。 おそらく、あなたはイベントでの寄付者の魅力的な写真を持っているでしょう。これは常に、「参加してくれてありがとう、はじめまして、ここに素敵な思い出があります」と書いて言う大きな理由です。

ノーショーでもフォローアップレターを送るべきです。 これは、次のイベントへの参加や寄付につながる可能性のある関係を築く機会です。 ノーショーの場合は、参加できなかったことをお詫びし、イベントの概要を簡単に説明し、イベントで配布された関連資料を含め、次のイベントで見たいと言ってください。

結論

最終的には、より個人的なレベルでドナーを知ることが目標となるはずです。 この種の関係は、信頼とより深いドナーの忠誠心を構築するものです。 フレシェットは付け加えます、