Contabilitatea și contabilitatea întreprinderilor mici pot fi distractive - Ghidul de pornire pentru întreprinderile mici, partea 6

Aceasta este partea 6 a unui ghid în 7 părți despre cum să începeți o afacere mică. În această lecție, veți afla despre contabilitatea și contabilitatea întreprinderilor mici.

Probabil cea mai plictisitoare și plictisitoare parte a conducerii unei afaceri este urmărirea câștigurilor, cheltuielilor și menținerea „cărților”. Pentru mine, personal, urăsc să mă număr și să documentez toate cheltuielile, kilometrajul meu etc.

La naiba, am suficiente probleme pentru a mă asigura că contul meu de verificare este echilibrat în fiecare lună! Dar, în ultimii ani, conducând afacerea noastră online de nunți, am realizat că, deși păstrarea numerelor exacte este plictisitoare, analiza numerelor este de fapt distractivă și deschiderea ochilor!

De aceea am lăsat-o pe soția mea să se ocupe de cărți în timp ce mă uit doar la rapoarte :)

În loc să vă plictisească până la moarte, definind terminologia banală a contabilității sau explicându-vă lipsa de contabilitate și contabilitate, m-am gândit că ar fi mai interesant să vă las cum să ținem evidența și să folosim datele pe care le ținem pentru afacerea noastră online cu lenjerie de pat. .

Două modalități principale de a păstra cărțile

În primul rând, există două modalități principale de a vă menține cărțile, metoda numerarului și metoda de acumulare. În general, o companie care realizează inventar trebuie să utilizeze metoda contabilității de acumulare, motiv pentru care folosim această metodă pentru afacerea noastră cu lenjerie de nuntă.

Ceea ce înseamnă acest lucru este că veniturile și cheltuielile sunt tratate și impozitate atunci când sunt câștigate, mai degrabă decât atunci când banii sunt efectiv primiți.

Pentru afacerea noastră cu lenjerie de nuntă, să spunem că am primit un depozit de 10000 USD în 2009 pentru a face 100 de zeci de batiste pentru un client care urmează să fie livrate în 2010.

Conform metodei de acumulare, nu pot declara acești bani drept venituri în 2009, deoarece nu am livrat încă. În schimb, dacă trebuie să cheltuiesc în avans 2000 de dolari pentru materiale în 2009, trebuie să iau această cheltuială în 2009 și nu în 2010.

Opusul contabilității de acumulare se numește contabilitate în numerar, în care veniturile și cheltuielile sunt luate atunci când lucrurile sunt efectiv plătite.

În general, metoda numerarului este utilizată numai pentru întreprinderile orientate spre servicii, dar poate fi utilizată pentru orice afacere care nu este constituită în societate și care are încasări anuale mai mici de un milion de dolari.

Metoda de numerar este un mod mai intuitiv de a ține evidența cărților, deoarece reprezintă o evaluare exactă a fluxului de numerar.

De ce contează toate acestea? Pentru că IRS spune asta. Am ales metoda de acumulare, deoarece soția mea obișnuia să folosească metoda de acumulare în timp ce lucra ca analist financiar pentru o companie Fortune 500.

Cum urmărim cheltuielile

Modul în care ținem evidența cheltuielilor este o tehnologie extrem de înaltă și necesită o diplomă de master în inginerie electrică. În biroul nostru, avem 3 coșuri. Un coș este etichetat cu divertisment, un coș este etichetat cheltuieli în numerar și al treilea este etichetat activ.

Ori de câte ori călătorim, ieșim să mâncăm sau cheltuim bani pentru divertisment, ne aruncăm chitanțele în coșul „divertisment”.

Data și suma sunt, de obicei, deja tipărite pe chitanță, dar pe spate, notăm și scopul afacerii și relația de afaceri cu persoana pe care o amuzăm. Aceste informații suplimentare sunt importante în cazul în care vreți să fiți auditați vreodată.

Ori de câte ori facem o cheltuială legată de afaceri în afara divertismentului, aruncăm chitanța în coșul „numerar”. Aceasta include lucruri precum rechizite de birou, facturi ISP, taxe de internet, fire etc ...

În cele din urmă, cel de-al treilea coș este rezervat cheltuielilor de afaceri care se încadrează în categoria echipamentelor de capital sau a mobilierului. Răsfoind acest coș chiar acum, avem o chitanță acolo pentru o mașină de cusut, un scaun de birou și unele echipamente pentru computer.

Practic, orice din acest coș este un activ care ar putea avea nevoie să fie depreciat în timp. Totuși, în circumstanțe normale, nu trebuie să amortizăm nimic datorită secțiunii 179 (Puteți citi despre secțiunea 179 în articolul nostru privind impozitele pentru întreprinderi mici).

În fiecare dintre mașinile noastre, purtăm un notebook unde notăm numărul de mile parcurse în numele afacerii noastre. Pentru fiecare intrare, ne asigurăm că notăm data, citirea contorului de început, citirea contorului de capăt și locul în care am mers.

Fiecare milă valorează în jur de 50 de cenți (verificați IRS pentru deducerea exactă), așa că ne asigurăm că notăm fiecare ultim kilometru. Pentru mai multe informații despre cum să cheltuiți un vehicul, vă rugăm să consultați articolul meu despre Cum să vă deduceți vehiculul din impozite.

Cum urmărim veniturile

Toate veniturile noastre sunt urmărite automat în software-ul coșului de cumpărături. La sfârșitul lunii, site-ul nostru web creează un raport care detaliază tot ceea ce am vândut, la ce preț și la ce client.

Coșul nostru de cumpărături listează, de asemenea, orice taxe asociate cu fiecare tranzacție, cum ar fi taxele paypal, taxele cardului de credit și taxele de expediere.

Soția mea ia apoi aceste date și importă aceste informații în foaia de calcul principală, care include costul bunurilor și alte informații extrase din chitanțele noastre din coșurile de cheltuieli.

Totul în afara introducerii și scanării manuale a datelor de cheltuieli de pe chitanțe este mai mult sau mai puțin complet automatizat.

Ce facem cu datele

Partea amuzantă de a avea toate aceste date este că le puteți folosi pentru a recunoaște tendințele companiei dvs. Iată câteva dintre modalitățile utile de a folosi datele pe care le colectăm din numerele noastre de afaceri.

• Prețuri - în fiecare trimestru, analizăm produsele noastre cele mai vândute pentru a vedea dacă există tendințe evidente. În acest moment, ne jucăm, de asemenea, puțin cu prețurile, mărind prețurile articolelor care se vând bine și reducând prețurile produselor care nu se mișcă atât de bine. Analizând rezultatele experimentelor noastre de stabilire a prețurilor, efectuăm apoi ajustările corespunzătoare. Este un proces iterativ, dar de-a lungul timpului ne putem face o idee bună care este prețul optim pentru majoritatea produselor noastre.
• Sezonalitate - Anumite articole din magazinul nostru se vând mai bine în anumite perioade ale anului. De exemplu, de Ziua Recunoștinței, vânzările șervețelelor noastre de lenjerie trec pe acoperiș. Descoperim aceste tendințe creând graficele de tendințe ale produselor cu numerele noastre. Analizând aceste grafice, știm când să stocăm anumite articole în anumite perioade ale anului, astfel încât să putem efectua mai puține stocuri.
• Reducerea impozitelor - Cunoscând finanțele din interior și din afară pentru afacerea noastră, de obicei putem efectua achiziții la timp. De exemplu, dacă profiturile noastre de afaceri sunt deosebit de mari pentru anul respectiv, uneori vom ridica calendarul pentru unele dintre achizițiile noastre. În funcție de nivelul nostru de profit, aș putea decide să merg mai departe și să-mi actualizez computerul sau să cumpăr laptopul puțin mai devreme pentru a compensa veniturile noastre din afaceri.
• Evitarea penalităților fiscale - Ținând cont de nivelul nostru de profit, ne putem asigura că nu suntem penalizați în momentul impozitării. Deoarece am un loc de muncă cu normă întreagă, soția mea și cu mine nu plătim de fapt taxe estimate pentru afacerea noastră în prezent. În schimb, măresc reținerile din salariul meu pentru a acoperi factura fiscală pentru afacere. Păstrarea declarațiilor de profit / pierdere corecte este esențială pentru ca eu să știu cât să rețin.
• Date demografice - Analizând vânzările noastre, am observat că mulți dintre clienții noștri locuiesc în anumite zone din Statele Unite. Deși în prezent nu folosim aceste date, am putea alege să lansăm publicitate bazată pe criterii demografice în viitor, pentru a viza spoturile dulci ale clienților locali.
• Experimentare - Păstrarea numerelor exacte ne permite să vedem efectul direct al oricărui experiment pe care alegem să îl rulăm. De exemplu, anul trecut am adăugat vânzarea încrucișată la lista noastră de strategii și am observat o creștere cuantificabilă a dimensiunii comenzii. Cândva, în viitor, intenționez să implementez un plugin pentru recuperarea vânzărilor pierdute și păstrarea datelor exacte ne va permite să analizăm impactul asupra liniei noastre de top
• Externalizare - În prezent, căutăm angajarea unui serviciu de răspuns pentru a prelua unele dintre comenzile noastre de telefonie. Deoarece ținem evidența tuturor conversațiilor noastre telefonice, inclusiv ora, data și durata apelului, putem face cu ușurință o evaluare exactă a cât de mult ne va costa și dacă externalizarea are sens economic.

Instrumentele de comerț

Iată câteva instrumente pentru a vă ajuta cu evidența contabilă a întreprinderilor mici

• Quickbooks - Standardul defacto pentru contabilitatea întreprinderilor mici
• Intuit salarizare online - Aceasta este o companie pe care o folosim pentru salarizare
• Turbo Tax - Aceasta este ceea ce folosim pentru a ne face taxele

Rularea rapoartelor este distractivă

Păstrarea cărților este plictisitor, dar recunoașterea și profitarea modelelor cu numerele tale este destul de distractiv și împlinitor! Contabilitatea nu este doar pentru IRS.

Menținerea numerelor exacte este esențială și pentru traiul afacerii dvs.!

În continuare: Resurse pentru întreprinderi mici și unde să găsiți ajutor