Rachunkowość i księgowość w małych firmach mogą być świetną zabawą — najlepszy przewodnik dla małych firm, część 6

To jest część 6 z 7-częściowego przewodnika, jak założyć małą firmę. W tej lekcji dowiesz się o rachunkowości i księgowości w małych firmach.

Prawdopodobnie najbardziej nudną i żmudną częścią prowadzenia firmy jest śledzenie zarobków, wydatków i prowadzenie „książek”. Dla mnie osobiście nienawidzę zliczania liczb i dokumentowania wszystkich moich wydatków, przebiegu itp…

Cholera, mam wystarczająco dużo problemów z upewnieniem się, że moje konto bankowe jest zbilansowane co miesiąc! Ale w ciągu ostatnich kilku lat prowadzenia naszego internetowego biznesu ślubnego zdałem sobie sprawę, że chociaż dokładne liczby są nudne, ich analiza jest naprawdę zabawna i otwiera oczy!

Dlatego oddaję żonie księgi, a ja tylko przeglądam raporty:)

Zamiast zanudzać cię na śmierć definiowaniem przyziemnej terminologii księgowej lub wyjaśnianiem sedna rachunkowości i księgowości, pomyślałem, że bardziej interesujące będzie poinformowanie cię o tym, jak śledzimy i wykorzystujemy dane, które przechowujemy dla naszej internetowej działalności w zakresie bielizny ślubnej .

Dwa główne sposoby na prowadzenie ksiąg

Po pierwsze, istnieją dwa główne sposoby prowadzenia ksiąg, metoda gotówkowa i metoda memoriałowa. Ogólnie rzecz biorąc, firma prowadząca zapasy musi stosować metodę memoriałową, dlatego używamy tej metody w naszej działalności w zakresie bielizny ślubnej.

Oznacza to, że dochody i wydatki są traktowane i opodatkowane, gdy są zarobione, a nie wtedy, gdy pieniądze są faktycznie otrzymywane.

W przypadku naszej firmy produkującej bieliznę ślubną załóżmy, że w 2009 r. otrzymałem depozyt w wysokości 10 000 USD na wykonanie 100 tuzinów chusteczek dla klienta, które miały zostać dostarczone w 2010 r.

W metodzie memoriałowej nie mogę zadeklarować tych pieniędzy jako przychód w 2009 roku, ponieważ jeszcze nie wydałem. I odwrotnie, jeśli muszę wydać 2000 dolarów z góry na materiały w 2009 roku, muszę to potraktować jako wydatek w 2009 roku, a nie w 2010 roku.

Przeciwieństwem rachunkowości memoriałowej jest rachunkowość kasowa, w której dochody i wydatki są brane pod uwagę, gdy rzeczy są faktycznie opłacane.

Ogólnie rzecz biorąc, metoda gotówkowa jest stosowana tylko w firmach zorientowanych na usługi, ale może być stosowana w każdej firmie, która nie ma osobowości prawnej i ma roczne wpływy poniżej miliona dolarów.

Metoda gotówkowa jest bardziej intuicyjnym sposobem śledzenia ksiąg, ponieważ reprezentuje dokładną ocenę przepływów pieniężnych.

Dlaczego to wszystko ma znaczenie? Ponieważ tak mówi urząd skarbowy. Wybraliśmy metodę memoriałową, ponieważ moja żona używała metody memoriałowej podczas pracy jako analityk finansowy w firmie z listy Fortune 500.

Jak śledzimy wydatki

Sposób, w jaki śledzimy wydatki, jest niezwykle zaawansowany technologicznie i wymaga uzyskania tytułu magistra elektrotechniki do wdrożenia. W naszym biurze posiadamy 3 kosze. Jeden pojemnik to rozrywka, jeden pojemnik to wydatki gotówkowe, a trzeci to aktywa.

Ilekroć podróżujemy, wychodzimy zjeść lub wydajemy pieniądze na rozrywkę, wyrzucamy nasze paragony do kosza na „rozrywkę”.

Data i kwota są zwykle już wydrukowane na paragonie, ale na odwrocie notujemy również cel biznesowy i relacje biznesowe z gościem. Te dodatkowe informacje są ważne, jeśli kiedykolwiek zostaniesz poddany audytowi.

Ilekroć dokonujemy wydatków związanych z działalnością poza rozrywką, wyrzucamy paragon do kosza „gotówka”. Obejmuje to takie rzeczy, jak materiały biurowe, rachunki od usługodawcy internetowego, opłaty za Internet, wątek itp.

Wreszcie trzeci pojemnik jest zarezerwowany na wydatki biznesowe należące do kategorii wyposażenia kapitałowego lub mebli. Przeglądając teraz ten kosz, mamy tam paragon za maszynę do szycia, krzesło biurowe i trochę sprzętu komputerowego.

Zasadniczo wszystko, co znajduje się w tym koszu, jest aktywem, które z czasem może wymagać amortyzacji. Jednak w normalnych okolicznościach nie musimy niczego amortyzować dzięki sekcji 179 (możesz przeczytać o sekcji 179 w naszym artykule o podatkach dla małych firm).

W każdym z naszych samochodów nosimy notatnik, w którym zapisujemy liczbę mil, które przejechaliśmy w imieniu naszej firmy. Przy każdym wpisie zapisujemy datę, początkowy stan licznika, końcowy stan licznika oraz miejsce, do którego pojechaliśmy.

Każda mila jest warta około 50 centów (sprawdź dokładną odliczenie w IRS), więc upewniamy się, że zapisujemy każdą ostatnią milę. Aby uzyskać więcej informacji na temat kosztów pojazdu, zapoznaj się z moim artykułem Jak odliczyć podatek od pojazdu.

Jak śledzimy dochód

Wszystkie nasze dochody są automatycznie śledzone w naszym oprogramowaniu do obsługi koszyka. Na koniec miesiąca nasza strona tworzy raport wyszczególniający wszystko co sprzedaliśmy, za jaką cenę i do jakiego klienta.

Nasz koszyk zawiera również wszelkie powiązane opłaty związane z każdą transakcją, takie jak opłaty PayPal, opłaty za karty kredytowe i opłaty za wysyłkę.

Moja żona następnie pobiera te dane i importuje je do swojego głównego arkusza kalkulacyjnego, który zawiera koszt towarów i inne informacje wyciągnięte z naszych rachunków w koszach na wydatki.

Wszystko poza ręcznym wprowadzaniem i skanowaniem danych o wydatkach z paragonów jest mniej więcej całkowicie zautomatyzowane.

Co robimy z danymi

Fajną częścią posiadania wszystkich tych danych jest to, że możesz ich używać do rozpoznawania trendów w swojej firmie. Oto kilka przydatnych sposobów, w jakie wykorzystujemy dane gromadzone z naszych numerów biznesowych.

• Ceny — co kwartał analizujemy nasze najlepiej sprzedające się produkty, aby sprawdzić, czy istnieją oczywiste trendy. W tej chwili bawimy się trochę cenami, podnosząc ceny przedmiotów, które dobrze się sprzedają, i obniżając ceny produktów, które nie są tak dobre. Analizując wyniki naszych eksperymentów cenowych, wprowadzamy odpowiednie korekty. Jest to proces iteracyjny, ale z biegiem czasu zazwyczaj możemy uzyskać dobre wyobrażenie o optymalnej optymalnej cenie dla większości naszych produktów.
• Sezonowość – Niektóre artykuły w naszym sklepie sprzedają się lepiej w określonych porach roku. Na przykład w Święto Dziękczynienia wyprzedaż naszych lnianych serwetek przechodzi przez dach. Odkrywamy te trendy, tworząc wykresy trendów produktów z naszymi liczbami. Analizując te wykresy, wiemy, kiedy zaopatrzyć się w określone produkty w określonych porach roku, dzięki czemu możemy mieć mniej zapasów.
• Obniżenie podatków – Znając finanse naszej firmy wewnątrz i na zewnątrz, zwykle możemy dokonywać zakupów w odpowiednim czasie. Na przykład, jeśli nasze zyski biznesowe są szczególnie wysokie w ciągu roku, czasami przesuwamy harmonogram niektórych naszych zakupów. W zależności od naszego poziomu zysku, mogę zdecydować się na modernizację komputera lub zakup laptopa nieco wcześniej, aby zrekompensować nasze zarobki biznesowe.
• Unikanie kar podatkowych – śledząc poziom naszych zysków, możemy upewnić się, że nie zostaniemy ukarani w czasie podatkowym. Ponieważ mam pracę na pełen etat, moja żona i ja nie płacimy obecnie szacunkowych podatków dla naszej firmy. Zamiast tego zwiększam potrącenia z mojej wypłaty, aby pokryć rachunek podatkowy dla firmy. Prowadzenie dokładnych zestawień zysków/strat jest niezbędne, abym wiedział, ile mam wstrzymać.
• Dane demograficzne – Analizując naszą sprzedaż, zauważyliśmy, że wielu naszych klientów mieszka w określonych obszarach Stanów Zjednoczonych. Chociaż obecnie nie wykorzystujemy tych danych, być może w przyszłości uruchomimy reklamy oparte na danych demograficznych, aby kierować reklamy do lokalnych klientów.
• Eksperymenty — utrzymywanie dokładnych liczb pozwala nam zobaczyć bezpośredni efekt dowolnych eksperymentów, które zdecydujemy się przeprowadzić. Na przykład w zeszłym roku dodaliśmy sprzedaż krzyżową do naszej listy strategii i zauważyliśmy wymierny wzrost wielkości zamówienia. W przyszłości planuję wdrożyć wtyczkę do odzyskiwania utraconej sprzedaży, a przechowywanie dokładnych danych pozwoli nam przeanalizować wpływ na naszą górną linię
• Outsourcing – Obecnie poszukujemy usługi poczty głosowej, która przyjmie niektóre z naszych zamówień telefonicznych. Ponieważ śledzimy wszystkie nasze rozmowy telefoniczne, w tym godzinę, datę i długość rozmowy, możemy z łatwością dokonać dokładnej oceny, ile będzie to nas kosztować i czy outsourcing ma sens z ekonomicznego punktu widzenia.

Narzędzia handlu

Oto kilka narzędzi, które pomogą w prowadzeniu księgowości w małej firmie

• Quickbooks – de facto standard księgowości dla małych firm
• Intuit Online Payroll – To firma, której używamy do obsługi płac
• Turbo Tax – to jest to, czego używamy do naszych podatków

Generowanie raportów to świetna zabawa

Prowadzenie ksiąg jest nudne, ale rozpoznawanie i wykorzystywanie wzorów z numerami jest całkiem zabawne i satysfakcjonujące! Księgowość to nie tylko IRS.

Utrzymywanie dokładnych liczb jest również niezbędne dla utrzymania Twojej firmy!

Dalej: Zasoby dla małych firm i gdzie znaleźć pomoc