Devamsızlık Yönetimi: Çalışanlarınızın Nerede Olduğunu Biliyor musunuz?

Kabul edelim, en mükemmel çalışan bile bir noktada işini özleyecek.

İster soğuk algınlığına yakalanırlar, ister ailevi bir acil durum yaşarlar veya önemli bir eve teslimat beklerler, bir çalışanın bir iş gününü asla kaçırmaması son derece nadirdir ve tamamen sağlıklı değildir.

Bir çalışan işten ayrıldığında veya bir iş gününü kaçırdığında, bu devamsızlıkları nasıl takip ediyorsunuz? Ekibinizin tutarlı bir şekilde ortaya çıktığını bilmek için, insan kaynakları departmanınızın bir devamsızlık yönetim planına sahip olması gerekir.

Bu politikaları ve prosedürleri etkili hale getirmenin en iyi yolu, İK departmanının hem çalışanlara hem de yöneticilere uygun şekilde iletilmesini sağlamaktır. Devamsızlık yönetimine bazen daha olumlu bakmanın ve çalışanları iyi katılım için ödüllendirmenin bir yolu olarak devam yönetimi denir.

Esasen, insan kaynakları departmanı hastalık, yaralanma veya diğer öngörülemeyen durumlar nedeniyle işe gidemedikleri zaman çalışanları desteklemek ile sık, şüpheli veya aşırı devamsızlıkları olan çalışanları ne zaman disipline edeceklerini bilmek arasında denge kuran bir politika ve prosedür planı oluşturmalıdır.

Kuruluşunuzun veya sektörünüzün büyüklüğünden bağımsız olarak, şirketinizin ihtiyaçlarıyla ilgili ve tutarlı bir devamsızlık politikasının yanı sıra politikayı destekleyecek prosedürler geliştirmek önemlidir. Bu, çalışanların her zaman işe devam etmelerinden ne beklendiğini ve ne zaman hastalanmaları gerektiğini bilmelerini sağlar.

Devamsızlık yönetimi neden önemlidir?

Plansız devamsızlıklar meydana geldiğinde, şirketler şunları kullanmalıdır:   devamsızlık yönetimi yazılımı   tüm çalışan verilerini takip etmek için. Bu bilgileri takip etmezseniz, şirketiniz büyük olasılıkla yüksek operasyonel ve finansal maliyetlerle karşılaşacaktır. Doğru yazılıma sahip olmak, çalışan verimliliğini artırırken çalışan devamsızlık durumlarını azaltabilir.

Personeliniz planlı veya plansız devamsızlıklar nedeniyle ofis dışında olduğunda, kuruluşunuzun maliyetine mal olacaktır.

Çalışanlarınızın devamsızlık oranını takip etmenin ve izlemenin bir yolunun olması, ekibinizin eksik çalışmasının bütçenizin kırmızı renkte olmasının nedeni olmamasını sağlayabilir.

Ek olarak, devamsızlık yönetimi, ekibinizi üretkenlikteki düşüşten koruyabilir. Çalışanların işe gelmemesi, işte bulunanlar için iş gücü kesintisine neden olur. Bunun nedeni, çalışanların eksik bir ekip üyesi için fazla mesai yapması veya fazla mesai yapmasıdır. Bu ekstra çabayı göstermek, verimliliğin düşmesine, çalışan katılımının olmamasına ve tükenmişliğe neden olabilir.

Aynı çalışan sürekli olarak işi kaçırırsa, genel personel yorgunluğu bir sorun haline gelecektir. Çalışan izinlerini takip etmenin etkili bir yolunun olması, bu yorgunluğun oluşma olasılığını azaltmaya yardımcı olabilir. Beklentiler bir devamsızlıktan önce ve sonra belirlendiğinde, ekibinizin daha hızlı toparlanmasına yardımcı olur ve bu da herkesin başarılı olmasına yardımcı olur.

Devamsızlık yönetimi politikaları ve prosedürleri

Her şirketin devamsızlık yönetimi politikaları ve prosedürleri farklı olacaktır. Politikalardaki kural ve şartlar ne olursa olsun, şirketinizde işe başladıkları ilk gün çalışanlara düzgün bir şekilde iletilmelidir.

Şirketiniz uygulamaya karar ne olursa olsun, adil, tutarlı olmalı ve çalışanların işi kaçırmalarına neden olabilecek öngörülemeyen koşullara uygun olmalıdır. Arabalarının bozulması gibi küçük bir şey ya da tıbbi bir teşhis gibi büyük bir şey olsun, her şey politikada belirtilmelidir.

Politika, bir çalışanın ne zaman yok olacağını ve bu kişiyi nasıl ve ne zaman bilgilendireceğini kime bildirmesi gerektiğini özetlemelidir. Çalışanlar ayrıca, devamsızlık verilerine, ölçüm ve kayıtlara ve uzun bir süre sonra işe döndüklerinde meydana gelecek eylemlere de dahil edilmelidir. Bu, kaçırılan iş veya ödevlerin nasıl telafi edileceğine ve onların yokluğunda başlayan projelere nasıl katılılacağına dair bir röportaj, tartışma veya takip içerebilir. Ayrıca, e-postalarını ne sıklıkta kontrol etmeleri gerektiğine ilişkin yönergeler belirlemek gibi, çalışanların izinsiz olduğu zamanlara ilişkin beklentilerle ilgili tartışmalar da yapabilirsiniz.

Varsa, bir politika, kaçırılan çalışma günleri için ödeme ayrıntılarını da içermelidir. Bu, bir çalışanın artık almaya uygun hale gelmeden önce kaç hasta veya kişisel gün alabileceğini açıklayacaktır.   ücretli izin. Devamsızlık, çalışanlar için devam eden bir sorun haline gelirse, politika ayrıca herhangi bir disiplin cezasının ayrıntılarını da belirtmelidir.

Devamsızlık yönetimi politikası oluşturma

İK departmanınız bir devamsızlık yönetimi politikası oluşturmaya hazır olduğunda, bunu ilgili herkes için sorunsuz bir süreç haline getirmek için birkaç adımı izleyebilirler.

1. Devamsızlığın nasıl göründüğünü tanımlayın

Bu ilk adım açık görünebilir, ancak öncelikle neyin eksik veya gecikmiş olarak nitelendirildiğini ve neyin kabul edilebilir neyin kabul edilemez olduğunu tam olarak tanımlamak isteyeceksiniz. Bu, şirketinizin personeli için benzersiz gereksinimlerine bağlı olacaktır.

2. Devamsızlıkları izlemek için kullanacağınız aracı tanımlayın

Ekibiniz ihtiyaçları için doğru devamsızlık yönetimi yazılımını seçtikten sonra, çalışanlarınıza devamsızlıklarını programda nereye kaydedeceklerini açıklayın. Ayrıca geçmiş, şimdiki ve gelecekteki devamsızlık bilgilerinin sistemde nerede saklandığını da belirtmek isteyeceksiniz.

Ardından, çalışanların yazılımın nasıl çalıştığını ve onu nasıl kullanmaları gerektiğini anladığından emin olun. Bu ayrıca, politikada hangi izin türlerinin tanımlandığını, izin bakiyelerinin nasıl toplandığını ve hangi izin türlerinin onları nasıl etkilediğini bildikleri anlamına gelir.

3. Prosedürleri yerinde tanımlayın

Ardından, çalışanların nasıl ve ne zaman izin talep edeceklerini anladığından emin olun. Bunun bir örneği, kuruluşunuzun çalışanlarına izinlerinin ilk gününden en az 14 gün önce izin talep etmeleri gerektiğini söylemesidir.

İzin talebinin neden reddedilebileceğinin nedenlerini de özetlemek en iyisidir.

Devamsızlık yönetimi en iyi uygulamaları

Bir politika ve izlenecek prosedürler yazdıktan sonra, kuruluş genelinde sorunsuz bir kullanıma sunmak için aşağıdaki en iyi uygulamaları göz önünde bulundurun.

Yöneticileri doğru şekilde eğitin

Etkili devamsızlık yönetimi İK ekibinin rolü olarak görülse de, bu sadece onların işi değildir. Bireysel departman yöneticileri de politika ve prosedürlere sahip olmalı ve ayrıca devamsızlıkların ve gecikmelerin nasıl takip edildiğini iletmek için eğitilmelidir.

Presenteeism'i asla zorlama

Ne yazık ki, işte var olmayı teşvik eden toksik bir çalışma ortamıyla karşılaşmak yaygın bir durumdur. Bu, bir çalışanın, kendilerini iyi hissetmeseler bile, yansıma korkusuyla kendilerini işe gelmeye zorlamalarıdır. Bu nedenle, çalışanlar fiziksel olarak işte olsalar bile, üretkenlik seviyeleri, kendilerini en üretken benlikleri gibi hissetmedikleri için zarar görecektir. Bu, azarlanma korkusuna ek olarak, işlerine gerçekten bağlılık ve keyif alma nedeniyle de ortaya çıkabilir.

Nedeni ne olursa olsun, yöneticiler çalışanların bunu yapmanın strese, tükenmişliğe ve verimsiz davranışlara yol açabileceğini bilmelerini sağlamalıdır. Ayrıca, bir çalışan işe gelmek için yeterince iyi hissetmiyorsa, ancak yine de bunu yapıyorsa, diğer personelin çalışma ortamından nefret etmesine neden olabilir.

Bradford Faktörünü düşünün

Bazı kuruluşlar, çalışanlarının her biri için devamsızlık modellerine göre bir puan hesaplamak için Bradford Faktörü veya Bradford Formülü kullanır. Adı, 1980'lerde kısa süreli devamsızlıkların işletmeler üzerindeki etkisinin araştırıldığı Bradford Üniversitesi Yönetim Okulu'ndan türetilmiştir.

Bradford Faktörü, çalışanlara puanları düzenli olarak gösterildiğinde, çalışanların devamsızlık olasılığını azaltabilir.

Formülü kullanmak için, çalışanınızın Matt'in yıl içinde 10 gün izinli olmak üzere üç kez işe gelmediğini varsayalım. İlk örnek, DMV'ye gitmek için işten bir gün izin almaktır. Bir sonraki örnek, gıda zehirlenmesi nedeniyle işten üç gün izin almaktır. Son örnek, grip nedeniyle altı gün izinli.

Formül şöyle olurdu:

3 x 3 x 10 = 90 puan

Kuruluşunuz Bradford Faktörünü uygulamayı seçerse, Bradford noktalarıyla ilgili belirli tetikleyici noktalar oluşturmayı düşünün. Kuruluşlar tarafından kullanılan bir puan ölçeğinin yaygın bir dökümü:

• 0 puan = o çalışan için endişe yok
• 51 puan = çalışana resmi olmayan bir sözlü uyarı
• 201 puan = çalışana yazılı uyarı
• 401 puan = çalışana son yazılı uyarı
• 601 puan = çalışanın işten çıkarılması

İşe dönüş görüşmesi yapın

İş görüşmesine dönüş, kapsamlı çalışmanızın bir parçası olduğunda şirketinizin devamsızlıkları azaltması için harika bir yoldur.   işgücü yönetimi stratejisi. Bu görüşmeler en iyi şekilde, bir çalışanın bir haftadan uzun süredir dışarıda olduğu zaman, hedefleri sıfırlamanın, yeni hedefleri tartışmanın ve tüm ekip üyelerinin başarı için ihtiyaç duydukları araçlara sahip olmalarını sağlamanın bir yolu olarak kullanılır.

Uzaktan çalışmayı ve esnek saatleri benimseyin

Çalışanınızın işe gelmeme sıklığını da azaltan bir diğer en iyi uygulama, esnek çalışma saatleri ve sağlam bir uzaktan çalışma politikası sunmaktır.

Bir çalışanın önemli bir iş, eve teslimatı kaçırmamak veya aileleriyle ilgili bir şey için tüm günü işten ne sıklıkta izin aldığını düşünün. Evden çalışmak veya esnek saatler sunmak, kişisel görevlerini ve profesyonel işlerini sorunsuz bir şekilde halletmelerini sağlar.

Elbette, birini veya diğerini veya her ikisini birden sunmak, kuruluşunuzun sektörüne bağlı olacaktır. Bazı işler, çalışanların fiziksel olarak işte bulunmalarını gerektirecektir, ancak yine de ekibiniz için çalışacak esnek saatler uygulamayı düşünün.

Yazılımdan yararlanın

Sadece birkaç çalışanı olan şirketler, devamsızlıkları takip etmek için bir elektronik tablo kullanmakta muhtemelen iyi olsa da, İK departmanı için bazı zor işleri yapabilen devamsızlık yönetimi yazılımını kullanmak her zaman iyidir. Bu şekilde, çalışan devamsızlıklarını izlemek ve yönetmek için ihtiyacınız olan her şey tek bir yerde bulunabilir.

Devamsızlık yönetimi yazılımı

Bir kuruluş, çalışanların devamsızlıklarını yönetmek, izlemek ve planlamak istediğinde, devamsızlık yönetimi yazılımını kullanmalıdır. Buna tatil zamanı, hastalık izni vb. dahildir. Şirketler, devamsızlık yönetim sistemlerini, şirketleri için bir devamsızlığın nasıl göründüğünü tanımlamak için kullanabilir ve aynı zamanda yöneticilerden gelen tüm talepleri ve onayları takip edebilir.

Bu yazılım kategorisine dahil olmak için bir ürün:

• Yöneticilerin devamsızlık onaylarını ve isteklerini yönetmelerine yardımcı olun
• Devamsızlıkların yönetim raporlamasını iyileştirin
• Kuruluşların ilgili devamsızlıkları tanımlamasına izin verin
• Tüm kurumsal ve birlik politikalarını takip ederken, coğrafi bölgeye özgü eyalet, eyalet veya federal yasalarla ilgili çeşitli coğrafyalarda uyumluluğu sağlayın

*Bu liste, 14 Nisan 2021'de toplanan G2 verilerine ve bireysel G2 Puanlarına dayanmaktadır. Bazı incelemeler, anlaşılır olması için düzenlenmiş olabilir.

1. Kişi

İK yazılımına ihtiyaç duyan 2.000'e kadar çalışanı olan küçük ve orta ölçekli şirketler için, daha fazlasını aramayın.   Kişilik. Bu uygulama, İK süreçlerini daha hızlı, daha net ve daha verimli hale getirirken, İK yöneticilerine çalışanlara odaklanmak için daha fazla zaman tanır. İşe alım süreçlerinden, çalışan yönetiminden ve bordroya kadar her şeyin tek bir sistemde toplandığı müşteriler, Personio'yu sever.

Kullanıcıların beğendikleri:

“Hızlı büyüyen şirketimizle ihtiyacımız olan fırsatı ve esnekliği bize veriyor. Sürekli artan sayıda çalışan ve hiyerarşi seviyeleri gibi sayısız zorluk var. Sürekli yeni özellikler ve API geliştirmesi ile geleceğin zorluklarının üstesinden gelmek konusunda kendimize güveniyoruz. Buna ek olarak, tüm işe alım sürecimizi Personio ile yürütüyoruz.”

-   Personio İnceleme, Ocak L.

Kullanıcıların sevmediği şeyler:

"Tabii ki, tüm işlevler henüz mükemmel değil, ancak görünen o ki, Personio sürekli olarak yazılım üzerinde çalışıyor. Örneğin, gösterge panosu küçük İK ekipleri için zaten oldukça iyidir, ancak birkaç İK yöneticisiyle çalışıyorsanız, gösterge panosundaki görev listesi henüz tam olarak olgunlaşmamıştır. Orada bazı özellikleri kaçırıyoruz, ancak yakında ekleneceklerini umuyoruz. Temel işlevlerin kullanılabilirliği oldukça basittir, ancak sonunda her şeyin doğru ayarlandığından emin olmak için bazı roller/tatil/çalışma zamanı ayarları için köşeyi dönünce biraz düşünmeniz gerekir.”

-   Personio İnceleme, Martine B.

2. 247HRM

Adından da anlaşılacağı gibi,   247HRM   tonlarca İK işlevini otomatikleştirir, ayrıca akıllı telefon kullanımı için tasarlanmıştır ve çalışanların platforma her yerden erişmesini kolaylaştırır. 247HRM, yetenek ve performans yönetimi, çıkış yönetimi, ücretli izin, zaman ve katılım yönetimi ve çok daha fazlası gibi özelliklere sahiptir.

Kullanıcıların beğendikleri:

“Birçok İK yazılımı kullandım ancak herhangi bir manuel müdahale veya ödenek yüklemeden hatasız bordro veren bir İK yazılımına rastlamadım. Ancak 247HRM ile, çalışan katılımı kaydından izin yönetimi, bordro ve yasal uyumluluğa kadar tüm bordronuzu otomatikleştirebilirsiniz. Ayrıca kullanımı kolay, kendi kendini açıklayan ve gereksinimlerimize göre doğru raporlara sahip.”

-   247HRM İnceleme, Betha K.

Kullanıcıların sevmediği şeyler:

"Görünümü ve kullanıcı arayüzünü iyileştirmeli ve tekrar tekrar meydana gelen hatalar üzerinde çalışmalı."

-   247HRM İnceleme, Praveen K.

3. Replikon PSA

replikon PSA   şirketlere uçtan uca zaman yönetimi yazılımı ve hizmetleri sağlayarak İK ekibinin çalışanlardan gelen izin taleplerini yakalamasını, analiz etmesini ve optimize etmesini mümkün kılar. Bu, kuruluşların karlılığı, üretkenliği ve çalışan memnuniyetini artırmasını sağlar. Maaşlı ve saatlik çalışanların tümü, oturum kapatma, tatil, gider bilgileri ve daha fazlası için Replicon PSA'nın kullanımını kolay buluyor.

Kullanıcıların beğendikleri:

"Müşteri hizmetleri deneyimi benzersizdir ve yazılımın özellikleri tüm kurumsal zaman çizelgem ve gider izleme ihtiyaçlarıma hizmet eder."

-   Replicon PSA İncelemesi, Sean G.

Kullanıcıların sevmediği şeyler:

“Cep telefonları ve bulut saatleri için çalışan saat sistemi, görünüşe göre Replicon platformuyla entegre edilebilir, ancak bunu yaparak, GPS aracını kullanarak istikrarlı bir izleme elde etmek mümkün değildir, bu nedenle uzaktan çalışma önerilmez. ”

-   Replicon PRA İncelemesi, Rita P.

4. ADP Vantage HCM

Onyıllardır,   ADP Vantage HCM   geleceğe hazırlanmak isteyen işletmeler için en iyi seçim olmuştur. Bu yazılım çözümü, çalışan bağlılığını artırabilir, ekibinizin en iyi yetenekleri bulmasına, işe almasına ve geliştirmesine yardımcı olurken aynı zamanda yeni işe alınanlar için işe alım sürecini kolaylaştırabilir. Ayrıca, bordro, zaman ve iş gücü söz konusu olduğunda İK ekibinizin omuzlarındaki yükü de alır.

Kullanıcıların beğendikleri:

"Bu harika bir yazılım olsa da bizimki gibi çok karmaşık şirketler için ideal olmayabilir. Vantage, tüm parçaların birbirine bağlı olduğu hepsi bir arada bir süittir ve bu nedenle Vantage'ın öne çıkan özelliklerinden biridir. Güzel bir seçenek olan bir test sitesi var, ancak çok fazla tartışılmayan sık güncelleme gerektiriyor. İK tarafı harika ve çok kullanıcı dostu. İşe alım basitleştirildi ve I-9 işleri çok daha kolay hale getiriyor.”

-   ADP Vantage HCM İnceleme, Brianna B.

Kullanıcıların sevmediği şeyler:

“Portal tasarımı ve hissi daha iyi olabilirdi. Ayrıca, son kullanıcının kontrol panelini yönetmesi için bir seçenek, onu daha iyi hale getirecektir. Araç içindeki bazı yerler, ayrıntılı açılır mesajlar göstermeyerek vergi ayrıntılarını doldururken oldukça kafa karıştırıcı olabilir."

-   ADP Vantage HCM İnceleme, Sabique A.

5. Gaia WFM Paketi

Gaia WFM Süiti   kuruluşlara bulut tabanlı ve çalışanların zamanını ve katılımını yöneten kapsamlı bir iş gücü yönetimi çözümü sağlar. Ayrıca, işgücü verimliliğini artırabilecek gerçek zamanlı veri raporları ve ölçümler için işgücü analizini de içerir. Ayrıca, Akıllı Zamanlayıcı özelliği, tahmin ve zamanlama algoritmaları uygulayarak işletmelerin kolaylaştırılmış ekip programları oluşturmasına yardımcı olur.

Kullanıcıların beğendikleri:

“Bu uygulamanın basit ve net bir ekran arayüzü var, ayrıca genel olarak iyi hizmet veren iyi bir ürün. Gereksinimlerimizin çoğu gerçekleştirilebilir. Ayrıca, iş gücü panosu günlük işleri daha verimli ve rahat hale getirir. Ayrıca çevrimiçi bir e-sözleşme modülünü başlattık, bu, kağıtsız bir ofisin gerçekleştirilmesinde büyük bir gelişme.”

-   Gaia WFM Suite İncelemesi, Catherine G.

Kullanıcıların sevmediği şeyler:

"Gaia WFM'nin farklı ihtiyaçları karşılamak için standart kurulumda daha fazla esnekliğe sahip olması harika olurdu."

-   Gaia WFM Suite İncelemesi, Kimyasallarda Yönetici

Devamsızlık çalışanı güçlendirir

İzin politikasını kötüye kullanmadıkları sürece.

Günün sonunda, çalışanlara gelip işe girmeleri için para ödüyorsunuz, bu yüzden kimin ve ne sıklıkta aradığını bilmeniz gerekiyor. Doğru devamsızlık yönetimi politikaları ve prosedürleri, bu girişimi kolaylaştırmaya yardımcı olabilir.

Devamsızlık yönetimi politikalarınızdan memnun olduğunuzda, en iyi yetenekleri çekmenin bir yolu olarak bunları işe alım pazarlama stratejinize dahil ettiğinizden emin olun.