Управление отсутствием: знаете ли вы, где находятся ваши сотрудники?

Посмотрим правде в глаза, даже самый совершенный сотрудник в какой-то момент пропустит работу.

Простудились ли они, у них возникли проблемы в семье или ожидается важная доставка на дом, крайне редко и не совсем здорово для сотрудника никогда не пропускать рабочий день.

Когда сотрудник отменяет или пропускает рабочий день, как вы отслеживаете эти отсутствия? Чтобы знать, что ваша команда появляется постоянно, ваш отдел кадров должен иметь план управления отсутствием.

Лучший способ сделать эти политики и процедуры эффективными — обеспечить, чтобы отдел кадров правильно довел их до сведения как сотрудников, так и менеджеров. Управление отсутствием иногда называют управлением посещаемостью, поскольку оно позволяет воспринимать сотрудников более позитивно и вознаграждать сотрудников за хорошую посещаемость.

По сути, отдел кадров должен создать политику и процедурный план, который уравновешивает поддержку сотрудников, когда они пропускают работу из-за болезни, травмы или других непредвиденных ситуаций, и знает, когда наказывать сотрудников за частые, сомнительные или чрезмерные отсутствия.

Независимо от размера вашей организации или отрасли важно разработать политику отсутствия, соответствующую потребностям вашей компании, а также процедуры, поддерживающие эту политику. Это гарантирует, что сотрудники всегда знают, что ожидается от их посещаемости на работе и когда им нужно позвонить по болезни.

Почему управление отсутствием важно?

В случае незапланированного отсутствия компании должны использовать   программное обеспечение для управления отсутствием   отслеживать все данные сотрудников. Без отслеживания этой информации ваша компания, скорее всего, понесет высокие операционные и финансовые затраты. Наличие правильного программного обеспечения может снизить количество случаев невыхода на работу сотрудников и повысить производительность труда сотрудников.

Когда ваш персонал отсутствует в офисе из-за запланированного или незапланированного отсутствия, это будет стоить вашей организации денег.

Имея способ отслеживать и отслеживать уровень отсутствия ваших сотрудников, вы можете гарантировать, что отсутствие работы вашей команды не является причиной того, что ваш бюджет находится в минусе.

Кроме того, управление отсутствием может защитить вашу команду от снижения производительности. Когда сотрудники пропускают работу, это вызывает нарушение рабочей силы для тех, кто присутствует на работе. Это связано с тем, что сотрудники замещают или работают сверхурочно за отсутствующего члена команды. Вложение этих дополнительных усилий может привести к снижению эффективности, отсутствию вовлеченности сотрудников и выгоранию.

Если один и тот же сотрудник постоянно пропускает работу, общая усталость персонала станет проблемой. Наличие эффективного способа отслеживания отпуска сотрудников может помочь снизить вероятность возникновения этой усталости. Когда ожидания устанавливаются до и после отсутствия, это помогает вашей команде быстрее прийти в норму, что помогает всем добиться успеха.

Политики и процедуры управления отсутствием

Политика и процедуры управления отсутствием в каждой компании будут разными. Независимо от правил и положений политик, они должны быть должным образом доведены до сведения сотрудников в первый же день их работы в вашей компании.

Что бы ваша компания ни решила внедрить, оно должно быть справедливым, последовательным и учитывать непредвиденные обстоятельства, из-за которых сотрудники могут пропустить работу. Будь то что-то незначительное, например, поломка автомобиля, или что-то серьезное, например, медицинский диагноз, все должно быть указано в полисе.

В политике должно быть указано, кого сотрудник должен информировать об отсутствии, а также как и когда информировать этого человека. Сотрудники также должны быть зациклены на данных об отсутствии, измерениях и записи, а также любых действиях, которые произойдут, когда они вернутся на работу после длительного периода времени. Это может включать в себя собеседование, обсуждение или продолжение того, как компенсировать пропущенную работу или задания и как присоединиться к проектам, которые начались в их отсутствие. Вы также можете обсудить ожидания, когда сотрудники не работают, например, установить правила того, как часто они должны проверять свою электронную почту.

Если применимо, политика должна также включать детали оплаты за пропущенные дни работы. Это объяснит, сколько больничных или личных дней сотрудник может взять, прежде чем он больше не имеет права на получение   оплачиваемый отпуск. Если отсутствие становится постоянной проблемой для сотрудников, в политике также должны быть указаны подробности любых дисциплинарных мер.

Создание политики управления отсутствием

Когда ваш отдел кадров будет готов создать политику управления отсутствием, он может выполнить несколько шагов, чтобы сделать этот процесс беспрепятственным для всех участников.

1. Определите, как выглядит отсутствие

Этот первый шаг может показаться очевидным, но сначала вы захотите точно определить, что квалифицируется как отсутствие или опоздание, а также что приемлемо, а что нет. Это будет зависеть от уникальных требований вашей компании к персоналу.

2. Определите инструмент, который вы будете использовать для отслеживания отсутствия

Как только ваша команда выберет подходящее программное обеспечение для управления отсутствием, объясните своим сотрудникам, где они будут регистрировать свое отсутствие в программе. Вы также захотите указать, где в системе хранится информация об их прошлом, текущем и будущем отсутствии.

Затем убедитесь, что сотрудники понимают, как работает программное обеспечение и как им следует его использовать. Это также означает, что они знают, какие типы отпусков определены в политике, как суммируются остатки отпусков, какие типы отпусков влияют на них и как.

3. Определите действующие процедуры

Затем убедитесь, что сотрудники понимают, как и когда запрашивать отпуск. Примером этого может быть ваша организация, сообщающая сотрудникам, что они должны запросить отпуск как минимум за 14 дней до первого дня отпуска.

Также лучше указать причины, по которым запрос на отпуск может быть отклонен.

Лучшие практики управления отсутствием

После того, как вы написали политику и процедуры, рассмотрите следующие передовые методы, чтобы обеспечить беспрепятственное развертывание в организации.

Обучайте менеджеров правильно

Хотя эффективное управление отсутствием считается ролью отдела кадров, это не только их работа. Отдельные руководители отделов также должны владеть политиками и процедурами, а также должны быть обучены тому, как сообщать о том, как отслеживаются отсутствия и опоздания.

Никогда не навязывайте презентизм

К сожалению, часто приходится сталкиваться с токсичной рабочей средой, которая поощряет презентизм. Это когда сотрудник заставляет себя выйти на работу, даже если он плохо себя чувствует, из-за страха перед последствиями. Таким образом, даже если сотрудники физически находятся на работе, уровень их производительности будет страдать, поскольку они не будут чувствовать себя максимально продуктивно. Помимо страха получить выговор, это также может происходить из-за искренней преданности и удовольствия от своей работы.

Независимо от причины, менеджеры должны убедиться, что сотрудники знают, что это может вызвать стресс, выгорание и привести к непродуктивному поведению. Кроме того, когда сотрудник не чувствует себя достаточно хорошо, чтобы прийти на работу, но все равно приходит, это, вероятно, может заставить других сотрудников презирать рабочую среду.

Учитывайте фактор Брэдфорда

Некоторые организации используют коэффициент Брэдфорда или формулу Брэдфорда для расчета балла для каждого из своих сотрудников на основе характера их отсутствия. Его название происходит от Школы менеджмента Брэдфордского университета, где в 1980-х годах изучалось влияние кратковременного отсутствия на бизнес.

Фактор Брэдфорда может снизить вероятность отсутствия сотрудников, если им регулярно показывают их баллы.

Чтобы использовать формулу, предположим, что у вашего сотрудника Мэтта было три случая отсутствия на работе с 10 выходными днями в течение года. Первый случай - в выходной день идти в ДМВ. Следующий случай – три выходных дня из-за пищевого отравления. Последний случай - шесть выходных дней из-за гриппа.

Формула будет:

3 х 3 х 10 = 90 баллов

Если ваша организация решит внедрить фактор Брэдфорда, подумайте о настройке конкретных триггерных точек, связанных с точками Брэдфорда. Обычная разбивка балльной шкалы, используемой организациями, выглядит следующим образом:

• 0 баллов = нет заботы об этом сотруднике
• 51 балл = неформальное устное предупреждение сотруднику
• 201 балл = письменное предупреждение сотруднику
• 401 балл = окончательное письменное предупреждение сотруднику
• 601 балл = увольнение работника

Проведите собеседование по возвращению на работу

Собеседование по возвращению на работу — отличный способ для вашей компании сократить количество пропусков, когда это является частью вашей комплексной работы.   стратегия управления персоналом. Эти интервью лучше всего использовать, когда сотрудник отсутствовал дольше недели, чтобы сбросить цели, обсудить новые задачи и убедиться, что у всех членов команды есть инструменты, необходимые для достижения успеха.

Выбирайте удаленную работу и гибкий график

Еще одна передовая практика, которая также снижает частоту пропусков работы вашим сотрудником, — это гибкий график работы и надежная политика удаленной работы.

Подумайте, как часто сотрудник берет выходной на весь день для важного дела, не может пропустить доставку на дом или что-то, связанное с его семьей. Работая из дома или предлагая гибкий график, они легко справляются со своими личными задачами и профессиональной работой.

Конечно, предложение одного или другого или обоих будет зависеть от отрасли вашей организации. Определенные рабочие места, очевидно, потребуют от сотрудников физического присутствия на работе, но даже в этом случае рассмотрите возможность введения гибкого графика, который будет работать для вашей команды.

Используйте программное обеспечение

В то время как компании с небольшим количеством сотрудников, вероятно, прекрасно используют электронные таблицы для отслеживания отсутствий, всегда полезно использовать программное обеспечение для управления отсутствием, которое может выполнять часть тяжелой работы для отдела кадров. Таким образом, все, что вам нужно для отслеживания и управления отсутствием сотрудников, можно найти в одном месте.

Программное обеспечение для управления отсутствием

Когда организация хочет управлять, отслеживать и планировать отсутствие сотрудников, она должна использовать программное обеспечение для управления отсутствием. Сюда входят отпуска, больничные и так далее. Компании могут использовать системы управления отсутствием, чтобы определить, как отсутствие выглядит для их корпорации, а также отслеживать все запросы и утверждения от менеджеров.

Чтобы быть включенным в эту категорию программного обеспечения, продукт должен:

• Помощь администраторам в управлении утверждениями и запросами об отсутствии
• Улучшить управленческую отчетность об отсутствии
• Разрешить организациям определять релевантные отсутствия
• Обеспечьте соблюдение законов штата, провинции или федерального законодательства в различных географических регионах, а также следуйте всем корпоративным и профсоюзным политикам.

*Этот список основан на данных G2 и отдельных оценках G2, собранных 14 апреля 2021 г. Некоторые обзоры могли быть отредактированы для ясности.

1. Персонио

Для малых и средних компаний со штатом до 2000 сотрудников, нуждающихся в программном обеспечении для управления персоналом, не ищите ничего, кроме   Персонио. Это приложение предназначено для того, чтобы сделать HR-процессы более быстрыми, четкими и эффективными, позволяя менеджерам по персоналу больше времени уделять сотрудникам. Благодаря тому, что все, от процессов найма, управления персоналом и расчета заработной платы, объединено в одну систему, клиенты любят Personio.

Что нравится пользователям:

«Это дает нам возможность и гибкость, необходимые для нашей быстрорастущей компании. Существует множество проблем, таких как постоянно растущее количество сотрудников и уровней иерархии. Благодаря постоянному развитию новых функций и API мы уверены, что сможем справиться с задачами будущего. Вдобавок ко всему, весь наш рекрутинг мы проводим с Personio».

-   Обзор Personio, Ян Л.

Что не нравится пользователям:

«Конечно, не все функции еще совершенны, но кажется, что Personio постоянно работает над программным обеспечением. Дашборд, например, уже неплохо подходит для небольших HR-команд, но если вы работаете с несколькими HR-менеджерами, список задач на дашборде еще не совсем зрелый. Нам не хватает некоторых функций, но мы надеемся, что они будут добавлены в ближайшее время. Удобство использования основных функций довольно простое, однако вам нужно немного подумать за углом о некоторых настройках ролей / отпусков / рабочего времени, чтобы убедиться, что в конечном итоге все установлено правильно ».

-   Обзор Personio, Мартина Б.

2. 247 часов

Как следует из названия,   247 часов   автоматизирует массу HR-функций, а также создан для использования со смартфонами, что позволяет сотрудникам легко получать доступ к платформе из любого места. 247HRM может похвастаться такими функциями, как управление талантами и производительностью, управление уходом, оплачиваемый отпуск, управление временем и посещаемостью и многое другое.

Что нравится пользователям:

«Я использовал много программного обеспечения для управления персоналом, но я не встречал программного обеспечения для управления персоналом, которое безошибочно выдает заработную плату без какого-либо ручного вмешательства или загрузки надбавки. Но с 247HRM вы можете автоматизировать весь свой расчет заработной платы, начиная от регистрации посещаемости сотрудников и заканчивая управлением отпусками, расчетом заработной платы и соблюдением законодательства. Он также имеет простые в использовании, понятные и точные отчеты в соответствии с нашими требованиями».

-   Обзор 247HRM, Бета К.

Что не нравится пользователям:

«Он должен улучшить внешний вид и пользовательский интерфейс, а также исправить повторяющиеся ошибки».

-   Обзор 247HRM, Правин К.

3. Репликон ПСА

Репликон СРП   предоставляет компаниям комплексное программное обеспечение и услуги для управления временем, что позволяет команде HR собирать, анализировать и оптимизировать запросы на свободное время от сотрудников. Это позволяет организациям повысить рентабельность, производительность и удовлетворенность сотрудников. Наемные и почасовые работники считают, что Replicon PSA легко использовать для регистрации выходных, отпусков, информации о расходах и многого другого.

Что нравится пользователям:

«Опыт обслуживания клиентов не имеет себе равных, а функции программного обеспечения удовлетворяют все мои потребности в корпоративном расписании и отслеживании расходов».

-   Replicon PSA Review, Шон Г.

Что не нравится пользователям:

«Рабочая система часов для мобильных и облачных часов, по-видимому, может быть интегрирована с платформой Replicon, но при этом невозможно получить стабильное отслеживание с помощью инструмента GPS, поэтому не рекомендуется работать удаленно. ”

-   Replicon PRA Review, Рита П.

4. АДП Vantage HCM

На протяжении десятилетий,   ADP Vantage HCM   был лучшим выбором для предприятий, стремящихся подготовиться к будущему. Это программное решение может повысить вовлеченность сотрудников, помочь вашей команде находить, нанимать и развивать лучшие таланты, а также оптимизировать процесс адаптации новых сотрудников. Это также снимет с плеч вашего отдела кадров тяжелую работу, когда речь идет о заработной плате, времени и рабочей силе.

Что нравится пользователям:

«Хотя это отличное программное обеспечение, оно может не подходить для очень сложных компаний, таких как наша. Vantage — это пакет «все в одном», в котором все части связаны друг с другом, и по этой причине это одно из выдающихся качеств Vantage. У него есть тестовый сайт, что является хорошим вариантом, но он требует частого обновления, что мало обсуждается. HR-сторона прекрасна и очень удобна для пользователя. Рекрутинг упрощается, а I-9 делает все намного проще».

-   Обзор ADP Vantage HCM, Брианна Б.

Что не нравится пользователям:

«Дизайн и ощущение портала могли бы быть лучше. Кроме того, возможность для конечного пользователя управлять своей информационной панелью улучшит ее в лучшую сторону. Некоторые места в инструменте могут быть довольно запутанными при подаче налоговой информации, поскольку не отображаются подробные всплывающие сообщения».

-   Обзор ADP Vantage HCM, Сабик А.

5. Пакет Gaia WFM

Люкс Gaia WFM   предоставляет организациям комплексное облачное решение для управления персоналом, которое управляет рабочим временем и посещаемостью сотрудников. Он также включает анализ рабочей силы для отчетов и показателей в режиме реального времени, которые могут повысить эффективность рабочей силы. Кроме того, функция интеллектуального планировщика помогает компаниям создавать оптимизированные расписания команд за счет внедрения алгоритмов прогнозирования и планирования.

Что нравится пользователям:

«У этого приложения простой и понятный интерфейс, плюс в целом это хороший продукт с хорошим сервисом. Большинство наших требований могут быть реализованы. Кроме того, панель управления персоналом делает повседневную работу более эффективной и удобной. Мы также запустили онлайн-модуль электронных договоров, что является большим шагом вперед по сравнению с реализацией безбумажного офиса».

-   Gaia WFM Suite Review, Кэтрин Г.

Что не нравится пользователям:

«Было бы здорово, если бы стандартная настройка Gaia WFM была более гибкой для удовлетворения различных потребностей».

-   Gaia WFM Suite Review, Администратор химических веществ

Отсутствие делает сотрудника сильнее

Пока они не злоупотребляют политикой отгулов.

В конце концов, вы платите сотрудникам за то, чтобы они приходили и выполняли работу, поэтому вам нужно знать, кто звонит и как часто. Правильные политики и процедуры управления отсутствием могут помочь оптимизировать эту инициативу.

Как только вы будете довольны своей политикой управления отсутствием, обязательно включите ее в свою маркетинговую стратегию найма, чтобы привлечь лучшие таланты.