Managementul absențelor: știți unde sunt angajații dvs.?

Să recunoaștem, chiar și cel mai perfect angajat va lipsi de la serviciu la un moment dat.

Fie că răcesc, au o urgență în familie sau se așteaptă la o livrare importantă la domiciliu, este extrem de rar și nu este deloc sănătos ca un angajat să nu piardă niciodată o zi de lucru.

Când un angajat renunță sau pierde o zi de lucru, cum țineți evidența acestor absențe? Pentru a ști că echipa ta apare în mod constant, departamentul de resurse umane trebuie să aibă un plan de gestionare a absențelor.

Cel mai bun mod de a face aceste politici și proceduri eficiente este ca departamentul de resurse umane să se asigure că sunt comunicate corect atât angajaților, cât și managerilor. Managementul absențelor este uneori numit management al prezenței ca o modalitate de a fi privit mai pozitiv și de a recompensa angajații pentru prezența bună.

În esență, departamentul de resurse umane ar trebui să creeze o politică și un plan procedural care echilibrează sprijinirea angajaților atunci când lipsesc de la serviciu din cauza unei boli, răniri sau alte situații neprevăzute și să știe când să disciplineze angajații cu absențe frecvente, discutabile sau excesive.

Indiferent de dimensiunea organizației sau industriei dvs., este important să dezvoltați o politică de absență care să fie relevantă și în concordanță cu nevoile companiei dvs., precum și proceduri pentru a susține politica. Acest lucru asigură că angajații știu întotdeauna ce se așteaptă de la prezența la muncă și când trebuie să sune bolnavi.

De ce este importantă gestionarea absențelor?

Atunci când apar absențe neplanificate, companiile ar trebui să folosească   software de gestionare a absențelor   pentru a ține evidența tuturor datelor angajaților. Fără a ține evidența acestor informații, compania dumneavoastră va experimenta probabil costuri operaționale și financiare ridicate. Deținerea software-ului potrivit poate reduce cazurile de absenteism al angajaților, sporind în același timp productivitatea angajaților.

Atunci când personalul dvs. este în afara biroului pentru absențe planificate sau neplanificate, va costa bani organizației dvs.

Având o modalitate de a urmări și monitoriza rata de absență a angajaților dvs., vă poate asigura că echipa dvs. lipsește de la muncă nu este cauza pentru care bugetul dvs. este în roșu.

În plus, gestionarea absențelor vă poate proteja echipa de o scădere a productivității. Atunci când angajații lipsesc de la serviciu, provoacă o întrerupere a forței de muncă pentru cei care sunt prezenți la locul de muncă. Acest lucru se datorează faptului că angajații acoperă sau lucrează ore suplimentare pentru un membru absent al echipei. Depunerea acestui efort suplimentar ar putea duce la scăderea eficienței, lipsa angajării angajaților și burnout.

Dacă același angajat lipsește constant de la serviciu, oboseala generală a personalului va deveni o problemă. A avea o modalitate eficientă de a urmări concediul angajaților poate ajuta la reducerea probabilității ca această oboseală să se întâmple. Când așteptările sunt stabilite înainte și după o absență, vă ajută echipa să revină mai repede, ceea ce îi ajută pe toți să reușească.

Politici și proceduri de gestionare a absențelor

Politicile și procedurile de gestionare a absențelor fiecărei companii vor fi diferite. Indiferent de regulile și prevederile din politici, acestea trebuie să fie comunicate în mod corespunzător angajaților în prima zi a angajării lor cu compania dumneavoastră.

Indiferent de ce decide compania dvs. să pună în aplicare, ar trebui să fie corect, consecvent și să țină cont de circumstanțe neprevăzute care ar putea determina angajații să lipsească de la muncă. Fie că este vorba despre ceva minor, cum ar fi defectarea mașinii lor sau ceva major, cum ar fi un diagnostic medical, totul ar trebui să fie subliniat în politică.

Politica ar trebui să sublinieze pe cine trebuie să informeze un angajat când va lipsi și cum și când să informeze persoana respectivă. De asemenea, angajații ar trebui să fie conectați la datele de absență, la măsurarea și înregistrarea, precum și la orice acțiuni care vor avea loc atunci când se întorc la muncă după o perioadă lungă de timp. Aceasta ar putea include un interviu, o discuție sau o urmărire cu privire la cum să compensați munca sau sarcinile pierdute și cum să vă alăturați proiectelor care au început în absența lor. Puteți avea, de asemenea, discuții referitoare la așteptările pentru momentele în care angajații sunt opriți, cum ar fi stabilirea unor linii directoare pentru cât de des ar trebui să își verifice e-mailul.

Dacă este cazul, o politică ar trebui să includă și detalii de plată pentru zilele pierdute de muncă. Acest lucru va explica câte zile de boală sau personale poate dura un angajat înainte de a nu mai fi eligibil să primească   concediu platit. Dacă o absență devine o problemă continuă pentru angajați, politica trebuie să specifice, de asemenea, detalii despre orice acțiune disciplinară.

Crearea unei politici de gestionare a absențelor

Când departamentul dvs. de resurse umane este pregătit să creeze o politică de gestionare a absențelor, acesta poate urma câțiva pași pentru a face din acesta un proces fără întreruperi pentru toți cei implicați.

1. Definiți cum arată o absență

Acest prim pas poate părea evident, dar mai întâi veți dori să definiți exact ce se califică drept absent sau întârziere, precum și ce este acceptabil și ce nu. Acest lucru va depinde de cerințele unice ale companiei dumneavoastră pentru personalul său.

2. Definiți instrumentul pe care îl veți folosi pentru a urmări absențele

Odată ce echipa dvs. alege software-ul de gestionare a absențelor potrivit pentru nevoile sale, explicați angajaților dvs. unde își vor înregistra absențele în program. De asemenea, veți dori să subliniați unde sunt stocate în sistem informațiile despre absențele lor trecute, curente și viitoare.

Apoi asigurați-vă că angajații înțeleg cum funcționează software-ul și cum ar trebui să îl folosească. Aceasta înseamnă, de asemenea, că ei știu ce tipuri de concedii sunt definite în politică, cum sunt totalizate soldurile concediilor și ce tipuri de concedii le afectează și cum.

3. Definiți procedurile în vigoare

Apoi, asigurați-vă că angajații înțeleg cum și când să solicite un concediu. Un exemplu în acest sens ar fi ca organizația dumneavoastră să le spună angajaților că trebuie să solicite un concediu cu cel puțin 14 zile înainte de prima zi de concediu.

De asemenea, cel mai bine este să subliniați motivele pentru care o cerere de concediu ar putea fi respinsă.

Cele mai bune practici de gestionare a absențelor

Odată ce ați scris o politică și procedurile de urmat, luați în considerare următoarele cele mai bune practici pentru a asigura o implementare fără probleme în întreaga organizație.

Antrenează managerii în mod corespunzător

În timp ce gestionarea eficientă a absențelor este considerată rolul echipei de HR, nu este doar treaba lor. Managerii individuali de departament ar trebui să dețină, de asemenea, dreptul de proprietate asupra politicilor și procedurilor și ar trebui, de asemenea, să fie instruiți pentru a comunica modul în care sunt urmărite absențele și întârzierile.

Nu aplica niciodată prezentismul

Din păcate, este obișnuit să experimentați un mediu de lucru toxic care încurajează prezentismul. Acesta este momentul în care un angajat se forțează să se prezinte la serviciu, chiar dacă nu se simte bine, de teamă de repercusiuni. Deci, chiar dacă angajații sunt fizic la locul de muncă, nivelul lor de productivitate va avea de suferit și nu se va simți cel mai productiv. Pe lângă teama de a fi mustrat, acest lucru poate apărea și datorită devotamentului și plăcerii autentice față de locul de muncă.

Indiferent de motiv, managerii ar trebui să se asigure că angajații știu că acest lucru poate provoca stres, epuizare și poate duce la un comportament neproductiv. În plus, atunci când un angajat nu se simte suficient de bine pentru a veni la muncă, dar o face oricum, probabil că poate determina alți membri ai personalului să disprețuiască mediul de lucru.

Luați în considerare factorul Bradford

Unele organizații folosesc Factorul Bradford sau Formula Bradford pentru a calcula un scor pentru fiecare dintre angajații lor pe baza tiparelor de absență. Numele său este derivat de la Bradford University School of Management, unde impactul absențelor scurte asupra afacerilor a fost cercetat în anii 1980.

Factorul Bradford poate reduce probabilitatea absențelor angajaților atunci când angajaților li se arată în mod regulat scorul.

Pentru a folosi formula, să presupunem că angajatul tău Matt are trei absențe cu 10 zile libere de la muncă în decursul unui an. Prima instanță este o zi liberă pentru a merge la DMV. Următorul caz este trei zile libere de la muncă din cauza toxiinfecției alimentare. Ultima instanță este șase zile libere din cauza gripei.

Formula ar fi:

3 x 3 x 10 = 90 de puncte

Dacă organizația dvs. alege să implementeze Factorul Bradford, luați în considerare configurarea unor puncte de declanșare specifice legate de punctele Bradford. O defalcare comună a unei scale de puncte utilizate de organizații este:

• 0 puncte = nicio preocupare pentru acel angajat
• 51 de puncte = un avertisment verbal informal pentru angajat
• 201 puncte = un avertisment scris către angajat
• 401 puncte = un avertisment final scris pentru angajat
• 601 puncte = concedierea salariatului

Efectuați un interviu de revenire la locul de muncă

Un interviu de revenire la locul de muncă este o modalitate excelentă pentru compania dvs. de a reduce absențele atunci când face parte din complexul dvs   strategia de management al fortei de munca. Aceste interviuri sunt cel mai bine folosite atunci când un angajat a fost plecat mai mult de o săptămână ca o modalitate de a reseta obiectivele, de a discuta noi obiective și de a se asigura că toți membrii echipei au instrumentele de care au nevoie pentru succes.

Îmbrățișați munca de la distanță și orele flexibile

O altă bună practică care reduce, de asemenea, frecvența ratelor angajatului dvs. este oferirea unui program de lucru flexibil și o politică solidă de lucru la distanță.

Luați în considerare cât de des un angajat își ia întreaga zi liberă de la serviciu pentru o sarcină importantă, o livrare care nu poate lipsi la domiciliu sau ceva legat de familia sa. Lucrul de acasă sau oferirea de ore flexibile asigură că aceștia își desfășoară fără probleme sarcinile personale și munca profesională.

Desigur, oferirea unuia sau celuilalt sau ambelor va depinde de industria organizației dvs. Anumite locuri de muncă vor necesita, evident, angajații să fie prezenți fizic la locul de muncă, dar chiar și așa, luați în considerare implementarea unor ore flexibile care să funcționeze pentru echipa dvs.

Utilizați software

În timp ce companiile cu doar câțiva angajați probabil că folosesc o foaie de calcul pentru a ține evidența absențelor, este întotdeauna bine să utilizați un software de gestionare a absențelor care poate face o parte din munca grea pentru departamentul de resurse umane. În acest fel, tot ce aveți nevoie pentru a urmări și gestiona absențele angajaților poate fi găsit într-un singur loc.

Software de gestionare a absențelor

Atunci când o organizație caută să gestioneze, să urmărească și să planifice absențele angajaților, ar trebui să utilizeze un software de gestionare a absențelor. Aceasta include timpul de vacanță, concediul medical și așa mai departe. Companiile pot folosi sisteme de gestionare a absențelor pentru a defini cum arată o absență pentru corporația lor, ținând, de asemenea, evidența tuturor solicitărilor și aprobărilor de la manageri.

Pentru a fi inclus în această categorie de software, un produs trebuie să:

• Ajută administratorii să gestioneze aprobările și solicitările de absențe
• Îmbunătățiți raportarea de management a absențelor
• Permiteți organizațiilor să definească absențele relevante
• Asigurați conformitatea în diferite zone geografice în ceea ce privește legile geografice specifice de stat, provinciale sau federale, respectând, de asemenea, toate politicile corporative și ale sindicatelor

*Această listă se bazează pe datele G2 și pe scorurile G2 individuale colectate pe 14 aprilie 2021. Este posibil ca unele recenzii să fi fost editate pentru claritate.

1. Personio

Pentru companiile mici și mijlocii cu până la 2.000 de angajați care au nevoie de software de resurse umane, nu căutați mai departe decât   Personio. Această aplicație și-a propus să facă procesele de resurse umane mai rapide, mai clare și mai eficiente, oferind în același timp managerilor de resurse umane mai mult timp pentru a se concentra asupra angajaților. Cu totul, de la procesele de recrutare, managementul angajaților și statul de plată, împachetate într-un singur sistem, clienții iubesc Personio.

Ce le place utilizatorilor:

„Ne oferă oportunitatea și flexibilitatea de care avem nevoie cu compania noastră în creștere rapidă. Există numeroase provocări, cum ar fi un număr în continuă creștere de angajați și niveluri ierarhice. Cu dezvoltarea constantă de noi funcții și API, ne simțim încrezători că vom face față provocărilor viitorului. În plus, ne desfășurăm întregul proces de recrutare cu Personio.”

-   Personio Review, Jan L.

Ce nu le place utilizatorilor:

„Desigur, nu toate funcționalitățile sunt încă perfecte, dar se pare că Personio lucrează constant la software. Tabloul de bord, de exemplu, este deja destul de bun pentru echipele de resurse umane mici, dar dacă lucrați cu mai mulți manageri de resurse umane, lista de sarcini din tabloul de bord nu este încă cu adevărat matură. Ne lipsesc unele funcții acolo, dar sperăm că vor fi adăugate în curând. Utilizabilitatea funcțiilor de bază este destul de simplă, totuși, trebuie să vă gândiți puțin la câteva setări de roluri/vacanță/timp de lucru pentru a vă asigura că totul este setat corect în cele din urmă.”

-   Personio Review, Martine B.

2. 247HRM

După cum sugerează și numele,   247HRM   automatizează o mulțime de funcții de HR, plus că este construit pentru utilizarea smartphone-urilor, facilitând accesul angajaților la platformă de oriunde. 247HRM se mândrește cu funcții precum managementul talentului și al performanței, managementul ieșirilor, concediile plătite, managementul timpului și al prezenței și multe altele.

Ce le place utilizatorilor:

„Am folosit multe software de HR, dar nu am întâlnit un software de HR care să ofere un salariu fără erori fără nicio intervenție manuală sau încărcarea unei indemnizații. Dar, cu 247HRM, vă puteți automatiza întreg statul de plată, de la capturarea prezenței angajaților la managementul concediilor, statul de plată și conformitatea cu statutul. De asemenea, are rapoarte ușor de utilizat, care se explică de la sine și precise, conform cerințelor noastre.”

-   247HRM Review, Betha K.

Ce nu le place utilizatorilor:

„Trebuie să îmbunătățească aspectul și interfața de utilizare și ar trebui să funcționeze la erorile care apar în mod repetat.”

-   247HRM Review, Praveen K.

3. Replicon PSA

Replicon PSA   oferă companiilor software și servicii de gestionare a timpului de la capăt la capăt, ceea ce face posibil ca echipa de resurse umane să capteze, să analizeze și să optimizeze cererile de timp liber de la angajați. Acest lucru permite organizațiilor să îmbunătățească profitabilitatea, productivitatea și satisfacția angajaților. Toți lucrătorii salariați și orar găsesc Replicon PSA ușor de utilizat pentru a vă înregistra timp liber, concediu, informații despre cheltuieli și multe altele.

Ce le place utilizatorilor:

„Experiența în serviciul clienți este de neegalat, iar caracteristicile software-ului servesc tuturor nevoilor mele corporative de înregistrare a pontajelor și de urmărire a cheltuielilor.”

-   Replicon PSA Review, Sean G.

Ce nu le place utilizatorilor:

„Sistemul de ceas de lucru pentru telefoane mobile și ceasuri cloud se pare că poate fi integrat cu platforma Replicon, dar prin aceasta nu este posibilă obținerea unei urmăriri stabile prin utilizarea instrumentului GPS, așa că nu este recomandat să lucrați de la distanță. ”

-   Replicon PRA Review, Rita P.

4. ADP Vantage HCM

De zeci de ani,   ADP Vantage HCM   a fost o alegere de top pentru companiile care doresc să se pregătească pentru viitor. Această soluție software poate stimula implicarea angajaților, vă poate ajuta echipa să găsească, să recruteze și să dezvolte talentele de top, în același timp simplificând procesul de integrare pentru noii angajați. De asemenea, este nevoie de munca grea de pe umerii echipei dvs. de resurse umane când vine vorba de salarizare, timp și forță de muncă.

Ce le place utilizatorilor:

„Deși acesta este un software grozav, s-ar putea să nu fie ideal pentru companii foarte complicate precum a noastră. Vantage este o suită all-in-one cu toate piesele legate între ele și, din acest motiv, este una dintre calitățile remarcabile ale Vantage. Are un site de testare, care este o opțiune bună, dar necesită actualizare frecventă, despre care nu se discută mult. Partea de resurse umane este minunată și este foarte ușor de utilizat. Recrutarea este simplă, iar I-9 face lucrurile mult mai ușoare.”

-   ADP Vantage HCM Review, Brianna B.

Ce nu le place utilizatorilor:

„Designul și senzația portalului ar putea fi mai bune. De asemenea, o opțiune pentru utilizatorul final de a-și gestiona tabloul de bord îl va îmbunătăți în bine. Unele locuri din instrument pot deveni destul de confuze atunci când depuneți detalii fiscale dacă nu afișează mesaje pop-up detaliate.”

-   ADP Vantage HCM Review, Sabique A.

5. Gaia WFM Suite

Gaia WFM Suite   oferă organizațiilor o soluție cuprinzătoare de gestionare a forței de muncă, bazată pe cloud și care gestionează timpul și prezența angajaților. Include, de asemenea, analiza forței de muncă pentru rapoarte de date și valori în timp real, care pot îmbunătăți eficiența forței de muncă. În plus, funcția Smart Scheduler ajută companiile să creeze programe optimizate pentru echipă prin implementarea algoritmilor de prognoză și programare.

Ce le place utilizatorilor:

„Această aplicație are o interfață de afișare simplă și clară, plus că în general este un produs bun cu servicii bune. Majoritatea cerințelor noastre pot fi îndeplinite. În plus, tabloul de bord al forței de muncă face ca munca zilnică să fie mai eficientă și mai convenabilă. Am lansat, de asemenea, un modul de e-contract online, aceasta este o mare îmbunătățire în ceea ce privește realizarea unui birou fără hârtie.”

-   Gaia WFM Suite Review, Catherine G.

Ce nu le place utilizatorilor:

„Ar fi grozav că Gaia WFM ar putea avea mai multă flexibilitate în configurația standard pentru a răspunde diferitelor nevoi.”

-   Gaia WFM Suite Review, administrator în chimie

Absența îl face pe angajat mai puternic

Atâta timp cât nu abuzează de politica privind timpul liber.

La sfârșitul zilei, plătiți angajații să apară și să lucreze, așa că trebuie să știți cine anunță și cât de des. Politicile și procedurile adecvate de gestionare a absențelor în vigoare pot ajuta la eficientizarea acestei inițiative.

Odată ce sunteți mulțumit de politicile dvs. de gestionare a absențelor, asigurați-vă că le includeți în strategia dvs. de marketing de recrutare ca o modalitate de a atrage talente de top.