Zarządzanie nieobecnościami: czy wiesz, gdzie są Twoi pracownicy?

Spójrzmy prawdzie w oczy, nawet najdoskonalszy pracownik w pewnym momencie straci pracę.

Bez względu na to, czy przeziębią się, mają nagły wypadek rodzinny, czy spodziewają się ważnej dostawy do domu, niezwykle rzadkie i niezupełnie zdrowe jest, aby pracownik nigdy nie opuścił dnia pracy.

Kiedy pracownik odwołuje się lub opuszcza dzień pracy, jak możesz śledzić te nieobecności? Aby wiedzieć, że Twój zespół stale się pojawia, Twój dział kadr musi mieć wdrożony plan zarządzania nieobecnościami.

Najlepszym sposobem, aby te zasady i procedury były skuteczne, jest upewnienie się, że dział HR jest odpowiednio komunikowany zarówno pracownikom, jak i menedżerom. Zarządzanie nieobecnością jest czasami nazywane zarządzaniem frekwencją jako sposób na bycie bardziej pozytywnie postrzeganym i nagradzanie pracowników za dobrą frekwencję.

Zasadniczo dział zasobów ludzkich powinien stworzyć plan zasad i procedur, który równoważy wspieranie pracowników, gdy opuszczają pracę z powodu choroby, urazu lub innych nieprzewidzianych sytuacji, a także wiedzieć, kiedy dyscyplinować pracowników częstymi, wątpliwymi lub nadmiernymi nieobecnościami.

Niezależnie od wielkości organizacji lub branży ważne jest, aby opracować odpowiednią i spójną z potrzebami firmy politykę nieobecności, a także procedury wspierające tę politykę. Dzięki temu pracownicy zawsze wiedzą, czego oczekuje się od ich obecności w pracy i kiedy muszą zgłosić chorobę.

Dlaczego zarządzanie nieobecnościami jest ważne?

W przypadku nieplanowanych nieobecności firmy powinny skorzystać   oprogramowanie do zarządzania nieobecnościami   do śledzenia wszystkich danych pracowników. Bez śledzenia tych informacji Twoja firma prawdopodobnie poniesie wysokie koszty operacyjne i finansowe. Posiadanie odpowiedniego oprogramowania może zmniejszyć liczbę absencji pracowników, jednocześnie zwiększając produktywność pracowników.

Gdy Twój personel jest poza biurem z powodu planowanych lub nieplanowanych nieobecności, będzie to kosztować Twoją organizację.

Posiadanie sposobu na śledzenie i monitorowanie wskaźnika nieobecności pracowników może zapewnić, że brak pracy Twojego zespołu nie jest przyczyną uszczuplenia budżetu.

Ponadto zarządzanie nieobecnościami może chronić Twój zespół przed spadkiem wydajności. Kiedy pracownicy opuszczają pracę, powoduje to zakłócenia pracy dla tych, którzy są obecni w pracy. Dzieje się tak, ponieważ pracownicy pokrywają lub pracują w godzinach nadliczbowych dla nieobecnego członka zespołu. Włożenie tego dodatkowego wysiłku może skutkować zmniejszeniem wydajności, brakiem zaangażowania pracowników i wypaleniem.

Jeśli ten sam pracownik stale tęskni za pracą, problemem stanie się ogólne zmęczenie personelu. Skuteczny sposób śledzenia urlopów pracowniczych może pomóc zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia tego zmęczenia. Gdy oczekiwania są określone przed i po nieobecności, pomaga to Twojemu zespołowi szybciej wrócić do zdrowia, co pomaga wszystkim odnieść sukces.

Zasady i procedury zarządzania nieobecnościami

Zasady i procedury zarządzania nieobecnościami w każdej firmie będą inne. Niezależnie od zasad i postanowień zawartych w polisach, należy je odpowiednio zakomunikować pracownikom pierwszego dnia ich zatrudnienia w Twojej firmie.

Cokolwiek firma zdecyduje się wprowadzić, powinno być sprawiedliwe, spójne i uwzględniać nieprzewidziane okoliczności, które mogą spowodować, że pracownicy opuszczą pracę. Niezależnie od tego, czy chodzi o coś drobnego, jak awaria samochodu, czy o coś ważnego, jak diagnoza medyczna, wszystko powinno być określone w polityce.

Polityka powinna określać, kogo pracownik powinien poinformować, kiedy będzie nieobecny oraz jak i kiedy poinformować tę osobę. Pracownicy powinni być również podłączeni do danych dotyczących nieobecności, pomiarów i rejestracji oraz wszelkich działań, które będą miały miejsce po powrocie do pracy po dłuższym czasie. Może to obejmować rozmowę kwalifikacyjną, dyskusję lub kontynuację dotyczącą tego, jak nadrobić brakującą pracę lub zadania oraz jak dołączyć do projektów, które rozpoczęły się pod ich nieobecność. Możesz także prowadzić dyskusje dotyczące oczekiwań dotyczących czasu, gdy pracownicy są niedostępni, np. ustalać wytyczne dotyczące tego, jak często powinni sprawdzać pocztę e-mail.

W stosownych przypadkach polisa powinna również zawierać szczegóły płatności za opuszczone dni pracy. Wyjaśni to, ile dni chorobowych lub osobistych może zająć pracownik, zanim przestanie być uprawniony do otrzymywania   płatny urlop. Jeśli nieobecność staje się ciągłym problemem pracowników, polityka musi również określać szczegóły wszelkich działań dyscyplinarnych.

Tworzenie polityki zarządzania nieobecnościami

Kiedy Twój dział HR jest gotowy do stworzenia polityki zarządzania nieobecnościami, może wykonać kilka kroków, aby zapewnić bezproblemowy proces dla wszystkich zaangażowanych osób.

1. Określ, jak wygląda nieobecność

Ten pierwszy krok może wydawać się oczywisty, ale najpierw musisz dokładnie zdefiniować, co kwalifikuje się jako nieobecność lub spóźnienie, a także co jest dopuszczalne, a co nie. Będzie to zależeć od unikalnych wymagań Twojej firmy wobec jej pracowników.

2. Zdefiniuj narzędzie, którego będziesz używać do śledzenia nieobecności

Gdy Twój zespół wybierze odpowiednie oprogramowanie do zarządzania nieobecnościami dla swoich potrzeb, wyjaśnij swoim pracownikom, gdzie będą rejestrować swoje nieobecności w programie. Będziesz także chciał wskazać, gdzie w systemie przechowywane są informacje o ich przeszłych, obecnych i przyszłych nieobecnościach.

Następnie upewnij się, że pracownicy rozumieją, jak działa oprogramowanie i jak powinni z niego korzystać. Oznacza to również, że wiedzą, jakie typy urlopów są zdefiniowane w polityce, w jaki sposób sumowane są salda urlopów oraz jakie rodzaje urlopów wpływają na nie i w jaki sposób.

3. Zdefiniuj obowiązujące procedury

Następnie upewnij się, że pracownicy rozumieją, jak i kiedy poprosić o urlop. Przykładem może być Twoja organizacja mówiąca pracownikom, że muszą złożyć wniosek o urlop na co najmniej 14 dni przed pierwszym dniem urlopu.

Najlepiej też podać powody, dla których wniosek urlopowy może zostać odrzucony.

Najlepsze praktyki zarządzania nieobecnościami

Po napisaniu polityki i procedur, których należy przestrzegać, rozważ następujące najlepsze praktyki, aby zapewnić bezproblemowe wdrożenie w całej organizacji.

Trenuj odpowiednio menedżerów

Chociaż skuteczne zarządzanie nieobecnościami jest uważane za rolę zespołu HR, to nie tylko jego praca. Poszczególni kierownicy działów również powinni być właścicielami zasad i procedur, a także powinni być przeszkoleni w zakresie komunikowania, w jaki sposób śledzone są nieobecności i spóźnienia.

Nigdy nie wymuszaj prezenteizmu

Niestety powszechne jest doświadczanie toksycznego środowiska pracy, które zachęca do prezenteizmu. To wtedy pracownik zmusza się do stawienia się w pracy, nawet jeśli nie czuje się dobrze, z obawy przed reperkusjami. Tak więc, mimo że pracownicy fizycznie są w pracy, ucierpi ich poziom produktywności, ponieważ nie będą czuli się najbardziej produktywnym sobą. Oprócz strachu przed naganą, może to również nastąpić z powodu prawdziwego oddania i radości z wykonywanej pracy.

Bez względu na przyczynę, menedżerowie powinni upewnić się, że pracownicy wiedzą, że może to powodować stres, wypalenie i prowadzić do nieproduktywnych zachowań. Ponadto, gdy pracownik nie czuje się wystarczająco dobrze, aby przyjść do pracy, ale mimo to tak się dzieje, może to spowodować, że inni członkowie personelu będą gardzić środowiskiem pracy.

Rozważ czynnik Bradforda

Niektóre organizacje stosują Współczynnik Bradforda lub Formułę Bradforda, aby obliczyć wynik dla każdego ze swoich pracowników na podstawie ich wzorców nieobecności. Jej nazwa wywodzi się od Bradford University School of Management, gdzie w latach 80. badano wpływ krótkich nieobecności na biznes.

Współczynnik Bradforda może zmniejszyć prawdopodobieństwo nieobecności pracowników, gdy pracownicy regularnie otrzymują swój wynik.

Aby użyć wzoru, załóżmy, że Twój pracownik Matt ma trzy przypadki nieobecności z 10 dniami wolnymi od pracy w ciągu roku. Pierwsza instancja to dzień wolny od pracy, aby udać się do DMV. Kolejny przykład to trzy dni wolne od pracy z powodu zatrucia pokarmowego. Ostatnia instancja to sześć dni wolnego z powodu grypy.

Formuła byłaby następująca:

3 x 3 x 10 = 90 punktów

Jeśli Twoja organizacja zdecyduje się na wdrożenie współczynnika Bradforda, rozważ ustalenie określonych punktów wyzwalania związanych z punktami Bradforda. Powszechnym podziałem skali punktowej używanej przez organizacje jest:

• 0 punktów = brak obaw o tego pracownika
• 51 punktów = nieformalne ostrzeżenie słowne dla pracownika
• 201 punktów = pisemne ostrzeżenie dla pracownika
• 401 punktów = ostateczne pisemne upomnienie dla pracownika
• 601 punktów = zwolnienie pracownika

Przeprowadź rozmowę kwalifikacyjną dotyczącą powrotu do pracy

Rozmowa kwalifikacyjna dotycząca powrotu do pracy to świetny sposób dla Twojej firmy na zmniejszenie absencji, gdy jest częścią kompleksowej   strategia zarządzania siłą roboczą. Wywiady te najlepiej sprawdzają się, gdy pracownik jest nieobecny dłużej niż tydzień, jako sposób na zresetowanie celów, omówienie nowych celów i upewnienie się, że wszyscy członkowie zespołu mają narzędzia, których potrzebują do osiągnięcia sukcesu.

Postaw na pracę zdalną i elastyczne godziny

Inną najlepszą praktyką, która również zmniejsza częstotliwość nieobecności pracownika, jest oferowanie elastycznych godzin pracy i solidnej polityki pracy zdalnej.

Zastanów się, jak często pracownik bierze cały dzień wolny od pracy, aby załatwić ważną sprawę, nie może przegapić dostawy do domu lub coś związanego z rodziną. Praca w domu lub oferowanie elastycznych godzin pracy zapewnia bezproblemową realizację zadań osobistych i pracy zawodowej.

Oczywiście oferowanie jednego lub drugiego lub obu będzie zależeć od branży Twojej organizacji. Niektóre prace będą oczywiście wymagać od pracowników fizycznej obecności w pracy, ale mimo to rozważ wprowadzenie elastycznych godzin pracy, które będą działać dla Twojego zespołu.

Korzystaj z oprogramowania

Podczas gdy firmy zatrudniające tylko kilku pracowników prawdopodobnie dobrze sobie radzą z używaniem arkusza kalkulacyjnego do śledzenia nieobecności, zawsze dobrze jest korzystać z oprogramowania do zarządzania nieobecnościami, które może wykonać część ciężkiej pracy dla działu HR. Dzięki temu wszystko, czego potrzebujesz do śledzenia i zarządzania nieobecnościami pracowników, znajdziesz w jednym miejscu.

Oprogramowanie do zarządzania nieobecnościami

Gdy organizacja chce zarządzać, śledzić i planować nieobecności pracowników, powinna korzystać z oprogramowania do zarządzania nieobecnościami. Obejmuje to urlop, zwolnienie lekarskie i tak dalej. Firmy mogą korzystać z systemów zarządzania nieobecnościami, aby określić, jak wygląda nieobecność w ich korporacji, jednocześnie śledząc wszystkie prośby i zgody menedżerów.

Aby znaleźć się w tej kategorii oprogramowania, produkt musi:

• Pomóż administratorom zarządzać zatwierdzeniami nieobecności i wnioskami
• Usprawnij raportowanie zarządcze nieobecności
• Zezwalaj organizacjom na definiowanie odpowiednich nieobecności
• Zapewnienie zgodności w różnych lokalizacjach geograficznych w odniesieniu do przepisów stanowych, prowincjonalnych lub federalnych, przy jednoczesnym przestrzeganiu wszystkich zasad korporacyjnych i związkowych

*Ta lista jest oparta na danych G2 i indywidualnych wynikach G2 zebranych 14 kwietnia 2021 r. Niektóre recenzje mogły zostać zmienione dla większej przejrzystości.

1. Osoba

Dla małych i średnich firm zatrudniających do 2000 pracowników, które potrzebują oprogramowania HR, nie szukaj dalej   Personio. Ta aplikacja ma sprawić, że procesy HR będą szybsze, bardziej przejrzyste i wydajniejsze, jednocześnie dając menedżerom HR więcej czasu na skupienie się na pracownikach. Dzięki temu, że wszystko, począwszy od procesów rekrutacyjnych, zarządzania pracownikami i list płac, znajduje się w jednym systemie, klienci uwielbiają Personio.

Co użytkownicy lubią:

„Daje nam możliwość i elastyczność, której potrzebujemy w naszej szybko rozwijającej się firmie. Wyzwań jest wiele, takich jak stale rosnąca liczba pracowników i szczebli hierarchicznych. Dzięki ciągłemu rozwojowi nowych funkcji i API, czujemy się pewnie, aby sprostać wyzwaniom przyszłości. Oprócz tego prowadzimy całą naszą rekrutację z Personio.”

-   Przegląd Personio, Jan L.

Co użytkownicy nie lubią:

„Oczywiście nie wszystkie funkcjonalności są jeszcze doskonałe, ale wydaje się, że Personio cały czas pracuje nad oprogramowaniem. Na przykład kokpit jest już całkiem dobry dla małych zespołów HR, ale jeśli pracujesz z kilkoma menedżerami HR, lista zadań w kokpicie nie jest jeszcze dojrzała. Brakuje nam niektórych funkcji, ale mamy nadzieję, że zostaną one wkrótce dodane. Użyteczność podstawowych funkcji jest dość prosta, jednak trzeba trochę zastanowić się nad ustawieniami ról/urlop/czasu pracy, aby upewnić się, że ostatecznie wszystko jest ustawione poprawnie.”

-   Recenzja Personio, Martine B.

2. 247 hrm

Jak sugeruje nazwa,   247 hrm   automatyzuje mnóstwo funkcji HR, a ponadto jest przystosowany do korzystania ze smartfonów, co ułatwia pracownikom dostęp do platformy z dowolnego miejsca. 247HRM oferuje funkcje, takie jak zarządzanie talentami i wydajnością, zarządzanie wyjściami, płatne urlopy, zarządzanie czasem i obecnością oraz wiele innych.

Co użytkownicy lubią:

„Korzystałem z wielu programów HR, ale nie natknąłem się na oprogramowanie HR, które zapewnia bezbłędną listę płac bez ręcznej interwencji lub wgrywania zasiłku. Ale dzięki 247HRM możesz zautomatyzować całą listę płac, od rejestracji obecności pracowników po zarządzanie urlopami, płace i zgodność z przepisami. Posiada również łatwe w użyciu, zrozumiałe i dokładne raporty zgodne z naszymi wymaganiami”.

-   Recenzja 247HRM, Betha K.

Co użytkownicy nie lubią:

„Musi poprawić wygląd i interfejs użytkownika oraz powinien pracować nad błędami, które pojawiają się wielokrotnie”.

-   Recenzja 247HRM, Praveen K.

3. Replika PSA

Replika PSA   dostarcza firmom oprogramowanie i usługi do kompleksowego zarządzania czasem, co umożliwia zespołowi HR przechwytywanie, analizowanie i optymalizację wniosków pracowników o czas wolny. Pozwala to organizacjom poprawić rentowność, produktywność i satysfakcję pracowników. Wszyscy pracownicy etatowi i pracownicy godzinowi uważają, że Replicon PSA jest łatwy w użyciu do wylogowania, urlopu, informacji o wydatkach i nie tylko.

Co użytkownicy lubią:

„Doświadczenie obsługi klienta jest niezrównane, a funkcje oprogramowania spełniają wszystkie moje potrzeby związane z grafiką pracy i śledzeniem wydatków”.

-   Replika Recenzja PSA, Sean G.

Co użytkownicy nie lubią:

„Działający system zegarowy dla telefonów komórkowych i zegarów w chmurze można najwyraźniej zintegrować z platformą Replicon, ale dzięki temu nie jest możliwe uzyskanie stabilnego śledzenia za pomocą narzędzia GPS, więc nie zaleca się pracy zdalnej. ”

-   Replika Recenzja PRA, Rita P.

4. ADP Vantage HCM

Przez dekady,   ADP Vantage HCM   to najlepszy wybór dla firm, które chcą przygotować się na przyszłość. To oprogramowanie może zwiększyć zaangażowanie pracowników, pomóc Twojemu zespołowi znaleźć, rekrutować i rozwijać najlepsze talenty, a także usprawnić proces onboardingu dla nowych pracowników. Odciąża również Twój zespół HR, jeśli chodzi o płace, czas i pracę.

Co użytkownicy lubią:

„Chociaż jest to świetne oprogramowanie, może nie być idealne dla bardzo skomplikowanych firm, takich jak nasza. Vantage to pakiet typu „wszystko w jednym”, w którym wszystkie elementy są ze sobą połączone, iz tego powodu jest to jedna z wyróżniających cech Vantage. Ma witrynę testową, która jest fajną opcją, ale wymaga częstej aktualizacji, o której nie mówi się zbyt często. Strona HR jest wspaniała i bardzo przyjazna dla użytkownika. Rekrutacja jest prosta, a I-9 znacznie ułatwia sprawę.

-   Recenzja ADP Vantage HCM, Brianna B.

Co użytkownicy nie lubią:

„Projekt i obsługa portalu mogłyby być lepsze. Ponadto opcja zarządzania deską rozdzielczą przez użytkownika końcowego poprawi go na lepsze. Niektóre miejsca w narzędziu mogą być dość mylące podczas wypełniania danych podatkowych, ponieważ nie wyświetlają szczegółowych wyskakujących okienek”.

-   Recenzja ADP Vantage HCM, Sabique A.

5. Pakiet Gaia WFM

Pakiet Gaia WFM   zapewnia organizacjom kompleksowe rozwiązanie do zarządzania pracownikami, które jest oparte na chmurze i zarządza czasem i obecnością pracowników. Obejmuje również analizę siły roboczej na potrzeby raportów i wskaźników danych w czasie rzeczywistym, co może poprawić wydajność siły roboczej. Ponadto funkcja Smart Scheduler pomaga firmom tworzyć uproszczone harmonogramy zespołów poprzez wdrażanie algorytmów prognozowania i harmonogramowania.

Co użytkownicy lubią:

„Ta aplikacja ma prosty i przejrzysty interfejs wyświetlacza, a ponadto jest ogólnie dobrym produktem z dobrą obsługą. Większość naszych wymagań można zrealizować. Ponadto pulpit siły roboczej sprawia, że ​​codzienna praca jest wydajniejsza i wygodniejsza. Uruchomiliśmy również moduł e-kontraktów online, co jest ogromnym usprawnieniem w realizacji biura bez papieru.”

-   Recenzja Gaia WFM Suite, Catherine G.

Co użytkownicy nie lubią:

„Byłoby wspaniale, gdyby Gaia WFM mogła mieć większą elastyczność w standardowej konfiguracji, aby zaspokoić różne potrzeby”.

-   Recenzja Gaia WFM Suite, Administrator w dziedzinie chemikaliów

Nieobecność wzmacnia pracownika

O ile nie nadużywają polityki czasu wolnego.

Pod koniec dnia płacisz pracownikom za stawienie się i oddanie do pracy, więc musisz wiedzieć, kto dzwoni i jak często. Odpowiednie polityki i procedury zarządzania nieobecnościami mogą pomóc w usprawnieniu tej inicjatywy.

Gdy będziesz zadowolony ze swoich zasad zarządzania nieobecnościami, pamiętaj, aby uwzględnić je w swojej strategii marketingowej rekrutacji jako sposób na przyciągnięcie najlepszych talentów.