休暇管理: 従業員がどこにいるか知っていますか?

率直に言って、最も完璧な従業員でさえ、ある時点で仕事を失うことになります。

風邪をひいたり、家族に緊急事態が発生したり、重要な宅配を予定している場合でも、従業員が 1 日も仕事を休まないということは非常にまれであり、完全に健康的であるとは言えません。

従業員が勤務日を中止または欠勤した場合、これらの欠勤をどのように追跡しますか? チームが一貫して出席していることを確認するには、人事部門が欠勤管理計画を策定する必要があります。

これらのポリシーと手順を有効にする最善の方法は、人事部門が従業員とマネージャーの両方に適切に伝達されるようにすることです。 休暇管理は、より積極的に見られ、従業員に良い出席に対して報酬を与える方法として、出席管理と呼ばれることがあります。

基本的に、人事部門は、従業員が病気、怪我、またはその他の予期せぬ状況で仕事を休んだ場合のサポートと、頻繁に、疑わしい、または過度の欠勤をしている従業員をいつ懲戒するかを知ることとのバランスをとるポリシーと手続き計画を作成する必要があります。

組織や業界の規模に関係なく、会社のニーズに関連し一貫した休暇ポリシーと、ポリシーをサポートする手順を作成することが重要です。 これにより、従業員は、自分の出勤に期待されることと、いつ病気で電話する必要があるかを常に知ることができます。

欠勤管理はなぜ重要なのですか？

予定外の欠勤が発生した場合、企業は使用する必要があります  欠勤管理ソフト  すべての従業員データを追跡します。 この情報を追跡しないと、企業は運用コストと財務コストが高くなる可能性があります。 適切なソフトウェアを使用すると、従業員の生産性を向上させながら、従業員の欠勤を減らすことができます。

スタッフが計画的または計画外の欠勤のためにオフィスを離れている場合、組織の費用がかかります。

従業員の欠勤率を追跡および監視する方法があれば、チームの欠勤が予算の赤字の原因にならないようにすることができます。

さらに、欠勤管理により、チームの生産性が低下するのを防ぐことができます。 従業員が仕事を休むと、職場にいる従業員の労働力に混乱が生じます。 これは、従業員が不在のチーム メンバーをカバーしたり、残業したりするためです。 この余分な労力を費やすと、効率の低下、従業員の関与の欠如、燃え尽き症候群につながる可能性があります。

同じ従業員が頻繁に仕事を休むと、スタッフ全体の疲労が問題になります。 従業員の休暇を効果的に追跡する方法があれば、この疲労が発生する可能性を減らすことができます。 欠勤の前後に期待値を設定すると、チームがより早く立ち直り、全員が成功するのに役立ちます。

休暇管理の方針と手続き

各企業の欠勤管理ポリシーと手順は異なります。 ポリシーの規則や規定に関係なく、会社に入社した初日に従業員に適切に伝える必要があります。

会社が導入を決定したものは何でも、公平で一貫性があり、従業員が仕事を休む可能性のある不測の事態に対応する必要があります。 車の故障などの些細なことであろうと、医療診断のような重大なことであろうと、すべてポリシーに記載する必要があります。

ポリシーでは、従業員がいつ欠勤するかを誰に通知する必要があるか、いつ、どのようにその人に通知するかについて概説する必要があります。 従業員はまた、欠勤データ、測定と記録、および長期間の勤務後に職場に戻ったときに発生するあらゆる行為にループする必要があります。 これには、逃した仕事や割り当てを補う方法、および彼らの不在中に始まったプロジェクトに参加する方法についてのインタビュー、ディスカッション、またはフォローアップが含まれる場合があります。 また、電子メールをチェックする頻度のガイドラインを設定するなど、従業員がいつ休暇を取るべきかについて話し合うこともできます。

該当する場合、ポリシーには、欠勤した日の支払いの詳細も含める必要があります。 これは、従業員が受給資格を失う前に何日病気や私生活を取ることができるかを説明します  有給休暇。 欠勤が従業員にとって継続的な問題になった場合、ポリシーには懲戒処分の詳細も明記する必要があります。

休暇管理ポリシーの作成

人事部が欠勤管理ポリシーを作成する準備ができたら、いくつかの手順に従って、関係者全員にとってシームレスなプロセスにすることができます。

1. 不在がどのようなものかを定義する

この最初のステップは当たり前のように思えるかもしれませんが、最初に何が欠席または遅刻と見なされ、何が許容され、何が許容されないかを正確に定義する必要があります。 これは、従業員に対する会社固有の要件によって異なります。

2. 欠勤の追跡に使用するツールを定義する

チームがニーズに合った適切な欠勤管理ソフトウェアを選択したら、プログラムのどこに欠勤を記録するかを従業員に説明します。 また、過去、現在、および将来の欠勤に関する情報がシステム内のどこに保存されているかも指摘する必要があります。

次に、従業員がソフトウェアの仕組みと使用方法を理解していることを確認します。 これは、ポリシーで定義されている休暇の種類、休暇の残高の合計方法、およびどの種類の休暇がどのように影響するかを知っていることも意味します。

3. 適切な手順を定義する

次に、いつ、どのように休暇を申請するかを従業員が理解できるようにします。 この例としては、休暇の初日の少なくとも 14 日前に休暇を申請する必要があることを従業員に伝える組織があります。

また、休暇申請が拒否される可能性がある理由を概説することも最善です。

休暇管理のベスト プラクティス

ポリシーと従うべき手順を作成したら、次のベスト プラクティスを検討して、組織全体にシームレスに展開できるようにします。

管理者を適切にトレーニングする

効果的な欠勤管理は人事チームの役割と考えられていますが、それは人事チームだけの仕事ではありません。 個々の部門マネージャーもポリシーと手順の所有権を持っている必要があり、欠勤や遅刻がどのように追跡されるかを伝えるためのトレーニングも受けておく必要があります。

プレゼンティズムを強制しない

残念ながら、プレゼンティーイズムを助長する有毒な職場環境を経験することはよくあることです。 これは、従業員が影響を恐れて、気分が良くなくても、強制的に出勤する場合です。 そのため、従業員が物理的に仕事をしていても、生産性レベルが低下し、最も生産的な自分であるとは感じられません。 叱られることへの恐れに加えて、これは仕事に対する真の献身と喜びによっても起こります。

理由に関係なく、マネージャーは、これを行うとストレス、燃え尽き症候群、非生産的な行動につながる可能性があることを従業員に知らせる必要があります。 さらに、従業員が仕事に来るのに十分な気分ではないにもかかわらず、とにかくそうする場合、他のスタッフが職場環境を軽蔑する可能性があります.

ブラッドフォード因子を考える

一部の組織では、ブラッドフォード係数またはブラッドフォード式を使用して、欠勤パターンに基づいて各従業員のスコアを計算しています。 その名前は、1980 年代に短期間の欠勤がビジネスに与える影響を研究したブラッドフォード大学経営大学院に由来しています。

ブラッドフォード係数は、従業員が定期的にスコアを表示される場合、従業員の欠勤の可能性を減らすことができます。

この式を使用するために、従業員の Matt が 1 年に 10 日間の休暇で 3 回欠勤したとします。 最初の例は、DMV に行くための休日です。 次の事例は、食中毒による 3 日間の休業です。 最後はインフルエンザで6連休。

式は次のようになります。

3 x 3 x 10 = 90 ポイント

組織がブラッドフォード ファクターを実装することを選択した場合は、ブラッドフォード ポイントに関連する特定のトリガー ポイントを設定することを検討してください。 組織で使用されるポイント スケールの一般的な内訳は次のとおりです。

• 0 点 = その従業員に関心がない
• 51 ポイント = 従業員への口頭での非公式の警告
• 201 ポイント = 従業員への書面による警告
• 401 ポイント = 従業員への最終的な書面による警告
• 601 ポイント = 従業員の解雇

復職面接を行います

職場復帰の面接は、会社が包括的な業務の一環として欠勤を減らすための優れた方法です。   労働力管理戦略。 これらのインタビューは、目標を再設定し、新しい目標について話し合い、すべてのチーム メンバーが成功に必要なツールを確実に使用できるようにする方法として、従業員が 1 週間以上外出している場合に最適です。

リモートワークと柔軟な勤務時間を受け入れる

従業員の欠勤の頻度を減らすもう 1 つのベスト プラクティスは、柔軟な勤務時間と堅牢なリモート ワーク ポリシーを提供することです。

従業員が重要な用事、見逃せない宅配、または家族に関連する何かのために仕事を休む頻度を考えてみてください。 自宅で仕事をしたり、柔軟な時間を提供したりすることで、個人的なタスクと専門的な仕事をシームレスに処理できます。

もちろん、どちらか一方、または両方を提供するかどうかは、組織の業界によって異なります。 特定の仕事では、従業員が実際に出勤する必要があることは明らかですが、それでも、チームに適した柔軟な勤務時間を導入することを検討してください。

ソフトウェアを活用する

従業員の数が少ない企業では、スプレッドシートを使用して欠勤を追跡することはおそらく問題ありませんが、HR 部門の面倒な作業の一部を行うことができる欠勤管理ソフトウェアを利用することは常に良いことです。 そうすれば、従業員の欠勤を追跡および管理するために必要なすべてを 1 か所で見つけることができます。

休暇管理ソフトウェア

組織が従業員の欠勤の管理、追跡、および計画を検討している場合は、欠勤管理ソフトウェアを利用する必要があります。 これには、休暇時間、病気休暇などが含まれます。 企業は休暇管理システムを使用して、会社にとって休暇がどのように見えるかを定義すると同時に、マネージャーからのすべての要求と承認を追跡することができます。

このソフトウェア カテゴリに含まれるには、製品は次の条件を満たす必要があります。

• 管理者が休暇の承認と申請を管理するのを支援する
• 欠勤の管理報告を強化する
• 組織が関連する欠勤を定義できるようにする
• 地域固有の州法、州法、または連邦法に関するさまざまな地域でのコンプライアンスを確保すると同時に、すべての企業および組合のポリシーに従います

*このリストは、2021 年 4 月 14 日に収集された G2 データと個々の G2 スコアに基づいています。一部のレビューは、わかりやすくするために編集されている場合があります。

1.ペルソニオ

HR ソフトウェアを必要としている最大 2,000 人の従業員を抱える中小企業の場合、これ以上探す必要はありません。   ペルソニオ。 このアプリケーションは、人事管理者が従業員に集中できる時間を増やしながら、人事プロセスをより迅速、明確、効率的にすることを目的としています。 採用プロセスから従業員管理、給与計算まですべてが1つのシステムにまとめられているため、顧客はPersonioを気に入っています。

ユーザーの好み:

「急成長中の当社に必要な機会と柔軟性を与えてくれます。 絶えず増加する従業員数や階層レベルなど、多くの課題があります。 新しい機能と API の絶え間ない開発により、私たちは将来の課題に取り組むことに自信を持っています。 それに加えて、私たちはペルソニオですべての採用活動を行っています。」

-   ペルソニオ レビュー、Jan L.

ユーザーが嫌いなもの:

「もちろん、まだすべての機能が完璧というわけではありませんが、ペルソニオは常にソフトウェアの開発に取り組んでいるようです。 たとえば、ダッシュボードは小規模な人事チームにとっては十分に優れていますが、複数の人事マネージャーと一緒に仕事をする場合、ダッシュボードのタスク リストはまだ十分に成熟していません。 いくつかの機能が不足していますが、すぐに追加されることを期待しています。 基本的な機能の使いやすさは非常にシンプルですが、最終的にすべてが正しく設定されていることを確認するには、いくつかの役割/休暇/勤務時間の設定について少し考える必要があります。」

-   ペルソニオ レビュー、Martine B.

2. 247HRM

その名の通り、   247HRM   は大量の人事機能を自動化し、さらにスマートフォンで使用できるように構築されているため、従業員はどこからでも簡単にプラットフォームにアクセスできます。 247HRM は、才能とパフォーマンスの管理、退職管理、有給休暇、勤怠管理などの機能を誇っています。

ユーザーの好み:

「私は多くの HR ソフトウェアを使用してきましたが、手作業による介入や手当のアップロードなしでエラーのない給与計算を行う HR ソフトウェアに出会ったことはありません。 しかし、247HRM を使用すると、従業員の勤怠管理から休暇管理、給与計算、法定コンプライアンスまで、給与計算全体を自動化できます。 また、当社の要件に応じて、使いやすく、一目瞭然で正確なレポートも備えています。」

-   247HRM レビュー、Betha K.

ユーザーが嫌いなもの:

「外観と UI を改善し、繰り返し発生するエラーに対処する必要があります。」

-   247HRM レビュー、Praveen K.

3. レプリコン PSA

レプリコン PSA   は、企業にエンドツーエンドの勤怠管理ソフトウェアとサービスを提供します。これにより、人事チームは従業員からの休暇申請を取得、分析、最適化できます。 これにより、組織は収益性、生産性、および従業員の満足度を向上させることができます。 サラリーマンや時間給労働者は、Replicon PSA を使用して休暇、休暇、経費情報などを簡単に記録できます。

ユーザーの好み:

「顧客サービスの経験は比類のないものであり、ソフトウェアの機能は、私の会社のタイムシートと経費追跡のすべてのニーズに対応しています。」

-   レプリコン PSA レビュー、Sean G.

ユーザーが嫌いなもの:

「モバイルとクラウド クロックの動作クロック システムは、Replicon プラットフォームと統合できるようですが、そうすることで、GPS ツールを使用して安定した追跡を取得することができないため、リモートで作業することはお勧めしません。 」

-   レプリコン PRA レビュー、Rita P.

4. ADP ヴァンテージ HCM

何十年もの間、   ADP バンテージ HCM   将来に備えることを検討している企業にとって、これは最高の選択肢です。 このソフトウェア ソリューションは、従業員のエンゲージメントを高め、チームが優秀な人材を見つけ、採用し、育成するのを支援すると同時に、新入社員のオンボーディング プロセスを合理化します。 また、給与計算、時間、および労力に関して、人事チームの肩の重荷を軽減します。

ユーザーの好み:

「これは素晴らしいソフトウェアですが、私たちのような非常に複雑な企業にとっては理想的ではないかもしれません. Vantage は、すべての要素がリンクされたオールインワン スイートであり、そのため、Vantage の傑出した品質の 1 つとなっています。 良いオプションであるテストサイトがありますが、頻繁に更新する必要があり、あまり議論されていません. 人事面は素晴らしく、とてもユーザーフレンドリーです。 リクルーティングはシンプルになり、I-9 は物事をより簡単にします。」

-   ADP Vantage HCM レビュー、Brianna B.

ユーザーが嫌いなもの:

「ポータルのデザインと感触は改善される可能性があります。 また、エンドユーザーがダッシュボードを管理するオプションにより、ダッシュボードが改善されます。 ツール内の一部の場所では、詳細なポップアップ メッセージが表示されないため、税金の詳細を提出するときに非常に混乱する可能性があります。」

-   ADP Vantage HCM レビュー、Sabique A.

5. ガイア WFM スイート

ガイア WFM スイート  は、クラウドベースで従業員の出退勤を管理する包括的な労働力管理ソリューションを組織に提供します。 また、リアルタイムのデータ レポートとメトリックのワークフォース分析も含まれており、ワークフォースの効率を向上させることができます。 さらに、Smart Scheduler 機能は、企業が予測およびスケジューリング アルゴリズムを実装することにより、合理化されたチーム スケジュールを作成するのに役立ちます。

ユーザーの好み:

「このアプリケーションは、シンプルで明確な表示インターフェイスを備えており、全体的に優れたサービスを備えた優れた製品です。 私たちの要件のほとんどは実現できます。 さらに、ワークフォース ダッシュボードにより、日常業務がより効率的かつ便利になります。 また、電子契約モジュールをオンラインで開始しました。これは、ペーパーレス オフィスの実現を大きく改善するものです。」

-   ガイア WFM スイート レビュー、キャサリン G.

ユーザーが嫌いなもの:

「Gaia WFM がさまざまなニーズに対応するために、標準設定の柔軟性を高めることができれば素晴らしいことです。」

-   Gaia WFM Suite レビュー、化学管理者

不在は社員を強くする

彼らが休暇ポリシーを悪用していない限り。

結局のところ、あなたは従業員に出勤して仕事をしてもらうためにお金を払っているので、誰がどのくらいの頻度で仕事を辞めているかを知る必要があります。 適切な欠勤管理ポリシーと手順を導入することで、このイニシアチブを合理化できます。

欠勤管理ポリシーに満足したら、優秀な人材を引き付ける方法として、それらを採用マーケティング戦略に組み込んでください。