إدارة الغياب: هل تعرف مكان موظفيك؟

دعونا نواجه الأمر ، حتى الموظف الأكثر مثالية سيفتقد العمل في مرحلة ما.

سواء أصيبوا بنزلة برد ، أو لديهم حالة طوارئ عائلية ، أو يتوقعون توصيلًا مهمًا إلى المنزل ، فمن النادر للغاية وليس بصحة جيدة أن لا يفوت الموظف يومًا من العمل.

عندما يقوم أحد الموظفين بإيقاف العمل أو تفويت يوم عمل ، كيف يمكنك تتبع حالات الغياب هذه؟ لمعرفة أن فريقك يظهر باستمرار ، يجب أن يكون لدى قسم الموارد البشرية لديك خطة لإدارة الغياب.

أفضل طريقة لجعل هذه السياسات والإجراءات فعالة هي أن يتأكد قسم الموارد البشرية من توصيلها بشكل صحيح إلى كل من الموظفين والمديرين. تسمى إدارة الغياب أحيانًا إدارة الحضور كطريقة للنظر إليها بشكل أكثر إيجابية ومكافأة الموظفين على الحضور الجيد.

بشكل أساسي ، يجب على قسم الموارد البشرية إنشاء سياسة وخطة إجرائية توازن بين دعم الموظفين عندما يتغيبون عن العمل بسبب المرض أو الإصابة أو غيرها من المواقف غير المتوقعة ومعرفة متى يجب تأديب الموظفين في حالة الغياب المتكرر أو المشكوك فيه أو المفرط.

بغض النظر عن حجم مؤسستك أو صناعتك ، من المهم وضع سياسة غياب ملائمة ومتوافقة مع احتياجات شركتك ، بالإضافة إلى إجراءات لدعم السياسة. يضمن ذلك أن يعرف الموظفون دائمًا ما هو متوقع من حضورهم في العمل ومتى يحتاجون إلى الاتصال بالمرض.

لماذا تعتبر إدارة الغياب مهمة؟

عندما تحدث حالات الغياب غير المخطط لها ، يجب على الشركات استخدام   برنامج إدارة الغياب   لتتبع جميع بيانات الموظفين. بدون تتبع هذه المعلومات ، من المحتمل أن تواجه شركتك تكاليف تشغيلية ومالية عالية. يمكن أن يؤدي امتلاك البرنامج المناسب إلى تقليل حالات تغيب الموظفين مع زيادة إنتاجية الموظف.

عندما يكون موظفوك خارج المكتب إما بسبب الغياب المخطط له أو غير المخطط له ، فسوف يكلف ذلك أموال مؤسستك.

إن وجود طريقة لتتبع معدل غياب موظفيك ومراقبته يمكن أن يضمن أن فريقك يفقد العمل ليس سبب كون ميزانيتك في المنطقة الحمراء.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لإدارة الغياب حماية فريقك من تراجع الإنتاجية. عندما يغيب الموظفون عن العمل ، فإنه يتسبب في اضطراب القوى العاملة لأولئك الموجودين في العمل. هذا لأن الموظفين يغطون أو يعملون ساعات إضافية لعضو الفريق الغائب. قد يؤدي بذل هذا الجهد الإضافي إلى انخفاض الكفاءة ونقص مشاركة الموظفين والإرهاق.

إذا تغيب الموظف نفسه عن العمل باستمرار ، فسيصبح إجهاد الموظفين العام مشكلة. يمكن أن يساعد وجود طريقة فعالة لتتبع إجازة الموظف في تقليل احتمالية حدوث هذا التعب. عندما يتم تحديد التوقعات قبل الغياب وبعده ، فإن ذلك يساعد فريقك على التعافي بشكل أسرع ، مما يساعد الجميع على النجاح.

سياسات وإجراءات إدارة الغياب

ستكون سياسات وإجراءات إدارة الغياب لكل شركة مختلفة. بغض النظر عن القواعد والشروط الواردة في السياسات ، يجب إبلاغ الموظفين بشكل صحيح في اليوم الأول من عملهم في شركتك.

أيًا كان ما تقرر شركتك تنفيذه ، يجب أن يكون عادلاً ومتسقًا ويتكيف مع الظروف غير المتوقعة التي قد تتسبب في فقدان الموظفين للعمل. سواء كان ذلك شيئًا بسيطًا مثل تعطل سيارتهم أو شيئًا رئيسيًا مثل التشخيص الطبي ، يجب تحديد كل شيء في السياسة.

يجب أن تحدد السياسة من يجب على الموظف إبلاغه عندما يكون غائبًا وكيف ومتى يتم إبلاغ هذا الشخص. يجب أيضًا ربط الموظفين ببيانات الغياب والقياس والتسجيل وأي أعمال ستحدث عند عودتهم إلى العمل بعد فترة زمنية طويلة. يمكن أن يشمل ذلك مقابلة أو مناقشة أو متابعة حول كيفية التعويض عن العمل الفائت أو المهام وكيفية الانضمام إلى المشاريع التي بدأت في غيابهم. يمكنك أيضًا إجراء مناقشات تتعلق بالتوقعات الخاصة بوقت توقف الموظفين ، مثل وضع إرشادات حول عدد المرات التي يجب عليهم فيها التحقق من بريدهم الإلكتروني.

إذا كان ذلك ممكنًا ، يجب أن تتضمن السياسة أيضًا تفاصيل الدفع لأيام العمل الضائعة. سيوضح هذا عدد الأيام المرضية أو الشخصية التي يمكن أن يستغرقها الموظف قبل أن يصبح غير مؤهل لتلقيها   أجازة مدفوعة. إذا أصبح الغياب مشكلة مستمرة للموظفين ، يجب أن تحدد السياسة أيضًا تفاصيل أي إجراء تأديبي.

إنشاء سياسة إدارة الغياب

عندما يكون قسم الموارد البشرية لديك جاهزًا لإنشاء سياسة إدارة الغياب ، يمكنهم اتباع بعض الخطوات لجعلها عملية سلسة لجميع المعنيين.

1. تحديد شكل الغياب

قد تبدو هذه الخطوة الأولى واضحة ، لكنك ستحتاج أولاً إلى تحديد ما هو مؤهل على أنه غائب أو متأخر بالإضافة إلى ما هو مقبول وما هو غير مقبول. سيعتمد هذا على المتطلبات الفريدة لشركتك لموظفيها.

2. حدد الأداة التي ستستخدمها لتتبع حالات الغياب

بمجرد أن يختار فريقك برنامج إدارة الغياب المناسب لاحتياجاته ، اشرح لموظفيك المكان الذي سيسجلون فيه غيابهم في البرنامج. ستحتاج أيضًا إلى الإشارة إلى مكان تخزين معلومات حالات الغياب الماضية والحالية والمستقبلية داخل النظام.

ثم تأكد من فهم الموظفين لكيفية عمل البرنامج وكيفية استخدامه. هذا يعني أيضًا أنهم يعرفون أنواع الإجازات المحددة في السياسة ، وكيف يتم تجميع أرصدة الإجازات ، وأنواع الإجازات التي تؤثر عليهم وكيف.

3. تحديد الإجراءات المعمول بها

بعد ذلك ، تأكد من أن الموظفين يفهمون كيف ومتى يطلبون إجازة. مثال على ذلك هو إخبار مؤسستك للموظفين بأنه يتعين عليهم طلب إجازة قبل 14 يومًا على الأقل من اليوم الأول من إجازتهم.

من الأفضل أيضًا تحديد أسباب رفض طلب الإجازة.

أفضل ممارسات إدارة الغياب

بمجرد كتابة السياسة والإجراءات الواجب اتباعها ، ضع في اعتبارك أفضل الممارسات التالية لضمان طرح سلس عبر المؤسسة.

تدريب المديرين بشكل صحيح

بينما تعتبر إدارة الغياب الفعالة دور فريق الموارد البشرية ، فهي ليست وظيفتهم فقط. يجب أن يتمتع مديرو الأقسام بملكية السياسات والإجراءات أيضًا ، كما يجب تدريبهم على إيصال كيفية تتبع حالات الغياب والتأخير.

أبدا فرض الحاضر

لسوء الحظ ، من الشائع تجربة بيئة عمل سامة تشجع على الحضور. يحدث هذا عندما يجبر الموظف نفسه على الحضور إلى العمل ، حتى لو لم يكن على ما يرام ، خوفًا من التداعيات. لذلك ، على الرغم من أن الموظفين يعملون جسديًا ، فإن مستوى إنتاجيتهم سيعاني من عدم شعورهم بأنفسهم الأكثر إنتاجية. بالإضافة إلى الخوف من التوبيخ ، يمكن أن يحدث هذا أيضًا بسبب التفاني الحقيقي والتمتع بعملهم.

بغض النظر عن السبب ، يجب على المديرين التأكد من أن الموظفين يعرفون أن القيام بذلك يمكن أن يسبب الإجهاد والإرهاق ويؤدي إلى سلوك غير منتج. بالإضافة إلى ذلك ، عندما لا يشعر الموظف بالراحة الكافية للذهاب إلى العمل ولكنه يفعل ذلك على أي حال ، فمن المحتمل أن يجعل الموظفين الآخرين يحتقرون بيئة العمل.

خذ بعين الاعتبار عامل برادفورد

تستخدم بعض المنظمات عامل برادفورد أو معادلة برادفورد لحساب درجة لكل موظف بناءً على أنماط غيابهم. اسمها مشتق من كلية الإدارة بجامعة برادفورد ، حيث تم بحث تأثير الغياب القصير على الأعمال في الثمانينيات.

يمكن أن يقلل عامل برادفورد من احتمالية تغيب الموظف عندما يتم عرض درجات الموظفين بانتظام.

لاستخدام الصيغة ، لنفترض أن موظفك مات لديه ثلاث حالات تغيب مع 10 أيام إجازة من العمل خلال العام. المثيل الأول هو يوم عطلة للذهاب إلى DMV. المثال التالي هو ثلاثة أيام إجازة من العمل بسبب التسمم الغذائي. المثال الأخير هو ستة أيام عطلة بسبب الأنفلونزا.

ستكون الصيغة:

3 × 3 × 10 = 90 نقطة

إذا اختارت مؤسستك تنفيذ عامل برادفورد ، ففكر في إعداد نقاط تشغيل محددة تتعلق بنقاط برادفورد. التقسيم الشائع لمقياس النقاط المستخدم من قبل المنظمات هو:

• 0 نقطة = لا قلق لهذا الموظف
• 51 نقطة = تحذير شفهي غير رسمي للموظف
• 201 نقطة = تحذير كتابي للموظف
• 401 نقطة = تحذير كتابي نهائي للموظف
• 601 نقطة = فصل الموظف

إجراء مقابلة العودة إلى العمل

تعد مقابلة العودة إلى العمل طريقة رائعة لشركتك لتقليل حالات الغياب عندما تكون جزءًا من عملك الشامل   استراتيجية إدارة القوى العاملة. يتم استخدام هذه المقابلات بشكل أفضل عندما يكون الموظف خارج المنزل لمدة تزيد عن أسبوع كطريقة لإعادة تعيين الأهداف ومناقشة الأهداف الجديدة والتأكد من أن جميع أعضاء الفريق لديهم الأدوات التي يحتاجونها للنجاح.

احتضن العمل عن بُعد وساعات العمل المرنة

من أفضل الممارسات الأخرى التي تقلل أيضًا من عدد المرات التي يغيب فيها الموظف عن العمل تقديم ساعات عمل مرنة وسياسة عمل قوية عن بُعد.

ضع في اعتبارك عدد المرات التي يأخذ فيها الموظف يوم إجازة كاملة من العمل لمهمة مهمة ، أو خدمة التوصيل إلى المنزل ، أو أي شيء متعلق بأسرته. يضمن العمل من المنزل أو توفير ساعات عمل مرنة التعامل مع مهامهم الشخصية وعملهم المهني بسلاسة.

بالطبع ، سيعتمد تقديم أحدهما أو الآخر أو كليهما على صناعة مؤسستك. من الواضح أن بعض الوظائف تتطلب أن يكون الموظفون حاضرين فعليًا في العمل ، ولكن مع ذلك ، ضع في اعتبارك تطبيق ساعات مرنة ستعمل مع فريقك.

استخدم البرامج

في حين أن الشركات التي ليس لديها سوى عدد قليل من الموظفين ربما تكون بخير باستخدام جدول بيانات لتتبع حالات الغياب ، فمن الجيد دائمًا استخدام برامج إدارة الغياب التي يمكنها القيام ببعض الأعمال الشاقة لقسم الموارد البشرية. بهذه الطريقة يمكن العثور على كل ما تحتاجه لتتبع وإدارة غياب الموظفين في مكان واحد.

برنامج إدارة الغياب

عندما تتطلع المنظمة إلى إدارة وتتبع وتخطيط حالات غياب الموظفين ، يجب أن تستخدم برنامج إدارة الغياب. وهذا يشمل وقت الإجازة والإجازة المرضية وما إلى ذلك. يمكن للشركات استخدام أنظمة إدارة الغياب لتحديد شكل الغياب لشركاتهم مع تتبع جميع الطلبات والموافقات من المديرين.

لكي يتم تضمينه في فئة البرامج هذه ، يجب على المنتج:

• مساعدة المسؤولين في إدارة طلبات وموافقات الغياب
• تعزيز تقارير الإدارة عن حالات الغياب
• اسمح للمؤسسات بتحديد حالات الغياب ذات الصلة
• ضمان الامتثال عبر مناطق جغرافية مختلفة فيما يتعلق بقوانين الولاية أو المقاطعة أو الفيدرالية الخاصة بالجغرافيا مع اتباع جميع سياسات الشركة والنقابات

* تستند هذه القائمة إلى بيانات G2 ودرجات G2 الفردية التي تم جمعها في 14 أبريل 2021. ربما تم تحرير بعض المراجعات من أجل التوضيح.

1. بيرسونيو

بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة التي يصل عدد موظفيها إلى 2000 موظف وتحتاج إلى برامج موارد بشرية ، لا تبحث عن أكثر من   بيرسونيو. تم إعداد هذا التطبيق لجعل عمليات الموارد البشرية أسرع وأوضح وأكثر كفاءة مع السماح لمديري الموارد البشرية بمزيد من الوقت للتركيز على الموظفين. مع كل شيء بدءًا من عمليات التوظيف وإدارة الموظفين وكشوف المرتبات في نظام واحد ، يحب العملاء خدمة Personio.

ماذا يحب المستخدمون:

"إنه يمنحنا الفرصة والمرونة التي نحتاجها مع شركتنا سريعة النمو. هناك العديد من التحديات مثل العدد المتزايد باستمرار للموظفين ومستويات التسلسل الهرمي. من خلال التطوير المستمر للميزات الجديدة وواجهة برمجة التطبيقات ، نشعر بالثقة لمواجهة تحديات المستقبل. بالإضافة إلى ذلك ، نحن ندير عملية التوظيف بالكامل مع Personio ".

-   استعراض بيرسونيو ، جان ل.

ما يكره المستخدمون:

"بالطبع ، ليست كل الوظائف مثالية حتى الآن ، ولكن يبدو أن بيرسونيو يعمل باستمرار على البرنامج. لوحة القيادة ، على سبيل المثال ، جيدة بالفعل لفرق الموارد البشرية الصغيرة ، ولكن إذا كنت تعمل مع العديد من مديري الموارد البشرية ، فإن قائمة المهام في لوحة القيادة ليست ناضجة حقًا بعد. نفتقد بعض الميزات هناك ولكننا نأمل أن تتم إضافتها قريبًا. إن قابلية استخدام الوظائف الأساسية بسيطة للغاية ، ومع ذلك ، عليك التفكير قليلاً حول الزاوية لبعض إعدادات الأدوار / الإجازة / وقت العمل للتأكد من تعيين كل شيء بشكل صحيح في النهاية. "

-   مراجعة شخصية ، مارتين ب.

2. 247HRM

كما يوحي الاسم ،   247HRM   يعمل على أتمتة الكثير من وظائف الموارد البشرية ، بالإضافة إلى أنه مصمم لاستخدام الهاتف الذكي ، مما يسهل على الموظفين الوصول إلى النظام الأساسي من أي مكان. يتميز 247HRM بميزات مثل إدارة المواهب والأداء ، وإدارة الخروج ، والإجازات المدفوعة ، وإدارة الوقت والحضور ، وغير ذلك الكثير.

ماذا يحب المستخدمون:

"لقد استخدمت العديد من برامج الموارد البشرية ، لكنني لم أجد برنامجًا للموارد البشرية يوفر كشوف رواتب خالية من الأخطاء دون أي تدخل يدوي أو تحميل بدل. ولكن مع 247HRM ، يمكنك أتمتة كشوف رواتبك بالكامل من تسجيل حضور الموظفين إلى إدارة المغادرة ، وكشوف المرتبات ، والامتثال القانوني. كما أن لديها تقارير سهلة الاستخدام وواضحة ودقيقة وفقًا لمتطلباتنا ".

-   247HRM Review، Betha K.

ما يكره المستخدمون:

"يجب أن يحسن المظهر وواجهة المستخدم ويجب أن يعمل على الأخطاء التي تحدث بشكل متكرر."

-   مراجعة 247HRM ، برافين ك.

3. نسخة PSA

نسخة PSA   يزود الشركات ببرامج وخدمات إدارة الوقت من البداية إلى النهاية ، مما يمكّن فريق الموارد البشرية من التقاط طلبات الإجازة من الموظفين وتحليلها وتحسينها. هذا يسمح للمؤسسات بتحسين الربحية والإنتاجية ورضا الموظفين. يجد جميع العمال الذين يتقاضون رواتب وساعات عمل تطبيق Replicon PSA سهل الاستخدام لتسجيل الإجازات والإجازات ومعلومات المصروفات والمزيد.

ماذا يحب المستخدمون:

"تجربة خدمة العملاء لا مثيل لها ، وتخدم ميزات البرنامج كل احتياجات الجدول الزمني لشركتي وتتبع النفقات."

-   مراجعة Replicon PSA ، شون ج.

ما يكره المستخدمون:

"من الواضح أنه يمكن دمج نظام ساعة العمل للهواتف المحمولة والساعات السحابية مع منصة Replicon ، ولكن من خلال القيام بذلك ، لا يمكن الحصول على تتبع ثابت من خلال استخدام أداة GPS ، لذلك لا يوصى بالعمل عن بُعد. "

-   مراجعة Replicon PRA ، ريتا ب.

4. ADP الفضل HCM

لعقود،   ADP الفضل HCM   كان الخيار الأفضل للشركات التي تتطلع إلى الاستعداد للمستقبل. يمكن أن يعزز حل البرنامج هذا مشاركة الموظفين ، ويساعد فريقك في العثور على أفضل المواهب وتوظيفها وتطويرها ، مع تبسيط عملية الإعداد للموظفين الجدد. كما أنه يأخذ العبء الثقيل على أكتاف فريق الموارد البشرية الخاص بك عندما يتعلق الأمر بكشوف المرتبات والوقت والعمل.

ماذا يحب المستخدمون:

"بينما يعد هذا برنامجًا رائعًا ، فقد لا يكون مثاليًا للشركات المعقدة للغاية مثل شركتنا. Vantage هو جناح الكل في واحد مع ربط جميع القطع ببعضها البعض ، ولهذا السبب ، فهي واحدة من الصفات المميزة لـ Vantage. إنه يحتوي على موقع اختبار يعد خيارًا جيدًا ، ولكنه يتطلب تحديثًا متكررًا ، وهو ما لم تتم مناقشته كثيرًا. جانب الموارد البشرية رائع وسهل الاستخدام للغاية. أصبح التوظيف أمرًا بسيطًا ، كما أن I-9 يجعل الأمور أسهل كثيرًا ".

-   مراجعة ADP Vantage HCM ، بريانا ب.

ما يكره المستخدمون:

"يمكن أن يكون تصميم البوابة وشعورها أفضل. أيضًا ، سيؤدي وجود خيار للمستخدم النهائي لإدارة لوحة التحكم الخاصة به إلى تحسينها للأفضل. يمكن أن تصبح بعض الأماكن داخل الأداة مربكة للغاية عند ملء تفاصيل الضرائب من خلال عدم عرض الرسائل المنبثقة التفصيلية ".

-   مراجعة ADP Vantage HCM ، Sabique A.

5. Gaia WFM Suite

جناح Gaia WFM   يوفر للمؤسسات حلاً شاملاً لإدارة القوى العاملة يعتمد على السحابة ويدير وقت الموظفين وحضورهم. يتضمن أيضًا تحليل القوى العاملة لتقارير ومقاييس البيانات في الوقت الفعلي ، والتي يمكن أن تحسن كفاءة القوى العاملة. بالإضافة إلى ذلك ، تساعد ميزة الجدولة الذكية الشركات على إنشاء جداول زمنية مبسطة من خلال تنفيذ خوارزميات التنبؤ والجدولة.

ماذا يحب المستخدمون:

"يحتوي هذا التطبيق على واجهة عرض بسيطة وواضحة ، بالإضافة إلى أنه بشكل عام منتج جيد مع خدمة جيدة. يمكن تحقيق معظم متطلباتنا. بالإضافة إلى ذلك ، تجعل لوحة معلومات القوة العاملة العمل اليومي أكثر كفاءة وملاءمة. لقد أطلقنا أيضًا وحدة تعاقد إلكترونية عبر الإنترنت ، وهذا تحسن كبير في تحقيق مكتب بلا أوراق ".

-   مراجعة جناح Gaia WFM ، كاثرين ج.

ما يكره المستخدمون:

"سيكون من الرائع أن تتمتع Gaia WFM بمزيد من المرونة في الإعداد القياسي لتلبية الاحتياجات المختلفة."

-   مراجعة جناح Gaia WFM ، المسؤول في المواد الكيميائية

الغياب يجعل الموظف أقوى

طالما أنهم لا يسيئون استخدام سياسة الإجازة.

في نهاية اليوم ، تدفع للموظفين مقابل الحضور والعمل ، لذلك تحتاج إلى معرفة من يتصل بك وكم مرة. يمكن أن تساعد سياسات وإجراءات إدارة الغياب الصحيحة المعمول بها في تبسيط هذه المبادرة.

بمجرد أن تكون سعيدًا بسياسات إدارة الغياب الخاصة بك ، تأكد من دمجها في استراتيجية تسويق التوظيف الخاصة بك كطريقة لجذب أفضل المواهب.