小型企业会计和簿记可以很有趣——终极小型企业启动指南第 6 部分

这是关于如何开展小型企业的 7 部分指南的第 6 部分。 在本课中，您将了解小型企业会计和簿记。

经营企业最无聊和乏味的部分可能是跟踪收入、支出和维护“账簿”。 就我个人而言，我讨厌统计数字并记录我所有的支出、里程等……

地狱，我有足够的问题来确保我的支票账户每个月都是平衡的！ 但是在过去几年经营我们的在线婚礼业务时，我开始意识到，虽然保持准确的数字很无聊，但分析数字实际上很有趣，而且大开眼界！

这就是为什么我让我妻子看书，而我只看报告的原因：）

与其让您厌烦定义平凡的会计术语或解释会计和簿记的本质，我认为让您了解我们如何跟踪和利用我们为在线婚礼亚麻布业务维护的数据会更有趣.

保存书籍的两种主要方式

首先，有两种主要的方法来维护您的账簿，现金方法和应计方法。 一般来说，有库存的企业必须使用权责发生制会计方法，这就是我们将这种方法用于我们的婚礼亚麻布业务的原因。

这意味着收入和支出是在赚取时而不是在实际收到时进行处理和征税的。

对于我们的婚礼床单业务，假设我在 2009 年收到了 10000 美元的押金，用于为客户制作 100 打手帕，并在 2010 年交付。

在权责发生制下，我不能把这笔钱申报为2009年的收入，因为我还没有交。 相反，如果我需要在 2009 年预先在材料上花费 2000 美元，我必须将其视为 2009 年而不是 2010 年的费用。

与权责发生制相反的会计称为现金会计，其中在实际支付费用时收取收入和费用。

通常，现金方法仅用于面向服务的企业，但可用于非法人且年收入低于一百万美元的任何企业。

现金方法是一种更直观的账簿跟踪方式，因为它代表了对现金流的准确评估。

为什么这一切都很重要？ 因为国税局是这么说的。 我们选择权责发生制是因为我妻子在财富 500 强公司担任财务分析师时曾使用权责发生制。

我们如何跟踪费用

我们跟踪费用的方式是非常高科技的，需要电气工程硕士学位才能实施。 在我们的办公室，我们有 3 个垃圾箱。 一个垃圾桶被标记为娱乐，一个垃圾桶被标记为现金费用，第三个垃圾桶被标记为资产。

每当我们旅行、出去吃饭或在娱乐​​上花钱时，我们都会将收据扔进“娱乐”垃圾箱。

日期和金额通常已经印在收据上，但在背面，我们还会记下业务目的以及与我们招待的人的业务关系。 如果您接受审计，此额外信息很重要。

每当我们在娱乐之外进行与业务相关的费用时，我们都会将收据扔进“现金”箱。 这包括办公用品、ISP 账单、互联网费用、线程等……

最后，第三个垃圾箱是为属于资本设备或家具类别的业务费用保留的。 现在翻阅这个垃圾箱，我们在里面有一张缝纫机、一张桌椅和一些电脑设备的收据。

基本上，这个垃圾箱中的任何东西都是一种资产，可能需要随着时间的推移而折旧。 不过，在正常情况下，由于第 179 条（您可以在我们的小企业税文章中阅读第 179 条），我们不必折旧任何东西。

在我们的每辆车中，我们都携带一个笔记本，在上面记下我们代表公司行驶的里程数。 对于每个条目，我们一定要写下日期、开始里程表读数、结束里程表读数以及我们开车去的地方。

每英里价值约 50 美分（请查看 IRS 以了解确切的扣除额），因此我们确保每最后一英里都记下。 有关如何计算车辆费用的更多信息，请参阅我关于如何扣除车辆税款的文章。

我们如何追踪收入

我们所有的收入都在我们的购物车软件中自动跟踪。 在月底，我们的网站会创建一份报告，详细列出我们出售的所有商品、价格和客户。

我们的购物车还列出了与每笔交易相关的任何相关费用，例如贝宝费用、信用卡费用和运费。

然后，我的妻子获取这些数据并将这些信息导入到她的主电子表格中，其中包括从我们在费用箱中的收据中提取的商品成本和其他信息。

除了手动输入和扫描收据中的费用数据之外的所有内容或多或少都是完全自动化的。

我们如何处理数据

拥有所有这些数据的有趣部分是您可以使用它来识别您的业务趋势。 以下是我们使用从业务数据中收集的数据的一些有用方法。

• 定价——每个季度，我们都会分析我们最畅销的产品，看看是否有任何明显的趋势。 目前，我们还通过提高畅销商品的价格和降低销售不佳商品的价格来稍微调整价格。 通过分析我们定价实验的结果，我们再做相应的调整。 这是一个迭代过程，但随着时间的推移，我们通常可以很好地了解大多数产品的最佳定价最佳点是什么。
• 季节性——我们店里的某些商品在一年中的某些时候卖得更好。 例如，在感恩节期间，我们亚麻餐巾的销量会飙升。 我们通过用我们的数字创建产品趋势图来发现这些趋势。 通过分析这些图表，我们知道在一年中的特定时间什么时候应该囤积某些商品，这样我们就可以减少库存。
• 减少税收——通过了解我们企业的内部和外部财务状况，我们通常可以适时进行采购。 例如，如果我们一年的业务利润特别高，我们有时会推迟一些采购的时间表。 根据我们的利润水平，我可能会决定继续升级我的电脑或提前购买那台笔记本电脑，以抵消我们的业务收入。
• 避免税收处罚——通过跟踪我们的利润水平，我们可以确保我们不会在纳税时间受到处罚。 由于我有一份全职工作，我和我的妻子目前实际上并没有为我们的业务缴纳估计税款。 相反，我增加了我的薪水预扣税，以支付企业的税单。 保持准确的损益表对于我知道要预扣多少至关重要。
• 人口统计数据– 通过分析我们的销售额，我们注意到我们的许多客户居住在美国的特定地区。 虽然我们目前不使用这些数据，但我们可能会选择在未来推出基于人口统计的广告，以定位本地客户的甜蜜点。
• 实验——保持准确的数字可以让我们看到我们选择运行的任何实验的直接效果。 例如，去年我们将交叉销售添加到我们的策略列表中，并注意到订单规模出现了可量化的增长。 在未来的某个时候，我计划实施一个插件来恢复失去的销售并保持准确的数据将使我们能够分析对我们的收入的影响
• 外包——我们目前正在考虑聘请接听服务来接听我们的一些电话订单。 由于我们会跟踪所有电话对话，包括时间、日期和通话时长，因此我们可以轻松准确评估我们将花费多少以及外包是否具有经济意义。

贸易工具

这里有一些工具可以帮助您进行小型企业簿记

• Quickbooks – 小型企业会计的实际标准
• Intuit Online Payroll – 这是我们用于工资单的公司
• 涡轮税——这是我们用来纳税的

运行报告很有趣

看书很无聊，但识别和利用数字的模式是非常有趣和充实的！ 簿记不仅适用于国税局。

保持准确的数字对于您的企业的生计也至关重要！

下一步：小型企业资源和何处寻求帮助