缺勤管理：您知道您的員工在哪裡嗎？
已發表: 2021-04-29讓我們面對現實吧，即使是最完美的員工也會在某些時候錯過工作。
無論他們是感冒了、有家庭緊急情況，還是期待重要的送貨上門，員工永遠不會錯過一天的工作是極其罕見的，而且並不完全健康。
當員工取消或錯過工作日時，您如何跟踪這些缺勤情況？ 要知道您的團隊始終如一地出現，您的人力資源部門必須制定缺勤管理計劃。
什麼是缺勤管理？
缺勤管理是組織如何通過實施政策和程序來減少員工缺勤，不包括疾病或傷害。 它還可以指缺勤的實際管理以及如何簡化員工請假的方式。
使這些政策和程序有效的最佳方式是讓人力資源部門確保將它們正確地傳達給員工和經理。 缺勤管理有時被稱為考勤管理，作為一種更積極地看待和獎勵員工出勤率高的方式。
從本質上講，人力資源部門應制定政策和程序計劃，在員工因疾病、受傷或其他不可預見的情況而缺勤時提供支持，並了解何時對頻繁缺勤、有問題或過度缺勤的員工進行紀律處分。
無論您的組織或行業的規模如何，制定與您公司的需求相關且一致的缺勤政策以及支持該政策的程序都非常重要。 這可確保員工始終了解他們的出勤率以及何時需要請病假。
為什麼缺勤管理很重要？
當發生計劃外缺勤時，公司應使用 缺勤管理軟件 跟踪所有員工數據。 如果不跟踪這些信息，您的公司可能會面臨高昂的運營和財務成本。 擁有正確的軟件可以減少員工曠工的情況，同時提高員工的工作效率。
當您的員工因計劃或計劃外的缺勤而離開辦公室時，您的組織將為此付出代價。
364 億美元
是美國每年因員工缺勤而損失的平均數。
資料來源：疾病預防控制中心
有一種方法來跟踪和監控員工的缺勤率可以確保您的團隊缺勤不是導致預算赤字的原因。
此外，缺勤管理可以保護您的團隊免受生產力下降的影響。 當員工錯過工作時，會導致在場人員的勞動力中斷。 這是因為員工正在為缺席的團隊成員提供服務或加班。 投入這種額外的努力可能會導致效率下降、員工敬業度不足和倦怠。
如果同一名員工一直缺勤，員工的整體疲勞就會成為一個問題。 有一種有效的方法來跟踪員工休假可以幫助減少這種疲勞發生的可能性。 如果在缺席前後設定了期望，它可以幫助您的團隊更快地恢復元氣，從而幫助每個人取得成功。
缺勤管理政策和程序
每家公司的缺勤管理政策和程序都會有所不同。 無論政策中的規則和規定如何，都需要在員工受僱於貴公司的第一天就與他們進行適當的溝通。
無論您的公司決定採取什麼措施，都應該是公平、一致的，並能適應可能導致員工錯過工作的不可預見的情況。 無論是像他們的汽車拋錨這樣的小事，還是像醫療診斷這樣的大事，都應該在政策中列出。
為了確保曠工政策盡可能全面，它應該概述員工可能錯過工作的一些可能原因。 員工可能需要缺席的一些情況包括：
- 與疾病相關的短期健康假
- 與手術、受傷或重大醫療診斷相關的長期健康假
- 育兒假或看護假
- 休假
- 產假或陪產假
- 喪親之痛
- 放假時間
該政策應概述員工何時缺勤應通知誰，以及如何以及何時通知該人。 員工還應該了解缺勤數據、測量和記錄，以及他們在很長一段時間後重返工作崗位時會發生的任何行為。 這可能包括關於如何彌補錯過的工作或任務以及如何加入在他們缺席時開始的項目的採訪、討論或跟進。 您還可以就員工何時下班的期望進行討論，例如為他們應該多久檢查一次電子郵件設置指導方針。
如果適用，政策還應包括錯過工作天數的付款詳情。 這將解釋員工在不再有資格領取之前可以休多少天的病假或個人病假 帶薪休假。 如果缺勤成為員工持續存在的問題，則該政策還必須詳細說明任何紀律處分。
創建缺勤管理策略
當您的人力資源部門準備好創建缺勤管理政策時，他們可以按照幾個步驟使其成為所有相關人員的無縫流程。
1. 定義缺席是什麼樣子
第一步可能看起來很明顯，但您首先要準確定義什麼是缺席或遲到，以及什麼是可以接受的，什麼不是。 這將取決於貴公司對其員工的獨特要求。
2. 定義用於跟踪缺勤的工具
一旦您的團隊為其需求選擇了正確的缺勤管理軟件，請向您的員工解釋他們將在程序中記錄缺勤的位置。 您還需要指出他們過去、當前和未來缺勤的信息在系統中的存儲位置。
然後確保員工了解該軟件的工作原理以及他們應該如何使用它。 這也意味著他們知道政策中定義了哪些休假類型、休假餘額是如何計算的、哪些類型的休假會影響他們以及如何影響。
3. 定義適當的程序
接下來，確保員工了解如何以及何時申請請假。 例如，您的組織告訴員工，他們必須在休假第一天前至少 14 天申請休假。
最好概述一下請假請求可能被拒絕的原因。
缺勤管理最佳實踐
一旦您編寫了要遵循的政策和程序，請考慮以下最佳實踐，以確保在整個組織中無縫推出。
正確培訓管理人員
雖然有效的缺勤管理被認為是人力資源團隊的角色，但這不僅僅是他們的工作。 各個部門經理也應該擁有政策和程序的所有權，他們還應該接受培訓，了解如何跟踪缺勤和遲到。
經理應該了解有關缺勤管理的具體引用，例如：
- 如何應對經常請病假的員工
- 如何執行缺勤管理政策
- 何時需要將情況上報給 HR
永遠不要強制出勤
不幸的是，經常會遇到鼓勵出勤的有毒工作環境。 這是員工強迫自己出現在工作崗位上，即使他們感覺不舒服，也害怕受到影響。 因此，即使員工在實際工作中，他們的生產力水平也會受到影響，因為他們感覺自己不是最有生產力的自己。 除了害怕受到譴責之外，這也可能是由於對工作的真誠奉獻和享受。
無論出於何種原因，管理者都應該確保員工知道這樣做會導致壓力、倦怠，並導致非生產性行為。 此外，當員工感覺不太好去上班但還是去上班時，可能會讓其他員工鄙視工作環境。
考慮布拉德福德因素
一些組織使用布拉德福德因子或布拉德福德公式根據缺勤模式為每位員工計算分數。 它的名字來源於布拉德福德大學管理學院，該學院在 1980 年代研究了短期缺勤對企業的影響。
當員工定期顯示他們的分數時，布拉德福德因素可以降低員工缺勤的可能性。
要找到每個員工的分數，公式是：
S x S x D = B
S是員工一年內缺勤的總次數
D是該員工一年中的總缺勤天數
B是布拉德福德因子得分
要使用該公式，假設您的員工 Matt 在一年內有 3 次缺勤和 10 天的缺勤。 第一個例子是請假去DMV。 下一個例子是由於食物中毒而請假三天。 最後一例因流感而休假六天。
公式為：
3 x 3 x 10 = 90 分
如果您的組織選擇實施布拉德福德因素，請考慮設置與布拉德福德點相關的特定觸發點。 組織使用的積分量表的常見細分是：
- 0 分 = 不關心該員工
- 51 分 = 對員工的非正式口頭警告
- 201 分 = 給員工的書面警告
- 401 分 = 對員工的最終書面警告
- 601 分 = 解僱員工
進行複工面試
復工面試是貴公司減少缺勤的好方法 勞動力管理戰略。 當員工外出超過一周時，最好使用這些訪談作為重新設定目標、討論新目標並確保所有團隊成員擁有成功所需的工具的方式。
擁抱遠程工作和靈活的工作時間
另一個可以減少員工曠工頻率的最佳實踐是提供靈活的工作時間和強大的遠程工作政策。
考慮一下員工為了重要的差事、不能錯過的送貨上門或與家人有關的事情而休假一整天的頻率。 在家工作或提供靈活的工作時間可確保他們無縫地處理個人任務和專業工作。
當然，提供一種或另一種或兩者都將取決於您所在組織的行業。 某些工作顯然需要員工親自到場工作，但即便如此，請考慮實施適合您團隊的靈活工作時間。
使用軟件
雖然只有少數員工的公司可能可以使用電子表格來跟踪缺勤情況，但使用可以為人力資源部門完成一些艱苦工作的缺勤管理軟件總是好的。 這樣一來，您可以在一個地方找到跟踪和管理員工缺勤所需的一切。
缺勤管理軟件
當一個組織正在尋求管理、跟踪和計劃員工缺勤時，它應該使用缺勤管理軟件。 這包括休假時間、病假等等。 公司可以使用缺勤管理系統來定義公司的缺勤情況，同時還可以跟踪經理的所有請求和批准。
要包含在此軟件類別中，產品必須：
- 協助管理員管理缺勤審批和請求
- 加強缺勤管理報告
- 允許組織定義相關缺勤
- 確保在各個地區遵守有關特定地區的州、省或聯邦法律，同時遵守所有公司和工會政策
*此列表基於 2021 年 4 月 14 日收集的 G2 數據和個人 G2 分數。為清楚起見，某些評論可能已經過編輯。
1. 人物
對於擁有多達 2,000 名員工且需要 HR 軟件的中小型公司，只需看看 個人。 該應用程序旨在使 HR 流程更快、更清晰、更高效，同時讓 HR 經理有更多時間專注於員工。 從招聘流程、員工管理和工資單到一個系統，客戶都喜歡 Personio。
用戶喜歡什麼：
“它為我們快速發展的公司提供了所需的機會和靈活性。 存在許多挑戰，例如不斷增長的員工數量和層級。 隨著新功能和 API 的不斷開發，我們有信心應對未來的挑戰。 除此之外，我們正在使用 Personio 進行整個招聘。”
- Personio 評論，Jan L.
用戶不喜歡什麼：
“當然，並非所有功能都完美無缺，但 Personio 似乎一直在開發該軟件。 例如，儀表闆對於小型 HR 團隊來說已經相當不錯了，但如果您與多個 HR 經理一起工作，儀表板中的任務列表還沒有真正成熟。 我們在那裡缺少一些功能，但希望它們能盡快添加。 基本功能的可用性非常簡單，但是，您必須在拐角處考慮一些角色/假期/工作時間設置，以確保最終一切設置正確。”
- Personio 評論，Martine B.
2. 247HRM
顧名思義， 247HRM 自動化大量人力資源功能，而且它專為智能手機使用而構建，使員工可以輕鬆地從任何地方訪問該平台。 247HRM 擁有人才和績效管理、離職管理、帶薪休假、考勤管理等功能。
用戶喜歡什麼：
“我用過很多人力資源軟件，但我還沒有遇到過一個人力資源軟件，它可以在沒有任何人工干預或上傳津貼的情況下提供無錯誤的工資單。 但使用 247HRM，您可以自動化整個工資單，從員工出勤記錄到休假管理、工資單和法定合規。 根據我們的要求，它還具有易於使用、不言自明且準確的報告。”
- 247HRM 評論，Betha K.
用戶不喜歡什麼：
“它必須改進外觀和用戶界面，並應對反復出現的錯誤。”
- 247HRM 評論，Praveen K.
3. 複製 PSA
複製PSA 為公司提供端到端的時間管理軟件和服務，使人力資源團隊能夠捕獲、分析和優化員工的休假請求。 這使組織能夠提高盈利能力、生產力和員工滿意度。 受薪人員和鍾點工都發現 Replicon PSA 易於使用來記錄休假、假期、費用信息等。
用戶喜歡什麼：
“客戶服務體驗無與倫比，該軟件的功能可以滿足我所有的公司時間表和費用跟踪需求。”
- 複製 PSA 評論，Sean G.
用戶不喜歡什麼：
“手機和雲時鐘的工作時鐘系統顯然可以與Replicon平台集成，但這樣做無法通過使用GPS工具獲得穩定的跟踪，因此不建議遠程工作。 ”
- 複製 PRA 評論，Rita P.
4. ADP Vantage HCM
幾十年來， ADP Vantage HCM 一直是希望為未來做準備的企業的首選。 該軟件解決方案可以提高員工敬業度，幫助您的團隊尋找、招聘和培養頂尖人才，同時還可以簡化新員工的入職流程。 在工資、時間和勞動力方面，它還減輕了人力資源團隊的負擔。
用戶喜歡什麼：
“雖然這是一款很棒的軟件，但對於像我們這樣非常複雜的公司來說，它可能並不理想。 Vantage 是一個多合一的套件，所有部件都連接在一起，因此，它是 Vantage 的傑出品質之一。 它確實有一個測試站點，這是一個不錯的選擇，但它確實需要經常更新，對此沒有太多討論。 HR方面很棒，非常人性化。 招聘變得簡單，I-9 讓事情變得更容易。”
- ADP Vantage HCM 評論，Brianna B.
用戶不喜歡什麼：
“門戶的設計和感覺可能會更好。 此外，最終用戶管理其儀表板的選項將使其變得更好。 在提交稅務詳細信息時，工具中的某些地方可能會因為不顯示詳細的彈出消息而變得相當混亂。”
- ADP Vantage HCM 評論，Sabique A.
5. 蓋亞 WFM 套件
蓋亞 WFM 套房 為組織提供基於雲的綜合勞動力管理解決方案，並管理員工的時間和出勤。 它還包括實時數據報告和指標的勞動力分析，可以提高勞動力效率。 此外，Smart Scheduler 功能可幫助企業通過實施預測和調度算法來創建簡化的團隊日程。
用戶喜歡什麼：
“這款應用程序的顯示界面簡潔明了，總體來說是一款好產品，好服務。 我們的大部分要求都可以實現。 此外，勞動力儀表板使日常工作更加高效和方便。 我們還上線了在線電子合同模塊，這對實現無紙化辦公來說是一個很大的進步。”
- Gaia WFM 套件評論，Catherine G.
用戶不喜歡什麼：
“如果 Gaia WFM 可以在標准設置上有更大的靈活性來滿足不同的需求，那就太好了。”
- Gaia WFM Suite Review，化學品管理員
缺席使員工更強大
只要他們不濫用休假政策。
歸根結底，您要付錢讓員工出現並投入工作，因此您需要知道誰在下班以及多久下班。 正確的缺勤管理政策和程序可以幫助簡化這一舉措。
一旦您對缺勤管理政策感到滿意，請務必將它們納入您的招聘營銷策略，以吸引頂尖人才。