การบัญชีและการทำบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเป็นเรื่องสนุก – สุดยอดคู่มือการเริ่มต้นธุรกิจขนาดเล็กตอนที่ 6

นี่คือส่วนที่ 6 ของคู่มือ 7 ส่วนเกี่ยวกับวิธีการเริ่มต้นธุรกิจขนาดเล็ก ในบทเรียนนี้ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับการบัญชีและการทำบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ส่วนที่น่าเบื่อและน่าเบื่อที่สุดในการดำเนินธุรกิจคือการติดตามรายได้ ค่าใช้จ่าย และการดูแลรักษา "หนังสือ" สำหรับฉันเป็นการส่วนตัว ฉันเกลียดการนับตัวเลขและการบันทึกค่าใช้จ่าย ระยะทาง ฯลฯ ทั้งหมดของฉัน...

ฉันมีปัญหามากพอที่จะทำให้แน่ใจว่าบัญชีเช็คของฉันมีความสมดุลทุกเดือน! แต่ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาที่ดำเนินธุรกิจงานแต่งงานออนไลน์ของเรา ฉันพบว่าในขณะที่การรักษาตัวเลขให้แม่นยำนั้นน่าเบื่อ แต่การวิเคราะห์ตัวเลขนั้นสนุกและน่ามองจริงๆ

นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันปล่อยให้ภรรยาดูแลหนังสือในขณะที่ฉันดูรายงาน :)

แทนที่จะทำให้คุณเบื่อหน่ายกับการกำหนดคำศัพท์ทางการบัญชีที่ธรรมดาหรืออธิบายสาระสำคัญของการบัญชีและการทำบัญชี ฉันคิดว่าน่าจะน่าสนใจกว่าที่จะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับวิธีที่เราติดตามและใช้ข้อมูลที่เราเก็บรักษาไว้สำหรับธุรกิจผ้าปูที่นอนสำหรับงานแต่งงานออนไลน์ของเรา .

สองวิธีหลักในการเก็บหนังสือ

อย่างแรก มีสองวิธีหลักในการดูแลหนังสือของคุณ วิธีเงินสดและวิธีการคงค้าง โดยทั่วไป ธุรกิจที่มีสินค้าคงคลังต้องใช้วิธีการบัญชีคงค้าง ซึ่งเป็นเหตุผลที่เราใช้วิธีนี้สำหรับธุรกิจผ้าสำหรับงานแต่งงานของเรา

สิ่งนี้หมายความว่ารายได้และค่าใช้จ่ายได้รับการปฏิบัติและเก็บภาษีเมื่อได้รับมากกว่าเมื่อได้รับเงินจริง

สำหรับธุรกิจผ้าปูที่นอนสำหรับงานแต่งงานของเรา สมมติว่าฉันได้รับเงินมัดจำ $10,000 ในปี 2009 เพื่อผลิตผ้าเช็ดหน้า 100 โหลสำหรับลูกค้าที่จะจัดส่งในปี 2010

ภายใต้วิธีการคงค้าง ฉันไม่สามารถประกาศเงินนี้เป็นรายได้ในปี 2552 เนื่องจากยังไม่ได้ส่งมอบ ในทางกลับกัน ถ้าฉันต้องจ่ายเงินล่วงหน้า 2,000 ดอลลาร์สำหรับวัสดุในปี 2552 ฉันจะต้องถือเป็นค่าใช้จ่ายในปี 2552 ไม่ใช่ปี 2553

ตรงกันข้ามกับการบัญชีคงค้างเรียกว่าการบัญชีเงินสดซึ่งรายได้และค่าใช้จ่ายจะถูกนำไปใช้เมื่อมีการจ่ายเงินจริง

โดยทั่วไป วิธีเงินสดจะใช้สำหรับธุรกิจที่มุ่งเน้นการบริการเท่านั้น แต่สามารถใช้ได้กับธุรกิจใดๆ ที่ไม่ได้จัดตั้งและมีรายรับต่อปีน้อยกว่าหนึ่งล้านเหรียญ

วิธีเงินสดเป็นวิธีที่ง่ายกว่าในการติดตามหนังสือเนื่องจากเป็นการประเมินกระแสเงินสดของคุณอย่างแม่นยำ

ทำไมเรื่องทั้งหมดนี้ถึงสำคัญ? เพราะกรมสรรพากรบอกอย่างนั้น เราเลือกวิธีการคงค้างเนื่องจากภรรยาของฉันเคยใช้วิธีคงค้างขณะทำงานเป็นนักวิเคราะห์ทางการเงินให้กับบริษัทที่ติดอันดับ Fortune 500

เราติดตามค่าใช้จ่ายอย่างไร

วิธีที่เราติดตามค่าใช้จ่ายนั้นเป็นเทคโนโลยีที่ล้ำหน้ามาก และจำเป็นต้องมีปริญญาโทสาขาวิศวกรรมไฟฟ้าจึงจะสามารถใช้งานได้ ในสำนักงานของเรา เรามีถังขยะ 3 ใบ หนึ่งถังขยะระบุว่าเป็นความบันเทิง หนึ่งถังระบุว่าเป็นค่าใช้จ่ายเงินสด และอีกถังหนึ่งระบุว่าเป็นสินทรัพย์

เมื่อใดก็ตามที่เราเดินทาง ออกไปกินข้าว หรือใช้จ่ายเงินเพื่อความบันเทิง เราจะโยนใบเสร็จของเราลงในถังขยะ "ความบันเทิง"

โดยปกติวันที่และจำนวนเงินจะพิมพ์อยู่บนใบเสร็จรับเงิน แต่ด้านหลัง เรายังจดวัตถุประสงค์ทางธุรกิจและความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับบุคคลที่เรากำลังให้ความบันเทิง ข้อมูลเพิ่มเติมนี้มีความสำคัญในกรณีที่คุณเคยได้รับการตรวจสอบ

เมื่อใดก็ตามที่เราทำค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจนอกเหนือจากความบันเทิง เราจะโยนใบเสร็จรับเงินลงในถังขยะ "เงินสด" ซึ่งรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น อุปกรณ์สำนักงาน ค่า ISP ค่าบริการอินเทอร์เน็ต เธรด ฯลฯ...

สุดท้าย ถังขยะที่สามถูกสงวนไว้สำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่จัดอยู่ในประเภทอุปกรณ์ทุนหรือเครื่องเรือน เมื่อเดินผ่านถังขยะนี้ เราก็มีใบเสร็จสำหรับจักรเย็บผ้า เก้าอี้โต๊ะทำงาน และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์บางอย่าง

โดยพื้นฐานแล้ว อะไรก็ตามในถังขยะนี้เป็นสินทรัพย์ที่อาจจำเป็นต้องคิดค่าเสื่อมราคาเมื่อเวลาผ่านไป ภายใต้สถานการณ์ปกติ เราไม่ต้องคิดค่าเสื่อมราคาใดๆ ด้วยมาตรา 179 (คุณสามารถอ่านเกี่ยวกับมาตรา 179 ได้ในบทความภาษีธุรกิจขนาดเล็กของเรา)

ในรถยนต์แต่ละคันของเรา เราพกสมุดโน้ตซึ่งเราจดจำนวนไมล์ที่เราขับไปในนามของธุรกิจของเรา สำหรับแต่ละรายการ เราตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จดวันที่ การอ่านมาตรวัดระยะทางเริ่มต้น การอ่านมาตรวัดระยะทางสิ้นสุด และสถานที่ที่เราขับรถไป

แต่ละไมล์มีค่าประมาณ 50 เซ็นต์ (ตรวจสอบ IRS สำหรับการหักที่แน่นอน) ดังนั้นเราจึงต้องแน่ใจว่าเราจดทุกไมล์สุดท้าย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการออกค่าใช้จ่ายยานพาหนะ โปรดอ่านบทความของฉันเกี่ยวกับวิธีหักภาษีรถยนต์ของคุณ

เราติดตามรายได้อย่างไร

รายได้ทั้งหมดของเราถูกติดตามโดยอัตโนมัติในซอฟต์แวร์ตะกร้าสินค้าของเรา เมื่อสิ้นเดือน เว็บไซต์ของเราจะสร้างรายงานที่ลงรายละเอียดทุกอย่างที่เราขาย ราคาเท่าไร และให้กับลูกค้ารายใด

ตะกร้าสินค้าของเรายังแสดงค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้องกับแต่ละธุรกรรม เช่น ค่าธรรมเนียม paypal ค่าธรรมเนียมบัตรเครดิต และค่าธรรมเนียมการจัดส่ง

จากนั้นภรรยาของฉันก็นำข้อมูลนี้และนำเข้าข้อมูลนี้ไปยังสเปรดชีตหลักของเธอ ซึ่งรวมถึงต้นทุนของสินค้าและข้อมูลอื่นๆ ที่ดึงมาจากใบเสร็จรับเงินของเราในถังขยะค่าใช้จ่าย

ทุกอย่างที่อยู่นอกเหนือการป้อนและสแกนข้อมูลค่าใช้จ่ายด้วยตนเองจากใบเสร็จจะเป็นแบบอัตโนมัติทั้งหมดไม่มากก็น้อย

สิ่งที่เราทำกับข้อมูล

ส่วนที่สนุกเกี่ยวกับการมีข้อมูลทั้งหมดนี้ก็คือ คุณสามารถใช้เพื่อรับรู้แนวโน้มกับธุรกิจของคุณได้ ต่อไปนี้คือวิธีที่มีประโยชน์บางประการที่เราใช้ข้อมูลที่เรารวบรวมจากหมายเลขธุรกิจของเรา

• การกำหนดราคา – ทุกไตรมาส เราจะวิเคราะห์ผลิตภัณฑ์ที่ขายดีที่สุดของเราเพื่อดูว่ามีแนวโน้มที่ชัดเจนหรือไม่ ในเวลานี้ เรายังเล่นกับราคาเล็กน้อยด้วยการเพิ่มราคาของสินค้าขายดีและลดราคาสินค้าที่เคลื่อนไหวได้ไม่ดีนัก การวิเคราะห์ผลการทดสอบการกำหนดราคาของเราทำให้เราทำการปรับเปลี่ยนที่สอดคล้องกัน เป็นกระบวนการที่ทำซ้ำๆ แต่เมื่อเวลาผ่านไป เรามักจะได้รับความคิดที่ดีว่าจุดที่เหมาะสมในการกำหนดราคาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับผลิตภัณฑ์ส่วนใหญ่ของเราเป็นอย่างไร
• ฤดูกาล – สินค้าบางรายการในร้านของเราขายได้ดีกว่าในบางช่วงเวลาของปี ตัวอย่างเช่น ในช่วงวันขอบคุณพระเจ้า ยอดขายผ้าเช็ดปากของเรามียอดขายทะลุเพดาน เราค้นพบแนวโน้มเหล่านี้โดยการสร้างกราฟแนวโน้มผลิตภัณฑ์ด้วยตัวเลขของเรา การวิเคราะห์กราฟเหล่านี้ทำให้เราทราบว่าเมื่อใดควรตุนสินค้าบางรายการในช่วงเวลาหนึ่งของปี เพื่อที่เราจะได้มีสินค้าคงคลังน้อยลง
• การลดภาษี – การรู้จักการเงินภายในและภายนอกสำหรับธุรกิจของเราทำให้เราสามารถทำการซื้อได้ทันเวลา ตัวอย่างเช่น หากผลกำไรทางธุรกิจของเราสูงเป็นพิเศษสำหรับปี บางครั้งเราอาจผลักดันตารางเวลาสำหรับการซื้อบางรายการของเราให้สูงขึ้น ขึ้นอยู่กับระดับผลกำไรของเรา ฉันอาจตัดสินใจอัปเกรดคอมพิวเตอร์ของฉันหรือซื้อแล็ปท็อปเครื่องนั้นก่อนเวลาเล็กน้อยเพื่อชดเชยรายได้ทางธุรกิจของเรา
• หลีกเลี่ยงบทลงโทษทางภาษี – ด้วยการติดตามระดับผลกำไรของเรา เราจึงมั่นใจได้ว่าเราจะไม่ถูกลงโทษในเวลาที่ต้องเสียภาษี เนื่องจากฉันมีงานประจำ ฉันและภรรยาจึงไม่ต้องจ่ายภาษีโดยประมาณสำหรับธุรกิจของเราในปัจจุบัน แต่ฉันเพิ่มการหักภาษี ณ ที่จ่ายจากเช็คเงินเดือนของฉันเพื่อให้ครอบคลุมค่าภาษีสำหรับธุรกิจ การรักษางบกำไรขาดทุนให้ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ฉันรู้ว่าต้องหักเงินไว้เท่าไหร่
• ข้อมูลประชากร – จากการวิเคราะห์การขายของเรา เราสังเกตเห็นว่าลูกค้าจำนวนมากของเราอาศัยอยู่ในพื้นที่เฉพาะของสหรัฐอเมริกา แม้ว่าขณะนี้เราจะไม่ได้ใช้ข้อมูลนี้ แต่เราอาจเลือกที่จะเปิดตัวโฆษณาตามข้อมูลประชากรในอนาคตเพื่อกำหนดเป้าหมายลูกค้าในพื้นที่
• การทดลอง – การรักษาตัวเลขให้แม่นยำช่วยให้เราเห็นผลโดยตรงของการทดสอบใดๆ ที่เราเลือกดำเนินการ ตัวอย่างเช่น ปีที่แล้วเราได้เพิ่มการขายต่อเนื่องในรายการกลยุทธ์ของเรา และสังเกตเห็นว่าขนาดคำสั่งซื้อเพิ่มขึ้นในเชิงปริมาณได้ ในอนาคต ฉันวางแผนที่จะใช้ปลั๊กอินเพื่อกู้คืนยอดขายที่สูญเสียไปและการเก็บข้อมูลที่ถูกต้องจะช่วยให้เราวิเคราะห์ผลกระทบที่มีต่อบรรทัดบนสุดได้
• การเอาท์ซอร์ส - เรากำลังหาการว่าจ้างบริการตอบรับเพื่อรับคำสั่งซื้อทางโทรศัพท์ของเรา เนื่องจากเราติดตามการสนทนาทางโทรศัพท์ทั้งหมดของเรา รวมถึงเวลา วันที่ และระยะเวลาในการโทร เราจึงสามารถประเมินค่าใช้จ่ายของเราได้อย่างแม่นยำและแม่นยำว่าการจ้างภายนอกนั้นสมเหตุสมผลหรือไม่

เครื่องมือทางการค้า

นี่คือเครื่องมือบางอย่างที่จะช่วยคุณในการทำบัญชีธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

• Quickbooks – มาตรฐาน defacto สำหรับการบัญชีธุรกิจขนาดเล็ก
• Intuit Online Payroll – นี่คือบริษัทที่เราใช้สำหรับบัญชีเงินเดือน
• Turbo Tax – นี่คือสิ่งที่เราใช้ทำภาษีของเรา

การเรียกใช้รายงานเป็นเรื่องสนุก

การเก็บหนังสือเป็นเรื่องที่น่าเบื่อ แต่การจดจำและใช้ประโยชน์จากรูปแบบด้วยตัวเลขของคุณนั้นค่อนข้างสนุกและเติมเต็ม! การทำบัญชีไม่ได้มีไว้สำหรับกรมสรรพากรเท่านั้น

การรักษาตัวเลขที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการดำรงชีวิตของธุรกิจของคุณเช่นกัน!

ถัดไป: แหล่งข้อมูลสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและแหล่งความช่วยเหลือ