Akuntansi dan Pembukuan Usaha Kecil Bisa Menyenangkan – Panduan Memulai Usaha Kecil Utama Bagian 6

Ini adalah bagian 6 dari 7 panduan bagian tentang cara memulai bisnis kecil. Dalam pelajaran ini, Anda akan belajar tentang akuntansi dan pembukuan usaha kecil.

Mungkin bagian paling membosankan dan membosankan dalam menjalankan bisnis adalah mencatat pendapatan, pengeluaran, dan memelihara "pembukuan". Bagi saya pribadi, saya benci menghitung angka dan mendokumentasikan semua pengeluaran, jarak tempuh, dll…

Sial, saya punya cukup banyak masalah untuk memastikan bahwa rekening giro saya seimbang setiap bulan! Tetapi selama beberapa tahun terakhir menjalankan bisnis pernikahan online kami, saya menyadari bahwa meskipun mempertahankan angka yang akurat itu membosankan, menganalisis angka sebenarnya menyenangkan dan membuka mata!

Makanya saya biarkan istri saya yang ngurusin buku-buku sembari saya lihat rapornya saja :)

Daripada membuat Anda bosan mendefinisikan terminologi akuntansi biasa atau menjelaskan seluk beluk akuntansi dan pembukuan, saya pikir akan lebih menarik untuk memberi tahu Anda bagaimana kami melacak dan memanfaatkan data yang kami simpan untuk bisnis linen pernikahan online kami. .

Dua Cara Utama Untuk Menyimpan Buku

Pertama, ada dua cara utama untuk memelihara pembukuan Anda, metode tunai dan metode akrual. Pada umumnya bisnis yang membawa persediaan harus menggunakan metode akuntansi akrual itulah sebabnya kami menggunakan metode ini untuk bisnis linen pernikahan kami.

Artinya adalah bahwa pendapatan dan pengeluaran diperlakukan dan dikenakan pajak ketika diperoleh daripada ketika uang itu benar-benar diterima.

Untuk bisnis linen pernikahan kami, katakanlah saya menerima deposit $1000 pada tahun 2009 untuk membuat 100 lusin sapu tangan untuk pelanggan yang akan dikirimkan pada tahun 2010.

Dengan metode akrual, saya tidak dapat menyatakan uang ini sebagai pendapatan pada tahun 2009 karena saya belum mengirimkannya. Sebaliknya, jika saya harus mengeluarkan $2000 dolar di muka untuk bahan-bahan di tahun 2009, saya harus menganggap ini sebagai pengeluaran di tahun 2009 dan bukan tahun 2010.

Kebalikan dari akuntansi akrual disebut akuntansi kas di mana pendapatan dan pengeluaran diambil ketika sesuatu benar-benar dibayar.

Secara umum, metode tunai hanya digunakan untuk bisnis yang berorientasi layanan tetapi dapat digunakan untuk bisnis apa pun yang tidak berbadan hukum dan memiliki penerimaan tahunan kurang dari satu juta dolar.

Metode kas adalah cara yang lebih intuitif untuk melacak pembukuan karena ini mewakili penilaian yang akurat dari arus kas Anda.

Mengapa semua ini penting? Karena IRS mengatakan demikian. Kami memilih metode akrual karena istri saya dulu menggunakan metode akrual saat bekerja sebagai analis keuangan di perusahaan Fortune 500.

Bagaimana Kami Melacak Pengeluaran

Cara kami melacak pengeluaran adalah teknologi yang sangat tinggi dan membutuhkan gelar Master di bidang Teknik Elektro untuk diterapkan. Di kantor kami, kami memiliki 3 tempat sampah. Satu tempat sampah diberi label hiburan, satu tempat sampah diberi label pengeluaran uang tunai dan yang ketiga diberi label aset.

Setiap kali kita bepergian, pergi makan atau menghabiskan uang untuk hiburan, kita membuang kwitansi kita ke tempat “hiburan”.

Tanggal dan jumlah biasanya sudah tercetak di kuitansi tetapi di bagian belakang, kami juga menuliskan tujuan bisnis dan hubungan bisnis dengan orang yang kami layani. Informasi tambahan ini penting jika Anda pernah diaudit.

Setiap kali kami melakukan pengeluaran terkait bisnis di luar hiburan, kami membuang tanda terima ke tempat sampah "uang tunai". Ini termasuk hal-hal seperti perlengkapan kantor, tagihan ISP, biaya internet, benang dll…

Terakhir, tempat sampah ketiga dicadangkan untuk pengeluaran bisnis yang termasuk dalam kategori peralatan modal atau furnitur. Membolak-balik tempat sampah ini sekarang, kami memiliki tanda terima di sana untuk mesin jahit, kursi meja dan beberapa peralatan komputer.

Pada dasarnya, apa pun di tempat sampah ini adalah aset yang mungkin perlu disusutkan dari waktu ke waktu. Namun, dalam keadaan normal, kami tidak perlu mendepresiasi apa pun berkat bagian 179 (Anda dapat membaca tentang bagian 179 di artikel pajak bisnis kecil kami).

Di setiap mobil kami, kami membawa buku catatan tempat kami mencatat jumlah mil yang telah kami kendarai atas nama bisnis kami. Untuk setiap entri, kami pastikan untuk menuliskan tanggal, pembacaan odometer awal, pembacaan odometer akhir, dan tempat tujuan kami berkendara.

Setiap mil bernilai sekitar 50 sen (periksa IRS untuk pengurangan yang tepat), jadi kami memastikan bahwa kami mencatat setiap mil terakhir. Untuk informasi lebih lanjut tentang cara membebankan biaya kendaraan, silakan lihat artikel saya tentang Cara Mengurangi Pajak Kendaraan Anda.

Bagaimana Kami Melacak Pendapatan

Semua pendapatan kami dilacak secara otomatis di perangkat lunak keranjang belanja kami. Pada akhir bulan, situs web kami membuat laporan yang merinci semua yang kami jual, berapa harganya, dan kepada pelanggan mana.

Keranjang belanja kami juga mencantumkan biaya terkait yang terkait dengan setiap transaksi seperti biaya paypal, biaya kartu kredit, dan biaya pengiriman.

Istri saya kemudian mengambil data ini dan mengimpor informasi ini ke dalam spreadsheet induknya yang mencakup harga pokok dan informasi lain yang diambil dari tanda terima kami di tempat pengeluaran.

Segala sesuatu di luar memasukkan dan memindai data pengeluaran secara manual dari tanda terima kurang lebih sepenuhnya otomatis.

Apa yang Kami Lakukan Dengan Data

Bagian yang menyenangkan tentang memiliki semua data ini adalah Anda dapat menggunakannya untuk mengenali tren dengan bisnis Anda. Berikut adalah beberapa cara berguna yang kami gunakan untuk menggunakan data yang kami kumpulkan dari nomor bisnis kami.

• Harga – Setiap kuartal, kami menganalisis produk terlaris kami untuk melihat apakah ada tren yang jelas. Saat ini, kami juga sedikit bermain-main dengan harga dengan menaikkan harga barang-barang yang laris manis dan menurunkan harga barang-barang yang tidak laku. Dengan menganalisis hasil eksperimen penetapan harga kami, kami kemudian membuat penyesuaian yang sesuai. Ini adalah proses berulang, tetapi seiring waktu, kami biasanya bisa mendapatkan ide bagus tentang sweet spot harga optimal untuk sebagian besar produk kami.
• Musiman – Barang-barang tertentu di toko kami terjual lebih baik selama waktu-waktu tertentu dalam setahun. Misalnya selama Thanksgiving, penjualan serbet linen kami menembus atap. Kami menemukan tren ini dengan membuat grafik tren produk dengan nomor kami. Dengan menganalisis grafik ini, kita tahu kapan harus menyimpan barang-barang tertentu selama waktu-waktu tertentu dalam setahun sehingga kita dapat membawa lebih sedikit persediaan.
• Mengurangi Pajak – Dengan mengetahui keuangan di dalam dan luar untuk bisnis kami, kami biasanya dapat melakukan pembelian tepat waktu. Misalnya, jika keuntungan bisnis kita sangat tinggi untuk tahun ini, kita terkadang akan menaikkan jadwal untuk beberapa pembelian kita. Tergantung pada tingkat keuntungan kami, saya mungkin memutuskan untuk melanjutkan dan meningkatkan komputer saya atau membeli laptop itu sedikit lebih awal untuk mengimbangi pendapatan bisnis kami.
• Menghindari Denda Pajak – Dengan melacak tingkat keuntungan kita, kita dapat memastikan bahwa kita tidak terkena sanksi pada waktu pajak. Karena saya memiliki pekerjaan penuh waktu, istri saya dan saya tidak benar-benar membayar perkiraan pajak untuk bisnis kami saat ini. Sebaliknya, saya meningkatkan pemotongan dari gaji saya untuk menutupi tagihan pajak untuk bisnis. Menjaga laporan laba/rugi yang akurat sangat penting agar saya tahu berapa banyak yang harus ditahan.
• Data Demografis – Dengan menganalisis penjualan kami, kami melihat bahwa banyak pelanggan kami tinggal di wilayah tertentu di Amerika Serikat. Meskipun saat ini kami tidak menggunakan data ini, kami mungkin memilih untuk meluncurkan iklan berbasis demografis di masa mendatang untuk menargetkan sweet spot pelanggan lokal.
• Eksperimen – Menjaga angka yang akurat memungkinkan kami melihat efek langsung dari eksperimen apa pun yang kami pilih untuk dijalankan. Misalnya, tahun lalu kami menambahkan penjualan silang ke daftar strategi kami dan melihat peningkatan ukuran pesanan yang dapat diukur. Suatu saat di masa depan, saya berencana untuk menerapkan plugin untuk memulihkan penjualan yang hilang dan menyimpan data yang akurat akan memungkinkan kami untuk menganalisis dampak pada lini teratas kami
• Outsourcing – Saat ini kami sedang mencari layanan penjawab untuk menerima beberapa pesanan telepon kami. Karena kami melacak semua percakapan telepon kami termasuk waktu, tanggal, dan lama panggilan, kami dapat dengan mudah membuat penilaian yang akurat tentang berapa biaya yang harus kami keluarkan dan apakah outsourcing masuk akal secara ekonomi.

Alat Perdagangan

Berikut adalah beberapa alat untuk membantu pembukuan bisnis kecil Anda

• Quickbooks – Standar de facto untuk akuntansi bisnis kecil
• Penggajian Online Intuit – Ini adalah perusahaan yang kami gunakan untuk penggajian
• Pajak Turbo – Inilah yang kami gunakan untuk melakukan pajak kami

Menjalankan Laporan Itu Menyenangkan

Menyimpan buku itu membosankan, tetapi mengenali dan memanfaatkan pola dengan angka Anda cukup menyenangkan dan memuaskan! Pembukuan bukan hanya untuk IRS.

Mempertahankan angka yang akurat juga penting untuk kehidupan bisnis Anda!

Selanjutnya: Sumber Daya Bisnis Kecil Dan Tempat Menemukan Bantuan