Gestione delle assenze: sai dove sono i tuoi dipendenti?

Ammettiamolo, anche il dipendente più perfetto prima o poi perderà il lavoro.

Che si prendano un raffreddore, abbiano un'emergenza familiare o si aspettino un'importante consegna a domicilio, è estremamente raro e non del tutto salutare per un dipendente non perdere mai una giornata di lavoro.

Quando un dipendente chiama o salta una giornata lavorativa, come si tiene traccia di queste assenze? Per sapere che il tuo team si presenta in modo coerente, il tuo dipartimento delle risorse umane deve disporre di un piano di gestione delle assenze.

Il modo migliore per rendere efficaci queste politiche e procedure è che il dipartimento delle risorse umane si assicuri che siano adeguatamente comunicate sia ai dipendenti che ai dirigenti. La gestione delle assenze è talvolta chiamata gestione delle presenze come un modo per essere visti in modo più positivo e premiare i dipendenti per una buona presenza.

In sostanza, il dipartimento delle risorse umane dovrebbe creare una politica e un piano procedurale che bilancia il supporto ai dipendenti quando perdono il lavoro a causa di malattie, infortuni o altre situazioni impreviste e sapendo quando disciplinare i dipendenti con assenze frequenti, discutibili o eccessive.

Indipendentemente dalle dimensioni della tua organizzazione o del tuo settore, è importante sviluppare una politica di assenza che sia pertinente e coerente con le esigenze della tua azienda, nonché procedure a supporto della politica. Ciò garantisce che i dipendenti sappiano sempre cosa ci si aspetta dalla loro presenza al lavoro e quando devono ammalarsi.

Perché è importante la gestione delle assenze?

Quando si verificano assenze non pianificate, le aziende dovrebbero utilizzare   software per la gestione delle assenze   per tenere traccia di tutti i dati dei dipendenti. Senza tenere traccia di queste informazioni, è probabile che la tua azienda sperimenterà costi operativi e finanziari elevati. Avere il software giusto può ridurre i casi di assenteismo dei dipendenti aumentando la produttività dei dipendenti.

Quando il tuo personale è fuori ufficio per assenze pianificate o non pianificate, la tua organizzazione avrà un costo.

Avere un modo per monitorare e monitorare il tasso di assenza dei tuoi dipendenti può garantire che il tuo team non abbia il lavoro a causa del tuo budget in rosso.

Inoltre, la gestione delle assenze può proteggere il tuo team da un calo della produttività. Quando i dipendenti perdono il lavoro, provoca un'interruzione della forza lavoro per coloro che sono presenti al lavoro. Questo perché i dipendenti stanno coprendo o facendo gli straordinari per un membro del team assente. Mettere in questo sforzo extra potrebbe comportare una diminuzione dell'efficienza, la mancanza di coinvolgimento dei dipendenti e il burnout.

Se lo stesso dipendente perde costantemente il lavoro, l'affaticamento generale del personale diventerà un problema. Avere un modo efficace per tenere traccia delle ferie dei dipendenti può aiutare a ridurre la probabilità che si verifichi questo affaticamento. Quando le aspettative vengono stabilite prima e dopo un'assenza, aiuta il tuo team a riprendersi più velocemente, il che aiuta tutti ad avere successo.

Politiche e procedure di gestione delle assenze

Le politiche e le procedure di gestione delle assenze di ciascuna azienda saranno diverse. Indipendentemente dalle regole e dalle disposizioni delle polizze, devono essere adeguatamente comunicate ai dipendenti il ​​primo giorno del loro impiego presso la tua azienda.

Qualunque cosa la tua azienda decida di mettere in atto, dovrebbe essere equa, coerente e adattarsi a circostanze impreviste che potrebbero far perdere il lavoro ai dipendenti. Che si tratti di qualcosa di minore come la loro macchina che si guasta o di qualcosa di grave come una diagnosi medica, tutto dovrebbe essere delineato nella politica.

La politica dovrebbe delineare chi un dipendente dovrebbe informare quando sarà assente e come e quando informare quella persona. I dipendenti dovrebbero anche essere collegati ai dati sulle assenze, alla misurazione e alla registrazione e a tutti gli atti che si verificheranno quando torneranno al lavoro dopo un lungo periodo di tempo. Ciò potrebbe includere un colloquio, una discussione o un follow-up su come recuperare il lavoro o gli incarichi persi e come partecipare a progetti iniziati in loro assenza. Puoi anche avere discussioni relative alle aspettative per quando i dipendenti sono fuori sede, come la definizione di linee guida sulla frequenza con cui dovrebbero controllare la loro posta elettronica.

Se applicabile, una politica dovrebbe includere anche i dettagli di pagamento per i giorni di lavoro persi. Questo spiegherà quanti giorni di malattia o personali possono impiegare un dipendente prima che non sia più idoneo a ricevere   ferie retribuite. Se un'assenza diventa un problema continuo per i dipendenti, la politica deve specificare anche i dettagli di eventuali provvedimenti disciplinari.

Creazione di una politica di gestione delle assenze

Quando il tuo dipartimento delle risorse umane è pronto per creare una politica di gestione delle assenze, può seguire alcuni passaggi per renderlo un processo senza interruzioni per tutte le persone coinvolte.

1. Definisci come appare un'assenza

Questo primo passaggio può sembrare ovvio, ma prima vorrai definire esattamente cosa si qualifica come assente o ritardato, nonché cosa è accettabile e cosa non lo è. Ciò dipenderà dai requisiti specifici della tua azienda per il suo personale.

2. Definisci lo strumento che utilizzerai per tenere traccia delle assenze

Una volta che il tuo team ha scelto il software di gestione delle assenze giusto per le sue esigenze, spiega ai tuoi dipendenti dove registreranno le loro assenze nel programma. Dovrai anche indicare dove sono archiviate le informazioni sulle loro assenze passate, attuali e future all'interno del sistema.

Quindi assicurati che i dipendenti capiscano come funziona il software e come dovrebbero usarlo. Ciò significa anche che sanno quali tipi di congedo sono definiti nella politica, come vengono sommati i saldi di congedo e quali tipi di congedo li riguardano e come.

3. Definire le procedure in atto

Successivamente, assicurati che i dipendenti capiscano come e quando richiedere un congedo. Un esempio potrebbe essere la tua organizzazione che dice ai dipendenti che devono richiedere un congedo almeno 14 giorni prima del primo giorno del loro congedo.

È anche meglio delineare i motivi per cui una richiesta di congedo potrebbe essere rifiutata.

Best practices per la gestione delle assenze

Dopo aver scritto una politica e le procedure da seguire, prendere in considerazione le seguenti best practice per garantire un'implementazione senza interruzioni in tutta l'organizzazione.

Formare correttamente i gestori

Sebbene un'efficace gestione delle assenze sia considerata il ruolo del team delle risorse umane, non è solo il loro lavoro. Anche i singoli responsabili di reparto dovrebbero avere la proprietà delle politiche e delle procedure e dovrebbero anche essere formati per comunicare come vengono monitorate le assenze e i ritardi.

Non imporre mai il presenzialismo

Sfortunatamente, è comune sperimentare un ambiente di lavoro tossico che incoraggia il presenzialismo. Questo è quando un dipendente si costringe a presentarsi al lavoro, anche se non si sente bene, per paura di ripercussioni. Quindi, anche se i dipendenti sono fisicamente al lavoro, il loro livello di produttività ne risentirà e non si sentiranno più produttivi. Oltre alla paura di essere rimproverati, ciò può verificarsi anche a causa della genuina devozione e divertimento verso il proprio lavoro.

Indipendentemente dal motivo, i manager dovrebbero assicurarsi che i dipendenti sappiano che ciò può causare stress, esaurimento e portare a comportamenti improduttivi. Inoltre, quando un dipendente non si sente abbastanza bene per venire al lavoro, ma lo fa comunque, è probabile che altri membri del personale disprezzino l'ambiente di lavoro.

Considera il fattore Bradford

Alcune organizzazioni utilizzano il fattore Bradford o la formula Bradford per calcolare un punteggio per ciascuno dei propri dipendenti in base ai modelli di assenza. Il suo nome deriva dalla Bradford University School of Management, dove negli anni '80 è stato studiato l'impatto delle brevi assenze sulle imprese.

Il fattore Bradford può ridurre la probabilità di assenze dei dipendenti quando ai dipendenti viene mostrato regolarmente il punteggio.

Per utilizzare la formula, supponiamo che il tuo dipendente Matt abbia tre casi di assenze con 10 giorni di ferie entro l'anno. Il primo caso è un giorno libero dal lavoro per andare al DMV. L'istanza successiva è di tre giorni di assenza dal lavoro a causa di un'intossicazione alimentare. L'ultima istanza è di sei giorni di riposo a causa dell'influenza.

La formula sarebbe:

3 x 3 x 10 = 90 punti

Se la tua organizzazione sceglie di implementare il fattore Bradford, prendi in considerazione l'impostazione di punti trigger specifici relativi ai punti Bradford. Una ripartizione comune di una scala di punti utilizzata dalle organizzazioni è:

• 0 punti = nessuna preoccupazione per quel dipendente
• 51 punti = un avvertimento verbale informale al dipendente
• 201 punti = avviso scritto al dipendente
• 401 punti = avviso scritto finale al dipendente
• 601 punti = licenziamento del dipendente

Condurre un colloquio di ritorno al lavoro

Un colloquio di ritorno al lavoro è un ottimo modo per la tua azienda di ridurre le assenze quando fa parte del tuo completo   strategia di gestione della forza lavoro. Queste interviste vengono utilizzate al meglio quando un dipendente è stato fuori per più di una settimana come un modo per reimpostare gli obiettivi, discutere nuovi obiettivi e garantire che tutti i membri del team dispongano degli strumenti necessari per il successo.

Abbraccia il lavoro a distanza e orari flessibili

Un'altra best practice che riduce anche la frequenza con cui il tuo dipendente perde il lavoro è offrire orari di lavoro flessibili e una solida politica di lavoro a distanza.

Considera la frequenza con cui un dipendente si prende l'intera giornata di riposo dal lavoro per una commissione importante, una consegna a domicilio imperdibile o qualcosa legato alla propria famiglia. Lavorare da casa o offrire orari flessibili assicura che gestiscano i loro compiti personali e il loro lavoro professionale senza problemi.

Ovviamente, l'offerta dell'uno o dell'altro o di entrambi dipenderà dal settore della tua organizzazione. Alcuni lavori richiedono ovviamente che i dipendenti siano fisicamente presenti al lavoro, ma anche così, considera l'implementazione di orari flessibili che funzioneranno per il tuo team.

Utilizza software

Mentre le aziende con pochi dipendenti probabilmente stanno bene usando un foglio di calcolo per tenere traccia delle assenze, è sempre bene utilizzare un software di gestione delle assenze che può fare parte del duro lavoro per il dipartimento delle risorse umane. In questo modo tutto ciò di cui hai bisogno per monitorare e gestire le assenze dei dipendenti può essere trovato in un unico posto.

Software per la gestione delle assenze

Quando un'organizzazione sta cercando di gestire, monitorare e pianificare le assenze dei dipendenti, dovrebbe utilizzare un software di gestione delle assenze. Ciò include le ferie, il congedo per malattia e così via. Le aziende possono utilizzare i sistemi di gestione delle assenze per definire l'aspetto di un'assenza per la propria azienda, tenendo anche traccia di tutte le richieste e le approvazioni dei manager.

Per essere incluso in questa categoria di software, un prodotto deve:

• Aiuta gli amministratori a gestire le approvazioni e le richieste delle assenze
• Migliorare la rendicontazione gestionale delle assenze
• Consenti alle organizzazioni di definire assenze rilevanti
• Garantire la conformità in varie aree geografiche in merito alle leggi statali, provinciali o federali specifiche per area geografica, seguendo anche tutte le politiche aziendali e sindacali

*Questo elenco si basa sui dati G2 e sui singoli punteggi G2 raccolti il ​​14 aprile 2021. Alcune recensioni potrebbero essere state modificate per chiarezza.

1. Persona

Per le piccole e medie imprese fino a 2.000 dipendenti che necessitano di software per le risorse umane, non cercare oltre   Persona. Questa applicazione ha lo scopo di rendere i processi delle risorse umane più veloci, più chiari e più efficienti, consentendo ai responsabili delle risorse umane più tempo per concentrarsi sui dipendenti. Con tutto, dai processi di reclutamento, alla gestione dei dipendenti e alle buste paga racchiuse in un unico sistema, i clienti adorano Personio.

Cosa piace agli utenti:

“Ci sta dando l'opportunità e la flessibilità di cui abbiamo bisogno con la nostra azienda in rapida crescita. Ci sono numerose sfide come un numero costantemente crescente di dipendenti e livelli gerarchici. Con il suo costante sviluppo di nuove funzionalità e API, siamo fiduciosi di affrontare le sfide del futuro. In aggiunta a ciò, stiamo gestendo l'intero reclutamento con Personio".

-   Recensione di Persona, Jan L.

Cosa non piace agli utenti:

“Certo, non tutte le funzionalità sono ancora perfette, ma sembra che Personio lavori costantemente al software. La dashboard, ad esempio, è già abbastanza buona per i piccoli team delle risorse umane, ma se lavori con diversi responsabili delle risorse umane, l'elenco delle attività nella dashboard non è ancora molto maturo. Ci mancano alcune funzionalità, ma speriamo che vengano aggiunte presto. L'usabilità delle funzioni di base è abbastanza semplice, tuttavia, devi pensare un po' dietro l'angolo per alcune impostazioni relative a ruoli/vacanze/orario di lavoro per assicurarti che alla fine tutto sia impostato correttamente".

-   Personio Review, Martine B.

2. 247HRM

Come suggerisce il nome,   247HRM   automatizza un sacco di funzioni HR, inoltre è progettato per l'uso su smartphone, rendendo facile per i dipendenti l'accesso alla piattaforma da qualsiasi luogo. 247HRM vanta funzionalità come la gestione dei talenti e delle prestazioni, la gestione delle uscite, i permessi retribuiti, la gestione degli orari e delle presenze e molto altro ancora.

Cosa piace agli utenti:

“Ho utilizzato molti software per le risorse umane, ma non mi sono imbattuto in un software per le risorse umane che offra un libro paga senza errori senza alcun intervento manuale o caricamento di un'indennità. Ma con 247HRM, puoi automatizzare l'intero libro paga dall'acquisizione delle presenze dei dipendenti alla gestione delle ferie, alle buste paga e alla conformità legale. Dispone inoltre di report facili da usare, autoesplicativi e accurati in base ai nostri requisiti".

-   Recensione 247HRM, Betha K.

Cosa non piace agli utenti:

"Deve migliorare l'aspetto e l'interfaccia utente e dovrebbe funzionare sugli errori che si verificano ripetutamente".

-   Recensione 247HRM, Praveen K.

3. PSA replicone

Replica PSA   fornisce alle aziende software e servizi end-to-end per la gestione del tempo, che consentono al team delle risorse umane di acquisire, analizzare e ottimizzare le richieste di ferie dei dipendenti. Ciò consente alle organizzazioni di migliorare la redditività, la produttività e la soddisfazione dei dipendenti. Tutti i lavoratori salariati e orari trovano Replicon PSA facile da usare per registrare permessi, ferie, informazioni sulle spese e altro ancora.

Cosa piace agli utenti:

"L'esperienza del servizio clienti non ha eguali e le funzionalità del software soddisfano tutte le mie esigenze di monitoraggio delle spese e delle schede attività aziendali".

-   Replicon PSA Review, Sean G.

Cosa non piace agli utenti:

“Apparentemente il sistema di clock funzionante per cellulari e cloud clock può essere integrato con la piattaforma Replicon, ma così facendo non è possibile ottenere un tracciamento stabile attraverso l'utilizzo dello strumento GPS, quindi è sconsigliato lavorare da remoto. "

-   Replicon PRA Review, Rita P.

4. ADP Vantage HCM

Per decenni,   ADP Vantage HCM   è stata la scelta migliore per le aziende che desiderano prepararsi per il futuro. Questa soluzione software può aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, aiutare il tuo team a trovare, reclutare e sviluppare i migliori talenti, semplificando anche il processo di inserimento per i nuovi assunti. Prende anche il pesante sollevamento dalle spalle del tuo team delle risorse umane quando si tratta di buste paga, tempo e lavoro.

Cosa piace agli utenti:

“Anche se questo è un ottimo software, potrebbe non essere l'ideale per aziende molto complicate come la nostra. Vantage è una suite all-in-one con tutti i pezzi collegati tra loro e, per questo motivo, è una delle qualità straordinarie di Vantage. Ha un sito di test che è una buona opzione, ma richiede aggiornamenti frequenti, di cui non si parla molto. Il lato HR è meraviglioso ed è molto intuitivo. Il reclutamento è semplice e l'I-9 rende le cose molto più facili.

-   Recensione ADP Vantage HCM, Brianna B.

Cosa non piace agli utenti:

“Il design e la sensazione del portale potrebbero essere migliori. Inoltre, un'opzione per l'utente finale per gestire la sua dashboard la migliorerà in meglio. Alcuni punti all'interno dello strumento possono creare confusione durante la presentazione dei dettagli fiscali non mostrando messaggi pop-up dettagliati".

-   Recensione ADP Vantage HCM, Sabique A.

5. Suite Gaia WFM

Gaia WFM Suite   fornisce alle organizzazioni una soluzione completa per la gestione della forza lavoro basata su cloud e che gestisce gli orari e le presenze dei dipendenti. Include anche l'analisi della forza lavoro per report e metriche di dati in tempo reale, che possono migliorare l'efficienza della forza lavoro. Inoltre, la funzione Smart Scheduler aiuta le aziende a creare pianificazioni del team semplificate implementando algoritmi di previsione e pianificazione.

Cosa piace agli utenti:

“Questa applicazione ha un'interfaccia di visualizzazione semplice e chiara, inoltre nel complesso è un buon prodotto con un buon servizio. La maggior parte delle nostre esigenze può essere realizzata. Inoltre, il dashboard della forza lavoro rende il lavoro quotidiano più efficiente e conveniente. Abbiamo anche lanciato un modulo di contratto elettronico online, che è un grande miglioramento rispetto alla realizzazione di un ufficio senza carta”.

-   Recensione della suite Gaia WFM, Catherine G.

Cosa non piace agli utenti:

"Sarebbe fantastico che Gaia WFM potesse avere maggiore flessibilità sulla configurazione standard per soddisfare esigenze diverse".

-   Gaia WFM Suite Review, amministratore in prodotti chimici

L'assenza rende il dipendente più forte

Finché non stanno abusando della politica di ferie.

Alla fine della giornata, paghi i dipendenti per presentarsi e lavorare, quindi devi sapere chi chiama e con quale frequenza. Le corrette politiche e procedure di gestione delle assenze in atto possono aiutare a semplificare questa iniziativa.

Una volta che sei soddisfatto delle tue politiche di gestione delle assenze, assicurati di inserirle nella tua strategia di marketing del reclutamento come un modo per attirare i migliori talenti.