小型企業會計和簿記可以很有趣——終極小型企業啟動指南第 6 部分

這是關於如何開展小型企業的 7 部分指南的第 6 部分。 在本課中，您將了解小型企業會計和簿記。

經營企業最無聊和乏味的部分可能是跟踪收入、支出和維護“賬簿”。 就我個人而言，我討厭統計數字並記錄我所有的支出、里程等……

地獄，我有足夠的問題來確保我的支票賬戶每個月都是平衡的！ 但是在過去幾年經營我們的在線婚禮業務時，我開始意識到，雖然保持準確的數字很無聊，但分析數字實際上很有趣，而且大開眼界！

這就是為什麼我讓我妻子看書，而我只看報告的原因：）

與其讓您厭煩定義平凡的會計術語或解釋會計和簿記的本質，我認為讓您了解我們如何跟踪和利用我們為在線婚禮亞麻佈業務維護的數據會更有趣.

保存書籍的兩種主要方式

首先，有兩種主要的方法來維護您的賬簿，現金方法和應計方法。 一般來說，有庫存的企業必須使用權責發生製會計方法，這就是我們將這種方法用於我們的婚禮亞麻佈業務的原因。

這意味著收入和支出是在賺取時而不是在實際收到時進行處理和徵稅的。

對於我們的婚禮床單業務，假設我在 2009 年收到了 10000 美元的押金，用於為客戶製作 100 打手帕，並在 2010 年交付。

在權責發生製下，我不能把這筆錢申報為2009年的收入，因為我還沒有交。 相反，如果我需要在 2009 年預先在材料上花費 2000 美元，我必須將其視為 2009 年而不是 2010 年的費用。

與權責發生製相反的會計稱為現金會計，其中在實際支付費用時收取收入和費用。

通常，現金方法僅用於面向服務的企業，但可用於非法人且年收入低於一百萬美元的任何企業。

現金方法是一種更直觀的賬簿跟踪方式，因為它代表了對現金流的準確評估。

為什麼這一切都很重要？ 因為國稅局是這麼說的。 我們選擇權責發生製是因為我妻子在財富 500 強公司擔任財務分析師時曾使用權責發生製。

我們如何跟踪費用

我們跟踪費用的方式是非常高科技的，需要電氣工程碩士學位才能實施。 在我們的辦公室，我們有 3 個垃圾箱。 一個垃圾桶被標記為娛樂，一個垃圾桶被標記為現金費用，第三個垃圾桶被標記為資產。

每當我們旅行、出去吃飯或在娛樂上花錢時，我們都會將收據扔進“娛樂”垃圾箱。

日期和金額通常已經印在收據上，但在背面，我們還會記下業務目的以及與我們招待的人的業務關係。 如果您接受審計，此額外信息很重要。

每當我們在娛樂之外進行與業務相關的費用時，我們都會將收據扔進“現金”箱。 這包括辦公用品、ISP 賬單、互聯網費用、線程等……

最後，第三個垃圾箱是為屬於資本設備或家具類別的業務費用保留的。 現在翻閱這個垃圾箱，我們在裡面有一張縫紉機、一張桌椅和一些電腦設備的收據。

基本上，這個垃圾箱中的任何東西都是一種資產，可能需要隨著時間的推移而折舊。 不過，在正常情況下，由於第 179 條（您可以在我們的小企業稅文章中閱讀第 179 條），我們不必折舊任何東西。

在我們的每輛車中，我們都攜帶一個筆記本，在上面記下我們代表公司行駛的里程數。 對於每個條目，我們一定要寫下日期、開始里程表讀數、結束里程表讀數以及我們開車去的地方。

每英里價值約 50 美分（請查看 IRS 以了解確切的扣除額），因此我們確保每最後一英里都記下。 有關如何支付車輛費用的更多信息，請參閱我關於如何扣除車輛稅款的文章。

我們如何追踪收入

我們所有的收入都在我們的購物車軟件中自動跟踪。 在月底，我們的網站會創建一份報告，詳細列出我們出售的所有商品、價格和客戶。

我們的購物車還列出了與每筆交易相關的任何相關費用，例如貝寶費用、信用卡費用和運費。

然後，我的妻子獲取這些數據並將這些信息導入到她的主電子表格中，其中包括從我們在費用箱中的收據中提取的商品成本和其他信息。

除了手動輸入和掃描收據中的費用數據之外的所有內容或多或少都是完全自動化的。

我們如何處理數據

擁有所有這些數據的有趣部分是您可以使用它來識別您的業務趨勢。 以下是我們使用從業務數據中收集的數據的一些有用方法。

• 定價——每個季度，我們都會分析我們最暢銷的產品，看看是否有任何明顯的趨勢。 目前，我們還通過提高暢銷商品的價格和降低銷售不佳商品的價格來稍微調整價格。 通過分析我們定價實驗的結果，我們再做相應的調整。 這是一個迭代過程，但隨著時間的推移，我們通常可以很好地了解我們大多數產品的最佳定價最佳點。
• 季節性——我們店裡的某些商品在一年中的某些時候賣得更好。 例如，在感恩節期間，我們亞麻餐巾的銷量會飆升。 我們通過用我們的數字創建產品趨勢圖來發現這些趨勢。 通過分析這些圖表，我們知道在一年中的特定時間什麼時候應該囤積某些商品，這樣我們就可以減少庫存。
• 減少稅收——通過了解我們企業的內部和外部財務狀況，我們通常可以適時進行採購。 例如，如果我們一年的業務利潤特別高，我們有時會推遲一些採購的時間表。 根據我們的利潤水平，我可能會決定繼續升級我的電腦或提前購買那台筆記本電腦，以抵消我們的業務收入。
• 避免稅收處罰——通過跟踪我們的利潤水平，我們可以確保我們不會在納稅時間受到處罰。 由於我有一份全職工作，我和我的妻子目前實際上並沒有為我們的業務繳納估計稅款。 相反，我增加了我的薪水預扣稅，以支付企業的稅單。 保持準確的損益表對於我知道要預扣多少至關重要。
• 人口統計數據– 通過分析我們的銷售額，我們注意到我們的許多客戶居住在美國的特定地區。 雖然我們目前不使用這些數據，但我們可能會選擇在未來推出基於人口統計的廣告，以定位本地客戶的甜蜜點。
• 實驗——保持準確的數字可以讓我們看到我們選擇運行的任何實驗的直接效果。 例如，去年我們將交叉銷售添加到我們的策略列表中，並註意到訂單規模出現了可量化的增長。 在未來的某個時候，我計劃實施一個插件來恢復失去的銷售並保持準確的數據將使我們能夠分析對我們的收入的影響
• 外包——我們目前正在考慮聘請接聽服務來接聽我們的一些電話訂單。 由於我們會跟踪所有電話對話，包括時間、日期和通話時長，因此我們可以輕鬆準確評估我們將花費多少以及外包是否具有經濟意義。

貿易工具

這裡有一些工具可以幫助您進行小型企業簿記

• Quickbooks – 小型企業會計的實際標準
• Intuit Online Payroll – 這是我們用於工資單的公司
• 渦輪稅——這是我們用來納稅的

運行報告很有趣

看書很無聊，但識別和利用數字的模式是非常有趣和充實的！ 簿記不僅適用於國稅局。

保持準確的數字對於您的企業的生計也至關重要！

下一步：小型企業資源和何處尋求幫助