Buchhaltung und Buchhaltung für kleine Unternehmen können Spaß machen – Der ultimative Leitfaden für kleine Unternehmen, Teil 6

Dies ist Teil 6 eines 7-teiligen Leitfadens zur Gründung eines Kleinunternehmens. In dieser Lektion lernen Sie die Buchhaltung und Buchhaltung von Kleinunternehmen kennen.

Der wahrscheinlich langweiligste und mühsamste Teil der Führung eines Unternehmens besteht darin, Einnahmen und Ausgaben im Auge zu behalten und „die Bücher“ zu führen. Für mich persönlich hasse ich es, die Zahlen zusammenzuzählen und alle meine Ausgaben, Kilometer usw.

Verdammt, ich habe genug Probleme, jeden Monat sicherzustellen, dass mein Girokonto ausgeglichen ist! Aber in den letzten Jahren, als wir unser Online-Hochzeitsgeschäft leiteten, habe ich festgestellt, dass es zwar langweilig ist, genaue Zahlen zu behalten, aber die Analyse der Zahlen tatsächlich Spaß macht und die Augen öffnet!

Deshalb lasse ich meine Frau sich um die Bücher kümmern, während ich mir nur die Berichte anschaue :)

Anstatt Sie zu Tode zu langweilen, indem Sie banale Buchhaltungsterminologie definieren oder das Wesentliche der Buchhaltung und Buchhaltung erklären, dachte ich, dass es interessanter wäre, Sie darüber zu informieren, wie wir die Daten, die wir für unser Online-Geschäft mit Hochzeitswäsche pflegen, im Auge behalten und verwenden .

Zwei Hauptmethoden, um die Bücher aufzubewahren

Zunächst einmal gibt es zwei Hauptmethoden, um Ihre Bücher zu führen, die Barzahlungsmethode und die Rückstellungsmethode. Im Allgemeinen muss ein Unternehmen, das Inventar führt, die Abgrenzungsmethode verwenden, weshalb wir diese Methode für unser Geschäft mit Hochzeitswäsche verwenden.

Das bedeutet, dass Einnahmen und Ausgaben behandelt und besteuert werden, wenn sie verdient werden, und nicht, wenn das Geld tatsächlich eingeht.

Für unser Geschäft mit Hochzeitswäsche, sagen wir, ich habe 2009 eine Anzahlung von 10.000 US-Dollar erhalten, um 100 Dutzend Taschentücher für einen Kunden herzustellen, die 2010 geliefert werden sollen.

Nach der Rückstellungsmethode kann ich dieses Geld 2009 nicht als Einkommen deklarieren, da ich noch nicht geliefert habe. Umgekehrt, wenn ich im Jahr 2009 2000 Dollar im Voraus für die Materialien ausgeben muss, muss ich dies 2009 und nicht 2010 als Aufwand verbuchen.

Das Gegenteil der periodengerechten Buchführung ist die sogenannte Kassenbuchhaltung, bei der Einnahmen und Ausgaben erfasst werden, wenn tatsächlich bezahlt wird.

Im Allgemeinen wird die Barzahlungsmethode nur für dienstleistungsorientierte Unternehmen verwendet, kann jedoch für alle Unternehmen verwendet werden, die keine Rechtspersönlichkeit haben und Jahreseinnahmen von weniger als einer Million Dollar haben.

Die Cash-Methode ist eine intuitivere Methode, um den Überblick über die Bücher zu behalten, da sie eine genaue Bewertung Ihres Cashflows darstellt.

Warum ist das alles wichtig? Weil der IRS das sagt. Wir haben uns für die Abgrenzungsmethode entschieden, weil meine Frau die Abgrenzungsmethode verwendet hat, als sie als Finanzanalystin für ein Fortune-500-Unternehmen arbeitete.

Wie wir Ausgaben verfolgen

Die Art und Weise, wie wir die Kosten im Blick behalten, ist extrem High-Tech und erfordert einen Master-Abschluss in Elektrotechnik, um ihn umzusetzen. In unserem Büro haben wir 3 Behälter. Ein Behälter ist mit Unterhaltung, ein Behälter mit Barausgaben und der dritte mit Vermögenswerten gekennzeichnet.

Wann immer wir reisen, essen gehen oder Geld für Unterhaltung ausgeben, werfen wir unsere Quittungen in den „Unterhaltungsbehälter“.

Datum und Betrag sind in der Regel bereits auf der Quittung aufgedruckt, aber auf der Rückseite notieren wir auch den Geschäftszweck und die Geschäftsbeziehung mit der Person, die wir bewirten. Diese zusätzlichen Informationen sind wichtig für den Fall, dass Sie jemals auditiert werden.

Immer wenn wir geschäftliche Ausgaben außerhalb der Unterhaltung tätigen, werfen wir die Quittung in den „Cash“-Behälter. Dazu gehören Dinge wie Büromaterial, ISP-Rechnungen, Internetgebühren, Threads usw.

Schließlich ist der dritte Behälter für Betriebsausgaben reserviert, die in die Kategorie der Investitionsgüter oder Möbel fallen. Wenn wir gerade diesen Mülleimer durchblättern, haben wir dort eine Quittung für eine Nähmaschine, einen Schreibtischstuhl und einige Computergeräte.

Grundsätzlich ist alles in dieser Tonne ein Vermögenswert, der möglicherweise im Laufe der Zeit abgeschrieben werden muss. Unter normalen Umständen müssen wir jedoch dank § 179 nichts abschreiben (Sie können § 179 in unserem Artikel zur Kleinunternehmersteuer nachlesen).

In jedem unserer Autos führen wir ein Notizbuch mit, in dem wir die Anzahl der Kilometer aufschreiben, die wir im Auftrag unseres Unternehmens gefahren sind. Bei jeder Eintragung notieren wir das Datum, den Anfangs-Kilometerstand, den End-Kilometerstand und den Ort, an den wir gefahren sind.

Jede Meile ist ungefähr 50 Cent wert (überprüfen Sie die IRS für den genauen Abzug), also stellen wir sicher, dass wir jede letzte Meile aufschreiben. Weitere Informationen dazu, wie Sie ein Fahrzeug steuerlich absetzen können, finden Sie in meinem Artikel zum Absetzen Ihres Fahrzeugs von Ihren Steuern.

Wie wir Einnahmen verfolgen

Alle unsere Einnahmen werden automatisch in unserer Warenkorb-Software erfasst. Am Ende des Monats erstellt unsere Website einen Bericht, der alles auflistet, was wir zu welchem ​​Preis und an welchen Kunden verkauft haben.

Unser Warenkorb listet auch alle damit verbundenen Gebühren auf, die mit jeder Transaktion verbunden sind, wie z. B. Paypal-Gebühren, Kreditkartengebühren und Versandkosten.

Meine Frau nimmt dann diese Daten und importiert diese Informationen in ihre Master-Tabelle, die die Warenkosten und andere Informationen enthält, die aus unseren Belegen in den Ausgabenbehältern extrahiert wurden.

Alles, außer der manuellen Eingabe und dem Scannen von Spesendaten aus Belegen, ist mehr oder weniger vollständig automatisiert.

Was wir mit den Daten machen

Das Schöne an all diesen Daten ist, dass Sie damit Trends in Ihrem Unternehmen erkennen können. Hier sind einige der nützlichen Möglichkeiten, wie wir die Daten verwenden, die wir aus unseren Geschäftszahlen sammeln.

• Preisgestaltung – Jedes Quartal analysieren wir unsere meistverkauften Produkte, um zu sehen, ob es offensichtliche Trends gibt. Derzeit spielen wir auch ein wenig mit den Preisen herum, indem wir die Preise für Artikel erhöhen, die sich gut verkaufen, und die Preise für Produkte senken, die sich nicht so gut bewegen. Durch die Analyse der Ergebnisse unserer Preisexperimente nehmen wir dann entsprechende Anpassungen vor. Es ist ein iterativer Prozess, aber im Laufe der Zeit können wir normalerweise eine gute Vorstellung davon bekommen, was der optimale Preis-Sweet-Spot für die meisten unserer Produkte ist.
• Saisonalität – Bestimmte Artikel in unserem Shop verkaufen sich zu bestimmten Jahreszeiten besser. Zum Beispiel an Thanksgiving geht der Verkauf unserer Leinenservietten in die Höhe. Wir entdecken diese Trends, indem wir mit unseren Zahlen Produkttrenddiagramme erstellen. Durch die Analyse dieser Grafiken wissen wir, wann bestimmte Artikel zu bestimmten Jahreszeiten aufgefüllt werden müssen, damit wir weniger Lagerbestände führen können.
• Steuern senken – Indem wir die Finanzen unseres Unternehmens in- und auswendig kennen, können wir in der Regel rechtzeitig Einkäufe tätigen. Wenn beispielsweise unsere Geschäftsgewinne für das Jahr besonders hoch sind, verschieben wir manchmal den Zeitplan für einige unserer Käufe. Abhängig von unserem Gewinnniveau entscheide ich mich möglicherweise, meinen Computer aufzurüsten oder diesen Laptop etwas früher zu kaufen, um unsere Geschäftsgewinne auszugleichen.
• Vermeidung von Steuerstrafen – Indem wir unser Gewinnniveau im Auge behalten, können wir sicherstellen, dass wir in Steuerzeiten nicht bestraft werden. Da ich einen Vollzeitjob habe, zahlen meine Frau und ich derzeit keine geschätzten Steuern für unser Geschäft. Stattdessen erhöhe ich die Einbehalte von meinem Gehaltsscheck, um die Steuerlast für das Unternehmen zu decken. Es ist wichtig, genaue Gewinn- und Verlustrechnungen zu führen, damit ich weiß, wie viel ich einbehalten muss.
• Demografische Daten – Bei der Analyse unserer Verkäufe haben wir festgestellt, dass viele unserer Kunden in bestimmten Gebieten der Vereinigten Staaten leben. Obwohl wir diese Daten derzeit nicht verwenden, könnten wir uns dafür entscheiden, in Zukunft demografische Werbung zu starten, um lokale Kunden-Sweet-Spots anzusprechen.
• Experimentieren – Wenn wir genaue Zahlen behalten, können wir die direkten Auswirkungen aller Experimente sehen, die wir durchführen. So haben wir beispielsweise im letzten Jahr Cross-Selling in unsere Strategieliste aufgenommen und einen quantifizierbaren Anstieg des Auftragsvolumens festgestellt. Irgendwann in der Zukunft plane ich, ein Plugin zu implementieren, um verlorene Verkäufe wiederherzustellen und genaue Daten zu behalten, die es uns ermöglichen, die Auswirkungen auf unseren Umsatz zu analysieren
• Outsourcing – Wir suchen derzeit nach einem Anrufbeantworter, der einige unserer telefonischen Bestellungen entgegennimmt. Da wir alle unsere Telefongespräche mit Uhrzeit, Datum und Dauer des Anrufs verfolgen, können wir leicht eine genaue Einschätzung treffen, wie viel es uns kosten wird und ob eine Auslagerung wirtschaftlich sinnvoll ist.

Handwerkszeug

Hier sind einige Tools, die Ihnen bei der Buchhaltung Ihres Kleinunternehmens helfen

• Quickbooks – Der Defacto-Standard für die Buchhaltung kleiner Unternehmen
• Intuit Online Payroll – Dies ist ein Unternehmen, das wir für die Gehaltsabrechnung verwenden
• Turbo Tax – Damit machen wir unsere Steuern

Das Ausführen von Berichten macht Spaß

Die Bücher zu führen ist langweilig, aber Muster mit deinen Zahlen zu erkennen und zu nutzen, macht Spaß und ist erfüllend! Buchhaltung ist nicht nur für das IRS.

Genaue Zahlen zu halten ist auch für den Lebensunterhalt Ihres Unternehmens unerlässlich!

Als nächstes: Ressourcen für kleine Unternehmen und wo Sie Hilfe finden