缺勤管理：您知道您的员工在哪里吗？

让我们面对现实吧，即使是最完美的员工也会在某些时候错过工作。

无论他们是感冒了、有家庭紧急情况，还是期待重要的送货上门，员工永远不会错过一天的工作是极其罕见的，而且并不完全健康。

当员工取消或错过工作日时，您如何跟踪这些缺勤情况？ 要知道您的团队始终如一地出现，您的人力资源部门必须制定缺勤管理计划。

使这些政策和程序有效的最佳方式是让人力资源部门确保将它们正确地传达给员工和经理。 缺勤管理有时被称为考勤管理，作为一种更积极地看待和奖励员工出勤率高的方式。

从本质上讲，人力资源部门应制定政策和程序计划，在员工因疾病、受伤或其他不可预见的情况缺勤时提供支持，并了解何时对频繁缺勤、可疑缺勤或过度缺勤的员工进行纪律处分。

无论您的组织或行业的规模如何，制定与您公司的需求相关且一致的缺勤政策以及支持该政策的程序都非常重要。 这可确保员工始终了解他们的出勤率以及何时需要请病假。

为什么缺勤管理很重要？

当发生计划外缺勤时，公司应使用  缺勤管理软件  跟踪所有员工数据。 如果不跟踪这些信息，您的公司可能会面临高昂的运营和财务成本。 拥有正确的软件可以减少员工旷工的情况，同时提高员工的工作效率。

当您的员工因计划或计划外的缺勤而离开办公室时，您的组织将为此付出代价。

有一种方法来跟踪和监控员工的缺勤率可以确保您的团队缺勤不是导致预算赤字的原因。

此外，缺勤管理可以保护您的团队免受生产力下降的影响。 当员工错过工作时，会导致在场人员的劳动力中断。 这是因为员工正在为缺席的团队成员提供服务或加班。 投入这种额外的努力可能会导致效率下降、员工敬业度不足和倦怠。

如果同一名员工一直缺勤，员工的整体疲劳就会成为一个问题。 有一种有效的方法来跟踪员工休假可以帮助减少这种疲劳发生的可能性。 如果在缺席前后设定了期望，它可以帮助您的团队更快地恢复元气，从而帮助每个人取得成功。

缺勤管理政策和程序

每家公司的缺勤管理政策和程序都会有所不同。 无论政策中的规则和规定如何，都需要在员工受雇于贵公司的第一天就与他们进行适当的沟通。

无论您的公司决定采取什么措施，都应该是公平、一致的，并能适应可能导致员工错过工作的不可预见的情况。 无论是像他们的汽车抛锚这样的小事，还是像医疗诊断这样的大事，都应该在政策中列出。

该政策应概述员工何时缺勤应通知谁，以及如何以及何时通知该人。 员工还应该了解缺勤数据、测量和记录，以及他们在很长一段时间后重返工作岗位时会发生的任何行为。 这可能包括关于如何弥补错过的工作或任务以及如何加入在他们缺席时开始的项目的采访、讨论或跟进。 您还可以就员工何时下班的期望进行讨论，例如为他们应该多久检查一次电子邮件设置指导方针。

如果适用，政策还应包括错过工作天数的付款详情。 这将解释员工在不再有资格领取之前可以休多少天的病假或个人病假  带薪休假。 如果缺勤成为员工持续存在的问题，则该政策还必须详细说明任何纪律处分。

创建缺勤管理策略

当您的人力资源部门准备好创建缺勤管理政策时，他们可以按照几个步骤使其成为所有相关人员的无缝流程。

1. 定义缺席是什么样子

第一步可能看起来很明显，但您首先要准确定义什么是缺席或迟到，以及什么是可以接受的，什么不是。 这将取决于贵公司对其员工的独特要求。

2. 定义用于跟踪缺勤的工具

一旦您的团队为其需求选择了正确的缺勤管理软件，请向您的员工解释他们将在程序中记录缺勤的位置。 您还需要指出他们过去、当前和未来缺勤的信息在系统中的存储位置。

然后确保员工了解该软件的工作原理以及他们应该如何使用它。 这也意味着他们知道政策中定义了哪些休假类型、休假余额是如何计算的、哪些类型的休假会影响他们以及如何影响。

3. 定义适当的程序

接下来，确保员工了解如何以及何时申请请假。 例如，您的组织告诉员工，他们必须在休假第一天前至少 14 天申请休假。

最好概述一下请假请求可能被拒绝的原因。

缺勤管理最佳实践

一旦您编写了要遵循的政策和程序，请考虑以下最佳实践，以确保在整个组织中无缝推出。

正确培训管理人员

虽然有效的缺勤管理被认为是人力资源团队的角色，但这不仅仅是他们的工作。 各个部门经理也应该拥有政策和程序的所有权，他们还应该接受培训，了解如何跟踪缺勤和迟到。

永远不要强制出勤

不幸的是，经常会遇到鼓励出勤的有毒工作环境。 这是员工强迫自己出现在工作岗位上，即使他们感觉不舒服，也害怕受到影响。 因此，即使员工在实际工作中，他们的生产力水平也会受到影响，因为他们感觉自己不是最有生产力的自己。 除了害怕受到谴责之外，这也可能是由于对工作的真诚奉献和享受。

无论出于何种原因，管理者都应该确保员工知道这样做会导致压力、倦怠，并导致非生产性行为。 此外，当员工感觉不太好去上班但还是去上班时，可能会让其他员工鄙视工作环境。

考虑布拉德福德因素

一些组织使用布拉德福德因子或布拉德福德公式根据缺勤模式为每位员工计算分数。 它的名字来源于布拉德福德大学管理学院，该学院在 1980 年代研究了短期缺勤对企业的影响。

当员工定期显示他们的分数时，布拉德福德因素可以降低员工缺勤的可能性。

要使用该公式，假设您的员工 Matt 在一年内有 3 次缺勤和 10 天的缺勤。 第一个例子是请假去DMV。 下一个例子是由于食物中毒而请假三天。 最后一例因流感而休假六天。

公式为：

3 x 3 x 10 = 90 分

如果您的组织选择实施布拉德福德因素，请考虑设置与布拉德福德点相关的特定触发点。 组织使用的积分量表的常见细分是：

• 0 分 = 不关心该员工
• 51 分 = 对员工的非正式口头警告
• 201 分 = 给员工的书面警告
• 401 分 = 对员工的最终书面警告
• 601 分 = 解雇员工

进行复工面试

复工面试是贵公司减少缺勤的好方法  劳动力管理战略。 当员工外出超过一周时，最好使用这些访谈作为重新设定目标、讨论新目标并确保所有团队成员拥有成功所需的工具的方式。

拥抱远程工作和灵活的工作时间

另一个可以减少员工旷工频率的最佳实践是提供灵活的工作时间和强大的远程工作政策。

考虑一下员工为了重要的差事、不能错过的送货上门或与家人有关的事情而休假一整天的频率。 在家工作或提供灵活的工作时间可确保他们无缝地处理个人任务和专业工作。

当然，提供一种或另一种或两者都将取决于您所在组织的行业。 某些工作显然需要员工亲自到场工作，但即便如此，请考虑实施适合您团队的灵活工作时间。

使用软件

虽然只有少数员工的公司可能可以使用电子表格来跟踪缺勤情况，但使用可以为人力资源部门完成一些艰苦工作的缺勤管理软件总是好的。 这样一来，您可以在一个地方找到跟踪和管理员工缺勤所需的一切。

缺勤管理软件

当一个组织正在寻求管理、跟踪和计划员工缺勤时，它应该使用缺勤管理软件。 这包括休假时间、病假等等。 公司可以使用缺勤管理系统来定义公司的缺勤情况，同时还可以跟踪经理的所有请求和批准。

要包含在此软件类别中，产品必须：

• 协助管理员管理缺勤审批和请求
• 加强缺勤管理报告
• 允许组织定义相关缺勤
• 确保在各个地区遵守有关特定地区的州、省或联邦法律，同时遵守所有公司和工会政策

*此列表基于 2021 年 4 月 14 日收集的 G2 数据和个人 G2 分数。为清楚起见，某些评论可能已经过编辑。

1. 人物

对于拥有多达 2,000 名员工且需要 HR 软件的中小型公司，只需看看  个人。 该应用程序旨在使 HR 流程更快、更清晰、更高效，同时让 HR 经理有更多时间专注于员工。 从招聘流程、员工管理和工资单到一个系统，客户都喜欢 Personio。

用户喜欢什么：

“它为我们快速发展的公司提供了所需的机会和灵活性。 存在许多挑战，例如不断增长的员工数量和层级。 随着新功能和 API 的不断开发，我们有信心应对未来的挑战。 除此之外，我们正在使用 Personio 进行整个招聘。”

-   Personio 评论，Jan L.

用户不喜欢什么：

“当然，并非所有功能都完美无缺，但 Personio 似乎一直在开发该软件。 例如，仪表板对于小型 HR 团队来说已经相当不错了，但如果您与多个 HR 经理一起工作，仪表板中的任务列表还没有真正成熟。 我们在那里缺少一些功能，但希望它们能尽快添加。 基本功能的可用性非常简单，但是，您必须在拐角处考虑一些角色/假期/工作时间设置，以确保最终一切设置正确。”

-   Personio 评论，Martine B.

2. 247HRM

顾名思义，   247HRM   自动化大量人力资源功能，而且它专为智能手机使用而构建，使员工可以轻松地从任何地方访问该平台。 247HRM 拥有人才和绩效管理、离职管理、带薪休假、考勤管理等功能。

用户喜欢什么：

“我用过很多人力资源软件，但我还没有遇到过一个人力资源软件，它可以在没有任何人工干预或上传津贴的情况下提供无错误的工资单。 但使用 247HRM，您可以自动化整个工资单，从员工出勤记录到休假管理、工资单和法定合规。 根据我们的要求，它还具有易于使用、不言自明且准确的报告。”

-   247HRM 评论，Betha K.

用户不喜欢什么：

“它必须改进外观和用户界面，并应对反复出现的错误。”

-   247HRM 评论，Praveen K.

3. 复制 PSA

复制PSA   为公司提供端到端的时间管理软件和服务，使人力资源团队能够捕获、分析和优化员工的休假请求。 这使组织能够提高盈利能力、生产力和员工满意度。 受薪人员和钟点工都发现 Replicon PSA 易于使用来记录休假、假期、费用信息等。

用户喜欢什么：

“客户服务体验无与伦比，该软件的功能可以满足我所有的公司时间表和费用跟踪需求。”

-   复制 PSA 评论，Sean G.

用户不喜欢什么：

“手机和云时钟的工作时钟系统显然可以与Replicon平台集成，但这样做无法通过使用GPS工具获得稳定的跟踪，因此不建议远程工作。 ”

-   复制 PRA 评论，Rita P.

4. ADP Vantage HCM

几十年来，   ADP Vantage HCM   一直是希望为未来做准备的企业的首选。 该软件解决方案可以提高员工敬业度，帮助您的团队寻找、招聘和培养顶尖人才，同时还可以简化新员工的入职流程。 在工资、时间和劳动力方面，它还减轻了人力资源团队的负担。

用户喜欢什么：

“虽然这是一款很棒的软件，但对于像我们这样非常复杂的公司来说，它可能并不理想。 Vantage 是一个多合一的套件，所有部件都连接在一起，因此，它是 Vantage 的杰出品质之一。 它确实有一个测试站点，这是一个不错的选择，但它确实需要经常更新，对此没有太多讨论。 HR方面很棒，非常人性化。 招聘变得简单，I-9 让事情变得更容易。”

-   ADP Vantage HCM 评论，Brianna B.

用户不喜欢什么：

“门户的设计和感觉可能会更好。 此外，最终用户管理其仪表板的选项将使其变得更好。 在提交税务详细信息时，工具中的某些地方可能会因为不显示详细的弹出消息而变得相当混乱。”

-   ADP Vantage HCM 评论，Sabique A.

5. 盖亚 WFM 套件

盖亚 WFM 套房  为组织提供基于云的综合劳动力管理解决方案，并管理员工的时间和出勤。 它还包括实时数据报告和指标的劳动力分析，可以提高劳动力效率。 此外，Smart Scheduler 功能可帮助企业通过实施预测和调度算法来创建简化的团队日程。

用户喜欢什么：

“这款应用程序的显示界面简洁明了，总体来说是一款好产品，好服务。 我们的大部分要求都可以实现。 此外，劳动力仪表板使日常工作更加高效和方便。 我们还上线了在线电子合同模块，这对实现无纸化办公来说是一个很大的进步。”

-   Gaia WFM 套件评论，Catherine G.

用户不喜欢什么：

“如果 Gaia WFM 可以在标准设置上有更大的灵活性来满足不同的需求，那就太好了。”

-   Gaia WFM Suite Review，化学品管理员

缺席使员工更强大

只要他们不滥用休假政策。

归根结底，您要付钱让员工出现并投入工作，因此您需要知道谁在下班以及多久下班。 正确的缺勤管理政策和程序可以帮助简化这一举措。

一旦您对缺勤管理政策感到满意，请务必将它们纳入您的招聘营销策略，以吸引顶尖人才。