Gestión de Ausencias: ¿Sabes Dónde Están tus Empleados?

Seamos realistas, incluso el empleado más perfecto va a faltar al trabajo en algún momento.

Ya sea que se resfríe, tenga una emergencia familiar o espere una importante entrega a domicilio, es extremadamente raro y no totalmente saludable que un empleado nunca pierda un día de trabajo.

Cuando un empleado cancela o pierde un día laboral, ¿cómo lleva un registro de estas ausencias? Para saber que su equipo se presenta constantemente, su departamento de recursos humanos debe tener un plan de gestión de ausencias.

La mejor manera de hacer que estas políticas y procedimientos sean efectivos es que el departamento de recursos humanos se asegure de que se comuniquen correctamente tanto a los empleados como a los gerentes. La gestión de ausencias a veces se denomina gestión de asistencia como una forma de ser visto de manera más positiva y recompensar a los empleados por su buena asistencia.

Esencialmente, el departamento de recursos humanos debe crear una política y un plan de procedimientos que equilibre el apoyo a los empleados cuando faltan al trabajo debido a una enfermedad, lesión u otras situaciones imprevistas y saber cuándo disciplinar a los empleados con ausencias frecuentes, cuestionables o excesivas.

Independientemente del tamaño de su organización o industria, es importante desarrollar una política de ausencia que sea relevante y coherente con las necesidades de su empresa, así como procedimientos para respaldar la política. Esto asegura que los empleados siempre sepan qué se espera de su asistencia al trabajo y cuándo deben reportarse enfermos.

¿Por qué es importante la gestión de ausencias?

Cuando se producen ausencias no planificadas, las empresas deben utilizar   software de gestión de ausencias   para realizar un seguimiento de todos los datos de los empleados. Si no realiza un seguimiento de esta información, es probable que su empresa experimente altos costos operativos y financieros. Tener el software adecuado puede reducir los casos de ausentismo de los empleados al tiempo que aumenta la productividad de los empleados.

Cuando su personal está fuera de la oficina por ausencias planificadas o no planificadas, le costará dinero a su organización.

Tener una forma de rastrear y monitorear la tasa de ausencia de sus empleados puede garantizar que la falta de trabajo de su equipo no sea la causa de que su presupuesto esté en números rojos.

Además, la gestión de ausencias puede proteger a su equipo de una caída en la productividad. Cuando los empleados faltan al trabajo, provoca una interrupción de la fuerza laboral para aquellos que están presentes en el trabajo. Esto se debe a que los empleados están cubriendo o trabajando horas extras para un miembro del equipo ausente. Hacer este esfuerzo adicional podría resultar en una disminución de la eficiencia, la falta de compromiso de los empleados y el agotamiento.

Si el mismo empleado falta constantemente al trabajo, la fatiga general del personal se convertirá en un problema. Tener una forma efectiva de rastrear las licencias de los empleados puede ayudar a reducir la probabilidad de que ocurra esta fatiga. Cuando las expectativas se establecen antes y después de una ausencia, ayuda a su equipo a recuperarse más rápido, lo que ayuda a que todos tengan éxito.

Políticas y procedimientos de gestión de ausencias

Las políticas y procedimientos de gestión de ausencias de cada empresa van a ser diferentes. Independientemente de las reglas y estipulaciones de las políticas, deben comunicarse adecuadamente a los empleados el primer día de su empleo en su empresa.

Independientemente de lo que su empresa decida implementar, debe ser justo, coherente y adaptarse a circunstancias imprevistas que podrían hacer que los empleados falten al trabajo. Ya sea que se trate de algo menor, como la avería de su automóvil, o de algo importante, como un diagnóstico médico, todo debe estar detallado en la póliza.

La política debe describir a quién debe informar un empleado cuando estará ausente y cómo y cuándo informar a esa persona. Los empleados también deben recibir datos de ausencia, medición y registro, y cualquier acto que ocurra cuando regresen al trabajo después de un período prolongado de tiempo. Esto podría incluir una entrevista, discusión o seguimiento sobre cómo compensar el trabajo o las asignaciones perdidas y cómo unirse a proyectos que comenzaron en su ausencia. También puede tener discusiones relacionadas con las expectativas de cuando los empleados están libres, como establecer pautas sobre la frecuencia con la que deben revisar su correo electrónico.

Si corresponde, una póliza también debe incluir detalles de pago por días de trabajo perdidos. Esto explicará cuántos días por enfermedad o personales puede tomar un empleado antes de que ya no sea elegible para recibir   tiempo libre pagado. Si una ausencia se convierte en un problema continuo para los empleados, la política también debe especificar los detalles de cualquier acción disciplinaria.

Creación de una política de gestión de ausencias

Cuando su departamento de recursos humanos esté listo para crear una política de gestión de ausencias, puede seguir algunos pasos para que sea un proceso fluido para todos los involucrados.

1. Define cómo es una ausencia

Este primer paso puede parecer obvio, pero primero querrá definir exactamente lo que califica como estar ausente o llegar tarde, así como lo que es aceptable y lo que no lo es. Esto dependerá de los requisitos únicos de su empresa para su personal.

2. Defina la herramienta que utilizará para realizar un seguimiento de las ausencias

Una vez que su equipo elija el software de gestión de ausencias adecuado para sus necesidades, explique a sus empleados dónde registrarán sus ausencias en el programa. También querrá señalar dónde se almacena la información de sus ausencias pasadas, actuales y futuras dentro del sistema.

Luego, asegúrese de que los empleados entiendan cómo funciona el software y cómo deben usarlo. Esto también significa que saben qué tipos de licencias se definen en la política, cómo se totalizan los saldos de licencias y qué tipos de licencias les afectan y cómo.

3. Definir los procedimientos establecidos

Luego, asegúrese de que los empleados entiendan cómo y cuándo solicitar un permiso de ausencia. Un ejemplo de esto sería que su organización les diga a los empleados que deben solicitar un permiso de ausencia al menos 14 días antes del primer día de su permiso.

También es mejor describir las razones por las que se puede denegar una solicitud de licencia.

Mejores prácticas de gestión de ausencias

Una vez que haya escrito una política y los procedimientos a seguir, considere las siguientes prácticas recomendadas para garantizar una implementación perfecta en toda la organización.

Capacitar adecuadamente a los gerentes

Si bien la gestión eficaz de las ausencias se considera el papel del equipo de recursos humanos, no es solo su trabajo. Los gerentes de departamentos individuales también deben tener la propiedad de las políticas y los procedimientos, y también deben estar capacitados para comunicar cómo se rastrean las ausencias y las tardanzas.

Nunca impongas el presentismo

Desafortunadamente, es común experimentar un ambiente de trabajo tóxico que fomenta el presentismo. Esto es cuando un empleado se obliga a sí mismo a presentarse a trabajar, incluso si no se siente bien, por temor a las repercusiones. Entonces, aunque los empleados estén físicamente en el trabajo, su nivel de productividad se verá afectado y no se sentirán como su yo más productivo. Además del miedo a ser reprendido, esto también puede ocurrir debido a la genuina devoción y disfrute hacia su trabajo.

Independientemente de la razón, los gerentes deben asegurarse de que los empleados sepan que hacer esto puede causar estrés, agotamiento y conducir a un comportamiento improductivo. Además, cuando un empleado no se siente lo suficientemente bien como para ir a trabajar pero lo hace de todos modos, es probable que otros miembros del personal desprecien el ambiente de trabajo.

Considere el factor de Bradford

Algunas organizaciones utilizan el Factor Bradford o la Fórmula Bradford para calcular una puntuación para cada uno de sus empleados en función de sus patrones de ausencia. Su nombre se deriva de la Escuela de Administración de la Universidad de Bradford, donde se investigó el impacto de las ausencias breves en las empresas en la década de 1980.

El Factor Bradford puede reducir la probabilidad de ausencias de los empleados cuando se les muestra su puntaje regularmente.

Para usar la fórmula, supongamos que su empleado Matt tiene tres instancias de ausencias con 10 días libres en el año. La primera instancia es un día libre para ir al DMV. El siguiente ejemplo son tres días de baja laboral debido a una intoxicación alimentaria. La última instancia es de seis días de baja por culpa de la gripe.

La fórmula sería:

3x3x10 = 90 puntos

Si su organización elige implementar el Factor Bradford, considere establecer puntos desencadenantes específicos relacionados con los puntos Bradford. Un desglose común de una escala de puntos utilizada por las organizaciones es:

• 0 puntos = ninguna preocupación por ese empleado
• 51 puntos = una advertencia verbal informal al empleado
• 201 puntos = una advertencia por escrito al empleado
• 401 puntos = una advertencia final por escrito al empleado
• 601 puntos = despido del empleado

Llevar a cabo una entrevista de regreso al trabajo

Una entrevista de regreso al trabajo es una excelente manera para que su empresa reduzca las ausencias cuando forma parte de su plan integral.   estrategia de gestion de la fuerza de trabajo. Estas entrevistas se utilizan mejor cuando un empleado ha estado fuera por más de una semana como una forma de restablecer metas, discutir nuevos objetivos y garantizar que todos los miembros del equipo tengan las herramientas que necesitan para el éxito.

Adopte el trabajo remoto y los horarios flexibles

Otra mejor práctica que también reduce la frecuencia con la que sus empleados faltan al trabajo es ofrecer horarios de trabajo flexibles y una sólida política de trabajo remoto.

Considere la frecuencia con la que un empleado se toma todo el día libre para hacer un mandado importante, una entrega a domicilio que no se puede perder o algo relacionado con su familia. Trabajar desde casa u ofrecer horarios flexibles garantiza que manejen sus tareas personales y su trabajo profesional sin problemas.

Por supuesto, ofrecer uno u otro o ambos dependerá de la industria de su organización. Ciertos trabajos obviamente requerirán que los empleados estén físicamente presentes en el trabajo, pero aun así, considere implementar horarios flexibles que funcionen para su equipo.

utilizar software

Si bien las empresas con solo unos pocos empleados probablemente estén bien usando una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de las ausencias, siempre es bueno utilizar un software de gestión de ausencias que pueda hacer parte del trabajo duro para el departamento de recursos humanos. De esa manera, todo lo que necesita para rastrear y administrar las ausencias de los empleados se puede encontrar en un solo lugar.

Software de gestión de ausencias

Cuando una organización busca administrar, rastrear y planificar las ausencias de los empleados, debe utilizar un software de gestión de ausencias. Esto incluye tiempo de vacaciones, licencia por enfermedad, etc. Las empresas pueden usar los sistemas de gestión de ausencias para definir cómo se ve una ausencia para su corporación y, al mismo tiempo, realizar un seguimiento de todas las solicitudes y aprobaciones de los gerentes.

Para ser incluido en esta categoría de software, un producto debe:

• Ayudar a los administradores a administrar las aprobaciones y solicitudes de ausencia
• Mejore la gestión de informes de ausencias
• Permita que las organizaciones definan ausencias relevantes
• Garantice el cumplimiento en varias geografías con respecto a las leyes estatales, provinciales o federales geoespecíficas y, al mismo tiempo, siga todas las políticas corporativas y sindicales.

*Esta lista se basa en los datos de G2 y las puntuaciones de G2 individuales recopiladas el 14 de abril de 2021. Es posible que se hayan editado algunas reseñas para mayor claridad.

1. Persona

Para pequeñas y medianas empresas de hasta 2000 empleados que necesitan un software de recursos humanos, no busque más.   persona. Esta aplicación se ha propuesto hacer que los procesos de recursos humanos sean más rápidos, más claros y más eficientes, al tiempo que permite a los gerentes de recursos humanos más tiempo para concentrarse en los empleados. Con todo, desde los procesos de contratación, la gestión de empleados y la nómina en un solo sistema, a los clientes les encanta Personio.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Nos está dando la oportunidad y la flexibilidad que necesitamos con nuestra empresa de rápido crecimiento. Existen numerosos desafíos, como un número cada vez mayor de empleados y niveles de jerarquía. Con su constante desarrollo de nuevas funciones y API, nos sentimos seguros para enfrentar los desafíos del futuro. Además de eso, estamos realizando todo nuestro reclutamiento con Personio”.

-   Reseña Personio, Jan L.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Por supuesto, no todas las funcionalidades son perfectas todavía, pero parece que Personio trabaja constantemente en el software. El tablero, por ejemplo, ya es bastante bueno para equipos pequeños de recursos humanos, pero si trabaja con varios gerentes de recursos humanos, la lista de tareas en el tablero aún no está realmente madura. Nos faltan algunas características allí, pero esperamos que se agreguen pronto. La usabilidad de las funciones básicas es bastante simple, sin embargo, debe pensar un poco a la vuelta de la esquina para algunos roles/vacaciones/configuraciones de tiempo de trabajo para asegurarse de que todo esté configurado correctamente al final”.

-   Reseña Personio, Martine B.

2. 247HRM

Como sugiere el nombre,   247HRM   automatiza un montón de funciones de recursos humanos, además está diseñado para el uso de teléfonos inteligentes, lo que facilita que los empleados accedan a la plataforma desde cualquier lugar. 247HRM cuenta con funciones como la gestión del talento y el rendimiento, la gestión de salidas, el tiempo libre pagado, la gestión del tiempo y la asistencia, y mucho más.

Lo que les gusta a los usuarios:

“He usado muchos software de recursos humanos, pero no he encontrado un software de recursos humanos que proporcione una nómina sin errores sin ninguna intervención manual o carga de una asignación. Pero con 247HRM, puede automatizar toda su nómina, desde la captura de la asistencia de los empleados hasta la gestión de licencias, la nómina y el cumplimiento legal. También cuenta con informes fáciles de usar, autoexplicativos y precisos de acuerdo con nuestros requisitos”.

-   Revisión de 247HRM, Betha K.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Tiene que mejorar la apariencia y la interfaz de usuario y debería funcionar en los errores que ocurren repetidamente".

-   Revisión de 247HRM, Praveen K.

3. PSA de replicón

PSA de replicón   proporciona a las empresas software y servicios de gestión del tiempo de extremo a extremo, lo que hace posible que el equipo de recursos humanos capture, analice y optimice las solicitudes de tiempo libre de los empleados. Esto permite a las organizaciones mejorar la rentabilidad, la productividad y la satisfacción de los empleados. Todos los trabajadores asalariados y por hora encuentran que Replicón PSA es fácil de usar para registrar tiempo libre, vacaciones, información de gastos y más.

Lo que les gusta a los usuarios:

“La experiencia de servicio al cliente no tiene paralelo, y las funciones del software satisfacen todas mis necesidades de seguimiento de gastos y hojas de tiempo corporativas”.

-   Revisión de PSA de Replicón, Sean G.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“El sistema de reloj de trabajo para móviles y relojes en la nube aparentemente puede integrarse con la plataforma Replicón, pero al hacerlo, no es posible obtener un seguimiento estable mediante el uso de la herramienta GPS, por lo que no se recomienda trabajar de forma remota. ”

-   Revisión de Replicón PRA, Rita P.

4. ADP Vantage HCM

Por décadas,   ADP Vantage HCM   ha sido la mejor opción para las empresas que buscan prepararse para el futuro. Esta solución de software puede impulsar el compromiso de los empleados, ayudar a su equipo a encontrar, reclutar y desarrollar los mejores talentos, al mismo tiempo que agiliza el proceso de incorporación para los nuevos empleados. También quita el trabajo pesado de los hombros de su equipo de recursos humanos en lo que respecta a la nómina, el tiempo y la mano de obra.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Si bien este es un gran software, puede que no sea ideal para empresas muy complicadas como la nuestra. Vantage es una suite todo en uno con todas las piezas unidas y, por esa razón, es una de las cualidades más destacadas de Vantage. Tiene un sitio de prueba que es una buena opción, pero requiere actualizaciones frecuentes, de lo que no se habla mucho. El lado de recursos humanos es maravilloso y es muy fácil de usar. El reclutamiento se simplifica y el I-9 facilita mucho las cosas”.

-   Revisión de HCM de ADP Vantage, Brianna B.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“El diseño y la sensación del portal podrían ser mejores. Además, una opción para que el usuario final administre su tablero lo mejorará para mejor. Algunos lugares dentro de la herramienta pueden volverse bastante confusos al presentar los detalles de impuestos al no mostrar mensajes emergentes detallados”.

-   Revisión de ADP Vantage HCM, Sabique A.

5. Conjunto Gaia WFM

Paquete Gaia WFM   proporciona a las organizaciones una solución integral de administración de la fuerza laboral que está basada en la nube y administra el tiempo y la asistencia de los empleados. También incluye análisis de la fuerza laboral para informes y métricas de datos en tiempo real, lo que puede mejorar la eficiencia de la fuerza laboral. Además, la función Smart Scheduler ayuda a las empresas a crear horarios de equipo optimizados mediante la implementación de algoritmos de previsión y programación.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Esta aplicación tiene una interfaz de pantalla simple y clara, además de que, en general, es un buen producto con un buen servicio. La mayoría de nuestros requisitos se pueden realizar. Además, el tablero de la fuerza laboral hace que el trabajo diario sea más eficiente y conveniente. También lanzamos un módulo de contrato electrónico en línea, que es una gran mejora en la realización de una oficina sin papel”.

-   Revisión de la suite Gaia WFM, Catherine G.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Sería genial que Gaia WFM pudiera tener más flexibilidad en la configuración estándar para satisfacer diferentes necesidades".

-   Gaia WFM Suite Review, administrador en productos químicos

La ausencia fortalece al empleado

Siempre y cuando no abusen de la política de tiempo libre.

Al final del día, está pagando a los empleados para que se presenten y trabajen, por lo que necesita saber quién está cancelando y con qué frecuencia. Las políticas y los procedimientos correctos de gestión de ausencias pueden ayudar a simplificar esta iniciativa.

Una vez que esté satisfecho con sus políticas de gestión de ausencias, asegúrese de incluirlas en su estrategia de marketing de reclutamiento como una forma de atraer a los mejores talentos.