Manajemen Absensi: Apakah Anda Tahu Dimana Karyawan Anda?

Mari kita hadapi itu, bahkan karyawan yang paling sempurna pun akan kehilangan pekerjaan di beberapa titik.

Apakah mereka masuk angin, memiliki keadaan darurat keluarga, atau mengharapkan pengiriman rumah yang penting, sangat jarang dan tidak sepenuhnya sehat bagi seorang karyawan untuk tidak pernah melewatkan hari kerja.

Ketika seorang karyawan membatalkan atau melewatkan hari kerja, bagaimana Anda melacak ketidakhadiran ini? Untuk mengetahui bahwa tim Anda muncul secara konsisten, departemen sumber daya manusia Anda harus memiliki rencana manajemen ketidakhadiran.

Cara terbaik untuk membuat kebijakan dan prosedur ini efektif adalah agar departemen SDM memastikan bahwa kebijakan dan prosedur tersebut dikomunikasikan dengan benar kepada karyawan dan manajer. Manajemen ketidakhadiran kadang-kadang disebut manajemen kehadiran sebagai cara untuk dipandang lebih positif dan memberi penghargaan kepada karyawan atas kehadiran yang baik.

Pada dasarnya, departemen sumber daya manusia harus membuat kebijakan dan rencana prosedural yang menyeimbangkan mendukung karyawan ketika mereka bolos kerja karena sakit, cedera, atau situasi tak terduga lainnya dan mengetahui kapan harus mendisiplinkan karyawan dengan ketidakhadiran yang sering, dipertanyakan, atau berlebihan.

Terlepas dari ukuran organisasi atau industri Anda, penting untuk mengembangkan kebijakan ketidakhadiran yang relevan dan konsisten dengan kebutuhan perusahaan Anda, serta prosedur untuk mendukung kebijakan tersebut. Ini memastikan bahwa karyawan selalu tahu apa yang diharapkan dari kehadiran kerja mereka dan kapan mereka perlu menelepon sakit.

Mengapa manajemen absensi penting?

Ketika ketidakhadiran yang tidak direncanakan terjadi, perusahaan harus menggunakan   perangkat lunak manajemen ketidakhadiran   untuk melacak semua data karyawan. Tanpa melacak informasi ini, perusahaan Anda kemungkinan akan mengalami biaya operasional dan keuangan yang tinggi. Memiliki perangkat lunak yang tepat dapat menurunkan kasus ketidakhadiran karyawan sekaligus meningkatkan produktivitas karyawan.

Ketika staf Anda berada di luar kantor baik untuk ketidakhadiran yang direncanakan atau tidak direncanakan, itu akan menghabiskan uang organisasi Anda.

Memiliki cara untuk melacak dan memantau tingkat ketidakhadiran karyawan Anda dapat memastikan bahwa tim Anda kehilangan pekerjaan bukanlah penyebab anggaran Anda menjadi merah.

Selain itu, manajemen absensi dapat melindungi tim Anda dari penurunan produktivitas. Ketika karyawan bolos kerja, hal itu menyebabkan gangguan tenaga kerja bagi mereka yang hadir di tempat kerja. Ini karena karyawan menutupi atau bekerja lembur untuk anggota tim yang tidak hadir. Melakukan upaya ekstra ini dapat mengakibatkan penurunan efisiensi, kurangnya keterlibatan karyawan, dan kelelahan.

Jika karyawan yang sama secara konsisten tidak masuk kerja, kelelahan staf secara keseluruhan akan menjadi masalah. Memiliki cara yang efektif untuk melacak cuti karyawan dapat membantu mengurangi kemungkinan terjadinya kelelahan ini. Ketika ekspektasi ditetapkan sebelum dan sesudah absen, ini membantu tim Anda bangkit kembali lebih cepat, yang membantu semua orang sukses.

Kebijakan dan prosedur manajemen absensi

Kebijakan dan prosedur manajemen absensi setiap perusahaan akan berbeda. Terlepas dari aturan dan ketentuan dalam kebijakan, mereka perlu dikomunikasikan dengan benar kepada karyawan pada hari pertama kerja mereka di perusahaan Anda.

Apa pun yang diputuskan oleh perusahaan Anda, itu harus adil, konsisten, dan mengakomodasi keadaan tak terduga yang dapat menyebabkan karyawan bolos kerja. Apakah itu sesuatu yang kecil seperti mobil mereka mogok atau sesuatu yang besar seperti diagnosis medis, semuanya harus diuraikan dalam kebijakan.

Kebijakan tersebut harus menjelaskan kepada siapa karyawan harus memberi tahu kapan mereka akan absen dan bagaimana dan kapan harus memberi tahu orang itu. Karyawan juga harus dilingkari ke data ketidakhadiran, pengukuran dan pencatatan, dan tindakan apa pun yang akan terjadi saat mereka kembali bekerja setelah jangka waktu yang lama. Ini dapat mencakup wawancara, diskusi, atau tindak lanjut tentang cara menebus pekerjaan atau tugas yang terlewat dan cara bergabung dengan proyek yang dimulai tanpa kehadiran mereka. Anda juga dapat berdiskusi mengenai ekspektasi saat karyawan tidak bekerja, seperti menetapkan pedoman seberapa sering mereka harus memeriksa email mereka.

Jika berlaku, kebijakan juga harus menyertakan perincian pembayaran untuk hari kerja yang terlewat. Ini akan menjelaskan berapa hari sakit atau pribadi yang dapat diambil karyawan sebelum mereka tidak lagi memenuhi syarat untuk menerima   waktu istirahat yang dibayar. Jika ketidakhadiran menjadi masalah yang berkelanjutan bagi karyawan, kebijakan tersebut juga harus menentukan rincian tindakan disipliner apa pun.

Membuat kebijakan manajemen ketidakhadiran

Ketika departemen SDM Anda siap untuk membuat kebijakan manajemen ketidakhadiran, mereka dapat mengikuti beberapa langkah untuk menjadikannya proses yang mulus bagi semua orang yang terlibat.

1. Tentukan seperti apa ketidakhadiran itu

Langkah pertama ini mungkin tampak jelas, tetapi pertama-tama Anda ingin menentukan dengan tepat apa yang memenuhi syarat sebagai absen atau terlambat serta apa yang dapat diterima dan apa yang tidak. Ini akan tergantung pada persyaratan unik perusahaan Anda untuk stafnya.

2. Tentukan alat yang akan Anda gunakan untuk melacak ketidakhadiran

Setelah tim Anda memilih perangkat lunak manajemen absensi yang tepat untuk kebutuhannya, jelaskan kepada karyawan Anda di mana mereka akan mencatat ketidakhadiran mereka dalam program. Anda juga ingin menunjukkan di mana informasi tentang ketidakhadiran mereka di masa lalu, saat ini, dan masa depan disimpan di dalam sistem.

Kemudian pastikan karyawan memahami cara kerja perangkat lunak dan bagaimana mereka harus menggunakannya. Ini juga berarti mereka tahu jenis cuti apa yang ditentukan dalam polis, bagaimana saldo cuti dijumlahkan, dan jenis cuti apa yang memengaruhi mereka dan bagaimana.

3. Tentukan prosedur yang ada

Selanjutnya, pastikan karyawan memahami bagaimana dan kapan harus meminta cuti. Contohnya adalah organisasi Anda memberi tahu karyawan bahwa mereka harus meminta cuti setidaknya 14 hari sebelum hari pertama cuti mereka.

Ini juga yang terbaik untuk menguraikan alasan mengapa permintaan cuti mungkin ditolak.

Praktik terbaik manajemen absensi

Setelah Anda menulis kebijakan dan prosedur yang harus diikuti, pertimbangkan praktik terbaik berikut untuk memastikan peluncuran yang mulus di seluruh organisasi.

Latih manajer dengan benar

Sementara manajemen ketidakhadiran yang efektif dianggap sebagai peran tim SDM, itu bukan hanya tugas mereka. Manajer departemen individu harus memiliki kepemilikan atas kebijakan dan prosedur juga, dan mereka juga harus dilatih untuk mengomunikasikan bagaimana ketidakhadiran dan keterlambatan dilacak.

Jangan pernah memaksakan presenteeism

Sayangnya, lingkungan kerja beracun yang mendorong kehadiran adalah hal yang biasa. Ini adalah saat seorang karyawan memaksa diri mereka untuk datang bekerja, bahkan jika mereka merasa tidak enak badan, karena takut akan akibatnya. Jadi meskipun karyawan secara fisik sedang bekerja, tingkat produktivitas mereka akan menderita dengan mereka merasa tidak seperti diri mereka yang paling produktif. Selain takut ditegur, hal ini juga bisa terjadi karena pengabdian dan kesenangan yang tulus terhadap pekerjaan mereka.

Terlepas dari alasannya, manajer harus memastikan karyawan tahu bahwa melakukan ini dapat menyebabkan stres, kelelahan, dan mengarah pada perilaku yang tidak produktif. Plus, ketika seorang karyawan merasa tidak cukup sehat untuk datang bekerja tetapi tetap melakukannya, kemungkinan besar anggota staf lain akan membenci lingkungan kerja.

Pertimbangkan Faktor Bradford

Beberapa organisasi menggunakan Faktor Bradford atau Formula Bradford untuk menghitung skor untuk setiap karyawan mereka berdasarkan pola ketidakhadiran mereka. Namanya berasal dari Sekolah Manajemen Universitas Bradford, di mana dampak absen singkat pada bisnis diteliti pada 1980-an.

Faktor Bradford dapat mengurangi kemungkinan ketidakhadiran karyawan ketika karyawan ditunjukkan skor mereka secara teratur.

Untuk menggunakan rumus tersebut, katakanlah karyawan Anda Matt memiliki tiga kali absen dengan 10 hari libur kerja dalam setahun. Contoh pertama adalah hari libur kerja untuk pergi ke DMV. Contoh berikutnya adalah tiga hari libur kerja karena keracunan makanan. Contoh terakhir adalah enam hari libur karena flu.

Rumusnya akan menjadi:

3 x 3 x 10 = 90 poin

Jika organisasi Anda memilih untuk menerapkan Faktor Bradford, pertimbangkan untuk menyiapkan titik pemicu spesifik yang terkait dengan poin Bradford. Rincian umum skala poin yang digunakan oleh organisasi adalah:

• 0 poin = tidak ada perhatian untuk karyawan itu
• 51 poin = peringatan verbal informal kepada karyawan
• 201 poin = peringatan tertulis kepada karyawan
• 401 poin = peringatan tertulis terakhir kepada karyawan
• 601 poin = pemecatan karyawan

Lakukan wawancara kerja kembali

Wawancara kerja kembali adalah cara yang bagus bagi perusahaan Anda untuk mengurangi ketidakhadiran saat menjadi bagian dari komprehensif Anda   strategi manajemen tenaga kerja. Wawancara ini paling baik digunakan ketika seorang karyawan telah keluar selama lebih dari seminggu sebagai cara untuk mengatur ulang tujuan, mendiskusikan tujuan baru, dan memastikan bahwa semua anggota tim memiliki alat yang mereka butuhkan untuk sukses.

Rangkullah kerja jarak jauh dan jam kerja yang fleksibel

Praktik terbaik lain yang juga mengurangi seberapa sering karyawan Anda bolos kerja adalah menawarkan jam kerja yang fleksibel dan kebijakan kerja jarak jauh yang kuat.

Pertimbangkan seberapa sering seorang karyawan mengambil cuti sepanjang hari untuk tugas penting, pengiriman rumah yang tidak boleh dilewatkan, atau sesuatu yang berhubungan dengan keluarga mereka. Bekerja dari rumah atau menawarkan jam kerja yang fleksibel memastikan mereka menangani tugas pribadi dan pekerjaan profesional mereka dengan mulus.

Tentu saja, menawarkan satu atau yang lain atau keduanya akan bergantung pada industri organisasi Anda. Pekerjaan tertentu jelas akan mengharuskan karyawan untuk hadir secara fisik di tempat kerja, tetapi meskipun demikian, pertimbangkan untuk menerapkan jam kerja fleksibel yang akan bekerja untuk tim Anda.

Gunakan perangkat lunak

Sementara perusahaan dengan hanya beberapa karyawan mungkin baik-baik saja menggunakan spreadsheet untuk melacak absen, selalu baik untuk memanfaatkan perangkat lunak manajemen absensi yang dapat melakukan beberapa kerja keras untuk departemen SDM. Dengan begitu semua yang Anda butuhkan untuk melacak dan mengelola absensi karyawan dapat ditemukan di satu tempat.

Perangkat lunak manajemen ketidakhadiran

Ketika sebuah organisasi ingin mengelola, melacak, dan merencanakan absensi karyawan, ia harus menggunakan perangkat lunak manajemen absensi. Ini termasuk waktu liburan, cuti sakit, dan sebagainya. Perusahaan dapat menggunakan sistem manajemen ketidakhadiran untuk menentukan seperti apa ketidakhadiran bagi perusahaan mereka sambil juga melacak semua permintaan dan persetujuan dari manajer.

Untuk dimasukkan dalam kategori perangkat lunak ini, suatu produk harus:

• Membantu administrator untuk mengelola persetujuan dan permintaan ketidakhadiran
• Tingkatkan pelaporan manajemen tentang ketidakhadiran
• Izinkan organisasi untuk menentukan absen yang relevan
• Pastikan kepatuhan di berbagai geografi mengenai undang-undang negara bagian, provinsi, atau federal yang spesifik secara geografis sambil juga mengikuti semua kebijakan perusahaan dan serikat pekerja

*Daftar ini didasarkan pada data G2 dan Skor G2 individu yang dikumpulkan pada 14 April 2021. Beberapa ulasan mungkin telah diedit untuk kejelasan.

1. Personi

Untuk perusahaan kecil dan menengah hingga 2.000 karyawan yang membutuhkan perangkat lunak SDM, tidak perlu mencari yang lain selain   persono. Aplikasi ini bertujuan untuk membuat proses SDM lebih cepat, lebih jelas, dan lebih efisien sekaligus memungkinkan manajer SDM lebih banyak waktu untuk fokus pada karyawan. Dengan segala sesuatu mulai dari proses rekrutmen, manajemen karyawan, dan penggajian yang dikemas dalam satu sistem, pelanggan menyukai Personio.

Apa yang disukai pengguna:

“Ini memberi kami kesempatan dan fleksibilitas yang kami butuhkan dengan perusahaan kami yang berkembang pesat. Ada banyak tantangan seperti jumlah karyawan dan tingkat hierarki yang terus bertambah. Dengan pengembangan fitur dan API baru yang konstan, kami merasa percaya diri untuk mengatasi tantangan di masa depan. Selain itu, kami menjalankan seluruh perekrutan kami dengan Personio.”

-   Ulasan Personio, Jan L.

Apa yang tidak disukai pengguna:

“Tentu saja, belum semua fungsi sempurna, tetapi tampaknya Personio terus-menerus mengerjakan perangkat lunaknya. Dasbor misalnya, sudah cukup bagus untuk tim SDM kecil, tetapi jika Anda bekerja dengan beberapa manajer SDM, daftar tugas di dasbor belum benar-benar matang. Kami kehilangan beberapa fitur di sana tetapi berharap mereka akan segera ditambahkan. Kegunaan fungsi dasar cukup sederhana, namun, Anda harus berpikir sedikit tentang beberapa pengaturan peran/liburan/waktu kerja untuk memastikan semuanya diatur dengan benar pada akhirnya.”

-   Ulasan Personio, Martine B.

2. 247HRM

Sesuai namanya,   247HRM   mengotomatiskan satu ton fungsi HR, ditambah itu dibuat untuk penggunaan smartphone, sehingga memudahkan karyawan untuk mengakses platform dari mana saja. 247HRM menawarkan fitur-fitur seperti manajemen bakat dan kinerja, manajemen keluar, cuti berbayar, manajemen waktu dan kehadiran, dan banyak lagi.

Apa yang disukai pengguna:

“Saya telah menggunakan banyak perangkat lunak SDM, tetapi saya belum menemukan perangkat lunak SDM yang memberikan penggajian bebas kesalahan tanpa intervensi manual atau mengunggah tunjangan. Tetapi dengan 247HRM, Anda dapat mengotomatiskan seluruh penggajian Anda dari pencatatan kehadiran karyawan hingga manajemen cuti, penggajian, dan kepatuhan hukum. Ini juga memiliki laporan yang mudah digunakan, cukup jelas, dan akurat sesuai dengan kebutuhan kami.”

-   Ulasan 247HRM, Betha K.

Apa yang tidak disukai pengguna:

“Itu harus meningkatkan penampilan dan UI dan harus bekerja pada kesalahan yang terjadi berulang kali.”

-   Ulasan 247HRM, Praveen K.

3. Replika PSA

PSA replika   menyediakan perusahaan dengan perangkat lunak dan layanan manajemen waktu ujung ke ujung, yang memungkinkan tim SDM untuk menangkap, menganalisis, dan mengoptimalkan permintaan waktu istirahat dari karyawan. Hal ini memungkinkan organisasi untuk meningkatkan profitabilitas, produktivitas, dan kepuasan karyawan. Semua pekerja bergaji dan per jam menganggap Replicon PSA mudah digunakan untuk mencatat waktu libur, liburan, informasi pengeluaran, dan banyak lagi.

Apa yang disukai pengguna:

“Pengalaman layanan pelanggan tidak ada bandingannya, dan fitur perangkat lunak ini melayani semua lembar waktu perusahaan dan kebutuhan pelacakan pengeluaran saya.”

-   Review PSA Replika, Sean G.

Apa yang tidak disukai pengguna:

“Sistem jam kerja untuk ponsel dan jam cloud tampaknya dapat diintegrasikan dengan platform Replicon, tetapi dengan melakukan itu, pelacakan yang stabil tidak dapat diperoleh melalui penggunaan alat GPS, sehingga tidak disarankan untuk bekerja dari jarak jauh. ”

-   Replicon PRA Review, Rita P.

4. ADP Vantage HCM

Selama beberapa dekade,   ADP Vantage HCM   telah menjadi pilihan utama bagi bisnis yang ingin mempersiapkan masa depan. Solusi perangkat lunak ini dapat meningkatkan keterlibatan karyawan, membantu tim Anda menemukan, merekrut, dan mengembangkan talenta terbaik, sekaligus menyederhanakan proses orientasi untuk karyawan baru. Ini juga menghilangkan beban berat tim SDM Anda dalam hal penggajian, waktu, dan tenaga kerja.

Apa yang disukai pengguna:

“Meskipun ini adalah perangkat lunak yang hebat, itu mungkin tidak ideal untuk perusahaan yang sangat rumit seperti kami. Vantage adalah suite all-in-one dengan semua bagian yang dihubungkan bersama, dan karena alasan itu, ini adalah salah satu kualitas menonjol Vantage. Itu memang memiliki situs uji yang merupakan pilihan yang bagus, tetapi membutuhkan pembaruan yang sering, yang tidak banyak dibahas. Sisi HR luar biasa dan sangat ramah pengguna. Perekrutan dibuat sederhana, dan I-9 membuat segalanya jauh lebih mudah.”

-   Ulasan ADP Vantage HCM, Brianna B.

Apa yang tidak disukai pengguna:

“Desain dan nuansa portal bisa lebih baik. Juga, opsi bagi pengguna akhir untuk mengelola dasbornya akan meningkatkannya menjadi lebih baik. Beberapa tempat di dalam alat ini bisa sangat membingungkan saat mengajukan detail pajak karena tidak menampilkan pesan pop-up yang mendetail.”

-   Ulasan ADP Vantage HCM, Sabique A.

5. Gaia WFM Suite

Gaia WFM Suite   memberi organisasi solusi manajemen tenaga kerja komprehensif yang berbasis cloud dan mengelola waktu dan kehadiran karyawan. Ini juga mencakup analisis tenaga kerja untuk laporan dan metrik data waktu nyata, yang dapat meningkatkan efisiensi tenaga kerja. Plus, fitur Penjadwal Cerdas membantu bisnis membuat jadwal tim yang efisien dengan menerapkan algoritme perkiraan dan penjadwalan.

Apa yang disukai pengguna:

“Aplikasi ini memiliki tampilan antarmuka yang sederhana dan jelas, ditambah lagi secara keseluruhan produk yang bagus dengan pelayanan yang baik. Sebagian besar kebutuhan kami dapat direalisasikan. Selain itu, dasbor tenaga kerja membuat pekerjaan sehari-hari menjadi lebih efisien dan nyaman. Kami juga meluncurkan modul e-kontrak secara online, yang merupakan peningkatan besar dalam mewujudkan kantor tanpa kertas.”

-   Ulasan Gaia WFM Suite, Catherine G.

Apa yang tidak disukai pengguna:

“Akan sangat bagus Gaia WFM dapat memiliki lebih banyak fleksibilitas pada pengaturan standar untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda.”

-   Ulasan Gaia WFM Suite, Administrator di Bahan Kimia

Ketidakhadiran membuat karyawan lebih kuat

Selama mereka tidak menyalahgunakan kebijakan cuti.

Pada akhirnya, Anda membayar karyawan untuk datang dan bekerja, jadi Anda perlu tahu siapa yang menelepon dan seberapa sering. Kebijakan dan prosedur manajemen ketidakhadiran yang tepat dapat membantu merampingkan inisiatif ini.

Setelah Anda puas dengan kebijakan manajemen ketidakhadiran Anda, pastikan untuk menerapkannya ke dalam strategi pemasaran rekrutmen Anda sebagai cara untuk menarik talenta terbaik.