Gestão de ausências: você sabe onde estão seus funcionários?

Vamos ser sinceros, mesmo o funcionário mais perfeito vai faltar ao trabalho em algum momento.

Quer pegue um resfriado, tenha uma emergência familiar ou espere uma entrega em domicílio importante, é extremamente raro e não totalmente saudável que um funcionário nunca perca um dia de trabalho.

Quando um funcionário liga ou perde um dia de trabalho, como você acompanha essas ausências? Para saber que sua equipe está aparecendo de forma consistente, seu departamento de recursos humanos deve ter um plano de gerenciamento de ausências implementado.

A melhor maneira de tornar essas políticas e procedimentos eficazes é o departamento de RH garantir que eles sejam comunicados adequadamente aos funcionários e gerentes. O gerenciamento de ausências às vezes é chamado de gerenciamento de presença como uma forma de ser visto de forma mais positiva e recompensar os funcionários pela boa assiduidade.

Essencialmente, o departamento de recursos humanos deve criar uma política e um plano de procedimentos que equilibre o apoio aos funcionários quando eles faltam ao trabalho devido a doenças, lesões ou outras situações imprevistas e saber quando disciplinar os funcionários com ausências frequentes, questionáveis ​​ou excessivas.

Independentemente do tamanho de sua organização ou setor, é importante desenvolver uma política de ausência que seja relevante e consistente com as necessidades de sua empresa, bem como procedimentos para apoiar a política. Isso garante que os funcionários sempre saibam o que se espera de sua presença no trabalho e quando precisam ligar para avisar que estão doentes.

Por que a gestão de ausências é importante?

Quando ocorrem ausências não planejadas, as empresas devem usar   software de gestão de ausências   para manter o controle de todos os dados dos funcionários. Sem acompanhar essas informações, sua empresa provavelmente terá altos custos operacionais e financeiros. Ter o software certo pode reduzir os casos de absenteísmo dos funcionários e aumentar a produtividade dos funcionários.

Quando sua equipe está fora do escritório por ausências planejadas ou não planejadas, isso custará dinheiro à sua organização.

Ter uma maneira de rastrear e monitorar a taxa de ausência de seus funcionários pode garantir que a falta de trabalho da sua equipe não seja a causa do seu orçamento estar no vermelho.

Além disso, o gerenciamento de ausências pode proteger sua equipe de uma queda na produtividade. Quando os funcionários faltam ao trabalho, isso causa uma interrupção da força de trabalho para aqueles que estão presentes no trabalho. Isso ocorre porque os funcionários estão cobrindo ou trabalhando horas extras para um membro da equipe ausente. Colocar esse esforço extra pode resultar em diminuição da eficiência, falta de engajamento dos funcionários e esgotamento.

Se o mesmo funcionário faltar consistentemente ao trabalho, a fadiga geral da equipe se tornará um problema. Ter uma maneira eficaz de rastrear a licença do funcionário pode ajudar a reduzir a probabilidade de que essa fadiga aconteça. Quando as expectativas são definidas antes e depois de uma ausência, isso ajuda sua equipe a se recuperar mais rapidamente, o que ajuda todos a ter sucesso.

Políticas e procedimentos de gestão de ausências

As políticas e procedimentos de gestão de ausências de cada empresa serão diferentes. Independentemente das regras e estipulações nas políticas, elas precisam ser devidamente comunicadas aos funcionários no primeiro dia de seu emprego na sua empresa.

O que quer que sua empresa decida implementar, deve ser justo, consistente e acomodar circunstâncias imprevistas que possam fazer com que os funcionários faltem ao trabalho. Seja algo menor como o carro quebrando ou algo maior como um diagnóstico médico, tudo deve ser descrito na política.

A política deve definir quem um funcionário deve informar quando estiver ausente e como e quando informar essa pessoa. Os funcionários também devem ser inseridos em dados de ausência, medição e registro e quaisquer atos que ocorram quando eles retornarem ao trabalho após um longo período de tempo. Isso pode incluir uma entrevista, discussão ou acompanhamento sobre como compensar trabalhos perdidos ou atribuições e como participar de projetos que começaram na ausência deles. Você também pode ter discussões relacionadas às expectativas de quando os funcionários estão de folga, como definir diretrizes sobre a frequência com que eles devem verificar seus e-mails.

Se aplicável, uma política também deve incluir detalhes de pagamento para dias de trabalho perdidos. Isso explicará quantos dias de doença ou pessoais um funcionário pode demorar antes de não ser mais elegível para receber   folga remunerada. Se uma ausência se tornar um problema contínuo para os funcionários, a política também deve especificar detalhes de qualquer ação disciplinar.

Criando uma política de gerenciamento de ausências

Quando seu departamento de RH estiver pronto para criar uma política de gerenciamento de ausências, ele poderá seguir algumas etapas para torná-lo um processo contínuo para todos os envolvidos.

1. Defina como é uma ausência

Este primeiro passo pode parecer óbvio, mas primeiro você deve definir exatamente o que se qualifica como falta ou atraso, bem como o que é aceitável e o que não é. Isso dependerá dos requisitos exclusivos de sua empresa para sua equipe.

2. Defina a ferramenta que você usará para rastrear ausências

Depois que sua equipe escolher o software de gerenciamento de ausências certo para suas necessidades, explique a seus funcionários onde eles registrarão suas ausências no programa. Você também vai querer apontar onde as informações de suas ausências passadas, atuais e futuras estão armazenadas no sistema.

Em seguida, certifique-se de que os funcionários entendam como o software funciona e como devem usá-lo. Isso também significa que eles sabem quais tipos de licença são definidos na política, como os saldos de licença são totalizados e quais tipos de licença os afetam e como.

3. Defina os procedimentos em vigor

Em seguida, certifique-se de que os funcionários entendam como e quando solicitar uma licença. Um exemplo disso seria sua organização dizendo aos funcionários que eles precisam solicitar uma licença pelo menos 14 dias antes do primeiro dia de licença.

Também é melhor descrever os motivos pelos quais uma solicitação de licença pode ser negada.

Práticas recomendadas de gerenciamento de ausências

Depois de escrever uma política e os procedimentos a serem seguidos, considere as seguintes práticas recomendadas para garantir uma distribuição perfeita em toda a organização.

Treine os gestores adequadamente

Embora o gerenciamento eficaz de ausências seja considerado o papel da equipe de RH, não é apenas seu trabalho. Os gerentes de departamento individuais também devem ter propriedade das políticas e procedimentos, e também devem ser treinados para comunicar como as ausências e atrasos são rastreados.

Nunca force o presenteísmo

Infelizmente, é comum vivenciar um ambiente de trabalho tóxico que incentiva o presenteísmo. É quando um funcionário se obriga a comparecer ao trabalho, mesmo que não se sinta bem, por medo de repercussões. Portanto, mesmo que os funcionários estejam fisicamente no trabalho, seu nível de produtividade sofrerá com eles não se sentindo mais produtivos. Além do medo de ser repreendido, isso também pode ocorrer devido à genuína devoção e prazer em relação ao trabalho.

Independentemente do motivo, os gerentes devem garantir que os funcionários saibam que isso pode causar estresse, esgotamento e levar a um comportamento improdutivo. Além disso, quando um funcionário não se sente bem o suficiente para vir trabalhar, mas o faz de qualquer maneira, é provável que outros membros da equipe desprezem o ambiente de trabalho.

Considere o Fator Bradford

Algumas organizações usam o Fator Bradford ou a Fórmula Bradford para calcular uma pontuação para cada um de seus funcionários com base em seus padrões de ausência. Seu nome é derivado da Bradford University School of Management, onde o impacto de curtas ausências nos negócios foi pesquisado na década de 1980.

O Fator Bradford pode reduzir a probabilidade de ausências de funcionários quando os funcionários recebem sua pontuação regularmente.

Para usar a fórmula, digamos que seu funcionário Matt tenha três ocorrências de ausências com 10 dias de folga no ano. A primeira instância é um dia de folga para ir ao Detran. A próxima instância é de três dias de folga do trabalho devido a intoxicação alimentar. A instância final é de seis dias de folga devido à gripe.

A fórmula seria:

3 x 3 x 10 = 90 pontos

Se sua organização optar por implementar o Fator Bradford, considere configurar pontos de gatilho específicos relacionados aos pontos Bradford. Uma divisão comum de uma escala de pontos usada pelas organizações é:

• 0 pontos = nenhuma preocupação com esse funcionário
• 51 pontos = advertência verbal informal ao funcionário
• 201 pontos = uma advertência por escrito ao funcionário
• 401 pontos = uma advertência final por escrito ao funcionário
• 601 pontos = demissão do funcionário

Faça uma entrevista de retorno ao trabalho

Uma entrevista de retorno ao trabalho é uma ótima maneira de sua empresa reduzir as ausências quando parte de sua   estratégia de gestão da força de trabalho. Essas entrevistas são melhor usadas quando um funcionário está fora por mais de uma semana como forma de redefinir metas, discutir novos objetivos e garantir que todos os membros da equipe tenham as ferramentas necessárias para o sucesso.

Abrace o trabalho remoto e os horários flexíveis

Outra prática recomendada que também reduz a frequência com que seus funcionários faltam ao trabalho é oferecer horários de trabalho flexíveis e uma política robusta de trabalho remoto.

Considere a frequência com que um funcionário tira o dia inteiro de folga para uma tarefa importante, uma entrega em casa imperdível ou algo relacionado à sua família. Trabalhar em casa ou oferecer horários flexíveis garante que eles lidem com suas tarefas pessoais e seu trabalho profissional sem problemas.

É claro que oferecer um ou outro ou ambos dependerá do setor de sua organização. Certos trabalhos obviamente exigirão que os funcionários estejam fisicamente presentes no trabalho, mas mesmo assim, considere implementar horários flexíveis que funcionem para sua equipe.

Utilizar software

Embora as empresas com apenas alguns funcionários provavelmente estejam bem usando uma planilha para acompanhar as ausências, é sempre bom utilizar um software de gerenciamento de ausências que pode fazer parte do trabalho duro do departamento de RH. Dessa forma, tudo o que você precisa para rastrear e gerenciar as ausências dos funcionários pode ser encontrado em um só lugar.

Software de gerenciamento de ausência

Quando uma organização procura gerenciar, rastrear e planejar as ausências de funcionários, ela deve utilizar um software de gerenciamento de ausências. Isso inclui férias, licença médica e assim por diante. As empresas podem usar sistemas de gerenciamento de ausências para definir como é uma ausência para sua corporação, além de acompanhar todas as solicitações e aprovações dos gerentes.

Para ser incluído nesta categoria de software, um produto deve:

• Auxiliar os administradores a gerenciar aprovações e solicitações de ausência
• Aprimore os relatórios gerenciais de ausências
• Permitir que as organizações definam ausências relevantes
• Garantir a conformidade em várias geografias em relação às leis estaduais, provinciais ou federais geo-específicas, além de seguir todas as políticas corporativas e sindicais

*Esta lista é baseada em dados G2 e pontuações G2 individuais coletadas em 14 de abril de 2021. Algumas avaliações podem ter sido editadas para maior clareza.

1. Pessoal

Para pequenas e médias empresas de até 2.000 funcionários que precisam de software de RH, não procure mais,   Pessoa. Este aplicativo foi criado para tornar os processos de RH mais rápidos, claros e eficientes, permitindo que os gerentes de RH tenham mais tempo para se concentrar nos funcionários. Com tudo, desde processos de recrutamento, gerenciamento de funcionários e folha de pagamento em um único sistema, os clientes adoram o Personio.

O que os usuários gostam:

“Isso está nos dando a oportunidade e a flexibilidade de que precisamos com nossa empresa em rápido crescimento. São inúmeros os desafios, como um número cada vez maior de funcionários e níveis hierárquicos. Com seu constante desenvolvimento de novos recursos e API, nos sentimos confiantes para enfrentar os desafios do futuro. Além disso, estamos realizando todo o nosso recrutamento com a Personio.”

-   Revisão de Personio, Jan L.

O que os usuários não gostam:

“Claro que nem todas as funcionalidades estão perfeitas ainda, mas parece que o Personio está constantemente trabalhando no software. O dashboard, por exemplo, já é muito bom para pequenas equipes de RH, mas se você trabalha com vários gerentes de RH, a lista de tarefas no dashboard ainda não está madura. Faltam alguns recursos lá, mas esperamos que eles sejam adicionados em breve. A usabilidade das funções básicas é bastante simples, no entanto, você precisa pensar um pouco ao virar da esquina para algumas configurações de funções/férias/tempo de trabalho para garantir que tudo esteja definido corretamente no final. ”

-   Personio Review, Martine B.

2. 247HRM

Como o nome sugere,   247HRM   automatiza uma tonelada de funções de RH, além de ser desenvolvido para uso em smartphones, facilitando o acesso dos funcionários à plataforma de qualquer lugar. O 247HRM possui recursos como gerenciamento de talentos e desempenho, gerenciamento de saídas, folga remunerada, gerenciamento de tempo e presença e muito mais.

O que os usuários gostam:

“Eu usei muitos softwares de RH, mas não encontrei um software de RH que forneça uma folha de pagamento sem erros sem qualquer intervenção manual ou upload de um subsídio. Mas com o 247HRM, você pode automatizar toda a sua folha de pagamento, desde a captura de presença de funcionários até o gerenciamento de licenças, folha de pagamento e conformidade legal. Também possui relatórios fáceis de usar, autoexplicativos e precisos de acordo com nossos requisitos.”

-   247HRM Review, Betha K.

O que os usuários não gostam:

“Ele precisa melhorar a aparência e a interface do usuário e deve funcionar nos erros que ocorrem repetidamente.”

-   247HRM Review, Praveen K.

3. Replicon PSA

Replicon PSA   fornece às empresas software e serviços de gerenciamento de tempo de ponta a ponta, o que possibilita que a equipe de RH capture, analise e otimize as solicitações de folga dos funcionários. Isso permite que as organizações melhorem a lucratividade, a produtividade e a satisfação dos funcionários. Todos os trabalhadores assalariados e horistas acham o Replicon PSA fácil de usar para registrar folgas, férias, informações de despesas e muito mais.

O que os usuários gostam:

“A experiência de atendimento ao cliente é incomparável e os recursos do software atendem a todas as minhas necessidades corporativas de planilha de horas e controle de despesas.”

-   Revisão de PSA Replicon, Sean G.

O que os usuários não gostam:

“O sistema de relógio de trabalho para celulares e relógios em nuvem aparentemente pode ser integrado à plataforma Replicon, mas ao fazê-lo, não é possível obter um rastreamento estável através do uso da ferramenta GPS, por isso não é recomendado trabalhar remotamente. ”

-   Revisão do Replicon PRA, Rita P.

4. ADP Vantage HCM

Por décadas,   ADP Vantage HCM   tem sido a melhor escolha para as empresas que procuram se preparar para o futuro. Essa solução de software pode aumentar o envolvimento dos funcionários, ajudar sua equipe a encontrar, recrutar e desenvolver os melhores talentos, além de simplificar o processo de integração para novas contratações. Também tira o peso dos ombros de sua equipe de RH quando se trata de folha de pagamento, tempo e mão de obra.

O que os usuários gostam:

“Embora este seja um ótimo software, pode não ser ideal para empresas muito complicadas como a nossa. Vantage é um conjunto completo com todas as peças ligadas entre si e, por esse motivo, é uma das qualidades de destaque do Vantage. Ele tem um site de teste que é uma boa opção, mas requer atualização frequente, o que não é muito discutido. O lado de RH é maravilhoso e é muito fácil de usar. O recrutamento é simplificado e o I-9 torna as coisas muito mais fáceis.”

-   Revisão do ADP Vantage HCM, Brianna B.

O que os usuários não gostam:

“O design e a sensação do portal poderiam ser melhores. Além disso, uma opção para o usuário final gerenciar seu painel o melhorará para melhor. Alguns lugares dentro da ferramenta podem ficar bastante confusos ao preencher detalhes de impostos, não mostrando mensagens pop-up detalhadas.”

-   Revisão ADP Vantage HCM, Sabique A.

5. Suíte Gaia WFM

Suite WFM Gaia   fornece às organizações uma solução abrangente de gerenciamento de força de trabalho baseada na nuvem e que gerencia o tempo e a frequência dos funcionários. Também inclui análise da força de trabalho para relatórios e métricas de dados em tempo real, que podem melhorar a eficiência da força de trabalho. Além disso, o recurso Smart Scheduler ajuda as empresas a criar cronogramas de equipe simplificados, implementando algoritmos de previsão e agendamento.

O que os usuários gostam:

“Este aplicativo tem uma interface de exibição simples e clara, além de ser um bom produto com um bom serviço. A maioria dos nossos requisitos podem ser realizados. Além disso, o painel da força de trabalho torna o trabalho diário mais eficiente e conveniente. Também lançamos um módulo de contrato eletrônico online, que é uma grande melhoria na realização de um escritório sem papel.”

-   Revisão do Gaia WFM Suite, Catherine G.

O que os usuários não gostam:

“Seria ótimo que o Gaia WFM pudesse ter mais flexibilidade na configuração padrão para atender a diferentes necessidades.”

-   Revisão do Gaia WFM Suite, Administrador em Produtos Químicos

Ausência torna o funcionário mais forte

Desde que não abusem da política de folga.

No final do dia, você está pagando aos funcionários para aparecer e trabalhar, então você precisa saber quem está ligando e com que frequência. As políticas e procedimentos corretos de gerenciamento de ausências podem ajudar a simplificar essa iniciativa.

Quando estiver satisfeito com suas políticas de gerenciamento de ausências, certifique-se de incluí-las em sua estratégia de marketing de recrutamento como forma de atrair os melhores talentos.