La comptabilité et la tenue de livres des petites entreprises peuvent être amusantes - Le guide ultime de démarrage des petites entreprises, partie 6

Ceci est la partie 6 d'un guide en 7 parties sur la façon de démarrer une petite entreprise. Dans cette leçon, vous découvrirez la comptabilité et la tenue de livres des petites entreprises.

La partie la plus ennuyeuse et fastidieuse de la gestion d'une entreprise est probablement le suivi des revenus, des dépenses et la tenue des « livres ». Pour moi personnellement, je déteste compter les chiffres et documenter toutes mes dépenses, le kilométrage, etc.

Enfer, j'ai assez de problèmes pour m'assurer que mon compte courant est équilibré chaque mois ! Mais au cours des dernières années en dirigeant notre entreprise de mariage en ligne, j'ai réalisé que même si garder des chiffres précis est ennuyeux, l'analyse des chiffres est en fait amusante et révélatrice !

C'est pourquoi je laisse ma femme s'occuper des livres pendant que je regarde juste les rapports :)

Plutôt que de vous ennuyer à mourir en définissant une terminologie comptable banale ou en expliquant les détails de la comptabilité et de la tenue de livres, j'ai pensé qu'il serait plus intéressant de vous expliquer comment nous gardons une trace et utilisons les données que nous conservons pour notre entreprise de linge de mariage en ligne. .

Deux manières principales de garder les livres

Tout d'abord, il existe deux manières principales de tenir vos livres, la méthode de comptabilité de caisse et la méthode de comptabilité d'exercice. En général, une entreprise qui tient des stocks doit utiliser la méthode de comptabilité d'exercice, c'est pourquoi nous utilisons cette méthode pour notre entreprise de linge de mariage.

Cela signifie que les revenus et les dépenses sont traités et imposés lorsqu'ils sont gagnés plutôt que lorsque l'argent est réellement reçu.

Pour notre activité linge de mariage, disons que j'ai reçu un acompte de 10 000 $ en 2009 pour fabriquer 100 douzaines de mouchoirs pour un client à livrer en 2010.

Selon la méthode de la comptabilité d'exercice, je ne peux pas déclarer cet argent comme revenu en 2009 car je n'ai pas encore livré. Inversement, si je dois dépenser 2000 dollars d'avance sur les matériaux en 2009, je dois considérer cela comme une dépense en 2009 et non en 2010.

L'opposé de la comptabilité d'exercice s'appelle la comptabilité de caisse dans laquelle les revenus et les dépenses sont comptabilisés lorsque les choses sont réellement payées.

En général, la méthode de paiement au comptant n'est utilisée que pour les entreprises axées sur les services, mais peut être utilisée pour toute entreprise non constituée en société et dont les recettes annuelles sont inférieures à un million de dollars.

La méthode de trésorerie est un moyen plus intuitif de suivre les livres car elle représente une évaluation précise de votre trésorerie.

Pourquoi tout cela est-il important ? Parce que l'IRS le dit. Nous avons choisi la méthode de la comptabilité d'exercice parce que ma femme utilisait la méthode de la comptabilité d'exercice lorsqu'elle travaillait comme analyste financier pour une entreprise Fortune 500.

Comment nous suivons les dépenses

La façon dont nous suivons les dépenses est extrêmement high-tech et nécessite une maîtrise en génie électrique pour être mise en œuvre. Dans notre bureau, nous avons 3 bacs. Un bac est étiqueté divertissement, un bac est étiqueté dépenses en espèces et le troisième est étiqueté actifs.

Chaque fois que nous voyageons, que nous sortons pour manger ou que nous dépensons de l'argent en divertissement, nous jetons nos reçus dans la poubelle "divertissement".

La date et le montant sont généralement déjà imprimés sur le reçu, mais au dos, nous notons également l'objectif commercial et la relation commerciale avec la personne que nous recevons. Ces informations supplémentaires sont importantes au cas où vous seriez audité.

Chaque fois que nous effectuons une dépense professionnelle en dehors du divertissement, nous jetons le reçu dans la poubelle « argent liquide ». Cela inclut des choses comme les fournitures de bureau, les factures des FAI, les frais Internet, le fil, etc.

Enfin, le troisième bac est réservé aux dépenses d'entreprise qui relèvent de la catégorie des biens d'équipement ou du mobilier. En feuilletant ce bac en ce moment, nous avons un reçu pour une machine à coudre, une chaise de bureau et du matériel informatique.

Fondamentalement, tout ce qui se trouve dans ce bac est un actif qui pourrait potentiellement avoir besoin d'être amorti au fil du temps. Dans des circonstances normales cependant, nous n'avons rien à amortir grâce à l'article 179 (vous pouvez lire l'article 179 dans notre article sur les impôts des petites entreprises).

Dans chacune de nos voitures, nous transportons un carnet où nous notons le nombre de kilomètres que nous avons parcourus pour le compte de notre entreprise. Pour chaque entrée, nous veillons à noter la date, le début de la lecture du compteur kilométrique, la fin de la lecture du compteur kilométrique et le lieu où nous avons conduit.

Chaque mile vaut environ 50 cents (vérifiez l'IRS pour la déduction exacte), nous nous assurons donc d'écrire chaque dernier mile. Pour plus d'informations sur la dépense d'un véhicule, veuillez vous référer à mon article sur Comment déduire votre véhicule de vos impôts.

Comment nous suivons le revenu

Tous nos revenus sont suivis automatiquement dans notre logiciel de panier d'achat. À la fin du mois, notre site Web crée un rapport détaillant tout ce que nous avons vendu, à quel prix et à quel client.

Notre panier d'achat répertorie également tous les frais associés à chaque transaction, tels que les frais paypal, les frais de carte de crédit et les frais d'expédition.

Ma femme prend ensuite ces données et importe ces informations dans sa feuille de calcul principale qui comprend le coût des marchandises et d'autres informations extraites de nos reçus dans les bacs de dépenses.

Tout en dehors de la saisie manuelle et de la numérisation des données de dépenses à partir des reçus est plus ou moins complètement automatisé.

Ce que nous faisons avec les données

La partie amusante d'avoir toutes ces données est que vous pouvez les utiliser pour reconnaître les tendances de votre entreprise. Voici quelques-unes des façons utiles dont nous utilisons les données que nous recueillons à partir de nos numéros d'entreprise.

• Tarification – Chaque trimestre, nous analysons nos produits les plus vendus pour voir s'il existe des tendances évidentes. En ce moment, nous jouons également un peu avec les prix en augmentant les prix des articles qui se vendent bien et en réduisant les prix des produits qui ne bougent pas très bien. En analysant les résultats de nos expériences de tarification, nous procédons ensuite aux ajustements correspondants. Il s'agit d'un processus itératif, mais avec le temps, nous pouvons généralement avoir une bonne idée du prix idéal pour la majorité de nos produits.
• Saisonnalité – Certains articles de notre magasin se vendent mieux à certaines périodes de l'année. Par exemple pendant Thanksgiving, les ventes de nos serviettes en lin explosent. Nous découvrons ces tendances en créant des graphiques de tendances de produits avec nos chiffres. En analysant ces graphiques, nous savons quand faire le plein de certains articles à certaines périodes de l'année afin de pouvoir disposer de moins de stocks.
• Réduire les impôts – En connaissant parfaitement les finances de notre entreprise, nous pouvons généralement effectuer des achats au bon moment. Par exemple, si nos bénéfices commerciaux sont particulièrement élevés pour l'année, nous repousserons parfois le calendrier de certains de nos achats. En fonction de notre niveau de profit, je pourrais décider d'aller de l'avant et de mettre à niveau mon ordinateur ou d'acheter cet ordinateur portable un peu plus tôt pour compenser nos revenus commerciaux.
• Éviter les pénalités fiscales – En gardant une trace de notre niveau de profit, nous pouvons nous assurer que nous ne serons pas pénalisés au moment des impôts. Comme j'ai un emploi à temps plein, ma femme et moi ne payons pas d'impôts estimés pour notre entreprise à l'heure actuelle. Au lieu de cela, j'augmente les retenues sur mon salaire afin de couvrir la facture fiscale de l'entreprise. Il est essentiel de tenir des comptes de résultat précis pour que je sache combien retenir.
• Données démographiques – En analysant nos ventes, nous avons remarqué que bon nombre de nos clients vivent dans des régions spécifiques des États-Unis. Bien que nous n'utilisions pas actuellement ces données, nous pourrions choisir de lancer une publicité basée sur la démographie à l'avenir pour cibler les points forts des clients locaux.
• Expérimentation – Garder des chiffres précis nous permet de voir l'effet direct de toutes les expériences que nous choisissons d'exécuter. Par exemple, l'année dernière, nous avons ajouté la vente croisée à notre liste de stratégies et constaté une augmentation quantifiable de la taille des commandes. Dans le futur, je prévois de mettre en œuvre un plugin pour récupérer les ventes perdues et conserver des données précises nous permettra d'analyser l'impact sur notre chiffre d'affaires.
• Externalisation – Nous cherchons actuellement à embaucher un service de réponse téléphonique pour prendre certaines de nos commandes téléphoniques. Étant donné que nous gardons une trace de toutes nos conversations téléphoniques, y compris l'heure, la date et la durée de l'appel, nous pouvons facilement évaluer avec précision combien cela va nous coûter et si l'externalisation est rentable.

Outils du commerce

Voici quelques outils pour vous aider avec la comptabilité de votre petite entreprise

• Quickbooks – La norme de facto pour la comptabilité des petites entreprises
• Intuit Online Payroll - C'est l'entreprise que nous utilisons pour la paie
• Turbo Tax - C'est ce que nous utilisons pour faire nos impôts

Exécuter des rapports est amusant

Tenir les livres est ennuyeux, mais reconnaître et tirer parti des modèles avec vos nombres est assez amusant et gratifiant ! La comptabilité n'est pas seulement pour l'IRS.

Maintenir des chiffres précis est également essentiel pour la subsistance de votre entreprise !

Prochaine étape : ressources pour les petites entreprises et où trouver de l'aide