La contabilidad y la teneduría de libros para pequeñas empresas pueden ser divertidas: la guía definitiva para la puesta en marcha de pequeñas empresas, parte 6

Esta es la parte 6 de una guía de 7 partes sobre cómo iniciar una pequeña empresa. En esta lección, aprenderá sobre contabilidad y teneduría de libros para pequeñas empresas.

Probablemente la parte más aburrida y tediosa de administrar un negocio es realizar un seguimiento de las ganancias, los gastos y mantener "los libros". Para mí, personalmente, odio contar los números y documentar todos mis gastos, kilometraje, etc.

Demonios, tengo suficientes problemas para asegurarme de que mi cuenta corriente esté equilibrada todos los meses. Pero en los últimos años al dirigir nuestro negocio de bodas en línea, me he dado cuenta de que si bien mantener números precisos es aburrido, ¡analizar los números es realmente divertido y revelador!

Por eso dejo que mi esposa se encargue de los libros mientras yo solo miro los informes :)

En lugar de aburrirlo hasta la muerte al definir la terminología contable mundana o explicar el meollo de la contabilidad y la teneduría de libros, pensé que sería más interesante contarle cómo hacemos un seguimiento y utilizamos los datos que mantenemos para nuestro negocio de ropa de boda en línea. .

Dos formas principales de conservar los libros

En primer lugar, existen dos formas principales de mantener sus libros, el método de efectivo y el método de acumulación. En general, una empresa que tiene inventario debe utilizar el método de contabilidad de acumulación, por lo que utilizamos este método para nuestro negocio de ropa de cama para bodas.

Lo que esto significa es que los ingresos y los gastos se tratan y gravan cuando se ganan en lugar de cuando se recibe el dinero.

Para nuestro negocio de ropa de boda, digamos que recibí un depósito de $ 10000 en 2009 para hacer 100 docenas de pañuelos para un cliente que se entregarán en 2010.

Según el método de acumulación, no puedo declarar este dinero como ingreso en 2009 porque aún no lo he entregado. Por el contrario, si necesito gastar $ 2000 dólares por adelantado en los materiales en 2009, debo tomar esto como un gasto en 2009 y no en 2010.

Lo opuesto a la contabilidad de acumulación (o devengo) se llama contabilidad de caja, en la que los ingresos y los gastos se toman cuando las cosas realmente se pagan.

En general, el método de efectivo solo se usa para negocios orientados a servicios, pero puede usarse para cualquier negocio que no esté constituido en sociedad y tenga ingresos anuales de menos de un millón de dólares.

El método de efectivo es una forma más intuitiva de realizar un seguimiento de los libros porque representa una evaluación precisa de su flujo de caja.

¿Por qué importa todo esto? Porque el IRS lo dice. Elegimos el método de acumulación porque mi esposa solía utilizar el método de acumulación cuando trabajaba como analista financiera para una empresa de Fortune 500.

Cómo rastreamos los gastos

La forma en que hacemos un seguimiento de los gastos es de tecnología extremadamente alta y requiere una maestría en ingeniería eléctrica para implementarla. En nuestra oficina, tenemos 3 contenedores. Un contenedor está etiquetado como entretenimiento, un contenedor está etiquetado como gastos en efectivo y el tercero está etiquetado como activos.

Siempre que viajamos, salimos a comer o gastamos dinero en entretenimiento, tiramos nuestros recibos a la papelera de "entretenimiento".

Por lo general, la fecha y el monto ya están impresos en el recibo, pero en la parte posterior también anotamos el propósito comercial y la relación comercial con la persona a la que estamos entreteniendo. Esta información adicional es importante en caso de que alguna vez lo auditen.

Siempre que hacemos un gasto relacionado con el negocio fuera del entretenimiento, tiramos el recibo a la papelera de "efectivo". Esto incluye cosas como suministros de oficina, facturas de ISP, cargos de Internet, hilos, etc.

Finalmente, el tercer contenedor está reservado para los gastos comerciales que se incluyen en la categoría de bienes de capital o mobiliario. Hojeando este contenedor ahora mismo, tenemos un recibo de una máquina de coser, una silla de escritorio y algunos equipos informáticos.

Básicamente, cualquier cosa en este contenedor es un activo que posiblemente deba depreciarse con el tiempo. Sin embargo, en circunstancias normales, no tenemos que depreciar nada gracias a la sección 179 (puede leer sobre la sección 179 en nuestro artículo sobre impuestos a las pequeñas empresas).

En cada uno de nuestros automóviles, llevamos un cuaderno donde anotamos la cantidad de millas que hemos recorrido en nombre de nuestro negocio. Para cada entrada, nos aseguramos de anotar la fecha, la lectura inicial del odómetro, la lectura final del odómetro y el lugar al que condujimos.

Cada milla vale alrededor de 50 centavos (consulte al IRS para conocer la deducción exacta), por lo que nos aseguramos de anotar hasta la última milla. Para obtener más información sobre cómo gastar un vehículo, consulte mi artículo sobre Cómo deducir su vehículo en sus impuestos.

Cómo rastreamos los ingresos

Todos nuestros ingresos se registran automáticamente en nuestro software de carrito de compras. Al final del mes, nuestro sitio web crea un informe que detalla todo lo que vendimos, a qué precio y a qué cliente.

Nuestro carrito de compras también enumera las tarifas relacionadas asociadas con cada transacción, como las tarifas de PayPal, las tarifas de la tarjeta de crédito y las tarifas de envío.

Luego, mi esposa toma estos datos e importa esta información en su hoja de cálculo maestra, que incluye el costo de los bienes y otra información extraída de nuestros recibos en los contenedores de gastos.

Todo lo que no sea ingresar y escanear manualmente los datos de gastos de los recibos está más o menos completamente automatizado.

Qué hacemos con los datos

La parte divertida de tener todos estos datos es que puede usarlos para reconocer tendencias en su negocio. Estas son algunas de las formas útiles en que usamos los datos que recopilamos de nuestros números comerciales.

• Precios : cada trimestre, analizamos nuestros productos más vendidos para ver si hay tendencias obvias. En este momento, también jugamos un poco con los precios aumentando los precios de los artículos que se venden bien y reduciendo los precios de los productos que no se mueven tan bien. Al analizar los resultados de nuestros experimentos de precios, realizamos los ajustes correspondientes. Es un proceso iterativo, pero con el tiempo normalmente podemos tener una buena idea de cuál es el precio óptimo para la mayoría de nuestros productos.
• Estacionalidad : ciertos artículos de nuestra tienda se venden mejor durante ciertas épocas del año. Por ejemplo, durante el Día de Acción de Gracias, las ventas de nuestras servilletas de lino se disparan. Descubrimos estas tendencias creando gráficos de tendencias de productos con nuestros números. Al analizar estos gráficos, sabemos cuándo abastecernos de ciertos artículos durante ciertas épocas del año para poder tener menos inventario.
• Reducción de impuestos : al conocer las finanzas por dentro y por fuera de nuestro negocio, generalmente podemos hacer compras en el momento oportuno. Por ejemplo, si nuestras ganancias comerciales son especialmente altas durante el año, a veces aumentaremos el cronograma de algunas de nuestras compras. Dependiendo de nuestro nivel de ganancias, podría decidir continuar y actualizar mi computadora o comprar esa computadora un poco antes para compensar las ganancias de nuestra empresa.
• Evitar multas fiscales : al realizar un seguimiento de nuestro nivel de ganancias, podemos asegurarnos de que no seamos penalizados cuando llegue el momento de los impuestos. Como tengo un trabajo de tiempo completo, mi esposa y yo no pagamos impuestos estimados para nuestro negocio en este momento. En cambio, aumento las retenciones de mi cheque de pago para cubrir la factura de impuestos de la empresa. Mantener declaraciones de pérdidas / ganancias precisas es esencial para saber cuánto retener.
• Datos demográficos : al analizar nuestras ventas, hemos notado que muchos de nuestros clientes viven en áreas específicas de los Estados Unidos. Si bien actualmente no usamos estos datos, podríamos optar por lanzar publicidad basada en datos demográficos en el futuro para apuntar a los puntos clave de los clientes locales.
• Experimentación : mantener números precisos nos permite ver el efecto directo de cualquier experimento que decidamos ejecutar. Por ejemplo, el año pasado agregamos la venta cruzada a nuestra lista de estrategias y notamos un aumento cuantificable en el tamaño de los pedidos. En algún momento en el futuro, planeo implementar un complemento para recuperar las ventas perdidas y mantener datos precisos nos permitirá analizar el impacto en nuestra línea superior.
• Subcontratación : actualmente estamos buscando contratar un servicio de contestador para tomar algunos de nuestros pedidos telefónicos. Dado que hacemos un seguimiento de todas nuestras conversaciones telefónicas, incluida la hora, la fecha y la duración de la llamada, podemos realizar fácilmente una evaluación precisa de cuánto nos va a costar y si la subcontratación tiene sentido económico.

Herramientas del oficio

A continuación, se incluyen algunas herramientas que le ayudarán con la contabilidad de su pequeña empresa.

• Quickbooks: el estándar de facto para la contabilidad de pequeñas empresas
• Nómina en línea de Intuit: esta es la compañía que usamos para la nómina
• Turbo Tax: esto es lo que usamos para hacer nuestros impuestos

Ejecutar informes es divertido

Mantener los libros es aburrido, ¡pero reconocer y aprovechar los patrones con sus números es bastante divertido y gratificante! La contabilidad no es solo para el IRS.

¡Mantener cifras precisas también es esencial para el sustento de su negocio!

A continuación: Recursos para pequeñas empresas y dónde encontrar ayuda