부재 관리: 직원이 어디에 있는지 아십니까?

가장 완벽한 직원이라도 언젠가는 결근하게 될 것입니다.

감기에 걸리든, 가족 비상 사태가 있든, 중요한 택배 배달이 예상되든, 직원이 하루 일과를 한 번도 빠뜨리지 않는 것은 극히 드물고 완전히 건강하지 않습니다.

직원이 결근하거나 결근할 때 이러한 결근을 어떻게 추적합니까? 팀이 일관되게 나타나려면 인사 부서에 부재 관리 계획이 있어야 합니다.

이러한 정책과 절차를 효과적으로 만드는 가장 좋은 방법은 HR 부서에서 직원과 관리자 모두에게 적절하게 전달되도록 하는 것입니다. 결근 관리는 때때로 더 긍정적으로 보고 직원에게 좋은 출석에 대한 보상을 제공하기 위한 방법으로 출석 관리라고 합니다.

기본적으로 인사 부서는 직원이 질병, 부상 또는 기타 예상치 못한 상황으로 결근할 때 지원하고 빈번하거나 의심스럽거나 과도한 결근이 있는 직원을 징계할 때를 아는 균형을 유지하는 정책 및 절차 계획을 만들어야 합니다.

조직이나 산업의 규모에 관계없이 해당 정책을 지원하는 절차는 물론 관련성이 있고 회사의 요구와 일치하는 결근 정책을 개발하는 것이 중요합니다. 이를 통해 직원은 근무 시간에 대해 예상되는 사항과 병가를 불러야 할 때를 항상 알 수 있습니다.

결근 관리가 왜 중요한가요?

계획되지 않은 결근이 발생했을 때 회사는 다음을 사용해야 합니다.   부재 관리 소프트웨어   모든 직원 데이터를 추적합니다. 이 정보를 추적하지 않으면 회사는 높은 운영 및 재정 비용을 경험할 수 있습니다. 올바른 소프트웨어를 사용하면 직원의 결근을 줄이는 동시에 직원 생산성을 높일 수 있습니다.

직원이 계획된 또는 계획되지 않은 결석으로 인해 사무실에 없을 경우 조직에 비용이 발생합니다.

직원의 결근률을 추적하고 모니터링하는 방법을 사용하면 팀이 결근한 것이 예산 부족의 원인이 되지 않도록 할 수 있습니다.

또한 부재 관리는 생산성 저하로부터 팀을 보호할 수 있습니다. 직원이 결근하면 직장에 있는 사람들에게 업무 중단이 발생합니다. 직원들이 부재 중인 팀원을 대신해 야근을 하거나 야근을 하고 있기 때문입니다. 이러한 추가 노력은 효율성 감소, 직원 참여 부족 및 소진을 초래할 수 있습니다.

같은 직원이 계속 결근하면 전체 직원의 피로가 문제가 됩니다. 직원 휴가를 추적하는 효과적인 방법을 사용하면 이러한 피로가 발생할 가능성을 줄일 수 있습니다. 결석 전후에 기대치를 설정하면 팀이 더 빨리 회복하여 모두가 성공하는 데 도움이 됩니다.

결근 관리 정책 및 절차

회사마다 결근 관리 정책과 절차가 다를 것입니다. 정책의 규칙 및 규정에 관계없이 회사에 고용된 첫날 직원에게 적절하게 전달해야 합니다.

회사에서 결정한 것이 무엇이든 공정하고 일관성이 있어야 하며 직원의 결근을 유발할 수 있는 예상치 못한 상황을 수용해야 합니다. 자동차 고장과 같은 사소한 것이든 의학적 진단과 같은 큰 것이든 모든 것이 정책에 요약되어 있어야 합니다.

이 정책은 직원이 결근할 때 누구에게 알려야 하고 언제 어떻게 그 사람에게 알려야 하는지를 설명해야 합니다. 직원들은 또한 부재 데이터, 측정 및 기록, 그리고 장기간 근무 후 업무에 복귀할 때 발생할 모든 행위에 대해 반복적으로 살펴보아야 합니다. 여기에는 인터뷰, 토론 또는 누락된 작업이나 과제를 보충하는 방법과 부재 중에 시작된 프로젝트에 참여하는 방법에 대한 후속 조치가 포함될 수 있습니다. 또한 이메일을 확인해야 하는 빈도에 대한 지침을 설정하는 것과 같이 직원이 쉬는 시간에 대한 기대치와 관련된 토론을 할 수도 있습니다.

해당되는 경우, 결근일에 대한 지불 세부 정보도 정책에 포함되어야 합니다. 이것은 직원이 더 이상 급여를 받을 자격이 없을 때까지 얼마나 많은 병가 또는 개인 일수가 소요될 수 있는지 설명합니다.   유급 휴가. 결근이 직원에게 계속되는 문제가 되는 경우 정책은 징계 조치의 세부 사항도 명시해야 합니다.

부재 관리 정책 만들기

HR 부서에서 부재 관리 정책을 만들 준비가 되면 몇 가지 단계에 따라 관련된 모든 사람에게 원활한 프로세스를 만들 수 있습니다.

1. 결석의 모습 정의

이 첫 번째 단계는 당연해 보일 수 있지만 먼저 결석이나 지각에 해당하는 것과 허용되는 것과 허용되지 않는 것을 정확히 정의하고 싶을 것입니다. 이는 직원에 대한 회사의 고유한 요구 사항에 따라 다릅니다.

2. 결석을 추적하는 데 사용할 도구 정의

팀에서 필요에 맞는 올바른 부재 관리 소프트웨어를 선택하면 직원에게 프로그램에서 부재를 기록할 위치를 설명합니다. 또한 과거, 현재 및 미래의 부재에 대한 정보가 시스템 내에서 저장되는 위치를 지적하고 싶을 것입니다.

그런 다음 직원들이 소프트웨어의 작동 방식과 사용 방법을 이해하도록 하십시오. 이것은 또한 그들이 정책에 정의된 휴가 유형, 휴가 잔액이 어떻게 합산되는지, 그리고 어떤 유형의 휴가가 그들에게 어떻게 영향을 미치는지 알고 있음을 의미합니다.

3. 절차 정의

다음으로, 직원이 휴가를 요청하는 방법과 시기를 이해하도록 합니다. 예를 들어 조직에서 직원에게 휴가 첫날 최소 14일 전에 휴가를 요청해야 한다고 말하는 경우를 들 수 있습니다.

또한 휴가 요청이 거부될 수 있는 이유를 설명하는 것이 가장 좋습니다.

부재 관리 모범 사례

정책과 따라야 할 절차를 작성한 후에는 조직 전체에 원활하게 배포할 수 있도록 다음 모범 사례를 고려하십시오.

관리자를 올바르게 교육하십시오.

효과적인 부재 관리는 HR 팀의 역할로 간주되지만 그들의 업무만이 아닙니다. 개별 부서 관리자도 정책과 절차에 대한 소유권을 갖고 있어야 하며 결근 및 지각을 추적하는 방법을 전달할 수 있도록 교육을 받아야 합니다.

프리젠티즘을 강요하지 마십시오

불행히도, 프레젠티즘을 조장하는 유해한 작업 환경을 경험하는 것은 흔한 일입니다. 이것은 직원이 기분이 좋지 않아도 후유증을 두려워하여 강제로 출근하는 경우입니다. 따라서 직원들이 육체적으로 직장에 있어도 가장 생산적인 자신이 아닌 것처럼 느끼기 때문에 생산성 수준이 저하됩니다. 질책을 받을까 봐 두려워하는 것 외에도, 자신의 일에 대한 진정한 헌신과 즐거움 때문에 이런 일이 일어날 수도 있습니다.

이유에 관계없이 관리자는 직원에게 이렇게 하면 스트레스, 소진을 유발하고 비생산적인 행동을 유발할 수 있음을 알려야 합니다. 또한 직원이 출근할 만큼 몸이 좋지 않은데도 출근하면 다른 직원들이 업무 환경을 멸시하게 될 수 있습니다.

브래드포드 요인 고려

일부 조직에서는 Bradford Factor 또는 Bradford Formula를 사용하여 부재 패턴을 기반으로 각 직원의 점수를 계산합니다. 그 이름은 1980년대에 단기 결근이 기업에 미치는 영향을 연구한 Bradford University School of Management에서 따왔습니다.

Bradford Factor는 직원에게 정기적으로 점수를 표시할 때 직원의 결근 가능성을 줄일 수 있습니다.

공식을 사용하기 위해 직원 Matt에게 해당 연도에 10일의 휴무가 있는 3번의 결근이 있다고 가정해 보겠습니다. 첫 번째 경우는 DMV에 가기 위해 휴무일입니다. 다음 경우는 식중독으로 인한 3일의 휴무입니다. 마지막 경우는 독감으로 인해 6일 간의 휴가입니다.

공식은 다음과 같습니다.

3 x 3 x 10 = 90점

조직에서 Bradford Factor를 구현하기로 선택한 경우 Bradford 포인트와 관련된 특정 트리거 포인트 설정을 고려하십시오. 조직에서 사용하는 포인트 척도의 일반적인 분석은 다음과 같습니다.

• 0점 = 해당 직원에 대한 관심 없음
• 51점 = 직원에 대한 비공식적 구두 경고
• 201점 = 직원에 대한 서면 경고
• 401점 = 직원에 대한 최종 서면 경고
• 601점 = 직원 해고

업무 복귀 인터뷰 실시

직장 복귀 인터뷰는 종합적인 면접의 일부일 때 결석을 줄일 수 있는 좋은 방법입니다.   인력 관리 전략. 이러한 인터뷰는 직원이 목표를 재설정하고, 새로운 목표에 대해 논의하고, 모든 팀원이 성공에 필요한 도구를 가지고 있는지 확인하기 위한 방법으로 일주일 이상 밖에 있을 때 가장 잘 사용됩니다.

원격 근무 및 탄력적 근무 시간 수용

직원의 결근 빈도를 줄이는 또 다른 모범 사례는 유연한 근무 시간과 강력한 원격 근무 정책을 제공하는 것입니다.

직원이 중요한 심부름, 놓칠 수 없는 택배 또는 가족과 관련된 일을 위해 하루 종일 휴무하는 빈도를 고려하십시오. 재택 근무 또는 유연한 시간 제공을 통해 개인 작업과 전문 작업을 원활하게 처리할 수 있습니다.

물론 둘 중 하나 또는 둘 다를 제공하는 것은 조직의 산업에 따라 다릅니다. 특정 직업은 분명히 직원이 직장에 물리적으로 있어야 하지만, 그렇다고 하더라도 팀을 위해 일할 수 있는 유연한 시간을 구현하는 것을 고려하십시오.

소프트웨어 활용

직원 수가 적은 회사는 스프레드시트를 사용하여 결근을 추적하는 것이 좋지만 HR 부서의 힘든 작업을 일부 처리할 수 있는 결근 관리 소프트웨어를 활용하는 것이 항상 좋습니다. 이렇게 하면 직원 부재를 추적하고 관리하는 데 필요한 모든 것을 한 곳에서 찾을 수 있습니다.

부재 관리 소프트웨어

조직에서 직원 부재를 관리, 추적 및 계획하려면 부재 관리 소프트웨어를 사용해야 합니다. 여기에는 휴가, 병가 등이 포함됩니다. 회사는 부재 관리 시스템을 사용하여 회사의 부재가 어떤 모습인지 정의하는 동시에 관리자의 모든 요청과 승인을 추적할 수 있습니다.

이 소프트웨어 범주에 포함되려면 제품이 다음을 충족해야 합니다.

• 관리자가 부재 승인 및 요청을 관리하도록 지원
• 부재에 대한 관리 보고 강화
• 조직에서 관련 부재를 정의하도록 허용
• 모든 기업 및 조합 정책을 준수하면서 지역별 주, 지방 또는 연방법과 관련하여 다양한 지역에서 규정 준수를 보장합니다.

*이 목록은 2021년 4월 14일에 수집된 G2 데이터 및 개별 G2 점수를 기반으로 합니다. 일부 리뷰는 명확성을 위해 편집되었을 수 있습니다.

1. 페르소니오

HR 소프트웨어가 필요한 최대 2,000명의 직원이 있는 중소기업의 경우   페르소니오. 이 응용 프로그램은 HR 관리자가 직원에게 더 많은 시간을 집중할 수 있도록 하는 동시에 HR 프로세스를 더 빠르고 명확하고 효율적으로 만들기 시작했습니다. 채용 프로세스부터 직원 관리, 급여까지 모든 것이 하나의 시스템으로 통합되어 고객은 페르소니오를 사랑합니다.

사용자가 좋아하는 것:

“빠르게 성장하는 회사에 필요한 기회와 유연성을 제공합니다. 지속적으로 증가하는 직원 수와 계층 수준과 같은 수많은 문제가 있습니다. 새로운 기능과 API의 지속적인 개발을 통해 우리는 미래의 도전 과제를 해결할 자신이 있습니다. 그 외에도 페르소니오와 함께 전체 채용을 진행하고 있습니다.”

-   페르소니오 리뷰, Jan L.

사용자가 싫어하는 것:

“물론 아직 모든 기능이 완벽하지는 않지만 페르소니오는 계속해서 소프트웨어를 개발하고 있는 것 같습니다. 예를 들어 대시보드는 이미 소규모 HR 팀에 적합하지만 여러 HR 관리자와 함께 작업하는 경우 대시보드의 작업 목록은 아직 성숙하지 않습니다. 일부 기능이 누락되었지만 곧 추가되기를 바랍니다. 기본 기능의 사용성은 매우 간단하지만, 결국 모든 것이 올바르게 설정되었는지 확인하려면 일부 역할/휴가/근무 시간 설정에 대해 약간 생각해야 합니다.”

-   페르소니오 리뷰, 마틴 B.

2. 247HRM

이름에서 알 수 있듯이,   247HRM   수많은 HR 기능을 자동화할 뿐만 아니라 스마트폰용으로 제작되어 직원들이 어디서나 플랫폼에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 247HRM은 인재 및 성과 관리, 퇴장 관리, 유급 휴가, 근태 관리 등과 같은 기능을 자랑합니다.

사용자가 좋아하는 것:

“여러 HR 소프트웨어를 사용해 왔지만 수동 개입이나 수당 업로드 없이 오류 없는 급여를 제공하는 HR 소프트웨어를 본 적이 없습니다. 그러나 247HRM을 사용하면 직원 출석 캡처에서 휴가 관리, 급여 및 법적 규정 준수에 이르기까지 전체 급여를 자동화할 수 있습니다. 또한 우리의 요구 사항에 따라 사용하기 쉽고 이해하기 쉬우며 정확한 보고서를 제공합니다.”

-   247HRM 검토, Betha K.

사용자가 싫어하는 것:

“외관과 UI를 개선해야 하고 반복적으로 발생하는 오류를 해결해야 합니다.”

-   247HRM 검토, Praveen K.

3. 레플리콘 PSA

레플리콘 PSA   회사에 종단 간 시간 관리 소프트웨어 및 서비스를 제공하여 HR 팀이 직원의 휴가 요청을 캡처, 분석 및 최적화할 수 있도록 합니다. 이를 통해 조직은 수익성, 생산성 및 직원 만족도를 개선할 수 있습니다. 급여 및 시간제 근로자는 모두 Replicon PSA를 사용하여 휴가, 휴가, 경비 정보 등을 쉽게 사용할 수 있습니다.

사용자가 좋아하는 것:

"고객 서비스 경험은 타의 추종을 불허하며 소프트웨어의 기능은 회사 작업표와 비용 추적 요구 사항을 모두 충족합니다."

-   Replicon PSA 검토, Sean G.

사용자가 싫어하는 것:

“모바일 및 클라우드 시계의 작동 시계 시스템은 Replicon 플랫폼과 통합 될 수 있지만 그렇게하면 GPS 도구를 사용하여 안정적인 추적을 얻을 수 없으므로 원격 작업을 권장하지 않습니다. "

-   Replicon PRA 검토, Rita P.

4. ADP 밴티지 HCM

수십 년간,   ADP 밴티지 HCM   미래를 준비하려는 기업에게 최고의 선택이었습니다. 이 소프트웨어 솔루션은 직원 참여를 높이고 팀이 최고의 인재를 찾고 채용하고 개발하는 데 도움이 되는 동시에 신입 사원의 온보딩 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 또한 급여, 시간 및 노동과 관련하여 HR 팀의 어깨에서 무거운 짐을 덜어줍니다.

사용자가 좋아하는 것:

“이것은 훌륭한 소프트웨어이지만 우리와 같이 매우 복잡한 회사에는 적합하지 않을 수 있습니다. Vantage는 모든 부품이 함께 연결된 올인원 제품군이므로 Vantage의 뛰어난 특성 중 하나입니다. 좋은 옵션인 테스트 사이트가 있지만 자주 업데이트해야 하므로 많이 논의되지 않습니다. HR 쪽은 훌륭하고 매우 사용자 친화적입니다. 채용이 간단해지고 I-9가 훨씬 쉬워집니다.”

-   ADP Vantage HCM 검토, Brianna B.

사용자가 싫어하는 것:

“포털 디자인과 느낌이 더 좋을 수 있습니다. 또한 최종 사용자가 대시보드를 관리할 수 있는 옵션을 통해 대시보드를 개선할 수 있습니다. 자세한 팝업 메시지를 표시하지 않아 세금 세부 정보를 제출할 때 도구 내의 일부 위치가 매우 혼란스러울 수 있습니다."

-   ADP Vantage HCM 리뷰, Sabique A.

5. 가이아 WFM 모음

가이아 WFM 스위트   조직에 클라우드 기반의 포괄적인 인력 관리 솔루션을 제공하고 직원의 시간과 출석을 관리합니다. 또한 실시간 데이터 보고서 및 지표에 대한 인력 분석을 포함하여 인력 효율성을 개선할 수 있습니다. 또한 스마트 스케줄러 기능은 예측 및 스케줄링 알고리즘을 구현하여 기업이 간소화된 팀 일정을 생성하는 데 도움이 됩니다.

사용자가 좋아하는 것:

“이 애플리케이션은 간단하고 명확한 디스플레이 인터페이스를 가지고 있으며 전반적으로 좋은 서비스를 제공하는 좋은 제품입니다. 대부분의 요구 사항을 실현할 수 있습니다. 또한 인력 대시보드를 통해 일상 업무를 보다 효율적이고 편리하게 수행할 수 있습니다. 우리는 또한 전자 계약 모듈을 온라인으로 출시했는데, 이는 종이 없는 사무실의 실현을 크게 개선한 것입니다.”

-   Gaia WFM 모음곡 검토, Catherine G.

사용자가 싫어하는 것:

"Gaia WFM이 다양한 요구 사항을 충족하기 위해 표준 설정에서 더 많은 유연성을 가질 수 있다면 좋을 것입니다."

-   Gaia WFM Suite 검토, 화학 관리자

부재는 직원을 강하게 만든다

그들이 휴가 정책을 남용하지 않는 한.

하루가 끝나면 직원들이 나타나서 일을 하도록 비용을 지불해야 하므로 누가 전화를 얼마나 자주 하는지 알아야 합니다. 적절한 결근 관리 정책과 절차를 마련하면 이 계획을 간소화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

부재 관리 정책에 만족하면 최고의 인재를 유치하기 위한 방법으로 이를 채용 마케팅 전략에 적용하십시오.