Abwesenheitsmanagement: Wissen Sie, wo Ihre Mitarbeiter sind?

Seien wir ehrlich, selbst der perfekteste Mitarbeiter wird irgendwann die Arbeit vermissen.

Ob sie sich erkälten, einen Notfall in der Familie haben oder eine wichtige Hauslieferung erwarten, es ist äußerst selten und nicht ganz gesund, dass ein Mitarbeiter keinen Arbeitstag verpasst.

Wenn ein Mitarbeiter absagt oder einen Arbeitstag verpasst, wie behalten Sie diese Abwesenheiten im Auge? Um sicherzustellen, dass Ihr Team regelmäßig erscheint, muss Ihre Personalabteilung über einen Abwesenheitsmanagementplan verfügen.

Der beste Weg, diese Richtlinien und Verfahren effektiv zu gestalten, besteht darin, dass die Personalabteilung sicherstellt, dass sie sowohl Mitarbeitern als auch Managern ordnungsgemäß mitgeteilt werden. Abwesenheitsmanagement wird manchmal als Anwesenheitsmanagement bezeichnet, um positiver wahrgenommen zu werden und Mitarbeiter für gute Anwesenheit zu belohnen.

Im Wesentlichen sollte die Personalabteilung einen Richtlinien- und Verfahrensplan erstellen, der die Unterstützung von Mitarbeitern bei Fehlzeiten aufgrund von Krankheit, Verletzung oder anderen unvorhergesehenen Situationen und das Wissen, wann Mitarbeiter mit häufigen, fragwürdigen oder übermäßigen Abwesenheiten bestraft werden müssen, in Einklang bringt.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens oder Ihrer Branche ist es wichtig, eine Abwesenheitsrichtlinie zu entwickeln, die relevant und mit den Anforderungen Ihres Unternehmens übereinstimmt, sowie Verfahren zur Unterstützung der Richtlinie. So wissen die Mitarbeiter immer, was von ihrer Arbeitszeit erwartet wird und wann sie sich krank melden müssen.

Warum ist Abwesenheitsmanagement wichtig?

Bei ungeplanten Fehlzeiten sollten Unternehmen nutzen   Abwesenheitsmanagement-Software   um alle Mitarbeiterdaten im Auge zu behalten. Ohne diese Informationen im Auge zu behalten, wird Ihr Unternehmen wahrscheinlich hohe Betriebs- und Finanzkosten erleiden. Die richtige Software kann Fehlzeiten von Mitarbeitern reduzieren und gleichzeitig die Produktivität der Mitarbeiter steigern.

Wenn Ihre Mitarbeiter aufgrund geplanter oder ungeplanter Abwesenheiten nicht im Büro sind, kostet dies Ihr Unternehmen Geld.

Eine Möglichkeit, die Abwesenheitsrate Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und zu überwachen, kann sicherstellen, dass die fehlende Arbeit Ihres Teams nicht die Ursache dafür ist, dass Ihr Budget rote Zahlen schreibt.

Darüber hinaus kann das Abwesenheitsmanagement Ihr Team vor Produktivitätseinbußen schützen. Wenn Mitarbeiter die Arbeit versäumen, verursacht dies eine Arbeitsunterbrechung für diejenigen, die bei der Arbeit anwesend sind. Dies liegt daran, dass Mitarbeiter Überstunden für ein abwesendes Teammitglied abdecken oder leisten. Dieser zusätzliche Aufwand kann zu verminderter Effizienz, mangelndem Engagement der Mitarbeiter und Burnout führen.

Wenn derselbe Mitarbeiter ständig die Arbeit versäumt, wird die allgemeine Ermüdung des Personals zu einem Problem. Eine effektive Methode zur Nachverfolgung des Urlaubs der Mitarbeiter kann dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass diese Müdigkeit auftritt. Wenn die Erwartungen vor und nach einer Abwesenheit festgelegt werden, hilft dies Ihrem Team, sich schneller zu erholen, was allen zum Erfolg verhilft.

Richtlinien und Verfahren für das Abwesenheitsmanagement

Die Abwesenheitsmanagementrichtlinien und -verfahren jedes Unternehmens werden unterschiedlich sein. Unabhängig von den Regeln und Bestimmungen in den Richtlinien müssen sie den Mitarbeitern am ersten Tag ihrer Anstellung in Ihrem Unternehmen ordnungsgemäß mitgeteilt werden.

Was auch immer Ihr Unternehmen einführt, es sollte fair und konsistent sein und unvorhergesehene Umstände berücksichtigen, die dazu führen könnten, dass Mitarbeiter die Arbeit verpassen. Ob es sich um etwas Kleineres wie eine Autopanne oder etwas Wichtiges wie eine medizinische Diagnose handelt, alles sollte in der Police beschrieben werden.

Die Richtlinie sollte darlegen, wen ein Mitarbeiter über seine Abwesenheit informieren sollte und wie und wann diese Person zu informieren ist. Die Mitarbeiter sollten auch über Abwesenheitsdaten, Messungen und Aufzeichnungen sowie alle Handlungen informiert werden, die auftreten, wenn sie nach einem längeren Zeitraum wieder an die Arbeit zurückkehren. Dies könnte ein Vorstellungsgespräch, eine Diskussion oder eine Nachbereitung darüber beinhalten, wie man versäumte Arbeit oder Aufgaben nachholt und wie man sich Projekten anschließt, die in ihrer Abwesenheit begonnen haben. Sie können auch Diskussionen über die Erwartungen an die Abwesenheit der Mitarbeiter führen, z. B. über das Festlegen von Richtlinien, wie oft sie ihre E-Mails abrufen sollten.

Gegebenenfalls sollte eine Police auch Zahlungsdetails für versäumte Arbeitstage enthalten. Darin wird erklärt, wie viele Krankheits- oder Privattage ein Mitarbeiter in Anspruch nehmen kann, bevor er keinen Anspruch mehr auf Krankengeld hat   bezahlter Urlaub. Wenn eine Abwesenheit zu einem ständigen Problem für die Mitarbeiter wird, muss die Richtlinie auch Einzelheiten zu etwaigen Disziplinarmaßnahmen enthalten.

Erstellen einer Abwesenheitsverwaltungsrichtlinie

Wenn Ihre Personalabteilung bereit ist, eine Richtlinie für das Abwesenheitsmanagement zu erstellen, kann sie einige Schritte befolgen, um daraus einen nahtlosen Prozess für alle Beteiligten zu machen.

1. Definieren Sie, wie eine Abwesenheit aussieht

Dieser erste Schritt mag offensichtlich erscheinen, aber Sie sollten zuerst genau definieren, was als abwesend oder verspätet gilt und was akzeptabel ist und was nicht. Dies hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens an seine Mitarbeiter ab.

2. Definieren Sie das Tool, das Sie zum Nachverfolgen von Abwesenheiten verwenden

Sobald Ihr Team die richtige Abwesenheitsverwaltungssoftware für seine Bedürfnisse ausgewählt hat, erklären Sie Ihren Mitarbeitern, wo sie ihre Abwesenheiten im Programm protokollieren werden. Sie sollten auch darauf hinweisen, wo die Informationen über ihre vergangenen, aktuellen und zukünftigen Abwesenheiten im System gespeichert sind.

Stellen Sie dann sicher, dass die Mitarbeiter verstehen, wie die Software funktioniert und wie sie sie verwenden sollten. Das bedeutet auch, dass sie wissen, welche Urlaubsarten in der Police definiert sind, wie die Urlaubssalden summiert werden und welche Urlaubsarten sie wie betreffen.

3. Definieren Sie die vorhandenen Verfahren

Stellen Sie als Nächstes sicher, dass die Mitarbeiter wissen, wie und wann sie eine Beurlaubung beantragen können. Ein Beispiel hierfür wäre, wenn Ihre Organisation den Mitarbeitern mitteilt, dass sie mindestens 14 Tage vor dem ersten Urlaubstag eine Beurlaubung beantragen müssen.

Es empfiehlt sich auch, die Gründe zu skizzieren, warum ein Urlaubsantrag möglicherweise abgelehnt wird.

Best Practices für das Abwesenheitsmanagement

Nachdem Sie eine Richtlinie und die zu befolgenden Verfahren geschrieben haben, sollten Sie die folgenden Best Practices berücksichtigen, um eine nahtlose Einführung in der gesamten Organisation sicherzustellen.

Führungskräfte richtig schulen

Während ein effektives Abwesenheitsmanagement als Aufgabe des HR-Teams angesehen wird, ist es nicht nur ihre Aufgabe. Einzelne Abteilungsleiter sollten auch die Verantwortung für die Richtlinien und Verfahren haben, und sie sollten auch darin geschult werden, zu kommunizieren, wie Abwesenheiten und Verspätung nachverfolgt werden.

Erzwingen Sie niemals Präsentismus

Leider ist es üblich, ein toxisches Arbeitsumfeld zu erleben, das Präsentismus fördert. Dies ist, wenn ein Mitarbeiter sich aus Angst vor Konsequenzen dazu zwingt, zur Arbeit zu erscheinen, auch wenn er sich nicht wohl fühlt. Obwohl die Mitarbeiter körperlich bei der Arbeit sind, leidet ihre Produktivität, da sie sich nicht wie ihr produktivstes Ich fühlen. Neben der Angst vor Abmahnungen kann dies auch durch echte Hingabe und Freude an der Arbeit geschehen.

Unabhängig vom Grund sollten Manager sicherstellen, dass die Mitarbeiter wissen, dass dies zu Stress, Burnout und unproduktivem Verhalten führen kann. Wenn sich ein Mitarbeiter nicht gut genug fühlt, um zur Arbeit zu kommen, aber trotzdem zur Arbeit kommt, kann dies wahrscheinlich dazu führen, dass andere Mitarbeiter das Arbeitsumfeld verachten.

Betrachten Sie den Bradford-Faktor

Einige Organisationen verwenden den Bradford-Faktor oder die Bradford-Formel, um eine Punktzahl für jeden ihrer Mitarbeiter basierend auf ihren Abwesenheitsmustern zu berechnen. Sein Name leitet sich von der Bradford University School of Management ab, an der in den 1980er Jahren die Auswirkungen kurzer Abwesenheiten auf Unternehmen erforscht wurden.

Der Bradford-Faktor kann die Wahrscheinlichkeit von Mitarbeiterausfällen verringern, wenn den Mitarbeitern regelmäßig ihre Punktzahl angezeigt wird.

Um die Formel zu verwenden, nehmen wir an, Ihr Mitarbeiter Matt hat drei Fehlzeiten mit 10 arbeitsfreien Tagen innerhalb des Jahres. Die erste Instanz ist ein arbeitsfreier Tag, um zur DMV zu gehen. Der nächste Fall sind drei Tage Arbeitsunfähigkeit wegen einer Lebensmittelvergiftung. Die letzte Instanz sind sechs freie Tage wegen der Grippe.

Die Formel wäre:

3 x 3 x 10 = 90 Punkte

Wenn sich Ihre Organisation für die Implementierung des Bradford-Faktors entscheidet, sollten Sie die Einrichtung spezifischer Triggerpunkte im Zusammenhang mit den Bradford-Punkten in Betracht ziehen. Eine übliche Aufschlüsselung einer von Organisationen verwendeten Punkteskala ist:

• 0 Punkte = keine Sorge um diesen Mitarbeiter
• 51 Punkte = eine formlose mündliche Verwarnung an den Mitarbeiter
• 201 Punkte = eine schriftliche Abmahnung an den Mitarbeiter
• 401 Punkte = letzte schriftliche Abmahnung an den Mitarbeiter
• 601 Punkte = Entlassung des Arbeitnehmers

Führen Sie ein Wiedereinstiegsgespräch durch

Ein Wiedereinstiegsgespräch ist eine großartige Möglichkeit für Ihr Unternehmen, Fehlzeiten zu reduzieren, wenn es Teil Ihres umfassenden ist   Workforce-Management-Strategie. Diese Interviews werden am besten genutzt, wenn ein Mitarbeiter länger als eine Woche abwesend war, um Ziele neu zu setzen, neue Ziele zu besprechen und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder über die Werkzeuge verfügen, die sie für den Erfolg benötigen.

Setzen Sie auf Remote-Arbeit und flexible Arbeitszeiten

Eine weitere bewährte Methode, die auch die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter reduziert, ist das Angebot flexibler Arbeitszeiten und einer robusten Richtlinie für die Fernarbeit.

Überlegen Sie, wie oft ein Mitarbeiter den ganzen Tag für eine wichtige Besorgung, eine nicht zu versäumende Hauslieferung oder etwas, das mit seiner Familie zu tun hat, freinimmt. Das Arbeiten von zu Hause aus oder das Angebot flexibler Arbeitszeiten stellt sicher, dass sie ihre persönlichen Aufgaben und ihre berufliche Arbeit reibungslos bewältigen können.

Ob Sie das eine oder das andere oder beide anbieten, hängt natürlich von der Branche Ihres Unternehmens ab. Bestimmte Jobs erfordern natürlich, dass Mitarbeiter physisch bei der Arbeit anwesend sind, aber erwägen Sie trotzdem, flexible Arbeitszeiten einzuführen, die für Ihr Team funktionieren.

Verwenden Sie Software

Während Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern wahrscheinlich problemlos eine Tabellenkalkulation verwenden können, um Abwesenheiten zu verfolgen, ist es immer gut, eine Abwesenheitsverwaltungssoftware zu verwenden, die einen Teil der harten Arbeit für die Personalabteilung übernehmen kann. Auf diese Weise finden Sie alles, was Sie zum Verfolgen und Verwalten von Abwesenheiten von Mitarbeitern benötigen, an einem Ort.

Abwesenheitsmanagement-Software

Wenn eine Organisation Abwesenheiten von Mitarbeitern verwalten, nachverfolgen und planen möchte, sollte sie Abwesenheitsmanagement-Software verwenden. Dazu gehören Urlaubszeiten, Krankheitstage usw. Unternehmen können Abwesenheitsmanagementsysteme verwenden, um zu definieren, wie eine Abwesenheit für ihr Unternehmen aussieht, und gleichzeitig alle Anfragen und Genehmigungen von Managern verfolgen.

Um in diese Softwarekategorie aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:

• Unterstützen Sie Administratoren bei der Verwaltung von Abwesenheitsgenehmigungen und -anträgen
• Verbessern Sie das Management-Reporting von Abwesenheiten
• Ermöglichen Sie Organisationen, relevante Abwesenheiten zu definieren
• Stellen Sie die Einhaltung der geospezifischen Landes-, Provinz- oder Bundesgesetze in verschiedenen Regionen sicher und befolgen Sie gleichzeitig alle Unternehmens- und Gewerkschaftsrichtlinien

*Diese Liste basiert auf G2-Daten und individuellen G2-Ergebnissen, die am 14. April 2021 erhoben wurden. Einige Bewertungen wurden möglicherweise aus Gründen der Übersichtlichkeit bearbeitet.

1. Person

Für kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 2.000 Mitarbeitern, die eine HR-Software benötigen, sind Sie hier genau richtig   Personio. Diese Anwendung hat sich zum Ziel gesetzt, HR-Prozesse schneller, übersichtlicher und effizienter zu gestalten und HR-Managern mehr Zeit zu geben, sich auf die Mitarbeiter zu konzentrieren. Da alles von Rekrutierungsprozessen, Mitarbeiterverwaltung und Gehaltsabrechnung in einem System zusammengefasst ist, lieben Kunden Personio.

Was Benutzer mögen:

„Es gibt uns die Möglichkeit und Flexibilität, die wir für unser schnell wachsendes Unternehmen brauchen. Es gibt zahlreiche Herausforderungen wie eine stetig wachsende Anzahl an Mitarbeitern und Hierarchieebenen. Mit der ständigen Entwicklung neuer Funktionen und APIs sind wir zuversichtlich, die Herausforderungen der Zukunft anzugehen. Darüber hinaus betreiben wir unser komplettes Recruiting mit Personio.“

-   Personio Review, Jan L.

Was Benutzer nicht mögen:

„Natürlich sind noch nicht alle Funktionalitäten perfekt, aber anscheinend arbeitet Personio ständig an der Software. Das Dashboard zum Beispiel ist für kleine HR-Teams schon ziemlich gut, aber wenn man mit mehreren HR-Managern zusammenarbeitet, ist die Aufgabenliste im Dashboard noch nicht wirklich ausgereift. Wir vermissen dort einige Funktionen, hoffen aber, dass sie bald hinzugefügt werden. Die Bedienbarkeit der Grundfunktionen ist recht einfach, allerdings muss man bei manchen Rollen-/Urlaubs-/Arbeitszeiteinstellungen etwas um die Ecke denken, damit am Ende alles richtig eingestellt ist.“

-   Personio Review, Martine B.

2. 247 HRM

Wie der Name schon sagt,   247HRM   automatisiert eine Menge HR-Funktionen und ist für die Verwendung mit Smartphones konzipiert, sodass Mitarbeiter von überall aus auf die Plattform zugreifen können. 247HRM bietet Funktionen wie Talent- und Leistungsmanagement, Austrittsmanagement, bezahlte Freizeit, Zeit- und Anwesenheitsmanagement und vieles mehr.

Was Benutzer mögen:

„Ich habe viele HR-Software verwendet, aber ich bin noch nicht auf eine HR-Software gestoßen, die eine fehlerfreie Gehaltsabrechnung ohne manuelle Eingriffe oder das Hochladen einer Zulage liefert. Aber mit 247HRM können Sie Ihre gesamte Gehaltsabrechnung automatisieren, von der Anwesenheitserfassung der Mitarbeiter bis hin zur Urlaubsverwaltung, Gehaltsabrechnung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Es verfügt außerdem über benutzerfreundliche, selbsterklärende und genaue Berichte gemäß unseren Anforderungen.“

-   247HRM Review, Beta K.

Was Benutzer nicht mögen:

„Es muss das Erscheinungsbild und die Benutzeroberfläche verbessern und an den Fehlern arbeiten, die immer wieder auftreten.“

-   247HRM Review, Praveen K.

3. Replikon-PSA

Replikon-PSA   bietet Unternehmen End-to-End-Zeitmanagement-Software und -Services, die es dem HR-Team ermöglichen, Urlaubsanträge von Mitarbeitern zu erfassen, zu analysieren und zu optimieren. Auf diese Weise können Unternehmen Rentabilität, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit verbessern. Angestellte und Stundenarbeiter finden Replicon PSA einfach zu verwenden, um Freizeit, Urlaub, Speseninformationen und mehr zu protokollieren.

Was Benutzer mögen:

„Die Erfahrung mit dem Kundenservice ist beispiellos, und die Funktionen der Software erfüllen alle meine Anforderungen an Zeiterfassung und Ausgabenverfolgung in meinem Unternehmen.“

-   Replicon PSA Review, Sean G.

Was Benutzer nicht mögen:

„Das funktionierende Uhrensystem für Mobiltelefone und Cloud-Uhren kann anscheinend in die Replicon-Plattform integriert werden, aber dadurch ist es nicht möglich, eine stabile Verfolgung durch die Verwendung des GPS-Tools zu erhalten, daher wird es nicht empfohlen, aus der Ferne zu arbeiten. ”

-   Replikon PRA Review, Rita P.

4. ADP Vantage HCM

Für Jahrzehnte,   ADP Vantage HCM   ist die erste Wahl für Unternehmen, die sich auf die Zukunft vorbereiten möchten. Diese Softwarelösung kann das Engagement der Mitarbeiter steigern, Ihrem Team helfen, Top-Talente zu finden, einzustellen und zu entwickeln, und gleichzeitig den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter optimieren. Es entlastet auch Ihr HR-Team von den Schultern, wenn es um Gehaltsabrechnung, Zeit und Arbeit geht.

Was Benutzer mögen:

„Obwohl dies eine großartige Software ist, ist sie für sehr komplizierte Unternehmen wie unseres möglicherweise nicht ideal. Vantage ist eine All-in-One-Suite, bei der alle Teile miteinander verbunden sind, und aus diesem Grund ist es eine der herausragenden Eigenschaften von Vantage. Es hat eine Testseite, was eine nette Option ist, aber es erfordert häufige Aktualisierungen, was nicht viel diskutiert wird. Die HR-Seite ist wunderbar und sehr benutzerfreundlich. Die Rekrutierung wird vereinfacht, und das I-9 macht die Dinge viel einfacher.“

-   ADP Vantage HCM Review, Brianna B.

Was Benutzer nicht mögen:

„Das Design und die Bedienung des Portals könnten besser sein. Auch eine Option für den Endbenutzer, sein Dashboard zu verwalten, wird es zum Besseren verbessern. Einige Stellen innerhalb des Tools können beim Einreichen von Steuerdetails ziemlich verwirrend werden, da keine detaillierten Popup-Meldungen angezeigt werden.“

-   ADP Vantage HCM Review, Sabique A.

5. Gaia WFM-Suite

Gaia WFM-Suite   bietet Unternehmen eine umfassende Workforce-Management-Lösung, die cloudbasiert ist und die Zeit und Anwesenheit der Mitarbeiter verwaltet. Es umfasst auch Personalanalysen für Echtzeit-Datenberichte und -Metriken, die die Effizienz der Belegschaft verbessern können. Außerdem hilft die Smart Scheduler-Funktion Unternehmen dabei, optimierte Teampläne zu erstellen, indem Prognose- und Planungsalgorithmen implementiert werden.

Was Benutzer mögen:

„Diese Anwendung hat eine einfache und klare Anzeigeschnittstelle und ist insgesamt ein gutes Produkt mit gutem Service. Die meisten unserer Anforderungen können realisiert werden. Darüber hinaus gestaltet das Workforce Dashboard die tägliche Arbeit effizienter und komfortabler. Wir haben auch ein E-Contract-Modul online eingeführt, das eine große Verbesserung gegenüber der Realisierung eines papierlosen Büros darstellt.“

-   Überprüfung der Gaia WFM-Suite, Catherine G.

Was Benutzer nicht mögen:

„Es wäre toll, dass Gaia WFM mehr Flexibilität beim Standard-Setup haben könnte, um unterschiedliche Anforderungen zu erfüllen.“

-   Gaia WFM Suite Review, Administrator in Chemikalien

Abwesenheit macht den Mitarbeiter stärker

Solange sie die Freistellungsregelung nicht missbrauchen.

Am Ende des Tages bezahlen Sie Mitarbeiter dafür, dass sie erscheinen und die Arbeit leisten, also müssen Sie wissen, wer wie oft abruft. Die richtigen Richtlinien und Verfahren für das Abwesenheitsmanagement können dabei helfen, diese Initiative zu rationalisieren.

Wenn Sie mit Ihren Abwesenheitsmanagement-Richtlinien zufrieden sind, sollten Sie sie unbedingt in Ihre Rekrutierungsmarketingstrategie integrieren, um Top-Talente anzuziehen.