Бухгалтерский учет и бухгалтерский учет для малого бизнеса могут быть интересными - Ultimate Small Business Startup Guide Part 6

Это часть 6 из 7 частей руководства о том, как начать малый бизнес. В этом уроке вы узнаете о бухгалтерском учете и бухгалтерском учете малого бизнеса.

Вероятно, самая скучная и утомительная часть ведения бизнеса - это учет доходов, расходов и ведение «бухгалтерских книг». Лично я ненавижу подсчитывать цифры и документировать все свои расходы, пробег и т. Д.

Черт, у меня достаточно проблем с тем, чтобы проверять баланс моего текущего счета каждый месяц! Но за последние несколько лет, управляя нашим свадебным онлайн-бизнесом, я пришел к выводу, что, хотя сохранять точные цифры скучно, анализировать цифры на самом деле весело и открывает глаза!

Вот почему я позволяю жене заниматься книгами, а я просто смотрю отчеты :)

Я подумал, что было бы интереснее рассказать вам о том, как мы отслеживаем и используем данные, которые мы храним для нашего онлайн-бизнеса по производству свадебного белья .

Два основных способа хранить книги

Во-первых, есть два основных способа вести бухгалтерский учет: кассовый метод и метод начисления. В целом, компания, которая занимается инвентаризацией, должна использовать метод начисления, поэтому мы используем этот метод для нашего бизнеса по производству свадебного белья.

Это означает, что доходы и расходы учитываются и облагаются налогом, когда они заработаны, а не когда деньги фактически получены.

Что касается нашего бизнеса по производству свадебного белья, предположим, что я получил залог в размере 10000 долларов в 2009 году, чтобы сделать 100 дюжин носовых платков для клиента, которые должны быть доставлены в 2010 году.

По методу начисления я не могу декларировать эти деньги как доход в 2009 году, потому что еще не сдал. И наоборот, если мне нужно заранее потратить 2000 долларов на материалы в 2009 году, я должен принять это как расходы в 2009 году, а не в 2010 году.

Противоположность учета по методу начисления называется кассовым учетом, при котором доходы и расходы учитываются тогда, когда вещи фактически оплачены.

В целом, кассовый метод используется только для предприятий, ориентированных на оказание услуг, но может использоваться для любого бизнеса, который не является юридическим лицом и имеет годовой доход менее миллиона долларов.

Кассовый метод - это более интуитивный способ ведения бухгалтерского учета, поскольку он представляет собой точную оценку вашего денежного потока.

Почему все это имеет значение? Потому что IRS так говорит. Мы выбрали метод начисления, потому что моя жена использовала метод начисления, когда работала финансовым аналитиком в компании из списка Fortune 500.

Как мы отслеживаем расходы

Мы ведем учет расходов на основе высоких технологий, и для их реализации требуется степень магистра электротехники. В нашем офисе 3 урны. Одна корзина обозначена как развлечения, одна корзина - это денежные расходы, а третья - активы.

Каждый раз, когда мы путешествуем, идем поесть или тратим деньги на развлечения, мы выбрасываем чеки в корзину для «развлечений».

Дата и сумма обычно уже напечатаны на квитанции, но на обратной стороне мы также записываем бизнес-цель и деловые отношения с человеком, которого мы развлекаем. Эта дополнительная информация важна на случай, если вы когда-нибудь пройдете аудит.

Каждый раз, когда мы производим расходы, связанные с бизнесом, помимо развлечения, мы выбрасываем квитанцию ​​в корзину для «наличных». Сюда входят такие вещи, как канцелярские товары, счета интернет-провайдера, плата за Интернет, нить и т. Д.

Наконец, третья корзина зарезервирована для коммерческих расходов, подпадающих под категорию капитального оборудования или мебели. Просматривая сейчас этот ящик, мы обнаруживаем там квитанцию ​​на швейную машинку, письменный стул и некоторое компьютерное оборудование.

По сути, все, что находится в этой корзине, является активом, который со временем может подлежать амортизации. Однако при нормальных обстоятельствах нам не нужно ничего амортизировать благодаря разделу 179 (вы можете прочитать о разделе 179 в нашей статье о налогах на малый бизнес).

В каждой машине у нас есть блокнот, в котором мы записываем, сколько миль мы проехали от имени нашей компании. Для каждой записи мы обязательно записываем дату, начальное показание одометра, конечное показание одометра и место, в которое мы поехали.

Каждая миля стоит около 50 центов (точный вычет смотрите в IRS), поэтому мы обязательно записываем каждую последнюю милю. Для получения дополнительной информации о том, как списать расходы на транспортное средство, обратитесь к моей статье «Как вычесть транспортное средство из ваших налогов».

Как мы отслеживаем доход

Весь наш доход автоматически отслеживается в нашем программном обеспечении корзины покупок. В конце месяца наш веб-сайт создает отчет, в котором перечислены все, что мы продали, по какой цене и какому покупателю.

В нашей корзине покупок также перечислены все связанные с каждой транзакцией комиссии, такие как комиссии PayPal, комиссии по кредитной карте и стоимость доставки.

Затем моя жена берет эти данные и импортирует эту информацию в свою основную электронную таблицу, которая включает в себя стоимость товаров и другую информацию, извлеченную из наших квитанций в корзинах расходов.

Все, кроме ручного ввода и сканирования данных о расходах из чеков, более или менее полностью автоматизировано.

Что мы делаем с данными

Самое интересное в наличии всех этих данных заключается в том, что вы можете использовать их для распознавания тенденций в своем бизнесе. Вот некоторые из полезных способов использования данных, которые мы собираем из наших бизнес-показателей.

• Ценообразование - Каждый квартал мы анализируем наши самые продаваемые продукты, чтобы увидеть, есть ли какие-либо очевидные тенденции. В это время мы также немного поэкспериментируем с ценами, повысив цены на хорошо продающиеся товары и снизив цены на товары, которые не так хорошо продаются. Затем, анализируя результаты наших ценовых экспериментов, мы вносим соответствующие корректировки. Это итеративный процесс, но со временем мы обычно можем получить хорошее представление о том, какова оптимальная цена для большинства наших продуктов.
• Сезонность - некоторые товары в нашем магазине продаются лучше в определенное время года. Например, во время Дня благодарения продажи наших льняных салфеток зашкаливают. Мы обнаруживаем эти тенденции, создавая графики тенденций продуктов с нашими числами. Анализируя эти графики, мы знаем, когда делать запасы определенных товаров в определенное время года, чтобы иметь меньше запасов.
• Снижение налогов - зная финансовую составляющую нашего бизнеса, мы обычно можем своевременно совершать покупки. Например, если прибыль нашего бизнеса за год особенно высока, мы иногда увеличиваем график некоторых наших покупок. В зависимости от уровня нашей прибыли я могу решить обновить свой компьютер или приобрести этот ноутбук немного раньше, чтобы компенсировать прибыль от нашего бизнеса.
• Избежание налоговых штрафов - отслеживая уровень нашей прибыли, мы можем быть уверены, что нас не наложат штрафы во время уплаты налогов. Поскольку я работаю полный рабочий день, мы с женой на самом деле не платим ориентировочные налоги за наш бизнес в настоящее время. Вместо этого я увеличиваю удержания из своей зарплаты, чтобы покрыть налоговые счета для бизнеса. Ведение точных отчетов о прибылях и убытках очень важно для меня, чтобы знать, сколько удерживать.
• Демографические данные. Анализируя наши продажи, мы заметили, что многие из наших клиентов проживают в определенных регионах США. Хотя в настоящее время мы не используем эти данные, мы можем в будущем запустить рекламу на основе демографических данных, чтобы ориентироваться на сладкие места местных клиентов.
• Экспериментирование. Сохранение точных цифр позволяет нам увидеть прямой эффект от любых экспериментов, которые мы решили провести. Например, в прошлом году мы добавили кросс-продажи в наш список стратегий и заметили измеримое увеличение размера заказа. Когда-нибудь в будущем я планирую внедрить плагин для восстановления упущенных продаж, и хранение точных данных позволит нам проанализировать влияние на нашу выручку.
• Аутсорсинг - в настоящее время мы ищем услуги автоответчика, чтобы принять некоторые из наших телефонных заказов. Поскольку мы отслеживаем все наши телефонные разговоры, включая время, дату и продолжительность разговора, мы можем легко сделать точную оценку того, во сколько это нам обойдется и имеет ли аутсорсинг экономический смысл.

Инструменты торговли

Вот несколько инструментов, которые помогут в ведении бухгалтерского учета вашего малого бизнеса

• Quickbooks - стандарт defacto для бухгалтерского учета малого бизнеса
• Intuit Online Payroll - это компания, которую мы используем для расчета заработной платы
• Турбо-налог - это то, что мы используем для уплаты налогов.

Запуск отчетов - это весело

Хранить книги скучно, но распознавать и использовать закономерности с вашими числами довольно весело и интересно! Бухгалтерия предназначена не только для IRS.

Поддержание точных цифр также важно для обеспечения средств к существованию вашего бизнеса!

Далее: Ресурсы для малого бизнеса и где получить помощь