Gestion des absences : savez-vous où se trouvent vos employés ?

Avouons-le, même l'employé le plus parfait va s'absenter du travail à un moment donné.

Qu'il attrape un rhume, qu'il ait une urgence familiale ou qu'il s'attende à une importante livraison à domicile, il est extrêmement rare et pas totalement sain pour un employé de ne jamais manquer une journée de travail.

Lorsqu'un employé appelle ou manque une journée de travail, comment faites-vous le suivi de ces absences ? Pour savoir que votre équipe se présente régulièrement, votre service des ressources humaines doit avoir mis en place un plan de gestion des absences.

La meilleure façon de rendre ces politiques et procédures efficaces est que le service des ressources humaines s'assure qu'elles sont correctement communiquées aux employés et aux gestionnaires. La gestion des absences est parfois appelée gestion des présences comme un moyen d'être perçu de manière plus positive et de récompenser les employés pour leur bonne assiduité.

Essentiellement, le service des ressources humaines devrait créer une politique et un plan de procédure qui équilibrent le soutien aux employés lorsqu'ils s'absentent du travail en raison d'une maladie, d'une blessure ou d'autres situations imprévues et savent quand discipliner les employés ayant des absences fréquentes, douteuses ou excessives.

Quelle que soit la taille de votre organisation ou de votre secteur d'activité, il est important de développer une politique d'absence pertinente et cohérente avec les besoins de votre entreprise, ainsi que des procédures pour soutenir la politique. Cela garantit que les employés savent toujours ce que l'on attend de leur présence au travail et quand ils doivent appeler en cas de maladie.

Pourquoi la gestion des absences est-elle importante ?

En cas d'absences imprévues, les entreprises doivent utiliser   logiciel de gestion des absences   pour garder une trace de toutes les données des employés. Sans garder une trace de ces informations, votre entreprise subira probablement des coûts opérationnels et financiers élevés. Avoir le bon logiciel peut réduire les cas d'absentéisme des employés tout en augmentant la productivité des employés.

Lorsque votre personnel est absent du bureau pour des absences planifiées ou imprévues, cela coûtera de l'argent à votre organisation.

Le fait d'avoir un moyen de suivre et de surveiller le taux d'absence de vos employés peut garantir que votre équipe manque de travail n'est pas la cause de votre budget dans le rouge.

De plus, la gestion des absences peut protéger votre équipe d'une baisse de productivité. Lorsque les employés s'absentent du travail, cela provoque une interruption de la main-d'œuvre pour ceux qui sont présents au travail. Cela est dû au fait que les employés couvrent ou font des heures supplémentaires pour un membre de l'équipe absent. Faire cet effort supplémentaire pourrait entraîner une diminution de l'efficacité, un manque d'engagement des employés et un épuisement professionnel.

Si le même employé s'absente constamment du travail, la fatigue générale du personnel deviendra un problème. Avoir un moyen efficace de suivre les congés des employés peut aider à réduire la probabilité que cette fatigue se produise. Lorsque les attentes sont définies avant et après une absence, cela aide votre équipe à rebondir plus rapidement, ce qui aide tout le monde à réussir.

Politiques et procédures de gestion des absences

Les politiques et procédures de gestion des absences de chaque entreprise seront différentes. Quelles que soient les règles et les stipulations des politiques, elles doivent être correctement communiquées aux employés dès le premier jour de leur emploi dans votre entreprise.

Quoi que votre entreprise décide de mettre en place, elle doit être juste, cohérente et tenir compte des circonstances imprévues qui pourraient entraîner l'absence des employés. Qu'il s'agisse de quelque chose de mineur comme une panne de voiture ou de quelque chose de majeur comme un diagnostic médical, tout doit être décrit dans la police.

La politique doit indiquer qui un employé doit informer de son absence et comment et quand informer cette personne. Les employés doivent également être connectés aux données d'absence, à la mesure et à l'enregistrement, ainsi qu'à tous les actes qui se produiront lorsqu'ils retourneront au travail après une longue période de temps. Cela pourrait inclure une entrevue, une discussion ou un suivi sur la façon de rattraper le travail ou les devoirs manqués et comment rejoindre des projets qui ont commencé en leur absence. Vous pouvez également avoir des discussions concernant les attentes concernant les heures de congé des employés, comme l'établissement de directives sur la fréquence à laquelle ils doivent consulter leur courrier électronique.

Le cas échéant, une politique doit également inclure les détails de paiement pour les jours de travail manqués. Cela expliquera combien de jours de congé de maladie ou personnels un employé peut prendre avant de ne plus être admissible à recevoir   congés payés. Si une absence devient un problème permanent pour les employés, la politique doit également préciser les détails de toute mesure disciplinaire.

Créer une politique de gestion des absences

Lorsque votre service RH est prêt à créer une politique de gestion des absences, il peut suivre quelques étapes pour en faire un processus transparent pour toutes les personnes impliquées.

1. Définir à quoi ressemble une absence

Cette première étape peut sembler évidente, mais vous devez d'abord définir exactement ce qui est considéré comme absent ou en retard, ainsi que ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas. Cela dépendra des exigences uniques de votre entreprise pour son personnel.

2. Définissez l'outil que vous utiliserez pour suivre les absences

Une fois que votre équipe a choisi le bon logiciel de gestion des absences pour ses besoins, expliquez à vos employés où ils enregistreront leurs absences dans le programme. Vous voudrez également indiquer où les informations de leurs absences passées, actuelles et futures sont stockées dans le système.

Assurez-vous ensuite que les employés comprennent comment fonctionne le logiciel et comment ils doivent l'utiliser. Cela signifie également qu'ils savent quels types de congés sont définis dans la politique, comment les soldes de congés sont totalisés, et quels types de congés les affectent et comment.

3. Définir les procédures en place

Ensuite, assurez-vous que les employés comprennent comment et quand demander un congé. Un exemple de ceci serait que votre organisation dise aux employés qu'ils doivent demander un congé au moins 14 jours avant le premier jour de leur congé.

Il est également préférable de décrire les raisons pour lesquelles une demande de congé pourrait être refusée.

Bonnes pratiques de gestion des absences

Une fois que vous avez rédigé une politique et les procédures à suivre, tenez compte des meilleures pratiques suivantes pour assurer un déploiement transparent dans toute l'organisation.

Bien former les managers

Bien que la gestion efficace des absences soit considérée comme le rôle de l'équipe RH, ce n'est pas seulement leur travail. Les chefs de service individuels doivent également être propriétaires des politiques et des procédures, et ils doivent également être formés pour communiquer la manière dont les absences et les retards sont suivis.

Ne jamais appliquer le présentéisme

Malheureusement, il est courant de vivre un environnement de travail toxique qui encourage le présentéisme. C'est lorsqu'un employé se force à se présenter au travail, même s'il ne se sent pas bien, par peur des répercussions. Ainsi, même si les employés sont physiquement au travail, leur niveau de productivité en souffrira, car ils ne se sentiront pas comme eux-mêmes les plus productifs. En plus de la peur d'être réprimandé, cela peut également se produire en raison d'un dévouement et d'un plaisir sincères envers leur travail.

Quelle que soit la raison, les responsables doivent s'assurer que les employés savent que cela peut causer du stress, de l'épuisement professionnel et conduire à un comportement improductif. De plus, lorsqu'un employé ne se sent pas assez bien pour venir travailler mais le fait quand même, cela peut amener les autres membres du personnel à mépriser l'environnement de travail.

Considérez le facteur Bradford

Certaines organisations utilisent le facteur Bradford ou la formule Bradford pour calculer un score pour chacun de leurs employés en fonction de leurs schémas d'absence. Son nom est dérivé de la Bradford University School of Management, où l'impact des courtes absences sur les entreprises a été étudié dans les années 1980.

Le facteur Bradford peut réduire la probabilité d'absences des employés lorsque les employés voient régulièrement leur score.

Pour utiliser la formule, supposons que votre employé Matt ait trois cas d'absences avec 10 jours de congé dans l'année. La première instance est un jour de congé pour aller au DMV. L'exemple suivant est trois jours d'arrêt de travail en raison d'une intoxication alimentaire. La dernière instance est de six jours de congé en raison de la grippe.

La formule serait :

3 x 3 x 10 = 90 points

Si votre organisation choisit de mettre en œuvre le facteur Bradford, envisagez de configurer des points de déclenchement spécifiques liés aux points Bradford. Une répartition courante d'une échelle de points utilisée par les organisations est :

• 0 point = aucun souci pour cet employé
• 51 points = un avertissement verbal informel à l'employé
• 201 points = un avertissement écrit à l'employé
• 401 points = un dernier avertissement écrit à l'employé
• 601 points = licenciement du salarié

Mener un entretien de retour au travail

Une entrevue de retour au travail est un excellent moyen pour votre entreprise de réduire les absences lorsqu'elle fait partie de votre   stratégie de gestion des effectifs. Ces entretiens sont mieux utilisés lorsqu'un employé est absent depuis plus d'une semaine afin de réinitialiser les objectifs, de discuter de nouveaux objectifs et de s'assurer que tous les membres de l'équipe disposent des outils dont ils ont besoin pour réussir.

Adoptez le travail à distance et les horaires flexibles

Une autre bonne pratique qui réduit également la fréquence des absences au travail de vos employés consiste à proposer des horaires de travail flexibles et une solide politique de travail à distance.

Considérez la fréquence à laquelle un employé prend une journée entière de congé pour une course importante, une livraison à domicile à ne pas manquer ou quelque chose lié à sa famille. Travailler à domicile ou proposer des horaires flexibles leur permet de gérer leurs tâches personnelles et leur travail professionnel de manière transparente.

Bien sûr, offrir l'un ou l'autre ou les deux dépendra du secteur d'activité de votre organisation. Certains emplois exigeront évidemment que les employés soient physiquement présents au travail, mais même dans ce cas, envisagez de mettre en place des horaires flexibles qui conviendront à votre équipe.

Utiliser un logiciel

Bien que les entreprises qui ne comptent que quelques employés utilisent probablement une feuille de calcul pour suivre les absences, il est toujours bon d'utiliser un logiciel de gestion des absences qui peut faire une partie du travail acharné pour le service des ressources humaines. Ainsi, tout ce dont vous avez besoin pour suivre et gérer les absences des employés se trouve au même endroit.

Logiciel de gestion des absences

Lorsqu'une organisation cherche à gérer, suivre et planifier les absences des employés, elle doit utiliser un logiciel de gestion des absences. Cela comprend les vacances, les congés de maladie, etc. Les entreprises peuvent utiliser des systèmes de gestion des absences pour définir à quoi ressemble une absence pour leur entreprise tout en gardant une trace de toutes les demandes et approbations des managers.

Pour être inclus dans cette catégorie de logiciels, un produit doit :

• Aider les administrateurs à gérer les approbations et les demandes d'absence
• Améliorer le reporting de gestion des absences
• Permettre aux organisations de définir des absences pertinentes
• Assurer la conformité dans diverses zones géographiques concernant les lois nationales, provinciales ou fédérales géospécifiques tout en respectant toutes les politiques de l'entreprise et des syndicats

*Cette liste est basée sur les données G2 et les scores G2 individuels collectés le 14 avril 2021. Certains avis peuvent avoir été modifiés pour plus de clarté.

1. Personne

Pour les petites et moyennes entreprises comptant jusqu'à 2 000 employés qui ont besoin d'un logiciel RH, ne cherchez pas plus loin que   Personio. Cette application a pour objectif de rendre les processus RH plus rapides, plus clairs et plus efficaces tout en laissant aux responsables RH plus de temps pour se concentrer sur les employés. Avec tout, des processus de recrutement, de la gestion des employés et de la paie regroupés dans un seul système, les clients adorent Personio.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Cela nous donne l'opportunité et la flexibilité dont nous avons besoin avec notre entreprise en pleine croissance. Les défis sont nombreux comme un nombre sans cesse croissant d'employés et de niveaux hiérarchiques. Avec son développement constant de nouvelles fonctionnalités et API, nous sommes confiants pour relever les défis du futur. En plus de cela, nous gérons tout notre recrutement avec Personio.

-   Revue Personio, Jan L.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Bien sûr, toutes les fonctionnalités ne sont pas encore parfaites, mais il semble que Personio travaille constamment sur le logiciel. Le tableau de bord, par exemple, est déjà assez bien pour les petites équipes RH, mais si vous travaillez avec plusieurs responsables RH, la liste des tâches dans le tableau de bord n'est pas encore vraiment mature. Il nous manque certaines fonctionnalités, mais nous espérons qu'elles seront bientôt ajoutées. La convivialité des fonctions de base est assez simple, cependant, vous devez réfléchir un peu au coin de la rue pour certains paramètres de rôles/vacances/temps de travail pour vous assurer que tout est correctement réglé à la fin.

-   Revue Personio, Martine B.

2. 247GRH

Comme son nom l'indique,   247HRM   automatise une tonne de fonctions RH, en plus il est conçu pour une utilisation sur smartphone, ce qui permet aux employés d'accéder facilement à la plate-forme de n'importe où. 247HRM propose des fonctionnalités telles que la gestion des talents et des performances, la gestion des sorties, les congés payés, la gestion du temps et des présences, et bien plus encore.

Ce que les utilisateurs aiment :

“J'ai utilisé de nombreux logiciels RH, mais je n'ai pas rencontré de logiciel RH qui donne une paie sans erreur sans aucune intervention manuelle ni téléchargement d'indemnité. Mais avec 247HRM, vous pouvez automatiser l'intégralité de votre paie, de la saisie des présences des employés à la gestion des congés, à la paie et à la conformité légale. Il propose également des rapports faciles à utiliser, explicites et précis, conformément à nos exigences. »

-   Revue 247HRM, Betha K.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Il doit améliorer l'apparence et l'interface utilisateur et devrait fonctionner sur les erreurs qui se produisent à plusieurs reprises."

-   Revue 247HRM, Praveen K.

3. Réplicon PSA

Réplicon PSA   fournit aux entreprises des logiciels et des services de gestion du temps de bout en bout, ce qui permet à l'équipe RH de capturer, d'analyser et d'optimiser les demandes de congés des employés. Cela permet aux organisations d'améliorer la rentabilité, la productivité et la satisfaction des employés. Les travailleurs salariés et rémunérés à l'heure trouvent tous Replicon PSA facile à utiliser pour consigner les congés, les vacances, les informations sur les dépenses, etc.

Ce que les utilisateurs aiment :

"L'expérience du service client est inégalée et les fonctionnalités du logiciel répondent à tous mes besoins en matière de feuilles de temps et de suivi des dépenses."

-   Réplicon PSA Review, Sean G.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Le système d'horloge de travail pour les mobiles et les horloges cloud peut apparemment être intégré à la plate-forme Replicon, mais ce faisant, il n'est pas possible d'obtenir un suivi stable grâce à l'utilisation de l'outil GPS, il n'est donc pas recommandé de travailler à distance. ”

-   Réplicon PRA Review, Rita P.

4. ADP Vantage HCM

Depuis des décennies,   ADP Vantage GCH   a été un premier choix pour les entreprises qui cherchent à préparer l'avenir. Cette solution logicielle peut stimuler l'engagement des employés, aider votre équipe à trouver, recruter et développer les meilleurs talents, tout en rationalisant le processus d'intégration des nouvelles recrues. Cela soulage également les épaules de votre équipe RH en matière de paie, de temps et de main-d'œuvre.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Bien qu'il s'agisse d'un excellent logiciel, il n'est peut-être pas idéal pour les entreprises très compliquées comme la nôtre. Vantage est une suite tout-en-un avec toutes les pièces liées ensemble, et pour cette raison, c'est l'une des qualités les plus remarquables de Vantage. Il a un site de test qui est une bonne option, mais il nécessite des mises à jour fréquentes, ce qui n'est pas beaucoup discuté. Le côté RH est formidable et très convivial. Le recrutement est simplifié et l'I-9 rend les choses beaucoup plus faciles.

-   Revue ADP Vantage HCM, Brianna B.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« La conception et la convivialité du portail pourraient être améliorées. De plus, une option permettant à l'utilisateur final de gérer son tableau de bord l'améliorera pour le mieux. Certains endroits de l'outil peuvent devenir assez déroutants lors du dépôt des détails fiscaux en n'affichant pas de messages contextuels détaillés.

-   Revue ADP Vantage HCM, Sabique A.

5. Suite Gaïa WFM

Gaïa WFM Suite   fournit aux organisations une solution complète de gestion de la main-d'œuvre basée sur le cloud et qui gère le temps et la présence des employés. Il comprend également une analyse de la main-d'œuvre pour des rapports de données et des mesures en temps réel, ce qui peut améliorer l'efficacité de la main-d'œuvre. De plus, la fonction Smart Scheduler aide les entreprises à créer des horaires d'équipe rationalisés en mettant en œuvre des algorithmes de prévision et de planification.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Cette application a une interface d'affichage simple et claire, et c'est dans l'ensemble un bon produit avec un bon service. La plupart de nos exigences peuvent être réalisées. De plus, le tableau de bord de la main-d'œuvre rend le travail quotidien plus efficace et pratique. Nous avons également lancé un module de contrat électronique en ligne, c'est une grande amélioration par rapport à la réalisation d'un bureau sans papier.

-   Examen de la suite Gaia WFM, Catherine G.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Ce serait formidable que Gaia WFM puisse avoir plus de flexibilité sur la configuration standard pour répondre à différents besoins."

-   Gaia WFM Suite Review, Administrateur en produits chimiques

L'absence rend le salarié plus fort

Tant qu'ils n'abusent pas de la politique des congés.

En fin de compte, vous payez des employés pour qu'ils se présentent et travaillent, vous devez donc savoir qui appelle et à quelle fréquence. Les bonnes politiques et procédures de gestion des absences en place peuvent aider à rationaliser cette initiative.

Une fois que vous êtes satisfait de vos politiques de gestion des absences, assurez-vous de les intégrer à votre stratégie de marketing de recrutement afin d'attirer les meilleurs talents.