A contabilidade e a contabilidade para pequenas empresas podem ser divertidas - O guia definitivo para pequenas empresas, parte 6

Esta é a parte 6 de um guia de 7 partes sobre como iniciar um pequeno negócio. Nesta lição, você aprenderá sobre contabilidade e escrituração contábil de pequenas empresas.

Provavelmente, a parte mais entediante e enfadonha de administrar uma empresa é controlar os ganhos, despesas e manter “os livros”. Para mim, pessoalmente, odeio contar os números e documentar todas as minhas despesas, quilometragem, etc ...

Inferno, eu tenho problemas suficientes para garantir que minha conta corrente seja equilibrada todos os meses! Mas ao longo dos últimos anos administrando nosso negócio de casamento online, percebi que, embora manter os números precisos seja enfadonho, analisar os números é realmente divertido e revelador!

É por isso que deixo minha esposa cuidar dos livros enquanto eu apenas leio os relatórios :)

Em vez de entediá-lo até a morte definindo a terminologia de contabilidade mundana ou explicando os detalhes da contabilidade e da escrituração, achei que seria mais interessante informá-lo sobre como monitoramos e utilizamos os dados que mantemos para nosso negócio online de roupas de casamento .

Duas maneiras principais de manter os livros

Em primeiro lugar, existem duas maneiras principais de manter seus livros: o método de caixa e o método de acumulação. Em geral, uma empresa que possui estoque deve usar o método de contabilidade de competência, por isso usamos esse método para o nosso negócio de roupas de casamento.

Isso significa que as receitas e despesas são tratadas e tributadas quando são ganhas, e não quando o dinheiro é realmente recebido.

Para o nosso negócio de roupas de casamento, digamos que recebi um depósito de $ 10.000 em 2009 para fazer 100 dúzias de lenços para um cliente a serem entregues em 2010.

De acordo com o regime de competência, não posso declarar esse dinheiro como receita em 2009 porque ainda não entreguei. Por outro lado, se eu precisar gastar $ 2.000 dólares antecipadamente com os materiais em 2009, devo considerar isso como uma despesa em 2009 e não em 2010.

O oposto da contabilidade de exercício é chamado de contabilidade de caixa, em que as receitas e despesas são obtidas quando as coisas são realmente pagas.

Em geral, o método de caixa é usado apenas para negócios orientados para serviços, mas pode ser usado para qualquer negócio que não seja incorporado em sociedade e tenha receitas anuais de menos de um milhão de dólares.

O método de caixa é uma maneira mais intuitiva de controlar os livros porque representa uma avaliação precisa do seu fluxo de caixa.

Por que tudo isso importa? Porque o IRS diz isso. Escolhemos o método de acumulação porque minha esposa costumava usar o método de acumulação enquanto trabalhava como analista financeira para uma empresa Fortune 500.

Como rastreamos despesas

A forma como controlamos as despesas é extremamente tecnológica e requer um grau de mestre em Engenharia Elétrica para ser implementada. Em nosso escritório, temos 3 escaninhos. Um compartimento é rotulado como entretenimento, um compartimento é rotulado como despesas em dinheiro e o terceiro é rotulado como ativos.

Sempre que viajamos, saímos para comer ou gastamos dinheiro em entretenimento, jogamos nossos recibos na lata de “entretenimento”.

A data e o valor geralmente já estão impressos no recibo, mas no verso também anotamos o objetivo do negócio e a relação comercial com a pessoa que recebemos. Esta informação extra é importante caso você seja auditado.

Sempre que fazemos uma despesa relacionada a negócios fora do entretenimento, jogamos o recibo na caixa de “dinheiro”. Isso inclui coisas como material de escritório, contas de ISP, cobranças de internet, discussão, etc ...

Por fim, o terceiro compartimento é reservado para despesas comerciais que se enquadram na categoria de bens de capital ou móveis. Folheando esta lixeira agora, temos um recibo de uma máquina de costura, uma cadeira de mesa e alguns equipamentos de informática.

Basicamente, qualquer coisa nesta caixa é um ativo que pode potencialmente precisar ser depreciado ao longo do tempo. Porém, em circunstâncias normais, não precisamos depreciar nada graças à seção 179 (você pode ler sobre a seção 179 em nosso artigo sobre impostos para pequenas empresas).

Em cada um de nossos carros, carregamos um caderno onde anotamos o número de quilômetros que dirigimos em nome de nossa empresa. Para cada entrada, anotamos a data, a leitura inicial do hodômetro, a leitura final do hodômetro e o lugar para onde dirigimos.

Cada milha vale cerca de 50 centavos (verifique o IRS para a dedução exata), portanto, garantimos que anotamos cada milha final. Para obter mais informações sobre como custear um veículo, consulte meu artigo sobre Como deduzir seu veículo de seus impostos.

Como rastreamos a receita

Toda a nossa receita é rastreada automaticamente em nosso software de carrinho de compras. No final do mês, nosso site cria um relatório detalhando tudo o que vendemos, a que preço e para qual cliente.

Nosso carrinho de compras também lista todas as taxas relacionadas associadas a cada transação, como taxas paypal, taxas de cartão de crédito e taxas de envio.

Minha esposa então pega esses dados e importa essas informações em sua planilha mestre, que inclui o custo das mercadorias e outras informações extraídas de nossos recibos nas caixas de despesas.

Tudo além de inserir e digitalizar manualmente os dados de despesas dos recibos é mais ou menos totalmente automatizado.

O que fazemos com os dados

A parte divertida de ter todos esses dados é que você pode usá-los para reconhecer tendências em seus negócios. Aqui estão algumas das maneiras úteis de usar os dados que coletamos de nossos números comerciais.

• Preços - A cada trimestre, analisamos nossos produtos mais vendidos para ver se há alguma tendência óbvia. Nesse momento, também brincamos um pouco com os preços, aumentando os preços dos itens que estão vendendo bem e reduzindo os preços dos produtos que não estão se movendo tão bem. Ao analisar os resultados de nossos experimentos de preços, fazemos os ajustes correspondentes. É um processo iterativo, mas com o tempo geralmente podemos ter uma boa ideia de qual é o ponto ideal de precificação para a maioria de nossos produtos.
• Sazonalidade - Certos itens em nossa loja vendem melhor em determinadas épocas do ano. Por exemplo, durante o Dia de Ação de Graças, as vendas de nossos guardanapos de linho disparam. Nós descobrimos essas tendências criando gráficos de tendências de produtos com nossos números. Ao analisar esses gráficos, sabemos quando estocar certos itens durante certas épocas do ano para que possamos ter menos estoque.
• Reduzindo Impostos - Conhecendo as finanças dentro e por fora do nosso negócio, normalmente podemos fazer compras na hora certa. Por exemplo, se os lucros de nossos negócios forem especialmente altos para o ano, às vezes aumentaremos o cronograma de algumas de nossas compras. Dependendo do nosso nível de lucro, posso decidir ir em frente e atualizar meu computador ou comprar aquele laptop um pouco mais cedo para compensar nossos ganhos comerciais.
• Evitando penalidades fiscais - Ao manter o controle de nosso nível de lucro, podemos ter certeza de que não seremos penalizados na hora do imposto. Como tenho um emprego de tempo integral, minha esposa e eu não pagamos impostos estimados para o nosso negócio no momento. Em vez disso, eu aumento as retenções do meu contracheque para cobrir a conta de impostos da empresa. Manter declarações de lucros / perdas precisas é essencial para que eu saiba quanto reter.
• Dados demográficos - ao analisar nossas vendas, notamos que muitos de nossos clientes vivem em áreas específicas dos Estados Unidos. Embora não usemos esses dados no momento, podemos optar por lançar publicidade com base demográfica no futuro para direcionar os clientes locais.
• Experimentação - Manter números precisos nos permite ver o efeito direto de quaisquer experimentos que escolhemos realizar. Por exemplo, no ano passado, adicionamos vendas cruzadas à nossa lista de estratégias e notamos um aumento quantificável no tamanho do pedido. Em algum momento no futuro, pretendo implementar um plugin para recuperar vendas perdidas e manter dados precisos nos permitirá analisar o impacto em nossa receita
• Terceirização - No momento, estamos procurando contratar um serviço de atendimento para atender alguns de nossos pedidos por telefone. Uma vez que monitoramos todas as nossas conversas telefônicas, incluindo hora, data e duração da chamada, podemos facilmente fazer uma avaliação precisa de quanto isso vai nos custar e se a terceirização faz sentido do ponto de vista econômico.

Ferramentas do comércio

Aqui estão algumas ferramentas para ajudar na contabilidade de sua pequena empresa

• Quickbooks - O padrão de fato para contabilidade de pequenas empresas
• Folha de pagamento online da Intuit - esta é a empresa que usamos para folha de pagamento
• Turbo Tax - É o que usamos para fazer nossos impostos

Executar relatórios é divertido

Manter os livros é chato, mas reconhecer e tirar proveito dos padrões com seus números é muito divertido e gratificante! A contabilidade não é apenas para o IRS.

Manter números precisos também é essencial para a subsistência de sua empresa!

A seguir: Recursos para pequenas empresas e onde encontrar ajuda