Küçük İşletme Muhasebesi ve Defter Tutma Eğlenceli Olabilir - En İyi Küçük İşletme Başlangıç ​​Kılavuzu Bölüm 6

Bu, küçük bir işletmeye nasıl başlayacağınıza dair 7 bölümlük bir kılavuzun 6. bölümüdür. Bu derste, küçük işletme muhasebesi ve defter tutma hakkında bilgi edineceksiniz.

Muhtemelen bir işletmeyi yönetmenin en sıkıcı ve sıkıcı kısmı, kazançları, giderleri takip etmek ve “kitapları” tutmaktır. Şahsen benim için sayıları saymaktan ve tüm harcamalarımı, kilometrelerimi vb. belgelemekten nefret ediyorum…

Kahretsin, çek hesabımın her ay dengelendiğinden emin olmak için yeterince sorunum var! Ancak çevrimiçi düğün işimizi yürüttüğümüz son birkaç yılda, doğru sayıları tutmanın sıkıcı olduğunu, sayıları analiz etmenin aslında eğlenceli ve ufuk açıcı olduğunu fark ettim!

O yüzden ben sadece raporlara bakarken eşimin kitaplarla ilgilenmesine izin verdim :)

Sıradan muhasebe terminolojisini tanımlamak ya da muhasebe ve defter tutmanın nüanslarını açıklamakla canınızı sıkmak yerine, çevrimiçi düğün çarşafları işimiz için tuttuğumuz verileri nasıl takip ettiğimiz ve kullandığımız konusunda size izin vermenin daha ilginç olacağını düşündüm. .

Kitapları Saklamanın İki Ana Yolu

Öncelikle, defterlerinizi korumanın iki ana yolu vardır, nakit yöntemi ve tahakkuk yöntemi. Genel olarak, envanter taşıyan bir işletme, tahakkuk muhasebe yöntemini kullanmalıdır, bu nedenle bu yöntemi düğün çarşafları işimiz için kullanıyoruz.

Bunun anlamı, gelir ve giderlerin, para gerçekten alındığında değil, kazanıldığında işlem görmesi ve vergilendirilmesidir.

Düğün örtüleri işimiz için, diyelim ki 2009'da bir müşteriye 2010'da teslim edilecek 100 düzine mendil yapmak üzere 10000$ depozito aldım.

Tahakkuk yönteminde bu parayı 2009 yılında henüz teslim etmediğim için gelir olarak beyan edemiyorum. Tersine, 2009'da malzemelere 2000 dolar peşin harcamam gerekiyorsa, bunu 2010'da değil 2009'da gider olarak almalıyım.

Tahakkuk muhasebesinin tersi, işler gerçekten ödendiğinde gelir ve giderlerin alındığı nakit muhasebesi olarak adlandırılır.

Genel olarak, nakit yöntemi yalnızca hizmet odaklı işletmeler için kullanılır, ancak tüzel kişiliği olmayan ve yıllık geliri bir milyon dolardan az olan herhangi bir işletme için kullanılabilir.

Nakit yöntemi, nakit akışınızın doğru bir değerlendirmesini temsil ettiğinden, defterleri takip etmenin daha sezgisel bir yoludur.

Bütün bunlar neden önemli? Çünkü IRS öyle diyor. Eşim bir Fortune 500 şirketinde finansal analist olarak çalışırken tahakkuk yöntemini kullandığı için tahakkuk yöntemini seçtik.

Giderleri Nasıl Takip Ediyoruz?

Giderleri takip etme yöntemimiz son derece yüksek teknolojidir ve uygulamak için Elektrik Mühendisliği alanında yüksek lisans derecesi gerektirir. Ofisimizde 3 adet kutumuz bulunmaktadır. Bir kutu eğlence, bir kutu nakit harcamalar ve üçüncü kutu ise varlıklar olarak etiketlenmiştir.

Ne zaman seyahat etsek, yemek yemeye dışarı çıksak veya eğlenceye para harcasak, makbuzlarımızı “eğlence” kutusuna atıyoruz.

Tarih ve miktar genellikle makbuzda yazılıdır, ancak arka tarafa da iş amacını ve ağırladığımız kişiyle olan iş ilişkisini not ederiz. Bu ekstra bilgi, denetlenmeniz durumunda önemlidir.

Eğlence dışında işle ilgili bir harcama yaptığımızda, makbuzu “nakit” kutusuna atıyoruz. Buna ofis malzemeleri, ISS faturaları, internet ücretleri, iş parçacığı vb.

Son olarak, üçüncü bölme, sermaye ekipmanı veya mobilya kategorisine giren işletme giderleri için ayrılmıştır. Şu anda bu kutuyu karıştırırken, orada bir dikiş makinesi, bir masa sandalyesi ve bazı bilgisayar ekipmanları için bir faturamız var.

Temel olarak, bu kutudaki herhangi bir şey, potansiyel olarak zaman içinde amortismana tabi tutulması gerekebilecek bir varlıktır. Normal şartlar altında, 179. madde sayesinde hiçbir şeyi amorti etmemize gerek yok(179. maddeyi küçük işletme vergileri makalemizde okuyabilirsiniz).

Arabalarımızın her birinde, işimiz adına kat ettiğimiz mil sayısını not aldığımız bir defter taşıyoruz. Her giriş için tarihi, başlangıç ​​kilometre sayacı okumasını, bitiş kilometre sayacı okumasını ve arabayla gittiğimiz yeri yazdığımızdan emin oluyoruz.

Her bir mil yaklaşık 50 sent değerindedir (kesin kesinti için IRS'yi kontrol edin), bu nedenle her son mili not ettiğimizden emin oluruz. Bir aracın masraflarını nasıl ödeyeceğiniz hakkında daha fazla bilgi için, lütfen Aracınızı Vergilerinizden Nasıl Düşüreceğiniz konusundaki makaleme bakın.

Geliri Nasıl Takip Ediyoruz?

Tüm gelirlerimiz alışveriş sepeti yazılımımızda otomatik olarak takip edilmektedir. Ay sonunda web sitemiz, sattığımız her şeyi, hangi fiyata ve hangi müşteriye sattığımızı gösteren bir rapor oluşturur.

Alışveriş sepetimiz ayrıca paypal ücretleri, kredi kartı ücretleri ve nakliye ücretleri gibi her işlemle ilişkili tüm ilgili ücretleri de listeler.

Karım daha sonra bu verileri alır ve bu bilgileri, malların maliyetini ve gider kutularındaki makbuzlarımızdan alınan diğer bilgileri içeren ana elektronik tablosuna aktarır.

Makbuzlardan harcama verilerini manuel olarak girmek ve taramak dışındaki her şey aşağı yukarı tamamen otomatiktir.

Verilerle Ne Yapıyoruz?

Tüm bu verilere sahip olmanın eğlenceli yanı, işinizle ilgili eğilimleri tanımak için kullanabilmenizdir. İş numaralarımızdan topladığımız verileri kullanmanın yararlı yollarından bazıları burada.

• Fiyatlandırma - Her üç ayda bir, belirgin bir eğilim olup olmadığını görmek için en çok satan ürünlerimizi analiz ederiz. Şu anda, iyi satılan ürünlerin fiyatlarını artırarak ve o kadar iyi hareket etmeyen ürünlerin fiyatlarını düşürerek fiyatlar ile biraz oynuyoruz. Fiyatlandırma deneylerimizin sonuçlarını analiz ederek ilgili ayarlamaları yaparız. Bu yinelemeli bir süreçtir, ancak zamanla, ürünlerimizin çoğu için en uygun fiyatlandırma tatlı noktasının ne olduğu konusunda genellikle iyi bir fikir edinebiliriz.
• Mevsimsellik – Mağazamızdaki belirli ürünler yılın belirli zamanlarında daha iyi satar. Örneğin, Şükran Günü'nde keten peçetelerimizin satışları tavan yapar. Rakamlarımızla ürün trend grafikleri oluşturarak bu trendleri keşfediyoruz. Bu grafikleri analiz ederek, yılın belirli zamanlarında belirli ürünleri ne zaman stoklayacağımızı biliyoruz, böylece daha az envanter taşıyabiliyoruz.
• Vergilerin Azaltılması – İşimizin içindeki ve dışındaki finansmanı bilerek, genellikle iyi zamanlanmış satın almalar yapabiliriz. Örneğin, iş karlarımız yıl için özellikle yüksekse, bazen bazı satın almalarımız için zaman çizelgesini zorlarız. Kâr seviyemize bağlı olarak, iş kazancımızı dengelemek için bilgisayarımı yükseltmeye veya o dizüstü bilgisayarı biraz erken satın almaya karar verebilirim.
• Vergi Cezalarından Kaçınma – Kar seviyemizi takip ederek, vergi zamanı geldiğinde ceza almadığımızdan emin olabiliriz. Tam zamanlı bir işim olduğu için karım ve ben şu anda işimiz için tahmini vergi ödemiyoruz. Bunun yerine, işletmenin vergi faturasını karşılamak için maaşımdaki stopajları artırıyorum. Ne kadar stopaj yapacağımı bilmem için doğru kar/zarar tabloları tutmak çok önemlidir.
• Demografik Veriler – Satışlarımızı analiz ederek, birçok müşterimizin Amerika Birleşik Devletleri'nin belirli bölgelerinde yaşadığını fark ettik. Şu anda bu verileri kullanmamakla birlikte, yerel müşteri tatlı noktalarını hedeflemek için gelecekte demografik tabanlı reklamları başlatmayı seçebiliriz.
• Deneme – Doğru sayıları tutmak, çalıştırmayı seçtiğimiz herhangi bir denemenin doğrudan etkisini görmemizi sağlar. Örneğin, geçen yıl stratejiler listemize çapraz satışı ekledik ve sipariş boyutunda ölçülebilir bir artış fark ettik. Gelecekte bir ara, kayıp satışları kurtarmak için bir eklenti uygulamayı planlıyorum ve doğru verileri tutmak, üst sıramızdaki etkiyi analiz etmemize olanak sağlayacak
• Dış Kaynak Kullanımı – Şu anda bazı telefon siparişlerimizi almak için bir telesekreter hizmeti kiralamayı düşünüyoruz. Saat, tarih ve görüşme süresi dahil tüm telefon görüşmelerimizi takip ettiğimiz için, bize ne kadara mal olacağını ve dış kaynak kullanımının ekonomik olup olmadığını kolayca doğru bir şekilde değerlendirebiliriz.

Ticaret Araçları

İşte küçük işletme muhasebesine yardımcı olacak bazı araçlar

• Quickbooks - Küçük işletme muhasebesi için fiili standart
• Intuit Online Bordro – Bu, bordro için kullandığımız şirkettir
• Turbo Vergi – Vergilerimizi yapmak için kullandığımız şey budur

Raporları Çalıştırmak Eğlencelidir

Kitapları tutmak sıkıcıdır, ancak sayılarınızdaki kalıpları tanımak ve bunlardan yararlanmak oldukça eğlenceli ve tatmin edicidir! Defter tutma sadece IRS için değildir.

Doğru sayıları korumak, işletmenizin geçim kaynağı için de çok önemlidir!

Sıradaki: Küçük İşletme Kaynakları ve Nereden Yardım Alınır