Contabilità e contabilità per piccole imprese possono essere divertenti - La guida definitiva all'avvio di piccole imprese, parte 6

Questa è la parte 6 di una guida in 7 parti su come avviare una piccola impresa. In questa lezione imparerai la contabilità e la contabilità delle piccole imprese.

Probabilmente la parte più noiosa e noiosa della gestione di un'impresa è tenere traccia di guadagni, spese e mantenere "i libri contabili". Per quanto mi riguarda, odio contare i numeri e documentare tutte le mie spese, il chilometraggio ecc...

Diavolo, ho già abbastanza problemi per assicurarmi che il mio conto corrente sia in pareggio ogni mese! Ma negli ultimi anni gestendo la nostra attività di matrimonio online, mi sono reso conto che mentre mantenere numeri accurati è noioso, analizzare i numeri è in realtà divertente e apre gli occhi!

Ecco perché lascio che mia moglie si occupi dei libri mentre io guardo solo i rapporti :)

Piuttosto che annoiarvi a morte definendo una banale terminologia contabile o spiegando il nocciolo della contabilità e della contabilità, ho pensato che sarebbe stato più interessante farvi conoscere come teniamo traccia e utilizziamo i dati che conserviamo per la nostra attività di biancheria da sposa online .

Due modi principali per tenere i libri

Prima di tutto, ci sono due modi principali per mantenere i tuoi libri, il metodo in contanti e il metodo per competenza. In generale, un'azienda che gestisce l'inventario deve utilizzare il metodo di contabilità per competenza, motivo per cui utilizziamo questo metodo per la nostra attività di biancheria da sposa.

Ciò significa che le entrate e le spese vengono trattate e tassate quando vengono guadagnate piuttosto che quando il denaro viene effettivamente ricevuto.

Per la nostra attività di biancheria da matrimonio, diciamo che ho ricevuto un deposito di $ 10.000 nel 2009 per fare 100 dozzine di fazzoletti per un cliente da consegnare nel 2010.

Con il metodo dell'accantonamento, non posso dichiarare questo denaro come reddito nel 2009 perché non ho ancora consegnato. Al contrario, se devo spendere 2000 dollari in anticipo per i materiali nel 2009, devo considerarla una spesa nel 2009 e non nel 2010.

L'opposto della contabilità per competenza è chiamato contabilità di cassa in cui le entrate e le spese vengono prese quando le cose vengono effettivamente pagate.

In generale, il metodo in contanti viene utilizzato solo per le attività orientate ai servizi, ma può essere utilizzato per qualsiasi attività non registrata e con entrate annuali inferiori a un milione di dollari.

Il metodo cash è un modo più intuitivo di tenere traccia dei libri perché rappresenta una valutazione accurata del tuo flusso di cassa.

Perché tutto questo è importante? Perché lo dice l'IRS. Abbiamo scelto il metodo di competenza perché mia moglie usava il metodo di competenza mentre lavorava come analista finanziario per una società Fortune 500.

Come teniamo traccia delle spese

Il modo in cui teniamo traccia delle spese è estremamente tecnologico e richiede un Master in Ingegneria Elettrica per essere implementato. Nel nostro ufficio abbiamo 3 bidoni. Un contenitore è etichettato come intrattenimento, un contenitore è etichettato come spese in contanti e il terzo è etichettato come attività.

Ogni volta che viaggiamo, andiamo a mangiare fuori o spendiamo soldi per l'intrattenimento, gettiamo le nostre ricevute nel cestino dell'"intrattenimento".

La data e l'importo di solito sono già stampati sullo scontrino ma sul retro annotiamo anche lo scopo commerciale e il rapporto commerciale con la persona che stiamo intrattenendo. Queste informazioni extra sono importanti nel caso in cui tu venga mai sottoposto ad audit.

Ogni volta che effettuiamo una spesa correlata all'attività al di fuori dell'intrattenimento, gettiamo la ricevuta nel cestino dei "contanti". Ciò include cose come forniture per ufficio, bollette dell'ISP, costi di Internet, thread ecc ...

Infine, il terzo scomparto è riservato alle spese aziendali che rientrano nella categoria dei beni strumentali o dei mobili. Sfogliando questo cestino in questo momento, abbiamo una ricevuta per una macchina da cucire, una sedia da scrivania e alcune apparecchiature informatiche.

Fondamentalmente, qualsiasi cosa in questo cestino è un bene che potrebbe dover essere ammortizzato nel tempo. In circostanze normali, tuttavia, non dobbiamo deprezzare nulla grazie alla sezione 179 (puoi leggere la sezione 179 nel nostro articolo sulle tasse per le piccole imprese).

In ciascuna delle nostre auto, portiamo un taccuino dove annotiamo il numero di miglia che abbiamo percorso per conto della nostra attività. Per ogni voce, ci assicuriamo di annotare la data, la lettura del contachilometri iniziale, la lettura del contachilometri finale e il luogo in cui siamo arrivati.

Ogni miglio vale circa 50 centesimi (controlla l'IRS per l'esatta detrazione), quindi ci assicuriamo di annotare ogni ultimo miglio. Per ulteriori informazioni su come calcolare le spese di un veicolo, fare riferimento al mio articolo su Come detrarre il veicolo dalle tasse.

Come teniamo traccia del reddito

Tutte le nostre entrate vengono tracciate automaticamente nel nostro software del carrello degli acquisti. Alla fine del mese, il nostro sito web crea un report che elenca tutto ciò che abbiamo venduto, a quale prezzo ea quale cliente.

Il nostro carrello degli acquisti elenca anche tutte le commissioni associate a ciascuna transazione come le commissioni paypal, le commissioni della carta di credito e le spese di spedizione.

Mia moglie prende quindi questi dati e importa queste informazioni nel suo foglio di calcolo principale che include il costo delle merci e altre informazioni estratte dalle nostre ricevute nelle casse delle spese.

Tutto al di fuori dell'inserimento manuale e della scansione dei dati di spesa dalle ricevute è più o meno completamente automatizzato.

Cosa facciamo con i dati

La parte divertente di avere tutti questi dati è che puoi usarli per riconoscere le tendenze della tua attività. Ecco alcuni dei modi utili in cui utilizziamo i dati che raccogliamo dai nostri numeri aziendali.

• Prezzi : ogni trimestre analizziamo i nostri prodotti più venduti per vedere se ci sono tendenze evidenti. In questo momento, giochiamo anche un po' con i prezzi aumentando i prezzi degli articoli che stanno vendendo bene e riducendo i prezzi dei prodotti che non si muovono così bene. Analizzando i risultati dei nostri esperimenti sui prezzi, effettuiamo quindi gli adeguamenti corrispondenti. È un processo iterativo, ma nel tempo di solito possiamo avere una buona idea di quale sia il punto ottimale del prezzo ottimale per la maggior parte dei nostri prodotti.
• Stagionalità : alcuni articoli nel nostro negozio si vendono meglio in determinati periodi dell'anno. Ad esempio, durante il Ringraziamento, le vendite dei nostri tovaglioli di lino aumentano alle stelle. Scopriamo queste tendenze creando grafici di tendenza dei prodotti con i nostri numeri. Analizzando questi grafici, sappiamo quando fare scorta di determinati articoli durante determinati periodi dell'anno in modo da poter trasportare meno scorte.
• Ridurre le tasse - Conoscendo le finanze dentro e fuori per la nostra attività, di solito possiamo fare acquisti in tempo utile. Ad esempio, se i nostri profitti aziendali sono particolarmente elevati per l'anno, a volte aumenteremo il calendario per alcuni dei nostri acquisti. A seconda del nostro livello di profitto, potrei decidere di andare avanti e aggiornare il mio computer o acquistare quel laptop un po' prima per compensare i nostri guadagni aziendali.
• Evitare sanzioni fiscali – Tenendo traccia del nostro livello di profitto, possiamo assicurarci di non essere penalizzati al momento delle tasse. Dato che ho un lavoro a tempo pieno, al momento io e mia moglie non paghiamo le tasse stimate per la nostra attività. Invece, aumento le trattenute dalla mia busta paga per coprire il carico fiscale dell'azienda. Mantenere accurate dichiarazioni di profitti/perdite è essenziale per sapere quanto trattenere.
• Dati demografici – Analizzando le nostre vendite, abbiamo notato che molti dei nostri clienti vivono in aree specifiche degli Stati Uniti. Sebbene al momento non utilizziamo questi dati, in futuro potremmo scegliere di lanciare pubblicità basata su dati demografici per indirizzare i clienti locali ai punti deboli.
• Sperimentazione : mantenere numeri accurati ci consente di vedere l'effetto diretto di qualsiasi esperimento che scegliamo di eseguire. Ad esempio, l'anno scorso abbiamo aggiunto il cross selling al nostro elenco di strategie e abbiamo notato un aumento quantificabile delle dimensioni degli ordini. In futuro, ho intenzione di implementare un plug-in per recuperare le vendite perse e mantenere dati accurati ci consentirà di analizzare l'impatto sulla nostra linea superiore
• Outsourcing : stiamo attualmente valutando l'assunzione di un servizio di segreteria telefonica per prendere alcuni dei nostri ordini telefonici. Poiché teniamo traccia di tutte le nostre conversazioni telefoniche, inclusi ora, data e durata della chiamata, possiamo facilmente fare una valutazione accurata di quanto ci costerà e se l'outsourcing ha senso dal punto di vista economico.

Strumenti del mestiere

Ecco alcuni strumenti per aiutarti con la contabilità della tua piccola impresa

• Quickbooks – Lo standard di fatto per la contabilità delle piccole imprese
• Intuit Online Payroll – Questa è la società che usiamo per il libro paga
• Turbo Tax – Questo è ciò che usiamo per fare le nostre tasse

L'esecuzione di rapporti è divertente

Tenere i libri è noioso, ma riconoscere e sfruttare gli schemi con i tuoi numeri è abbastanza divertente e appagante! La contabilità non è solo per l'IRS.

Mantenere numeri accurati è essenziale anche per il sostentamento della tua attività!

Prossimo: risorse per le piccole imprese e dove trovare aiuto